【正文】 到應(yīng)用，在許多企業(yè)開始利用計算機進行 成本的核算、工資管理、人事管理等，這些應(yīng)用系統(tǒng)在我國從手中到計算機應(yīng)用的過渡時期應(yīng)運而生的產(chǎn)品，是我們?nèi)粘＾k公過程中的一個主要組成部分，統(tǒng)稱為第一代辦公系統(tǒng)。在這一點上這些應(yīng)用系統(tǒng)產(chǎn)下了不可磨滅的功勞。所以第一代辦公系統(tǒng)的生命周期隨著企業(yè)的發(fā)展而不斷的縮短。開始提出業(yè)務(wù)、辦公兩個方面的概念，業(yè)務(wù)應(yīng)用系統(tǒng)開始向網(wǎng)絡(luò)化發(fā)展，出現(xiàn)客戶 \服務(wù)器版應(yīng)用系統(tǒng)，能夠多人協(xié)同工作，對于一個或多個業(yè)務(wù)系統(tǒng)可能是共享一套資源，同時對于一個業(yè) 務(wù)的統(tǒng)計數(shù)據(jù)可以根椐用戶權(quán)限進行查詢。第二代辦公自動化系統(tǒng)的應(yīng)用企業(yè)改變了企業(yè)的傳統(tǒng)管理模式，進一步的解放了生產(chǎn)力，同時在第二代辦公自動化系統(tǒng)中開始引進企業(yè)決策的概念，用應(yīng)用系統(tǒng)的最終統(tǒng)計分析的結(jié)果來指導企業(yè)的生產(chǎn)，資本的投入等，特別是在辦 公自動化系統(tǒng)提出之后，改善了企業(yè)內(nèi)部的運作方式，真正開始從傳統(tǒng)的管理模式走向西方的管理方式，家庭辦公、遠程辦公的雛形出現(xiàn)。但這種辦公自動化系統(tǒng)大部分均是由第一代辦公系統(tǒng)直接轉(zhuǎn)變而來，相對而言，各個系統(tǒng)之間還是相互獨立，同時在第二代辦公自動化系統(tǒng)中把業(yè)務(wù)與我們公文辦公方式分開，并沒有形成一個真正的辦公實體，而只是一個辦公自動化的概念的提出，同時每一個系統(tǒng)之間的數(shù)據(jù)也不能進行真正的共享，對于領(lǐng)導階層所要統(tǒng)計數(shù)據(jù)只能是一些松散數(shù)據(jù)。在新有應(yīng)用系統(tǒng)中不再有發(fā)展相互獨立的系統(tǒng)，而是把我們在日常辦公過程中的所有業(yè)務(wù)、辦公過程中的所有工作集成到一個統(tǒng)一的系統(tǒng)中，形成一個統(tǒng)一的界面，統(tǒng)一的管理方式。清除用戶桌面上的干擾信息，加強對重要聯(lián)系、應(yīng) 用和內(nèi)容的直接訪問，并能方便地控制桌面的布局。在桌面上能夠訪問和顯示多種異構(gòu)數(shù)據(jù)源，包括關(guān)系數(shù)據(jù)庫、多維數(shù)據(jù)庫、文檔管理系統(tǒng)、電子郵件系統(tǒng)、新聞和各種文件等。這也就是第三代辦公自動化系統(tǒng)。這些系統(tǒng)取得了一定的局部運行效果。同時，業(yè)務(wù)系統(tǒng)的發(fā)展帶來公文、信函、報表等信息的迅速增加。另外，系統(tǒng)均有自已的設(shè)計風格和自已的操作方式，對于全部掌握所有應(yīng)用系統(tǒng)對于公司的管理階層也是一個難 以解決的問題。）； ? 隨著業(yè)務(wù)的增加，對于管理人員的操作越來越復雜。而對于總公司的即時所查詢的數(shù)據(jù)是越來越?jīng)]有實時性； ? 大量日趨復雜的辦公業(yè)務(wù)依然或多或少靠手工處理進行流轉(zhuǎn)； ? 業(yè)務(wù)系統(tǒng)產(chǎn)生的大量數(shù)據(jù)無法提煉升華為信息，及時提供給決策部門 ； ? 不能采用一種通用的標準和規(guī)范，共享通用的數(shù)據(jù)源。對于許多系統(tǒng)只能在單機上使用可通過其它方式獲得相應(yīng)的數(shù)據(jù)； ? 信息加工、處理手段差，影響信息質(zhì)量； ? 辦公過程、辦公管理及傳遞手段落后； ? 業(yè)務(wù)與辦公完全分開，不能進行統(tǒng)一的操作； ? 已有的辦公自動化系統(tǒng)平臺及開發(fā)工具互不兼容，無法在大范圍內(nèi)應(yīng)用； ? 操作不方便，操作沒有統(tǒng)一的標準。 隨著企業(yè)的進一步的發(fā)展， xx 在不斷的壯大，并且還不斷的開創(chuàng)新的業(yè)務(wù)。我們根椐第三代辦公自動化概念的提出，我們作出了一個全新的企業(yè)解決方案。我們采用辦公自動化系統(tǒng)作為整個業(yè)務(wù)和辦公的一個統(tǒng)一的工作平臺，對 xx 集團的所有業(yè)務(wù)系統(tǒng)采用一個統(tǒng)一的數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)、采用一個統(tǒng)一的共享數(shù)據(jù)源、通用的編碼方式。（如：把 xx集團的醫(yī)藥連鎖藥店管理系統(tǒng)、合同管理 、分發(fā)管理、轉(zhuǎn)票管理、財務(wù)管理、車庫管理、酒家管理、人事管理、檔案管理、 WEB管理等等全集成到一個辦公環(huán)境之下，對于遠程用戶可以通過 INTERNET 來進行遠程的操作，各地辦事處、美國公司、香港公司均可以通過遠程的方式來獲取相應(yīng)的數(shù)據(jù)，同時也可以把相應(yīng)的數(shù)據(jù)加入到系統(tǒng)中，讓數(shù)據(jù)更加的完整。 1． 3 項目的目標 對于 xx集團業(yè)務(wù)、辦公自動化系統(tǒng)我們要達到如下目標： ? 以先進成熟的計算機和通信技術(shù)為主要 手段，在 xx 以 Lotus Notes、 sql server 作為開發(fā)平臺的信息網(wǎng)上建成一個覆蓋全國 xx集團各個分公司、辦事處、聯(lián)絡(luò)處、下屬企業(yè)包括業(yè)務(wù)管理、辦公、信息于一體的的智能辦公自動化應(yīng)用系統(tǒng)；以辦公自動化作為統(tǒng)一整個系統(tǒng)的一個操作平臺，所有業(yè)務(wù)系統(tǒng)全基于本操作平臺。 ? 從系統(tǒng)層到應(yīng)用層具有嚴密的安全控制機制。 ? 采用構(gòu)件化技術(shù)，使應(yīng)用系統(tǒng)具有相應(yīng)的獨立性，使各辦公應(yīng)用子系統(tǒng)能具有通用性，又能適應(yīng) xx 集團某些機構(gòu)的個性化要求； ? 系統(tǒng)能和信貸管理信息系統(tǒng)、人事管理信息系統(tǒng)、行長查詢系統(tǒng)、柜面業(yè)務(wù)處理系統(tǒng)、輔助決策支持系統(tǒng)等順利連接； ? 系統(tǒng)具有較長的生命周期，并保證從現(xiàn)有辦公自動化模式向高級廣義的智能化辦公模 式平穩(wěn)過渡。因此，應(yīng)本著統(tǒng)籌規(guī)劃、由小到大、注重實效、安全可靠、配套發(fā)展的基本原則實施。 1． 5 項目的參考 ? xx集團業(yè)務(wù)管理設(shè)計書 ? xx集團連鎖藥店設(shè)計書 ? 中國 xx辦公自動化系統(tǒng)設(shè)計書 1． 6 項目的定義 項目名 稱： xx 集成辦公業(yè)務(wù)系統(tǒng)管理系統(tǒng)。我們就現(xiàn)在 xx 集團的具體情況，結(jié)合我們多年來開發(fā)經(jīng)驗， 在第一期應(yīng)用中主要包括以下功能模塊： ? 公文管理 ? 檔案管理 ? 電子秘書 ? 公用信息 ? 會議管理 ? 系統(tǒng)維護 ? 業(yè)務(wù)管理 對于以上功能模塊在下面進行詳細的介紹。在公文系統(tǒng)中我們所提供的主要功能如下： ? 收文管理 ? 發(fā)文管理 ? 歸檔管理 3． 1 收文 概述 收文處理是對 xx集團公司所接收的所有正式公文、會簽文（包括電子公文及實物公文），信件（平信及掛號信）、電報、簽報、 會議紀要以及情況通報進行簽收、登錄、擬辦、分發(fā)、批示、 ./傳閱、承辦、歸檔等全過程的處理。如下圖所示： 正式公文的處理臺帳 來文日期，成文日期，字號，標題，來文單位，來文渠道，附件標題，簽收人，簽收日期，擬辦人，擬辦意見，擬辦日期，批示人，批示意見，批示日期，承辦部門，辦理情況，協(xié)辦單位，協(xié)辦情況，傳閱人，傳閱日期，文件類型、相關(guān)文件（由計算機自動處理） 會簽文的處理臺帳 來文單位，收文日期，會簽文號，標題，來文渠道，退回日期，附件標題，簽收人，擬辦人，擬辦意見，擬辦日期，批示人，批示意見，批示日期，會簽部門 會簽日期 會簽意見（會簽文的收文 處理單與發(fā)文處理單中的“會簽域“相關(guān)聯(lián)）、文件類型、相關(guān)文件（由計算機自動處理） 簽報的處理臺帳 收文日期，來文單位，事由，編號，退回日期，簽收人，擬辦人，擬辦意見，擬辦日期，批示人，批示意見，批示日期，承辦部門，辦理情況，協(xié)辦單位，協(xié)辦情況 :會簽單位 會簽日期（會簽簽報的收文處理單與簽報的簽報處理單中的“會簽域“相關(guān)聯(lián)）、文件類型、相關(guān)文件（由計算機自動處理） 收文類型 電子收文或?qū)嵨锸瘴?、掛號信件、電報、會簽文（含?lián)合發(fā)文）、簽報、平信等 流程圖 收文子系統(tǒng)的環(huán)節(jié)流程圖如下圖 所示 流程中文件傳遞規(guī)則和流程補充說明： ? 綜合處理環(huán)節(jié) xx 集團行收文的簽收、分發(fā)由辦公室完成 ,各個部門的發(fā)收文由各個綜合處理部門（如人事、財務(wù)、投資部收發(fā)崗位）負責、對文件傳遞起中轉(zhuǎn)作用 .并對流轉(zhuǎn)進行監(jiān)督和控制 (其它類似發(fā)文和簽報 )，圖如下： 其中： 承辦部門對文件在協(xié)辦部門間的文件傳遞起中轉(zhuǎn)作用和流程的監(jiān)督和控制作用。另也可設(shè)置不用中心控制（即綜合處理）而直接單向流動。 如果有協(xié)辦，將文件及處理單傳給協(xié)辦單位，并接收協(xié) 辦結(jié)果 根據(jù)辦理情況（及協(xié)辦結(jié)果）得出承辦結(jié)果，在秘書處的督查單上“結(jié)項”域未填之前，不能認為此事辦理完畢，也就是不能“歸檔”。 待辦事宜 對于已進行登記的文檔送往待辦事宜中。 3． 2 發(fā)文 概述 發(fā)文處理是對本單位擬稿形成的所有正式公文進行擬稿、審核、綜合處理、簽發(fā)、會簽、發(fā)文、歸檔等全過程的處理及管理。 流程圖 發(fā)文類型 分為部門發(fā)文、公司發(fā)文。當文件需要傳遞到外部門由綜合處理部門負責中轉(zhuǎn)，如會簽、核稿等。要求能讓綜合管理環(huán)節(jié)決定是否讓外部門會簽時同時會簽 在部門內(nèi)各處、部領(lǐng)導間文件傳遞由綜合處理部門負責中 轉(zhuǎn)。 ? 秘書環(huán)節(jié)：傳遞給領(lǐng)導或領(lǐng)導處理完畢的文件均由秘書中轉(zhuǎn)。 ? 對文件流程的監(jiān)視和處理 ：起草人、本部門綜合部門、文件主要負責部門綜合部門。 流程環(huán)節(jié)、工作崗位、操作功能對應(yīng)表 序號 環(huán)節(jié) 工作崗位 操作功能 1 A1 擬稿 ? 提供多種手段起草文件 ? 填發(fā)文稿紙 ? 發(fā)送 2 A3 部門領(lǐng)導審核或簽發(fā) 部門領(lǐng)導 ? 對部門發(fā)文簽發(fā)或業(yè)務(wù)性行發(fā)文審簽 （ 任何人對此文件不再擁有編輯權(quán)限） ? 對其他行 發(fā)文進行審簽（審核并署名） ? 對發(fā)文稿紙進行修改 因其他要求處理的信息將文件返回“綜合處理” 3 A5 核稿 綜合部門 ? 對文件進行進一步的審核并署名、日期 ? 確定主題詞 ? 對文件及發(fā)文稿紙的內(nèi)容進行修、刪、改 ? 將已核稿的文件送綜合處理 4 A6 經(jīng)理簽發(fā) 公司領(lǐng)導 ? 簽署意見并署名（此后任何人對此文件不再擁有編輯權(quán)限） 5 A7 發(fā)文(部門 /公司 ) 部門發(fā)文崗位、公司發(fā)文崗位 ? 選字號；自動生成文號及文頭；根據(jù)所選文件字號，自動生成相應(yīng)的文件版式；發(fā)送：按文件的主送抄送抄報單位進行發(fā)送（提 供多種發(fā)送方式），黨組文件由機要室“發(fā)文”，并對發(fā)送情況進行監(jiān)控；能按正式的文件格式打印輸出署名；對文件最后把關(guān)；對實物發(fā)文，進行手工登錄發(fā)文稿紙內(nèi)容 6 A8 會簽 ? 判斷是否滿足會簽條件 (領(lǐng)導是否簽署意見 ) ? 打印文件 A9 歸檔 歸檔崗 ? 生成文件處理結(jié)束標志 8 （辦結(jié)） 位 ? 文件及其附屬材料、文件與相關(guān)簽報、請示、批復應(yīng)產(chǎn)生對應(yīng)關(guān)系 ? 署名 與其它子系統(tǒng)接口 接口子系統(tǒng)系統(tǒng)名稱 說明 接口數(shù)據(jù) 檔案 發(fā)文完成后到檔案存檔 1. 文件類型。 2. 文件類型 3. 文件相關(guān)數(shù)據(jù) 簽報 概述 簽報是機關(guān)內(nèi)部上下級之間，部門之間報告和請示工作，通報情況的文書工具，分為批件和閱件。閱件用于向上級領(lǐng)導匯報工作，反映情況等。當文件需要傳遞到外部門由綜合處理部門負責中轉(zhuǎn)，如會簽、承辦、送經(jīng)理簽批。要求能讓綜合管理環(huán)節(jié)決定是否讓外部門會簽時直接循序傳遞。要求能讓綜合管理環(huán)節(jié)決定是否直接循序傳遞或由當前處理人決定是否經(jīng)綜合處理部門處理 如下圖： A1擬稿 A3領(lǐng)導簽 批 A2會簽 A4承辦 A3部門領(lǐng)導 簽批 A6歸檔 ? 秘書環(huán)節(jié)：傳遞給公司領(lǐng)導或公司領(lǐng)導處理完畢的文件均由秘書中轉(zhuǎn)。 ? 對文件流程的監(jiān)視和處理 ：起草人、本部門綜合部門、文件主要負責部門綜合部門。 流程環(huán)節(jié)、工作崗位、操作功能對應(yīng)表 序號 環(huán)節(jié) 工作崗位 操作功能 1 A1 擬稿 ? 起草正文 ? 送本部門領(lǐng)導審批 ? 對綜合處理退回的文件進行處理： 終止發(fā)文或修改后再送綜合處理 ? 填簽報處理單 2 A2 會簽 ? 送會簽單位 3 A3 簽批 部門領(lǐng)導、公司領(lǐng)導 ? 簽批意見并署名 ? 返回主辦單位或起草單位 4 A4 承辦 ? 根據(jù)簽報及 批示意見具體辦理 對不屬本部門辦理的簽報退回“綜合出理“ 辦結(jié)后退回“綜合處出理”置辦結(jié)標志 ? 未被確認辦理完畢前，不能置”辦結(jié)標志” 5 A5 綜合處理 綜合處理部門 ? 對需要會簽的簽報，送相應(yīng)單位會簽 ? 送領(lǐng)導簽批 ? 對已簽批及會簽的簽報送承辦單位辦理 ? 送歸檔 ? 查詢打印 ? 確認簽報是否辦理完畢 (電話 ) 6 A6 歸檔（辦結(jié)） 綜合部門 ? 置簽報辦結(jié)標志，誰主辦誰歸檔 ? 將簽報及其相關(guān)文件、附件進行歸并處理入簽報庫 ? 署名 與其它子系統(tǒng)接口 接口子系統(tǒng)名稱 說明 接口數(shù)據(jù) 檔案 簽報完成 后到檔案存檔 1. 文件類型。 2. 文件類型 3. 文件相關(guān)數(shù)據(jù) 系統(tǒng)總體功能 查詢 類型 條件 電子收文 各文件卡片各要素（單一或組合） 實物收文 掛號信件 電報 會簽文（含聯(lián)合發(fā)文） 平信 發(fā)文 簽報 統(tǒng)計 類型 條件 電子 收文 （主要是實物）：按時段，文種，承辦部門，收文日期，來文單位，掛號號碼，簽收人 其他類似實物，根據(jù)文件卡片要素處理（要求可維護） 實物收文 掛號信件 電報 會簽文（含聯(lián)合發(fā)文） 平信 發(fā)文 簽報