現(xiàn)代企業(yè)檔案管理培訓(xùn)-在線瀏覽
2025-03-16 11:21本頁面
【正文】 確反映本單位各項(xiàng)活動(dòng)的歷史面貌。 17 文件材料的形成與歸檔 ?歸檔時(shí)間 科研檔案歸檔時(shí)間：成果鑒定后三個(gè)月內(nèi)歸檔。 基建檔案歸檔時(shí)間：各施工承包單位應(yīng)在項(xiàng)目實(shí)體完成后三個(gè)月內(nèi)將項(xiàng)目文件向建設(shè)單位移交歸檔。 業(yè)務(wù)檔案歸檔時(shí)間：由動(dòng)態(tài)轉(zhuǎn)靜態(tài)后移交。 18 文書檔案案卷格式 ? 案卷卷皮格式 兩種：硬卷皮、軟卷皮。卷脊可根據(jù)需要分別設(shè)以 1 20mm三種厚度。（推薦使用250g的牛皮紙制作案卷硬卷皮） 19 案卷封面項(xiàng)目 ? 封面項(xiàng)目包括： 全宗名稱 類目名稱 案卷題名 時(shí)間 內(nèi)容提要 保管期限 件 頁數(shù) 歸檔號(hào) 各項(xiàng)目具體位置 /尺寸 20 卷內(nèi)文件目錄格式 ? 目錄用紙，幅面尺寸采用國內(nèi)通用 16開型（即長 寬為260mm 185mm）或國際標(biāo)準(zhǔn) A4型（即長 寬為297mm 210mm）。 卷內(nèi)目錄用紙，下白邊（地腳）寬 15177。 卷內(nèi)目錄用紙，右白邊（翻口）寬 15177。 活頁文件存放時(shí)，多于 2頁的文件須標(biāo)明頁數(shù)，以防丟失。 裝訂時(shí)不要壓著字體，不然可能會(huì)有腐蝕損壞。 21 檔案如何分類管理 A、時(shí)間分類法： 年度分類法 時(shí)期分類法。 C、內(nèi)容分類法： 技術(shù)分類法 文書分類法 媒體分類法 D、形式分類法： 按文件種類分類 按載體形態(tài)分類 按形狀規(guī)格分類。 界定原則： A、反映單位主要活動(dòng)，具有長遠(yuǎn)利用價(jià)值的檔案，列為永久保管。 C、凡是在較短時(shí)間內(nèi)對(duì)本機(jī)關(guān)有查考利用價(jià)值地，列為短期保管。 ? 編號(hào)： 歸檔規(guī)格及填寫要求；修整與裝訂。 檔案盒盒脊項(xiàng)目填表，包括：全宗號(hào)、年度、保存期限、機(jī)構(gòu)、起止件號(hào)、盒號(hào)等。 備考表填寫。原稿文件不能丟，蓋作廢參考章保留。 類目名稱：全宗內(nèi)第一級(jí)類目，機(jī)構(gòu)或問題。 歸檔號(hào)：文書處理部門編制的案卷順序號(hào)。全宗號(hào)由檔案館賦予；目錄號(hào)是案卷目錄的編號(hào)；案卷號(hào)是案卷順序編號(hào)。 檔案裝訂打孔時(shí)，要在一條直線上。 案卷排列時(shí)，一般先按保管期限，再按機(jī)構(gòu)或問題，具體根據(jù)分類方案。 1頂樓不可放置檔案室；地下室不能放置檔案室。 2℃ ；相對(duì)濕度應(yīng)控制在 4560%，有設(shè)備的庫房日變化幅度不超過 177。 ? 保存母片的膠片庫，溫度應(yīng)控制在 1315 ℃ ，相對(duì)濕度應(yīng)控制在 3545%。庫房內(nèi)外溫濕度應(yīng)定時(shí)測記，一般每天兩次，掌握溫濕度變化情況，隨時(shí)予以控制調(diào)節(jié)。 ? 空調(diào)、除濕或增濕設(shè)備應(yīng)定期檢修、保養(yǎng)。 ? 檔案柜架應(yīng)與墻壁保持一定距離（一般柜背與墻不小于 10cm，柜側(cè)間距不小于60cm），成行地垂直于有窗的墻面擺設(shè)，便于通風(fēng)降濕。 28 蟲霉防治與除塵 ? 檔案庫區(qū)必須配備適合檔案用的消防器材，如干粉滅火器，并按設(shè)備要求定期檢查、更換。 ? 檔案庫房宜安裝火警及防盜報(bào)警裝置，并有切實(shí)可行的防盜措施。 ? 若文件發(fā)霉，不能曬，以防破碎。 ? 檔案室除塵時(shí)需注意：晝量用干燥的抹布或拖布，不要用含水太多的濕拖布拖地和用太濕的抹布擦拭文件柜，以便防潮。 29 照明管理 ? 檔案庫房宜選用白熾燈作人工照明光源，照度不要超過 100勒克斯。 ? 檔案庫房不宜采用自然光源，有外窗時(shí)應(yīng)有窗簾、窗板等遮陽措施。因?yàn)闄n案紙是氯氣漂白地，日曬后會(huì)變黃易碎。 ? 每年定期對(duì)庫藏檔案進(jìn)行一次抽檢檢查，比例 20%以內(nèi)即可，掌握檔案保管情況，為科學(xué)地管理積累資料。監(jiān)督機(jī)制必須是長期地，看得見地，數(shù)字化地，且與績效掛鉤地。 32 科技文件歸檔整理 ? 科技文件組卷的原則及要求 原則：組卷要遵循科技文件材料形成的規(guī)律，保持案卷內(nèi)科技文件材料的有機(jī)聯(lián)系，便于檔案的保管和利用。 案卷內(nèi)的科技文件材料，須齊全、完整。不能有熱敏紙、鉛筆、圓珠筆、紅墨水、純藍(lán)墨水、復(fù)寫紙等書寫的的字跡。 33 項(xiàng)目文件歸檔 ? 項(xiàng)目文件的收集 ? 項(xiàng)目文件的形成和積累 ? 項(xiàng)目建設(shè)各階段文件的收集及其責(zé)任 ? 項(xiàng)目竣工文件的編制 ? 項(xiàng)目文件的整理與歸檔 ? 項(xiàng)目檔的整理與移交 34 建設(shè)工程文件歸檔整理規(guī)范 ? 建設(shè)工程項(xiàng)目 ? 立項(xiàng)文件 ? 建設(shè)用地、征地、拆遷文件 ? 勘查、測繪、設(shè)計(jì)文件 ? 招投標(biāo)文件 ? 開工審批文件 ? 監(jiān)理文件 ? 施工文件 ? 原材料、成品、半成品、構(gòu)配件、設(shè)備出廠質(zhì)量合格證及試驗(yàn)報(bào)告 ? 施工試驗(yàn)記錄 ? 竣工圖 ? 竣工驗(yàn)收文件 35 其他歸檔文件的整理 ? 業(yè)務(wù)檔案 按問題分類，以卷為整理單位，采用一事一卷的方法組卷。詳見 《 會(huì)計(jì)檔案管理辦法 》 ? 聲像檔案 按載體 問題分類，以盒、張為整理單位。 ? 實(shí)物檔案 按材料分類，排列編號(hào)，登記編目。 多道程序、分時(shí)系統(tǒng)的出現(xiàn)要求以方便、可靠的方式共享大容量輔助存儲(chǔ)器。 ? 文件系統(tǒng)的功能 文件的按名存?。ɑ竟δ埽? 文件目錄地建立和維護(hù)（用于實(shí)現(xiàn)上述基本功能） 實(shí)現(xiàn)邏輯文件到物理文件的轉(zhuǎn)換（核心內(nèi)容） 文件存儲(chǔ)空間的分配和管理 數(shù)據(jù)保密、保護(hù)和共享 提供一組用戶使用的操作 38 文件 一、文件 文件是由文件名字標(biāo)識(shí)的，一組信息的組合。也可以理解成，在所有 TransactSQL （存貯過程）語句中引用文件時(shí)所使用的名稱。當(dāng)然實(shí)際上 sql（結(jié)構(gòu)化查詢語言）中用的表也是 物理數(shù)據(jù)加上數(shù)據(jù)的邏輯結(jié)構(gòu)表示而成的。 ? 通常，文件名字由文件名和展名組成，中間用“ .”分隔。 ? 通配符，“？”和 “ *” 兩種。 ? 文件名中一般不要加特殊符號(hào)，因?yàn)榭赡軙?huì)使文件變?yōu)閬y碼。） ? Word文檔后面的 “ .doc ”不要?jiǎng)?，因?yàn)?
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