【正文】 或者領(lǐng)導(dǎo)的權(quán)限應(yīng)該是有所不同。所以在流轉(zhuǎn)過程中針對(duì)不同層次、級(jí)別的辦公人員而言，公文的可操作程度不同。對(duì)做出的可以影響國家與社會(huì)安全和穩(wěn)定的決策必須要能夠具有責(zé)任追查的功能。3流程復(fù)雜多變。一個(gè)公文流轉(zhuǎn)的過程就是一個(gè)決策的過程，這個(gè)決策涉及到不同職務(wù)級(jí)別人員之間的協(xié)作。在電子政務(wù)公文管理系統(tǒng)中，不僅涉及到數(shù)據(jù)的網(wǎng)絡(luò)傳輸，還涉及到各類密級(jí)的文件、決策與指示的處理過程，而對(duì)這類信息的破壞，不僅會(huì)對(duì)信息發(fā)出者造成影響，對(duì)信息的篡改更有可能對(duì)整個(gè)社會(huì)的穩(wěn)定、廣大群眾的安全造成影響，因此不僅要確保用戶身份的正確性，還要保證數(shù)據(jù)傳輸過程中數(shù)據(jù)本身的安全。因此，在我國公文管理流轉(zhuǎn)業(yè)務(wù)系統(tǒng)建設(shè)中普遍存在問題，且這些問題的產(chǎn)生是多方面的，如全社會(huì)信息化意識(shí)比較淡薄，對(duì)信息化重要的認(rèn)識(shí)不足，一定程度上影響了信息技術(shù)在公文管理業(yè)務(wù)領(lǐng)域中的廣泛應(yīng)用；傳統(tǒng)政府運(yùn)作機(jī)制的障礙，影響了公文管理系統(tǒng)作用的發(fā)揮；公文管理系統(tǒng)建設(shè)缺乏整體規(guī)劃和統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)，行業(yè)壁壘依然存在，各自為政，重復(fù)建設(shè)嚴(yán)重；現(xiàn)有基礎(chǔ)設(shè)施利用率較低，網(wǎng)絡(luò)運(yùn)營成本較高；公務(wù)人員的信息知識(shí)和運(yùn)用信息工具的水平較低，對(duì)電子政務(wù)的理解不夠；信息化工作機(jī)制尚不完善，政策支持力度仍顯不夠，對(duì)信息化投入不足；信息化人才缺乏，信息技術(shù)應(yīng)用和創(chuàng)新能力明顯不足，制約著信息技術(shù)的整體應(yīng)用水平；信息資源的開發(fā)利用滯后于網(wǎng)絡(luò)建設(shè)，信息內(nèi)容總量不足，質(zhì)量不高，結(jié)構(gòu)不合理等等。因此，如何開發(fā)一套滿足黨政機(jī)關(guān)公文管理業(yè)務(wù)需要的信息系統(tǒng)是當(dāng)前面臨的主要問題。公文管理系統(tǒng)實(shí)施分為5個(gè)步驟，即系統(tǒng)需求分析、系統(tǒng)總體設(shè)計(jì)、系統(tǒng)詳細(xì)設(shè)計(jì)、系統(tǒng)實(shí)施和系統(tǒng)測(cè)試維護(hù)，本章對(duì)需求分析進(jìn)行介紹。公文管理業(yè)務(wù)調(diào)研：首先是對(duì)項(xiàng)目全面調(diào)研，確定信息量大小、公文的類型、公文的流程和內(nèi)外公文需求的關(guān)系等，其次還要對(duì)構(gòu)成本系統(tǒng)的情況進(jìn)行調(diào)研，了解部門之間和機(jī)構(gòu)之間的業(yè)務(wù)交互關(guān)系，要了解各部門現(xiàn)有設(shè)備配置和辦公資源的使用情況。系統(tǒng)功能分析：確定實(shí)現(xiàn)系統(tǒng)的所有功能，如公文管理信息資料的存儲(chǔ)、查詢等，公文流轉(zhuǎn)涉及的人員、內(nèi)容、條件，這是設(shè)計(jì)辦公具體管理事務(wù)模塊所必需的。　公文管理系統(tǒng)主要用于實(shí)現(xiàn)收文管理、發(fā)文管理、閱件管理、發(fā)文管理以及領(lǐng)導(dǎo)查詢、催辦檢查等各項(xiàng)文電管理工作的流轉(zhuǎn)自動(dòng)化和智能化,通過調(diào)研對(duì)其核心業(yè)務(wù):收文管理及發(fā)文管理進(jìn)行分析。系統(tǒng)對(duì)收文的整個(gè)流程進(jìn)行跟蹤，詳細(xì)記錄公文的當(dāng)前狀態(tài)、辦理的過程和擬辦、批示意見以及辦理結(jié)果。并具有文件提醒和催辦及文件自動(dòng)歸檔功能。用于管理市委辦公廳接收上三級(jí)或者其他相關(guān)部門的文件，正文通過掃描保存到系統(tǒng)中，經(jīng)過領(lǐng)導(dǎo)審批后發(fā)相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)或部門傳閱。公文流轉(zhuǎn)的快慢、質(zhì)量的高低，反映了機(jī)關(guān)的工作作風(fēng)。 收文辦理流程介紹收文辦理主要包括公文的簽收、登記、擬辦、分發(fā)、承辦和催辦等程序。圖21 收文辦理流程收文辦理的功能需求如下：1提供對(duì)收文的登記、流轉(zhuǎn)、處理到存儲(chǔ)、共享、利用等全過程的網(wǎng)絡(luò)化管理。3提供對(duì)接收文件的反饋意見的登記，發(fā)文人員可以即時(shí)收到反饋信息。5提供信息提示功能，可以及時(shí)提示系統(tǒng)中每個(gè)用戶是否有待辦信息。7辦公廳各處室相關(guān)工作人員均可使用本系統(tǒng)，接收領(lǐng)導(dǎo)交辦文件或者其他處室公文。機(jī)關(guān)發(fā)文一般流轉(zhuǎn)程序?yàn)椋菏紫扔蓴M稿部門（人）負(fù)責(zé)起草；起草完畢，送相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)進(jìn)行校核，如果需要相關(guān)單位會(huì)簽時(shí)，送相關(guān)單位會(huì)簽；校核（含會(huì)簽）完畢，轉(zhuǎn)呈本機(jī)關(guān)領(lǐng)導(dǎo)人審批簽發(fā)。如果送印，將進(jìn)入發(fā)文辦理程序（主要指公文的分發(fā)和歸檔）。 圖22 發(fā)文管理流程 發(fā)文辦理流程介紹：1擬稿（起草）。2核稿（校核）。各部門的代擬稿由有關(guān)處室核稿后，送分管秘書長或辦公廳主任簽署意見。3簽批。其中內(nèi)容重大、設(shè)計(jì)面廣的，由市委書記簽發(fā)。(3)以市委名義召開會(huì)議的會(huì)議通知，要求市、縣政府分管負(fù)責(zé)人參加的，由分管副書記簽發(fā)；要求主要負(fù)責(zé)人參加的，由書記或常務(wù)副書記簽發(fā)；邀請(qǐng)市人大常委會(huì)、市政協(xié)領(lǐng)導(dǎo)參加的，由書記或常務(wù)副書記簽發(fā)。4發(fā)文登記。5校對(duì)。重要文件或改動(dòng)較多的清樣，應(yīng)進(jìn)行三校。改定的清樣，由秘書一處負(fù)責(zé)公文復(fù)校的同志簽字后復(fù)印。經(jīng)秘書一處校正可以正式復(fù)印的文稿交由印刷廠或文印部門繕印。文件印制完成后，由辦公廳收發(fā)室發(fā)文人員進(jìn)行全面核查，確認(rèn)無誤后再進(jìn)行分發(fā)。文件發(fā)送后，經(jīng)檢驗(yàn)無誤的文件，應(yīng)備多份正本連同底稿和有用的清樣稿，每半年集中交辦公廳檔案室歸檔。(2)提供文件的流程監(jiān)控，可以隨時(shí)監(jiān)控到文件的流程位置。(4)提供對(duì)審批意見的動(dòng)態(tài)選擇功能，可以預(yù)設(shè)一些簡單、常用的審批意見模式。(6)應(yīng)提供痕跡保留功能：每一個(gè)工作人員對(duì)文稿的修改，系統(tǒng)會(huì)自動(dòng)提供給每一個(gè)人一種顏色字體，對(duì)所作的修改進(jìn)行痕跡保留。(8)提供自動(dòng)套用紅頭文件格式的功能，每一個(gè)文件最終發(fā)文都會(huì)套用相對(duì)應(yīng)的紅頭文件，便于大家在網(wǎng)上瀏覽文件。3 公文管理系統(tǒng)的總體設(shè)計(jì)系統(tǒng)設(shè)計(jì)是根據(jù)系統(tǒng)分析階段確定的系統(tǒng)功能，確定系統(tǒng)的物理結(jié)構(gòu)，即由邏輯模型得出物理模型。為了實(shí)現(xiàn)系統(tǒng)功能，需要在建好的硬件網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)的基礎(chǔ)上進(jìn)行軟件結(jié)構(gòu)的設(shè)計(jì)，主要是按系統(tǒng)功能要求做出的數(shù)據(jù)流程圖轉(zhuǎn)換為軟件模塊調(diào)用控制圖，并對(duì)各個(gè)模塊的功能和輸入、輸出給予明確的定義，總體設(shè)計(jì)通常從功能分解入手，將系統(tǒng)劃分為功能簡單的若干個(gè)子系統(tǒng)，這樣不僅可以簡化設(shè)計(jì)，而且還有利于今后的修改和擴(kuò)充。經(jīng)過調(diào)研和精心整理與軟件的總體結(jié)構(gòu)的規(guī)劃，總結(jié)出了需求分析和總體設(shè)計(jì)文檔，包括實(shí)施系統(tǒng)的必要性、實(shí)現(xiàn)系統(tǒng)的目標(biāo)、系統(tǒng)的功能模塊劃分、系統(tǒng)的設(shè)計(jì)特點(diǎn)、系統(tǒng)的總體結(jié)構(gòu)框架等。系統(tǒng)設(shè)計(jì)將綜合先進(jìn)性與實(shí)用性、開放性與兼容性、安全性與靈活性、特別突出實(shí)用性等原則，以管理信息為主體，面向以秘書一處為核心、其他業(yè)務(wù)處室參與公文流轉(zhuǎn)的收文管理、文件起草、文件管理、歸檔文件、信息管理服務(wù)；充分發(fā)揮內(nèi)部網(wǎng)絡(luò)的優(yōu)勢(shì)，實(shí)現(xiàn)信息共享和協(xié)同工作，建成高質(zhì)量、高效率的信息事務(wù)級(jí)管理系統(tǒng)，為機(jī)關(guān)內(nèi)辦公提供服務(wù)。　 在設(shè)計(jì)中主要遵循以下原則：　實(shí)用性原則——系統(tǒng)應(yīng)始終以用戶的實(shí)際需求為導(dǎo)向，并結(jié)合先進(jìn)、 合理的管理模式對(duì)系統(tǒng)各功能加以實(shí)現(xiàn)?！?先進(jìn)性原則——在不超出整個(gè)系統(tǒng)的總體預(yù)算前提下，盡可能采用先進(jìn)的計(jì)算機(jī)技術(shù)，力求方案的先進(jìn)、靈活、高效。應(yīng)有完善的數(shù)據(jù)扶植和分級(jí)存取及用戶認(rèn)證機(jī)制。 系統(tǒng)的特點(diǎn)本系統(tǒng)的設(shè)計(jì)為了迎合操作人員的使用方便、快捷，在設(shè)計(jì)上主要考慮到以下幾個(gè)特點(diǎn)：　 1圖形化界面，全中文操作。　 2簡單而易用的IE瀏覽器操作。　 3安全性?！?4簡便有效的維護(hù)手段。　 5可視化工作生產(chǎn)流程[29]?！?6方便快速的查詢方式?！∠到y(tǒng)的功能模塊目前市面上己有的辦公系統(tǒng)大多功能單一，或者有很多的功能是市委機(jī)關(guān)內(nèi)的辦公人員工作所用不到的，并且有些功能不適合在辦公內(nèi)網(wǎng)中使用，所以要根據(jù)實(shí)際情況設(shè)計(jì)功能的模塊[30]。整個(gè)系統(tǒng)的功能模塊的設(shè)計(jì)采用軟件工程的結(jié)構(gòu)化程序設(shè)計(jì)方法，根據(jù)模塊化、自頂向下的逐步求精的功能劃分，將軟件系統(tǒng)分成若干個(gè)獨(dú)立的功能模塊，這些模塊彼此之間的接口關(guān)系非常簡單可以分別進(jìn)行設(shè)計(jì)并實(shí)現(xiàn)，增強(qiáng)了軟件程序的通用性、可擴(kuò)充性等，便于系統(tǒng)的進(jìn)一步發(fā)展。公文管理工作根據(jù)具體情況可以實(shí)現(xiàn)全部網(wǎng)上辦公或者網(wǎng)上辦公與手工辦理相結(jié)合。政府機(jī)關(guān)人員直接通過系統(tǒng)進(jìn)行文件的登記、傳閱、下發(fā)等流轉(zhuǎn)操作。領(lǐng)導(dǎo)可直接在系統(tǒng)內(nèi)進(jìn)行批示。完成單位外來公文的登記，當(dāng)收到一份公文時(shí)，進(jìn)行文件掃描登記，輸入相關(guān)信息。把錄入的文件發(fā)送給文件擬辦人，在擬辦人指定批辦、承辦人后，公文將自動(dòng)發(fā)送至批辦、承辦人處，依次完成公文流轉(zhuǎn)的全過程。根據(jù)公文的處理狀態(tài)，對(duì)指定辦理單位發(fā)出催辦通知和催辦提示，并登記催辦結(jié)果。完成對(duì)辦理完畢的文件，可按照規(guī)定的格式打印輸出，或需要對(duì)以往辦理的各類文件查詢的工作。完成已經(jīng)辦理的文件的統(tǒng)計(jì)分析工作。對(duì)于辦結(jié)完畢的文件，自動(dòng)轉(zhuǎn)入檔案管理系統(tǒng)，將公文歸檔。文件送閱和批復(fù)完全在網(wǎng)絡(luò)上進(jìn)行，可實(shí)現(xiàn)對(duì)文檔的密級(jí)管理、區(qū)分、控制。公文流程可自由設(shè)定，方便使用。完成單位內(nèi)部和對(duì)外公文的起草，當(dāng)需要發(fā)布文件時(shí)，首先由起草人起草，如文件、會(huì)議紀(jì)要、通知等，起草過程中錄入相關(guān)信息。對(duì)于擬稿完畢的文件，將公文發(fā)給審批人，根據(jù)公文性質(zhì)的不同進(jìn)行核稿、批閱或會(huì)簽，在公文全部審批完后，再由簽發(fā)人進(jìn)行最后的簽發(fā)。對(duì)于簽發(fā)完畢的文件，由系統(tǒng)生成發(fā)文稿，如果是對(duì)內(nèi)發(fā)文，系統(tǒng)將自動(dòng)將公文轉(zhuǎn)至公文發(fā)布系統(tǒng)，在本系統(tǒng)中按照規(guī)定的格式進(jìn)行自動(dòng)發(fā)布和工作反饋，如果是對(duì)外發(fā)文，則可以打印裝訂外發(fā)或者直接發(fā)布電子公文。完成已經(jīng)辦理的文件的查詢、統(tǒng)計(jì)、分析工作。對(duì)于辦結(jié)完畢的文件，自動(dòng)轉(zhuǎn)入檔案管理模塊，將公文歸檔。公文授權(quán)操作完成后，被授權(quán)人員──代理人可立即收到授權(quán)人當(dāng)前待辦的授權(quán)類型公文，同時(shí)系統(tǒng)會(huì)以明顯的提示信息告知代理人授權(quán)的有關(guān)信息，并將代理人辦理的意見以“（代理）的批示意見”的形式如實(shí)記錄。4交辦事項(xiàng)處理用于記錄領(lǐng)導(dǎo)交待辦理的事項(xiàng)，要求可直接發(fā)送到涉及的相關(guān)單位和人員，能指定完成時(shí)間，并將辦理結(jié)果及時(shí)反饋給領(lǐng)導(dǎo)。 系統(tǒng)的體系結(jié)構(gòu)通過對(duì)大量的公文流轉(zhuǎn)業(yè)務(wù)的分析，結(jié)合角色網(wǎng)絡(luò)理論模型的研究，可以總結(jié)出以下結(jié)論：(1)具有同一職能的政府部門，其核心業(yè)務(wù)基本相同，與規(guī)模、級(jí)別無關(guān)；(2)具有不同職能的政府部門，除和核心業(yè)務(wù)相關(guān)的部分不同外，其他基本相同；(3)由于政府部門的自身特點(diǎn)，導(dǎo)致組織機(jī)構(gòu)的相對(duì)穩(wěn)定以及業(yè)務(wù)流程的不穩(wěn)定[32]；(4)作為同一類信息系統(tǒng)，公文流轉(zhuǎn)系統(tǒng)中軟件體系層次結(jié)構(gòu)明顯并基本相同；(5)公文流轉(zhuǎn)系統(tǒng)中業(yè)務(wù)對(duì)象之間界限明顯，并存在受業(yè)務(wù)規(guī)則限制的業(yè)務(wù)關(guān)聯(lián)；(6)由于公文流轉(zhuǎn)業(yè)務(wù)的特點(diǎn)，系統(tǒng)需要處理大量復(fù)合文檔型的數(shù)據(jù)，因此對(duì)數(shù)據(jù)的整合和處理至關(guān)重要；(7)公文流轉(zhuǎn)系統(tǒng)應(yīng)能支持協(xié)同工作和移動(dòng)辦公，系統(tǒng)可以是完全異構(gòu)的、分散的；(8)公文流轉(zhuǎn)系統(tǒng)對(duì)安全性要求較高綜上，作者