【正文】 根據(jù)本人的知識基礎(chǔ)和工作需要，采取缺什么補什么的方法，做好學(xué)習(xí)計劃，選定一批必讀的書目；第二，根據(jù)難易程度和業(yè)務(wù)的關(guān)聯(lián)程度，把必讀書目分為粗讀和通讀兩大類，粗讀即一般了解，把主要的東西記住就可以了，哪怕一目十行也不要緊；通讀要逐字、逐句、逐段認真閱讀，做到基本弄懂弄通；第三，在粗讀、通讀的同時，擇定個人的主攻領(lǐng)域，即“?！钡姆较颍缓笾攸c研讀這方面的書目，即精讀，并結(jié)合實踐進行思考，舉一反三，加深記憶和理解，達到觸類旁通、融會貫通的目的?！〕鯇W(xué)公文寫作者盡快上路的途徑任何一個剛剛走上文字秘書崗位的人，只要他是熱愛這項工作的，都想盡快熟悉情況，盡快獨立成文，甚至巴不得一下子就成為“大手筆”。他們之所以被稱為“大手筆”，是因為：有較豐富的知識，博覽群書，博學(xué)多才，古今中外、黨政財文等各方面的知識均有所涉獵，并在某一個或幾個方面有較深造詣；有較扎實的文字功底，熟悉謀篇布局、語法修辭等各種要領(lǐng)，通曉機關(guān)各種文稿寫作常識并能嫻熟運用；有較敏銳的洞察力和較強的思維能力，能夠用正確的立場、觀點、方法分析問題和處理問題，善于以文輔政，為領(lǐng)導(dǎo)出謀獻策；有較高的寫作水平，不僅才思敏捷，倚馬可待，而且文筆精彩，質(zhì)量優(yōu)良；不僅善于領(lǐng)會領(lǐng)導(dǎo)意圖，而且富有創(chuàng)造性；不僅能出色完成自身的寫作任務(wù)，還常常擔任改稿、統(tǒng)稿任務(wù)，發(fā)揮“龍頭”作用。難怪常聽一些領(lǐng)導(dǎo)同志抱怨：找一個過硬的“筆桿子”太難了，簡直比找老婆還難！找不著，有些領(lǐng)導(dǎo)同志只好親自動手寫稿，或者列個提綱先到會上去講，爾后讓秘書去整理。自身不努力，領(lǐng)導(dǎo)再重視也沒用。這不是狂妄，而是一種氣概。另外還要掌握方法，這樣就可以少走彎路，就會成熟得快一些。　　“三道關(guān)”即知情關(guān)、適應(yīng)關(guān)、基礎(chǔ)關(guān)。所謂“適應(yīng)關(guān)”，就是盡快適應(yīng)機關(guān)工作的“氣候”和文秘工作的職業(yè)特性，包括工作性質(zhì)、職責范圍、基本要求和有關(guān)規(guī)章制度，還包括怎樣與領(lǐng)導(dǎo)和同事相處、怎樣思考問題、怎樣與基層干部和群眾打交道等。適應(yīng)得快，工作就能很快上路；適應(yīng)得慢，上路自然也要慢一些。多看、多琢磨、多請教，抓住帶有規(guī)律性、規(guī)范性的東西，慢慢就能熟悉了。積累資料對于文秘人員來說實在是太重要了，這不僅是掌握知識的重要方法，也是做好本職工作的必要手段。所謂積累，就是把學(xué)到的、看到的有價值的東西和其他必須掌握的東西通過一定的方式（或工具）集聚起來并使之日漸增多。其作用何在呢？一是備查，以防遺忘；二是引用，方便寫作；三是啟發(fā)，幫助思考；四是“營養(yǎng)”，充實知識?？梢姡谟诜e累，不僅初學(xué)寫作者應(yīng)該做到，就是那些已經(jīng)達到爐火純青之境界的“大手筆”也不能忽視。文秘人員需要積累的東西包括很多方面，我認為大致可分為五大類：一是大政方針和重要言論；二是格言、佳句；三是大事、要事（包括歷史的和現(xiàn)實的、國內(nèi)的和國外的，本地的和外地的，物質(zhì)文明領(lǐng)域和精神文明領(lǐng)域的重大事件，重要成果和重要經(jīng)驗教訓(xùn)等）；四是先進典型和經(jīng)驗；五是基本情況和工作運行情況?？傊鯓佑欣谠鲩L知識，做好工作就怎樣積累，惟一不可取的是偷懶省事，無所用心，視積累為額外負擔。每一個有志成才的文秘人員，都應(yīng)通過學(xué)習(xí)和積累，努力使自己成為“知識的富翁”。因為是新來乍到，拿大稿子畢竟還差火候，還是要老老實實、認認真真地從寫“豆腐塊”、“火柴盒”開始，比如通知、簡報等，由易而難，由淺而深，反復(fù)練習(xí)，熟能生巧。然后承擔某一部分，然后獨立成篇，一次不行兩次，兩次不行三次，久而久之就摸出其中的門道了。還有一個好辦法是，把自己起草的、被領(lǐng)導(dǎo)或“大手筆”們改過的稿子好好保存下來，即使改得面目全非也不要緊，然后逐行逐段、逐字逐句地進行對照分析，搞清楚人家為什么這么改，自己那樣寫為什么不行，從中受到啟發(fā)和教益。所謂“不怕失敗”，是指在初學(xué)寫作階段，要有一股子“初生牛犢不怕虎”的銳氣和“丑媳婦不怕見公婆”的勇氣，大膽地寫，刻苦地練，毫無保留地把自己的“底子”亮出來，成功了固然好，失敗了也不要緊。有的同志缺乏這種心理素質(zhì)，好勝心太強，太愛面子，生怕寫出來通不過、遭人笑，所以寫起來縮手縮腳，老半天憋不出幾行字，這樣反而成問題。所謂“不固步自封”，即不滿足于一時之得、一尺之進，而要不斷自我加壓，朝著更高的目標努力。要知道，山外有山樓外有樓，強中更有強中手，更何況你才剛剛上路呢？只有永遠把成績當作新的起跑線，才能不斷有新的進步、新的突破。寫作思維能力與社會實踐思維能力與寫作能力是密切相關(guān)、不可分割的。這就是說，文字秘書只有同時具備這兩種能力，才能勝任本職。這當然不是說秘書比他們都高明，而是由其工作性質(zhì)和特點所要求、決定的。起草文稿的過程就是思維的過程，思維能力強還是弱，思維方式對頭還是不對頭，直接影響著文稿的質(zhì)量。也就是說，一旦進入構(gòu)思和寫作過程，秘書的思維活動也就進入了一個廣闊的發(fā)揮空間。接下來的問題就是：文字秘書應(yīng)具備怎樣的思維能力？我認為，除了布局謀篇、組織文字本身所需的思維能力之外，更重要的，就是分析問題和認識問題的能力，包括看問題的高度、深度和準確程度以及所提出的解決問題的辦法是否符合實際、科學(xué)可行等等。不管我們喜歡不喜歡、承認不承認，事物總是客觀存在的，只有尊重客觀，一切從實際出發(fā)，才能找到解決問題的辦法，才能使文稿貼近實踐需求并起到指導(dǎo)和推動作用。比如寫作中常常需要分析經(jīng)濟形勢，如果只看到成績而看不到問題，就會使人們滋長盲目樂觀情緒，影響今后的發(fā)展；反過來，如果只看到問題而看不到成績，又會使人們喪失信心，同樣會影響今后的發(fā)展。　　二是看問題要深刻，善于透過現(xiàn)象看本質(zhì)，防止被表面現(xiàn)象所迷惑。比如講到某些干部工作作風(fēng)不實，僅僅羅列“不實”的表現(xiàn)是不夠的，僅僅從外部環(huán)境找原因也是不夠的，而要從責任心、事業(yè)心和世界觀方面抓要害、挖根源。當然，更重要的是，平常就要注意養(yǎng)成這樣的思維習(xí)慣，使自己的眼光多—些洞察力、穿透力。凡事預(yù)則立，不預(yù)則廢。領(lǐng)導(dǎo)講話、工作計劃、文件和獻策性的調(diào)研報告都不同程度地涉及到“預(yù)”，都需要在預(yù)測事物發(fā)展走勢的基礎(chǔ)上提出工作任務(wù)和目標。如中原經(jīng)濟區(qū)建設(shè)和“氣化河南”戰(zhàn)略，我們將面臨怎樣的機遇和挑戰(zhàn)？應(yīng)怎樣調(diào)整和優(yōu)化我們的產(chǎn)業(yè)結(jié)構(gòu)？所有這些，都是值得我們認真預(yù)測、分析并提出對應(yīng)措施的。作為文字秘書，理應(yīng)胸懷全局，洞察大勢，善于多角度、全方位地思考問題和提出見解，這對于寫好文稿、當好助手和個人成長，都是重要的和必要的?！氨粍铀伎肌边@個提法不一定準確，我所指的是：文稿起草過程中的思維活動通常是按照領(lǐng)導(dǎo)意圖和一定的文章規(guī)范進行的，這當然也是秘書工作的性質(zhì)所決定的，不可能由個人海闊天空地胡思亂想。其實，這種“被動”當中也可以有而且應(yīng)該有“主動”，這就是說，在基本遵循領(lǐng)導(dǎo)意圖的前提下，調(diào)動自己的知識積累和思維能力進行擴展、延伸和完善，尤其在起草那些領(lǐng)導(dǎo)意圖交代得不明確、不具體的文稿時，在根據(jù)調(diào)查研究提出決策建議時，“主動思考”更顯得必需。文字秘書只具備了一定的寫作思維能力還是不夠的，因為起草文稿是用于解決實際問題的，而不是就寫作而寫作、擺擺架子做做樣子的，要解決問題就必須切合實際，要切合實際就要懂得必要的實踐知識。比如講到農(nóng)業(yè)產(chǎn)業(yè)化的問題，它的概念、內(nèi)容和基本要求文件上、報刊上都講得很清楚了，但你光知道這些還不夠，還必須從本地實際出發(fā)提出任務(wù)和要求，包括確立什么樣的主導(dǎo)產(chǎn)業(yè)、建立什么樣的產(chǎn)品基地、龍頭企業(yè)怎樣建設(shè)、需要提供哪些方面的服務(wù)等等，沒有這些，哪怕你寫得天花亂墜，也是一紙空文?！闭f的就是不能光啃書本，還要注重實踐。　　有些同志說：我并不否認實踐的重要性，但整天忙于應(yīng)付材料，不是看就是寫，哪有時間和條件去參與實踐呢？這就要看各人參與實踐的主動性和方式方法如何了。如，你對企業(yè)改革不太熟悉，可以到一個企業(yè)去了解改制方案如何制訂和施行；你對商品流通不太熟悉，可以去考察一個市場或一個商貿(mào)企業(yè)，甚至可以幫助推銷某個產(chǎn)品?！　　ㄟ^調(diào)查研究，既掌握第一手資料，又從中獲取實踐知識?！　　媒咏I(lǐng)導(dǎo)和參加會議的機會獲取實踐知識。另外，參加決策性的會議、部門的專業(yè)性會議和有關(guān)的研討會、論證會等，聽領(lǐng)導(dǎo)講話，聽典型發(fā)言，包括不同意見的爭論，都是掌握實踐知識的極好機會?？陀^上，由于文字秘書畢竟不是直接從事改革與發(fā)展第一線的工作，主動介入實踐的機會也十分有限，因而大量的實踐知識要以間接方式獲得，向人請教也不失為一種有效的方法。在這里，關(guān)鍵是要放得下架子，甘當小學(xué)生，虛懷若谷，不懂就問，積少成多，集腋成裘，千萬不能不懂裝懂，似懂非懂，自己糊弄自己。同時，單位領(lǐng)導(dǎo)也要從愛惜人才和培養(yǎng)人才出發(fā)，有意識地安排文字秘書盡量多接觸實踐，包括安排他們下基層調(diào)研、隨同領(lǐng)導(dǎo)參加有關(guān)活動、與有關(guān)專業(yè)部門建立經(jīng)常性聯(lián)系等，使之能經(jīng)常接受實踐知識的輻射和熏陶，從而開闊眼界，增長才干。請示的依據(jù)可分理論依據(jù)和事實依據(jù)兩種。必要時，二者可結(jié)合起來，共同組成請示原因。主要寫遇到了什么問題，現(xiàn)狀如何，準備干什么，如何干，并要求上級機關(guān)在哪些方面或哪幾個具體問題上給予明確的指示，或予支持、幫助。常用結(jié)束語有“妥否，請批示”等。忌一文多事，以便于公文的及時處理。無論什么請示，都要做到既提出問題，又要有自己的看法，設(shè)想或處理意見，不然的話上級機關(guān)就難以批復(fù)。請示的理由一般包括兩個部分，一是需要，二是可能。另一方面，還要說明上這個項目的可能性，包括地理條件、資源條件、社會條件、資金來源等。，態(tài)度要誠懇，原因要說明，不批準的后果要表達，要讓上級感到不批準就說不過去。按照我局2005—2007 年人才儲備計劃，我局將利用3 年時間從高校畢業(yè)生中每年招聘100 名本科生或研究生，這樣，年輕人的比例還會有較大提高。鑒于以上情況，我局擬成立xx 區(qū)環(huán)保局團委，現(xiàn)將有關(guān)情況請示如下：一、團委直屬我局領(lǐng)導(dǎo)，擬設(shè)科級建制。 以上請示當否，請批示。批復(fù)的正文一般由批復(fù)引語、批復(fù)內(nèi)容、結(jié)束語三部分組成。先引述來文，包括來文的日期、標題、字號，必要時還要簡述來文的請示事項。應(yīng)針對請示事項表明同意與否的態(tài)度，有時還應(yīng)闡明同意或不同意的理由。一般只寫“此復(fù)”或“特此批復(fù)”。注意事項：。如不能批準或不能馬上批準，在批復(fù)中講明理由即可，不能一味拖延。批復(fù)中的觀點必須明確無誤，同意就是同意，不同意就是不同意，緩辦就是緩辦，絕不能含糊其辭，模棱兩可，讓人不得要領(lǐng)。批復(fù)必須緊緊圍繞請示事項，不能無的放矢、答非所問、答非所求，也不能只答復(fù)請示中的一部分，而對另一部分不予表態(tài)，使下級無所適從。批復(fù)應(yīng)開門見山、直截了當，切忌長篇大論、枝節(jié)橫生。批復(fù)用詞應(yīng)字斟句酌，防止發(fā)生歧義、貽誤工作。批復(fù)文例國務(wù)院關(guān)于同意設(shè)立“科技活動周”的批復(fù)科技部：你部《關(guān)于擬由國務(wù)院決定設(shè)立“科技活動周”的請示》（國科發(fā)政字〔2000〕514號）收悉。具體工作由你部商有關(guān)部門組織實施。報告從內(nèi)容上可分為工作報告、調(diào)查報告等，其中工作報告是最常用的公文。這是用于匯報工作進程、總結(jié)工作經(jīng)驗、反映工作問題、提出工作意見的報告。它的正文，一般包括基本情況、主要成績、經(jīng)驗體會、存在問題、今后意見等幾部分。調(diào)查報告重在事實清楚，說明充分，觀點突出，對策有效。前言。正文。二是縱式結(jié)構(gòu)，將內(nèi)容按事情發(fā)展的順序或內(nèi)部邏輯關(guān)系進行組織，前面的內(nèi)容是后面的前提和條件，后面的內(nèi)容是前面的發(fā)展和結(jié)果，次序不能顛倒?？梢允乔懊鎯?nèi)容的概括和補充，也可以是對策和建議。報告的結(jié)構(gòu)一般是先概括匯報基本情況，然后匯報主要成績、經(jīng)驗、教訓(xùn)、存在問題，并針對存在的問題，匯報今后的打算和安排等。如果報告中涉及請示事項，應(yīng)單獨挑出來，另外用請示行文。請示上級必須給予批復(fù)，而報告一般不予批復(fù)。它可以用來布置工作、傳達指示、曉諭事項、發(fā)布規(guī)章、轉(zhuǎn)發(fā)文件、任免干部等等，使用頻率最高的是通知，但出錯最多的也是通知。根據(jù)通知的構(gòu)成要素和作用，可以把它分為載體型通知和實體型通知。載體型之外的通知都是實體型通知，即不是充當載體，而是有實際內(nèi)容的通知，如指示性通知、事務(wù)性通知等。印發(fā)類通知文例 國務(wù)院辦公廳關(guān)于印發(fā)國家職業(yè)病防治規(guī)劃（20092015年）的通知各省、自治區(qū)、直轄市人民政府，國務(wù)院各部委、各直屬機構(gòu)：《國家職業(yè)病防治規(guī)劃（20092015年）》已經(jīng)國務(wù)院同意，現(xiàn)印發(fā)給你們，請認真貫徹執(zhí)行。由于指示性通知是對某項工作所作出的指示和安排，故寫作時必須符合這項工作當時的實際情況，做到切實可行，有針對性，語言準確精煉，文字通順達意，讓下級機關(guān)一看就知道要求他們解決什么問題，為什么要解決這些問題以及采取什么樣的措施解決問題。緣由和根據(jù)在正文開頭一段話中寫出，相當于新聞報道的“導(dǎo)語”，一般通過擺情況、講背景，說明為什么要做某件事，或者簡要作形勢分析，肯定工作中的成績及存在的問題，點明發(fā)通知的指導(dǎo)思想。通知事項是通知的主體部分，即交代指示的具體意見。指示性通知文例1中共中央辦公廳國務(wù)院辦公廳關(guān)于嚴禁黨政機關(guān)到風(fēng)景名勝區(qū)開會的通知各省、自治區(qū)、直轄市黨委和人民政府，中央和國家機關(guān)各部委，軍委總政治部，各人民團體： 為了貫徹《中共中央、國務(wù)院關(guān)于黨政機關(guān)厲行節(jié)約制止奢侈浪費行為的若干規(guī)定》（中發(fā)〔1997〕13號），有效制止以開會為名游山玩水的不正之風(fēng)，經(jīng)黨中央、國務(wù)院領(lǐng)導(dǎo)同志同意，特作如下通知： 各級黨政機關(guān)一律不準到廬山、黃山、峨眉山、普陀山、九華山、五臺山、武夷山、九寨溝、張家界、黃果樹瀑布、西雙版納和三亞熱帶海濱12個風(fēng)景名勝區(qū)召開會議，一律不準借在其他地方召開會議之機到上述12個風(fēng)景名勝區(qū)旅游。地方各級黨政機關(guān)的會議一律在本行政區(qū)域內(nèi)召開，不得到其他地區(qū)召開。凡違反規(guī)定的，發(fā)現(xiàn)一起查處一起，對會議主辦單位負直接責任的主管人員和其他直接責任人員給予黨紀或政紀處分。 中共中央辦公廳 國務(wù)院辦公廳 1998年11月10日指示性通知文例2農(nóng)業(yè)部、國家發(fā)展和改革委員會關(guān)于確?！叭摹逼陂g農(nóng)用柴油供應(yīng)通知各省、自治區(qū)、直轄市農(nóng)機管理局(中心、辦公室)、發(fā)展和改革委員會、物價局、中國石油天然氣集團公司、中國石油化工集團公司、中國海洋石油總公司：“三夏”是糧食生產(chǎn)的關(guān)鍵季節(jié)，小麥主產(chǎn)區(qū)大規(guī)模的跨區(qū)機收會戰(zhàn)即將展開?！叭摹逼陂g，各地要高度重視，加強領(lǐng)導(dǎo)，從支持“三農(nóng)”工作、推進社會主義新農(nóng)村建設(shè)的高度出發(fā)，加大組織