企業(yè)文件控制程序-在線瀏覽
2024-08-17 12:40本頁面
【正文】 查。 各部門負(fù)責(zé)本單位文件的編制、執(zhí)行和管理。 經(jīng)營合同管理中心負(fù)責(zé)公司所有合同的編制、執(zhí)行與管理。 文件分類 文件的分類（一）：n 管理體系文件；主要包括《管理手冊(cè)》、《程序文件》、《支持性文件》（公司質(zhì)量管理文件與項(xiàng)目專用文件）。 文件的分類（二）：公司管理體系的所有文件可分為“受控”和“非受控”兩類。 文件的分類（三）文件可以是任何媒體形式（書面、拷貝、電子媒體等）。 文件的編寫及審批. 《管理手冊(cè)》和《程序文件》由總辦組織各部門所有關(guān)人員編寫。. 《支持性文件》中的作業(yè)指導(dǎo)書、工作制度、管理規(guī)定等，由總辦、各管理部門組織編寫，總辦、各管理部門負(fù)責(zé)人審批，必要時(shí)主管副總經(jīng)理批準(zhǔn)。. 確保文件的正確、清晰、協(xié)調(diào)、易于識(shí)別和檢索。發(fā)放時(shí)均應(yīng)蓋“受控”和“非受控”章，且登記受控號(hào)和去向（簽收）。. 當(dāng)文件破損嚴(yán)重時(shí)，應(yīng)到發(fā)放部門辦理更換手續(xù)，補(bǔ)發(fā)新文件沿用原來受控號(hào)，破損文件由原發(fā)文單位收回。補(bǔ)發(fā)文件應(yīng)給予新受控號(hào)，同時(shí)注明丟失文件受控號(hào)作廢。 文件的更改 嚴(yán)格控制管理體系文件更改。并按原來的審批程序由原審批人審批后實(shí)施，若由其他人審批時(shí)，應(yīng)注明情況。 更改信息應(yīng)由發(fā)放部門傳至原文的全部持有者，文件持有者應(yīng)按更改要求進(jìn)行更改，按規(guī)定作好記錄，保存更改單；發(fā)放部門應(yīng)適用時(shí)收回相應(yīng)作廢的文件。 文件評(píng)審每年第四季度適宜時(shí)間由總辦組織，各使用部門及項(xiàng)目組有關(guān)人員參加，對(duì)現(xiàn)有體系文件的適用性、協(xié)調(diào)性進(jìn)行評(píng)審，必要時(shí)進(jìn)行修訂或適時(shí)改版。有防火、防蟲和防潮措施，以防變質(zhì)和損壞。 總經(jīng)理辦公室負(fù)責(zé)收集外來政府法律、法規(guī)等管理性文件，公司資質(zhì)申報(bào)、升級(jí)、年檢工作文件，人員培訓(xùn)文件及各類會(huì)務(wù)相關(guān)資訊，公司各種行政管理制度等，并作好接收、發(fā)送傳遞相關(guān)部門、跟進(jìn)落實(shí)、歸檔保管工作。 各部門、項(xiàng)目組應(yīng)建立本單位的受控文件清單（包括各項(xiàng)記錄）。各部門對(duì)項(xiàng)目組也應(yīng)作受控文件（包括各項(xiàng)記錄）及管理資料記錄的檢查工作，并作好記錄（時(shí)間設(shè)定三個(gè)月）。 公司文書檔案管理按《文書檔案管理規(guī)定》執(zhí)行。 任何人不得在受控文件上涂改，確保文件整潔和清晰。 文件記錄：按《質(zhì)量記錄管理規(guī)定》執(zhí)行。6項(xiàng)為總工室、經(jīng)營合同管理中心受控文件清單；6項(xiàng)為各部門的受控文件清單內(nèi)容類別；7項(xiàng)為項(xiàng)目組受控文件清單（項(xiàng)目管理與
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