【正文】 第二步 :查詢條件 設(shè)置 在 “ 上一步 ” 操作中，點擊 “ 下一步 ” 按鈕系統(tǒng)打開如下 “ 輸入查詢條件 ” 對話框輸入查詢條件。 操作說明如下： 添加 1. 在樹型結(jié)構(gòu)目錄列表中選擇要進行自定義的數(shù)據(jù)表； 2. 點擊 “ 添加 ” 按鈕，系統(tǒng)將彈出 “ 自定義查詢添加 ” 對話框，系統(tǒng)將以向?qū)У姆绞揭龑?dǎo)您一步一步實現(xiàn)自定義查詢功能，詳細操作 說明 ： 第一步 :輸入助記名 點擊 “ 添加 ” 按鈕后，系統(tǒng)彈出如下 “ 自定義查詢添加向?qū)?— 輸入助記名 ” 窗口， 興檔檔案管理系統(tǒng) 37 在以上窗口中，根據(jù)您 所選擇的不同檔案類型 ,系統(tǒng)會動態(tài)顯示 “ 請選擇范圍 ”選擇框供您進行目錄數(shù)據(jù)表選擇，如上圖中就是 “ 傳統(tǒng)組卷 ” 中的 “ 文書案卷目錄 ” 和 “ 文書卷內(nèi)文件目錄 ” 兩個數(shù)據(jù)表名稱，您只能選擇其中的一個。 在 “ 檢索 ” 業(yè)務(wù)流程圖中點擊 “ 檔案檢 索 ” 圖標進入如下 “ 檔案檢索 ” 窗體， 窗體說明： 窗體左邊是檔案樹型類目結(jié)構(gòu)列表區(qū)，同是也是查詢條件定義區(qū)，右邊是目錄數(shù)據(jù)瀏覽區(qū)，它是根據(jù)在左邊顯示的不同檔案實體或定義的查詢條件顯示相應(yīng) 36 的目錄數(shù)據(jù)。下面以檔案檢索為例進行說明，其余文件檢索及資料的檢索可參照以下說明。 34 設(shè)置打印條件 點擊工具條中的 “ 條件 ” 按鈕，或點擊主菜單項 “ 設(shè)置 ” “ 打印條件 ” ，系統(tǒng)彈出簡單查詢窗口，您可以通過查詢 來設(shè)置需要打印的目錄報表，其中查詢字段為要打印的文件 /案卷表中的各列字段名。 打印 如果想將報表結(jié)果輸出到打印機，則選擇菜單項 “ 文件 ” “ 打印 ” ，或點擊工具欄 上的 “ 打印 ” 按鈕，系統(tǒng)隨即生成報表。 在文件管理或檔案管理業(yè)務(wù)流程圖中點擊 “ 報表打印 ” 或 “ 制作目錄 ” 圖標進入 “ 制作目錄 ” 窗體。 資料登記 本系統(tǒng)中資料的主要內(nèi)容包括資料和圖書。 如果您想直接打印輸出，則點擊 “ 打印 ” 按鈕。 報表打印說明如下： 系統(tǒng)會根據(jù)用戶當前操作的數(shù)據(jù)表 資料在 “ 報表 ” 菜單項下動態(tài)加載不同的報表名，用戶需要打印報表時，只須選擇菜單項 “ 報表 ” 下的相應(yīng)報表名即可調(diào)出報表打印條件設(shè)置窗體。 點擊取消按鈕可取消當前操作退出。 首先選擇要進行批量修改的檔案 /文件類型，詳見類目選擇； 選擇菜單 “ 批量修改 ” 下要進行批量修改的目錄表的名稱，系統(tǒng)將打開如下“ 替換 ” 窗口。 28 調(diào)整原文次序 如果一個記錄對應(yīng)多個原文，則可以調(diào)整各文件的排列順序，方法是在 “ 原文管理 ” 窗體中點擊工具條中的 “ 順序 ” 按鈕，系統(tǒng)將彈出如下 “ 調(diào)整原文次序 ” 對話框。 瀏覽原文 在本系統(tǒng)中，每條記錄前面都有一個標識符，若沒有原文，就為 ；如果有原文，就變 為 。 在 “ 檔案錄入 ” 界 面中選擇 “ 原文 ” 菜單下的 “ 原文管理 ” ，系統(tǒng)打開如下“ 原文管理 ” 窗體，窗體頂部是實現(xiàn)功能操作的菜單項和工具條按鈕，窗體左 26 邊是當前記錄條目擁有的原文名稱，右邊是原文顯示區(qū)域，其頂部是瀏覽工具按鈕，可對原文進行縮放、旋轉(zhuǎn)、打印等操作。 在左邊數(shù)據(jù)源列表框單擊選擇想排序的字段名，點擊 “ ” 按鈕，選中的字段會自動轉(zhuǎn)入列名列表框中，每個字段后有一升序和降序復(fù)選框，選擇升序復(fù)選框則表示按升序排列，選擇降 序復(fù)選框則表示按降序排列，由小到大排列為升序，由大到小排列為降序。 指定頁：如果您覺得一頁一頁地翻動記錄太浪費時間，并且知道要查找記錄的大概頁數(shù)，還可直接指定跳轉(zhuǎn)到該頁。 24 舉例說明：如果一頁裝載的記錄為 100 條，那么在每頁中只能瀏覽 100 條記錄，每點擊一次工具條中的 “ 后頁 ” 按鈕，就向后翻一頁，直至最后一頁；點擊 “ 前頁 ” 按鈕則往前翻頁，直至首頁；點擊 “ 首頁 ” 按鈕則到第一頁；點擊 “ 末頁 ”按鈕則到最后一頁。 2) 在同一個字符型查詢項中，可以輸入多個檢索詞進行查 詢。作為一種查詢過濾工具，在系統(tǒng)中許多地方都可用到。 修改： 用工具條中的 “ 第一 條、上 一條 、下 一條 、 最后 條 ” 按鈕移動記錄，找出要修改的記錄直接在項目框中輸入修改內(nèi)容即可，修改完成后一定要點擊“ 保存 ” 按鈕進行保存，否則修改無效。 ,可通過 自動生成檔號來實現(xiàn)，然后再在此基礎(chǔ)上作出修改。 “ 數(shù)據(jù)操作 ” 窗體如下所示： 22 添加： 進入本窗體的初始化狀態(tài)即為添加狀態(tài)， 您可通過 TAB 鍵移動光標逐項輸入。 選擇不同目錄數(shù)據(jù)表的方式是：用鼠標點擊數(shù)據(jù)瀏覽區(qū)中的不同目錄數(shù)據(jù)表即可，如果其中有數(shù)據(jù)條目則會藍底反白顯示。再點擊出現(xiàn) “ 無關(guān)聯(lián) ” 則表達案卷級和卷內(nèi)文件檔號的編制關(guān)系尚未建立。系統(tǒng)根據(jù)選擇的不同檔案類型，系統(tǒng)動態(tài)顯示相應(yīng)層次的目錄數(shù)據(jù)表（最多也只有三層），如科技檔案由項目表、案卷目錄表和卷內(nèi)文件目錄表這三層表組成，文書檔案中的傳統(tǒng)方法整理則包括案卷目錄表和卷內(nèi)文件目錄表。文書、科技、 照片檔案等按傳統(tǒng)方法整理的檔案都有案卷目錄和卷內(nèi)文件目錄。 保管期限編號設(shè)置 傳統(tǒng)的文書檔案保管期限分類有永久、長期與短期分開編列件號的“兩分開法”和永久、長期 、短期分開編列件號的“三分開法”。 “ 文件歸檔 ” 操作窗體如下圖所示： 18 操作步驟說明如下： 1. 在窗體中右邊的文件類目列表中選擇要組卷的文件類型，即內(nèi)部文件、發(fā)文或來文； 2. 利用查詢功能查找出要進行組卷的文件記錄，方法是：點擊工具條中的 “ 查詢 ” 按鈕或選擇菜單 “ 記錄 ” “ 查詢 ” ，系統(tǒng)將會對以上選中的文件類型中進行查詢，查詢之后，符合條件的文件記錄將顯示在以上未歸檔的文件列表 中。在 “ 目標表中文字段名 ” 列的每個表格框中都有一個下拉列表框，列表框中的字段是組成 “ 文書卷內(nèi)文件目錄表 ” 的所有字段名，您只需用鼠標點擊表格，興檔檔案管理系統(tǒng) 17 使之出現(xiàn)一個下拉 按鈕 ，拖動滑塊點擊選擇想要的字段名，此字段名就添加至此輸入框中，系統(tǒng)默認顯示在第一行。 2. 點擊 “ 目標表 ” 后面的 按鈕，系統(tǒng)同樣也打開一個 “ 選擇表 ” 對話框，對話框中顯示的是 “ 檔案 ” 樹型結(jié)構(gòu)目錄表，逐級展開它，選擇 “ 文書檔案 ” 中 “ 傳統(tǒng)方法整理 ” 下的 “ 文書卷內(nèi)文件目錄 ” ，再點擊 “ 確定 ” 按鈕即可。點擊菜單項 “ 記錄 ” “ 添加 ” ，系統(tǒng)打開 “ 對照表維護 添加 ” 窗體，如下圖所示。在這里設(shè)置歸檔項之間的表名及其字段間的一一對應(yīng)關(guān)系。 文件歸檔 文件歸檔是指辦理完畢的文件，經(jīng)過系統(tǒng)整理后，進行歸檔保存的過程。 14 窗體說明：窗體左邊是要進行登記的文件類目，其右邊是數(shù)據(jù)瀏覽區(qū)，選擇不同類目（來文、發(fā)文和內(nèi)部文件），其相應(yīng)的文件表就會顯示在數(shù)據(jù)瀏覽區(qū)。文件管理模塊包括文件登記、文件歸檔以及報表打印三部分。 全宗號選擇 “ 全宗名稱 ” 輸入框旁的 按鈕，系統(tǒng)會打開全宗號選擇列表，如下圖所示： 12 ,再點擊 “ 確定 ” 按鈕，點擊 “ 取消 ” 按鈕則取消此次操作退出。 系統(tǒng)默認為當前日期（紅圈所示），您也可以按如下步驟自己選擇。 下面說明選擇類目的方法。單擊減號或雙擊減號旁邊的文字，都可以將展開的樹枝收回。例如，“ 科技檔案 ” ，這些類目叫做底層門類，底層門類對應(yīng)具體的目錄表。 系統(tǒng)常用功能描述 類目 選擇 選擇類目是本系統(tǒng)中一種通用和常見的使用方法，檔案 /文件的錄入和檢索過程中，幾乎所有功能都要通過選擇類目才能進行。 滾動操作：在顯示界面右側(cè)、底邊或者界面中兩個顯示區(qū)域的中間常常存在滾動條，拖動滾動條內(nèi)的滾動塊或單擊滾動條兩端的箭頭按鈕可將顯示的內(nèi)容滾動到其它部分。在添加之前，如果你預(yù)計到下一個正題名與當前的正題名大同小異，你可以用鼠標把當前的正題名拖成藍色，然后按鼠標的右鍵，在彈 出的菜單中選擇 “ 復(fù)制 ” 。 責任者 ：責任者是指對檔案內(nèi)容進行創(chuàng)造，負有責任的團體或個人。 案卷號 ：著錄案卷目錄內(nèi)每一案卷的編號。 立檔單位 ：全宗構(gòu)成者，是指形成檔案全宗的機關(guān)、團體、企事業(yè)單位或個人。主界面上左邊所列的是系統(tǒng)主要的軟件功能，系統(tǒng)右面是各功能相應(yīng)的流程圖，點擊不同的流程圖標可以進入不同的功能模塊完成不同的檔案業(yè)務(wù)工作。 在 “ 用戶 代號 ” 中輸入正確的用戶 代號 ，在 “ 密碼 ” 欄中輸入正確的密碼，按“ 登陸 ” 則開 始登錄，按 “ 取消 ” 則退出本系統(tǒng)。 第一次啟動系統(tǒng) 第一次啟動系統(tǒng)是指安裝好了“ 興檔 檔案管理系統(tǒng) ” 之后，第一次進入本系統(tǒng)?，F(xiàn)有檔案管理系統(tǒng)設(shè)置的是固定模式，而在興檔檔案管理系統(tǒng)中，可以充分讓用戶自由組合保管期限，達到更自由的靈活性。通過 導(dǎo)入導(dǎo)出，使不同機器和用戶之間的數(shù)據(jù)自由輸入、輸出，互相交換，實現(xiàn)數(shù)據(jù)資源的共享。 ? 人性化的設(shè)計理念，讓用戶完全自定義 以人性化為設(shè)計理念，為用戶營造一個輕松自在的工作氛圍。 通過自定義查詢目錄保存查詢條件 并實現(xiàn)多級關(guān)鍵詞篩選 ，以后只要通過點擊就可實現(xiàn)快速檢索；多表查詢則是同時在多個目錄數(shù)據(jù)表中找出符合條件的記錄。 系統(tǒng)包括對文件、檔案、資料的管理以及檔案業(yè)務(wù)處理的全過程，包括錄入、檢索、利用、統(tǒng)計以及數(shù)據(jù)管理等功能。系統(tǒng)可根據(jù)用戶的職能，賦予用戶不同的級別和權(quán)限，使不同用戶有不同的系統(tǒng)操作界面，做到了分工細致，權(quán)限明確。 本系統(tǒng)從檔案工作的實際需要出發(fā)， 堅持 “文檔一體、綜合管理、館室銜接 ”的 原則，涵蓋了檔案業(yè)務(wù)處理的全過程，包括文件管理、檔案管理和資料管理，以及業(yè)務(wù)處理流程中的收集、整理、統(tǒng)計、檢索等。在靈活性和可擴展 性上，用戶 不僅可以個性化地設(shè)計操作界面，動態(tài)調(diào)整實體分類和檔號格式，還可靈活定義信息門類結(jié)構(gòu)和創(chuàng)建報表格式。 在數(shù)據(jù)管理上，為確保運行數(shù)據(jù)的安全，不僅可以輕松實現(xiàn)數(shù)據(jù)的備份與恢復(fù)，還可通過 導(dǎo)入導(dǎo)出功能，不同機器和用戶之間的數(shù)據(jù)可自由輸入、 輸出，互相交換，實現(xiàn)數(shù)據(jù)資源的共享。 統(tǒng)一美觀的界面，方便可行的操作向?qū)?，使系統(tǒng)簡單易用。同時系統(tǒng)還提供分頁瀏覽的方式實現(xiàn)數(shù)據(jù)的快速查詢 。用戶可根據(jù)實際情況和個人喜好隨心所欲選擇和設(shè)計界面、報表格式。 ? 多套實體分類方案共存管理 在實際的檔案管理中，檔案實體分類方案具有時間的延續(xù)性，但往往會遇到修改檔案實體分類方案的情況，因此，就造成多套分類方案共存。 興檔檔案管理系統(tǒng) 7 第一章 快速入門 快速入門是為初次使用“ 興檔 檔案管理系統(tǒng)”（ for window 2020/XP）的用戶準備的，它可 以幫助您盡快熟悉和使用本系統(tǒng)。 在您第一次進入系統(tǒng)時，系統(tǒng)會提示您注冊本系統(tǒng)。 對于單機版程序，“服務(wù)器地 8 址”欄中可不輸入信息。 通常，計算機檔案管理系統(tǒng)的主要數(shù)據(jù)來自文件和各種案卷的著錄，用戶通過項目、案卷和文件級目錄數(shù)據(jù)的錄入來形成這些數(shù)據(jù)集，在此基礎(chǔ)上，再實現(xiàn)檔案的檢索，以及打印出各種報表目錄等。 案卷 ：是一組關(guān)系密切的單份文件的組合，有時稱檔案保管單位。 分類號 ：檔案類別的代碼。 一般操作描述 l、 TAB 鍵： 在本系統(tǒng)中，在格與格之間移動光標使用 TAB 鍵。在 10 下一條目添加時，在正題名輸入框中選擇右鍵右鍵菜單中的 “ 粘貼 ” ，上一條記錄的正題名就輸入進去了。 4：調(diào)整窗體大?。? 在頁面視圖中，在顯示界面的邊緣移動鼠標指針。 以檔案為例，在 “ 檔案管理 ” 主界面，窗體左邊有一個樹型類目列表，系統(tǒng)定義過的所有檔案門類都可在這里找到，在樹型結(jié)構(gòu)的最頂部，是 “ 檔案 ” ，這里是樹根。又如 “ 文書檔案 ” ，這是中間門 類，在文字的左邊有一個加號 ，表明樹枝可以展開。樹枝展開后，會出現(xiàn)詳細的下級類目列表，中間門類下可以有多級子門類，但最底層是底層門類。 第一次進入 系統(tǒng)時系統(tǒng)會在類目列表區(qū)顯示本系統(tǒng)中已定義的全部類目。 1． 選擇年度：點擊日期表上面的年度如： 2020，其旁邊會出現(xiàn)一個向上、向下的按鈕，點擊它們選擇想要的年度。 注意 ：如果在全宗號列表中沒有可選擇的全宗號，說明此全宗號還未定義，那么請您 到 系統(tǒng)維護 中 的 全宗管理 中 進行添加設(shè)置。 其業(yè)務(wù)圖如下所示： 對文件管理中的三項功能分別說明如下： 文件登記 文件是檔案最主要的來源。 在當前窗體中，系統(tǒng)提供文件目錄的管理、原文的管理、報表的打印功能等。 在本系統(tǒng)中就是對文件數(shù)據(jù)（包括來文、發(fā)文和內(nèi)部文件的數(shù)據(jù)）進行歸檔，將其文件目錄數(shù)據(jù)轉(zhuǎn)移到檔案庫中作為某一門類檔案的過程。 上圖所示的是一個主從對照表：上表為主表，它所顯示的是源表與目標表之間的對應(yīng)關(guān)系，即不同文件（包括來文、發(fā)文和內(nèi)部文件）應(yīng)歸到哪種檔案類型中去；下表為從表，它表示的是與主表相對應(yīng)的源表與目標表字段之間的對應(yīng)關(guān)系。 您可以通過兩個按鈕 來設(shè)置源表和目標表名，在下