流程優(yōu)化與再造講義-在線瀏覽
2025-02-26 16:34本頁面
【正文】 程優(yōu)化與再造的分析方法與工具 尋找改進的環(huán)節(jié) —— 流程增值評估 ? 價值是從最終的消費者或業(yè)務流程的角度來定義的。不能為滿足顧客需求做出貢獻的，以及可以在不降低產品或服務功能或有損企業(yè)的情況下剔除的作業(yè)被認為是非增值作業(yè)。 9 二 .業(yè)務流程優(yōu)化與再造的分析方法與工具 尋找改進的環(huán)節(jié) —— 流程增值評估 評估流程的每一項作業(yè)：它是否為最終顧客或企業(yè)增加價值？ 主要有兩種非增值作業(yè)： ? 由于流程設計的不合適或流程沒有按設計運轉而存在的作業(yè)。這些作業(yè)對于 形成 流程產出并不是必需的 。 10 增值評估的步驟如下： ? 1． 對每一項作業(yè)，逐一考察它是對形成流程產出必不可少的嗎？如果是，它可能是增值作業(yè)。如果不是，轉入 2 ? 2． 問：這項作業(yè)是業(yè)務或流程進展必不可少的嗎？如果是，它是業(yè)務增值的作業(yè)；如果不是，它是非增值作業(yè)。 下列的流程增值評估圖給出了常見的真正增值、業(yè)務增值和非增值的作業(yè)類型。 ? 4． 考察 每項作業(yè)的成本和周期時間。如果不能順利量化，可以近似評估，如果近似評估也很困難時，可以暫時忽略。 你可能驚異地發(fā)現(xiàn)對大部分業(yè)務流程來說，真正的增值作業(yè)的成本比例小于 30%。 對大部分業(yè)務流程來說，花在真正的增值作業(yè)上的時間可能少于 15%。 流程圖直觀明了，流程說明書詳細列示各個步驟的細節(jié)要求，出現(xiàn)的文本，相應的政策規(guī)定和管理規(guī)定等等。 ? 流程說明書一般有下列內容： 1. 范圍：說明該流程從哪里開始，到哪里結束。 2. 控制目標：定義該流程要達到的主要管理目標與要求。 4. 主要控制點：定義流程中的關鍵環(huán)節(jié)、關鍵工作、關鍵要求，提醒執(zhí)行人員注意，以保證流程目標的實現(xiàn)?？傊谄渌鼉热葜胁环奖慊虿缓线m定義的問題，可以考慮放到這一部分闡述。注意流程圖中一定要對各個步驟進行編號，以便在流程說明中對號入座。 ：流程中少不了信息流的運動，而各種文件就是信息的主要載體，對流程中出現(xiàn)的每一個主要文件（包括各類表格、規(guī)劃或計劃、總結、研究報告或調查報告、總結或檢查報告、方案等等），均要清晰界定其名稱、編制部門與人員、主要內容、聯(lián)數(shù)、提交部門與人員、提交頻率或時限等等內容。環(huán)境、人 全面改進 高層次理解，集思廣益，流程設計，檢驗 16 三 .業(yè)務流程優(yōu)化（ BPI)的 7個基本方式 －－ 完善 － 標準化 標準化通過 流程文件 告訴 相關 員工業(yè)務作業(yè) 要 怎樣進行。 應該： ? 明確職責和權限 ? 涉及緊急情況的處理 ? 每一處的解釋都是唯一的 ? 易于理解 ? 明確最低的工作績效標準 所有員工都應該收到 同一個版本的 副本，然后按 文件 進行培訓。 17 三 .業(yè)務流程優(yōu)化（ BPI)的 7個基本方式 －－ 完善 － 合理設置里程碑 /門禁 流程中的里程碑 /門禁主要是指關鍵決策評審點 ? 門禁設置合理可極大減少資源投入的浪費。 ? 此時，首要的不是提升流程本身的質量，而是保障流程所對應的業(yè)務側重點的滿足。但是，當企業(yè)存在嚴重營私舞弊時，寧可降低反應速度，也要提高監(jiān)督、控制的強度。 ? 我們接了個電話就忘了把所有的附件都放進要寄出的信封里。 ? 我們對完成工作感到壓力于是走了導致錯誤的捷徑。 我們要做的是給產生錯誤制造困難。 典型的預防錯誤的方法有： ? 信封上留一個塑料窗口顯示姓名和地址。 ? 為不同工作使用不同顏色的紙，不同工作使用不同顏色的文件夾也傳達了同樣的信息。 ? 將機密信息打在每頁已事先用大細體的字印上“請不要復印”的紙上。 ? 用事先復印的文件或郵件目錄，劃掉同類文件或郵件的名字比重新打印名字更準確。 ? 確保計算機的電源接線板不在礙事的地方，以便你不會不小心關上它造成文件或數(shù)據(jù)丟失 ? 選擇沒有斷開鍵的電話。 ? 對重要的指令和規(guī)定，要求員工復述說明，保證他們都能理解。 流程出現(xiàn)閉環(huán)一般是由某些環(huán)節(jié)未能履行責任而導致的 流程內循環(huán) ，比如一批產品需降價處理，但決策環(huán)節(jié)不敢拍板，而要求努力推銷；推銷不動，但決策者仍要求再繼續(xù)努力，這就是一個閉環(huán)。 ? 清除重復 。 22 三 .業(yè)務流程優(yōu)化（ BPI)的 7個基本方式 －－ 清除 ? 清除 缺陷、故障與返工 ：業(yè)務流程 目標應該設定在所有的事都一次做好，避免 解決 遺留問題的人工成本、物料成本、時間耽擱以及機會成本。 ? 清除 信息格式重排或轉換 ：不同企業(yè)的信息系統(tǒng)或業(yè)務表格存在差異，甚至企業(yè)不同時期、不同部門采用的管理信息系統(tǒng)自成一體，互不對接。 如政府各部門的相互獨立的衛(wèi)生檢查 23 三 .業(yè)務流程優(yōu)化（ BPI)的 7個基本方式 －－ 清除 ? 清除 官僚主義 官僚主義的表現(xiàn)： ? 不必要的協(xié)調、檢查、監(jiān)督、審核、審批。 ? 案例 2，案例 8 ，案例 9 24 三 .業(yè)務流程優(yōu)化（ BPI)的 7個基本方式 －－ 清除 可以通過問以下問題來確認官僚主義： ? ● 有沒有不必要的檢查協(xié)調工作？ ? ● 這項作業(yè)是不是監(jiān)督或審核別人的工作？ ? ● 這個文件是要執(zhí)行的嗎？ ? ● 這個文件和以前的文件重復嗎？ ? ● 關于一件事務有了多個文件嗎？ ? ● 它必須要求一個以上的簽字嗎？ ? ● 要求多份副本嗎？每份副本（不論是單據(jù)還是文檔）都被利用了嗎？ ? ● 保存副本有明顯的原因和價值嗎？ ? ● 需要這樣久才可以辦理好嗎？ ? ● 有沒有不必要的往來通信？ ? ● 有沒有人審批了別人已經(jīng)審批了的東西？ 25 三 .業(yè)務流程優(yōu)化（ BPI)的 7個基本方式
教學課件相關推薦
鄂ICP備17016276號-1