【正文】 ...................................................................................... 67 增加中間門類 ......................................................................................................................... 68 增加底層門類 ......................................................................................................................... 69 修改類目 ................................................................................................................................ 74 刪除類目 ................................................................................................................................ 75 重命名類目 ............................................................................................................................. 75 報(bào)表目錄制作 ................................................................................................................................ 75 報(bào)表結(jié)構(gòu)說明 ......................................................................................................................... 77 修改報(bào)表 ................................................................................................................................ 78 修改報(bào)表格式 ......................................................................................................................... 80 創(chuàng)建報(bào)表 ................................................................................................................................ 86 實(shí)體分類維護(hù) ................................................................................................................................ 89 日志管理 ....................................................................................................................................... 91 登錄日志 ................................................................................................................................ 91 原文日志 ................................................................................................................................ 92 檔號(hào)格式定義 ................................................................................................................................ 94 輔助字典維護(hù) ................................................................................................................................ 97 增加類目和關(guān)鍵詞 .................................................................................................................. 98 修改類目和關(guān)鍵詞 .................................................................................................................. 99 刪除類目和關(guān)鍵詞 .................................................................................................................. 99 全宗管理 ....................................................................................................................................... 99 原 文服務(wù)設(shè)置 ......................................................................................................................... 99 4 前 言 興檔檔案管理系統(tǒng) 通過運(yùn)用高速發(fā)展的計(jì)算機(jī)及網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，結(jié)合大型數(shù)據(jù)庫(kù)系統(tǒng)對(duì)文書、科技、會(huì)計(jì)、聲像、實(shí)物、電子等不同門類和載體檔案實(shí)現(xiàn)檔案數(shù)字化，并且對(duì)數(shù)字化檔案數(shù)據(jù)實(shí)施全面管理，同時(shí)還提供方便的數(shù)字化檔案信息查詢服務(wù)。 本系統(tǒng)從檔案工作的實(shí)際需要出發(fā)， 堅(jiān)持 “文檔一體、綜合管理、館室銜接 ”的 原則，涵蓋了檔案業(yè)務(wù)處理的全過程，包括文件管理、檔案管理和資料管理，以及業(yè)務(wù)處理流程中的收集、整理、統(tǒng)計(jì)、檢索等。 本系統(tǒng)實(shí)現(xiàn)了對(duì)各種類型檔案的著錄標(biāo)引、檔案整理（立卷歸檔）、多套檔案分類方案并存管理、檔案數(shù)據(jù)分級(jí)篩選查詢及全文檢索功能。系統(tǒng)可根據(jù)用戶的職能，賦予用戶不同的級(jí)別和權(quán)限，使不同用戶有不同的系統(tǒng)操作界面，做到了分工細(xì)致，權(quán)限明確。 總之， 興檔檔案管理系統(tǒng) 符合檔案管理人員使用習(xí)慣， 是 集人性化、智能化和科學(xué)化為一體的綜合性檔案管理軟件。 系統(tǒng)包括對(duì)文件、檔案、資料的管理以及檔案業(yè)務(wù)處理的全過程，包括錄入、檢索、利用、統(tǒng)計(jì)以及數(shù)據(jù)管理等功能。 興檔檔案管理系統(tǒng) 5 ? 優(yōu)化文件管理和檔案管理 ,做到兩者無縫連接 文書檔案的管理真正做到 “ 文檔一體化 ” 管理，輕松實(shí)現(xiàn)文件向檔案的轉(zhuǎn)化；遵循國(guó)家標(biāo)準(zhǔn)，同時(shí)支持傳統(tǒng)與簡(jiǎn)化（新式 ）兩種組卷方式 ,允許用戶自定義檔號(hào)格式。 通過自定義查詢目錄保存查詢條件 并實(shí)現(xiàn)多級(jí)關(guān)鍵詞篩選 ，以后只要通過點(diǎn)擊就可實(shí)現(xiàn)快速檢索；多表查詢則是同時(shí)在多個(gè)目錄數(shù)據(jù)表中找出符合條件的記錄。 ? 管理對(duì)象可隨意擴(kuò)充，體現(xiàn)系統(tǒng)的可擴(kuò)展性和開放性 系統(tǒng)管理對(duì)象可擴(kuò)充，用戶可以任意增加各門類的文件、檔案及相關(guān)信息，也可按自己需要實(shí)施分類方案，對(duì)管理對(duì)象逐級(jí) 劃分，充分契合用戶業(yè)務(wù)變化的需要 。 ? 人性化的設(shè)計(jì)理念，讓用戶完全自定義 以人性化為設(shè)計(jì)理念，為用戶營(yíng)造一個(gè)輕松自在的工作氛圍。系統(tǒng)設(shè)計(jì)了動(dòng)態(tài)聯(lián)機(jī)在線幫助，對(duì)操作提供第一時(shí)間支持，讓用戶享受工作樂趣和科技魅力 。通過 導(dǎo)入導(dǎo)出，使不同機(jī)器和用戶之間的數(shù)據(jù)自由輸入、輸出，互相交換，實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)資源的共享。興檔檔案管理系統(tǒng)針對(duì)這一情況，特別設(shè)計(jì)了根據(jù)年度設(shè)置分類方案，使其共存管理的功能?，F(xiàn)有檔案管理系統(tǒng)設(shè)置的是固定模式，而在興檔檔案管理系統(tǒng)中，可以充分讓用戶自由組合保管期限，達(dá)到更自由的靈活性。 初次使用本系統(tǒng)時(shí)，用戶必須了解一些最基本的概念，熟悉系統(tǒng)的基本操 作流程。 第一次啟動(dòng)系統(tǒng) 第一次啟動(dòng)系統(tǒng)是指安裝好了“ 興檔 檔案管理系統(tǒng) ” 之后，第一次進(jìn)入本系統(tǒng)。 啟 動(dòng) 方法一， 從 “ 開始 ” 菜單中選擇 “ 興檔 檔案管理系統(tǒng) ” 中的可執(zhí)行文件 “ 興檔檔案管理系統(tǒng) ” ； 方法二， 直接雙擊屏幕上的 “ 興檔 檔案管理系統(tǒng) ” 的圖標(biāo)，啟動(dòng)本系統(tǒng)。 在 “ 用戶 代號(hào) ” 中輸入正確的用戶 代號(hào) ，在 “ 密碼 ” 欄中輸入正確的密碼，按“ 登陸 ” 則開 始登錄，按 “ 取消 ” 則退出本系統(tǒng)。 注意： 系統(tǒng)中用戶代號(hào)和密碼都由系統(tǒng)管理員分配和設(shè)定，用戶應(yīng)牢記，不得隨意泄漏，更不能讓無關(guān)人員或低權(quán)限人員獲得登錄信息； 系統(tǒng)概覽 進(jìn)入本系統(tǒng)之后，就可以看見系統(tǒng)的主界面，在主界面的前面，有一個(gè) “ 用戶注冊(cè) ” 浮動(dòng)窗口，系統(tǒng)提示您對(duì)本系統(tǒng)進(jìn)行注冊(cè)，否則本系統(tǒng)只能在演示狀態(tài)進(jìn)行，您只需在 “ 注冊(cè)碼 ” 輸入框中填寫本系統(tǒng)提供的注冊(cè)碼，點(diǎn)擊 “ 現(xiàn)在注冊(cè) ” 按鈕就可進(jìn)行注冊(cè)。主界面上左邊所列的是系統(tǒng)主要的軟件功能，系統(tǒng)右面是各功能相應(yīng)的流程圖，點(diǎn)擊不同的流程圖標(biāo)可以進(jìn)入不同的功能模塊完成不同的檔案業(yè)務(wù)工作。 興檔檔案管理系統(tǒng) 9 重要概念和名詞解釋 全宗 ：是一個(gè)獨(dú)立的機(jī)關(guān)、組織或人物在社會(huì)活動(dòng)中形成的檔案有機(jī)整體。 立檔單位 ：全宗構(gòu)成者，是指形成檔案全宗的機(jī)關(guān)、團(tuán)體、企事業(yè)單位或個(gè)人。 檔案著錄 ：在編制檔案目錄時(shí)，對(duì)檔案的內(nèi)容和形式特征進(jìn)行分析、選擇和記錄的過程。 案卷號(hào) ：著錄案卷目錄內(nèi)每一案卷的編號(hào)。 主題詞 ：主題詞是揭示檔案主題內(nèi)容的規(guī)范詞。 責(zé)任者 ：責(zé)任者是指對(duì)檔案內(nèi)容進(jìn)行創(chuàng)造，負(fù)有責(zé)任的團(tuán)體或個(gè)人。按一下 TAB 鍵則下移一格，按住 Shift 鍵再按 TAB 鍵則上移一格。在添加之前，如果你預(yù)計(jì)到下一個(gè)正題名與當(dāng)前的正題名大同小異，你可以用鼠標(biāo)把當(dāng)前的正題名拖成藍(lán)色，然后按鼠標(biāo)的右鍵，在彈 出的菜單中選擇 “ 復(fù)制 ” 。這樣，只需稍作修改就可以了。 滾動(dòng)操作：在顯示界面右側(cè)、底邊或者界面中兩個(gè)顯示區(qū)域的中間常常存在滾動(dòng)條，拖動(dòng)滾動(dòng)條內(nèi)的滾動(dòng)塊或單擊滾動(dòng)條兩端的箭頭按鈕可將顯示的內(nèi)容滾動(dòng)到其它部分。光標(biāo)將變成雙頭箭頭 ,拖動(dòng)箭頭可縮放窗體。 系統(tǒng)常用功能描述 類目 選擇 選擇類目是本系統(tǒng)中一種通用和常見的使用方法，檔案 /文件的錄入和檢索過程中，幾乎所有功能都要通過選擇類目才能進(jìn)行。雙擊樹根可以展開它，再次雙擊可以關(guān)閉它。例如，“ 科技檔案 ” ，這些類目叫做底層門類，底層門類對(duì)應(yīng)具體的目錄表。單擊加號(hào)或雙擊加號(hào)旁邊的文字，都可以展開樹枝。單擊減號(hào)或雙擊減號(hào)旁邊的文字，都可以將展開的樹枝收回。 興檔檔案管理系統(tǒng) 11 要對(duì)具體的類目進(jìn)行操作時(shí)，必須在類目列表區(qū)進(jìn)行選擇。 下面說明選擇類目的方法。 在類目列表區(qū)點(diǎn)擊選擇需要操作的底層門類，則屏幕右邊的表數(shù)據(jù)瀏覽區(qū)會(huì)顯示相應(yīng)于此底層門類的數(shù)據(jù)表，數(shù)據(jù)表最多可以有三層，這些都是在 系統(tǒng)維護(hù)中的 門類維護(hù) 中進(jìn)行設(shè)置的。 系統(tǒng)默認(rèn)為當(dāng)前日期（紅圈所示），您也可以按如下步驟自己選擇。 2． 選擇月份：點(diǎn)擊上面的月份，其旁邊會(huì)出現(xiàn)一個(gè)月份下拉列表，您可以從中選擇；或者點(diǎn)擊表中的左右兩個(gè)按鈕，按月份前移或后移日期列表。 全宗號(hào)選擇 “ 全宗名稱 ” 輸入框旁的 按鈕，系統(tǒng)會(huì)打開全宗號(hào)選擇列表，如下圖所示： 12 ,再點(diǎn)擊 “ 確定 ” 按鈕，點(diǎn)擊 “ 取消 ” 按鈕則取消此次操作退出。 興檔檔案管理系統(tǒng) 13 第二章 文件管理 文件是檔案的最主要的來源，文件管理指對(duì)公文（包括收文、發(fā)文、內(nèi)部文件）的管理。文件管理模塊包括文件登記、文件歸檔以及報(bào)表打印三部分。文件登記即對(duì)機(jī)關(guān)、企事業(yè)的公文（包括來文、發(fā)文和內(nèi)部文件）摘取其中的相關(guān)信息進(jìn)行逐項(xiàng)錄入的過程。 14 窗體說明：窗體左邊是要進(jìn)行登記的文件類目