【正文】 文書邏輯清晰、重點突出，進而容易達到其行動目標?！咀詸z22】請分析圍繞以下主題而撰寫的商務(wù)文書的行動目標、正式指數(shù)以及總體風(fēng)格：某公司總經(jīng)理吩咐其秘書制定一份購買計算機的預(yù)算，而這個秘書通過了解得知，由于計算機的更新速度非?？欤宰赓U計算機比購買新機所付出的費用更低。____________________________________________________________________________________________________________________________________見參考答案2－2第四講 如何寫出好文章（下）如同購買房屋要注重戶型結(jié)構(gòu)一樣，商務(wù)文書的層次結(jié)構(gòu)也是非常重要的，主要的層次結(jié)構(gòu)包括以下五種類型：198。由于采用這種層次結(jié)構(gòu)的商務(wù)文書從整體上看是渾然貫通、連成一體的，因此讀者是不能顛倒前后順序或者從中間節(jié)選來閱讀的，否則其表達的意思就將不再完整。 適應(yīng)的情形在日常工作中，適用于這種層次結(jié)構(gòu)的商務(wù)文書主要有工作報告、事故調(diào)查報告、工程報告以及程序安裝的說明等，這些文體的共同要求都是內(nèi)容要清楚明白。所謂“并列式”，就是商務(wù)文書中層次與層次之間是并列的關(guān)系。 突出的重點并列式的層次結(jié)構(gòu)也可以被稱為“天鵝下蛋式”，因為這種層次結(jié)構(gòu)要求在文書中的每一段前面都要有前提擇要，作為后續(xù)并列內(nèi)容的引子。198。值得注意的是，不同的層次結(jié)構(gòu)在同一個商務(wù)文書中是可以互相穿插使用的，例如某個事故報告在總體上采用的是連貫式，但其間在分析原因的時候則又可以采用并列式的層次結(jié)構(gòu)，最終的目的都是為了能夠?qū)⑽臅暮诵囊馑记宄爻尸F(xiàn)給讀者。所謂“分析問題式”，實際上就是圍繞問題的出現(xiàn)直到最終解決的邏輯關(guān)系而展開的一種層次結(jié)構(gòu)。 “只有結(jié)果”，這樣的商務(wù)文書包括批復(fù)、指示以及命令等，它們通常都沒有問題的原因也沒有相關(guān)的分析，因為并沒有這個必要。 “提出問題并分析問題”，情況簡報就屬于這樣的類型。 “提出問題并解決問題”，例如公告和通知就屬于這樣的類型。 “提出問題、分析問題，最后解決問題”，這種類型實際上就包括了處理問題從始至終的整個邏輯關(guān)系，在實際工作終指導(dǎo)性的通報和決議就是最好的例子。所謂“問答式”，就是指運用問答的形式來組織商務(wù)文書的全篇。 突出的重點在商務(wù)文書終運用問答式的層次結(jié)構(gòu)應(yīng)該要注意對問題的設(shè)計：問題并不是胡亂設(shè)計的，而是為了突出文書的主旨而進行的一種利益上的引導(dǎo)；因此，設(shè)計問題時要突出利益以及避免不良后果的方法。 適應(yīng)的情形在日常工作中，通常會采用這種層次結(jié)構(gòu)的商務(wù)文書主要有企業(yè)的內(nèi)刊、內(nèi)部通訊以及操作程序指南等。所謂“行動結(jié)果式”，就是在商務(wù)文書中先擺問題、而后突出結(jié)果以及結(jié)果的實現(xiàn)方式的一種層次結(jié)構(gòu)。經(jīng)過計算，我們公司的剪草機比較同類型機器，可以節(jié)省30%時間以及20%能源。”但我們需要明確的一點是，在撰寫商務(wù)文書之前做列出大綱的工作實際上是磨刀不誤砍柴功的環(huán)節(jié)。撰寫商務(wù)文書是一個“七分想，三分寫”的過程，列提綱的過程實際上就是一個建立自己思維次序的過程；在合理的撰寫次序確立了之后，具體內(nèi)容的行文就是水到渠成的事情了。利用大綱來有序地組織撰寫者的思路，可以有以下兩種方法：198。198。在這個過程中，一開始并不必著急去考慮其是否具有價值以及整理其這些想法的內(nèi)在邏輯關(guān)系，當所有的想法都呈現(xiàn)出來之后，再將它們梳理清楚。對于這樣一個商務(wù)文書而言，其行動目標很簡單，就是這個財務(wù)人員希望其經(jīng)理同意自己出去參加培訓(xùn)并支付培訓(xùn)費用；其結(jié)構(gòu)層次可以采用行動結(jié)果式，即分別分析參加和不參加這個培訓(xùn)對公司而言所產(chǎn)生的幫助和損失。為達到這樣的一個溝通目的，對于這個商務(wù)文書可以采用輻射法列出一個大綱：接收培訓(xùn)后在工作中可以減少出錯、參加培訓(xùn)可以了解到新的合理避稅方法以幫助公司節(jié)省成本支出、培訓(xùn)費用的問題、培訓(xùn)有利于員工的個人成長和發(fā)展、提高員工的滿意度、提升員工對公司的忠誠度、形成公司良性的企業(yè)文化……實際上，有了以上五個步驟的鋪陳之后，撰寫初稿就已經(jīng)變得相對簡單了，需要的是給撰寫者自己留出一個比較完整的時間、在一個相對安靜的空間中排除干擾、一氣呵成、一鼓作氣地完成即可。除了遵循嚴謹?shù)牟襟E之外，要寫好商務(wù)文書還需要掌握并合理使用一些技巧，這些技巧的運用實際上是對文書的潤色，可以使其變得更加生動有效。（一）運用情感指數(shù)增加商務(wù)文書的親和力如同前文所提到的判斷商務(wù)文書的正式程度可以使用正式指數(shù)一樣，增加文書的親和力我們可以參考一個叫做“情感指數(shù)”的數(shù)字標準。所謂“情感指數(shù)”，實際上就是對讀者的關(guān)注程度，它在很大程度上可以對商務(wù)文書的親和力予以衡量。西方的心理學(xué)家通過研究發(fā)現(xiàn)，人類有共同的13個特性，其中有一條就是希望被尊重和理解；然而，絕大多數(shù)人在自然的條件下都是更加關(guān)注其自身的利益和情感，卻往往忽視他人的相同需求。因此，在商務(wù)文書中應(yīng)盡量少提及撰寫者自身，而應(yīng)該更多的提到目標讀者?！景咐?】情感指數(shù)的計算與調(diào)整以“我們很高興的宣布，我們的新圖書館會在6月份對外開放，歡迎光臨”這樣一句話為例，其中提到目標讀者的地方最多只有1處（即“歡迎光臨”中對目標讀者的暗指），而提到撰寫者自身的地方卻有2處；所以，這句話的情感指數(shù)為“－2”。為了提高其帶給目標讀者的親和力，可以將其改為：“從6月份開始，您可以用新圖書館來完善您的研究，我們圖書館歡迎您的光臨”。 增加第二人稱代詞這是一種最為直接的方法，即在商務(wù)文書中增加“你”、“您”以及“你們”這樣的第二人稱代詞，單數(shù)或者復(fù)數(shù)的都可以。 增加第三人稱的專有名詞所謂的“第三人稱的專用名詞”有很多，例如“消費者”、“納稅人”以及“員工”等，這些專有名詞出現(xiàn)在商務(wù)文書中也是一種對目標讀者的尊重。 增加讀者的姓名由于人的天性特征使然，在商務(wù)文書中如果能在適當?shù)臅r機上加入讀者的姓名，也會使得其倍感親切。 增加對讀者的暗指所謂的“對讀者的暗指”，實際上就是指在商務(wù)文書中對祈使句的使用，這是因為祈使句中往往省略了指代目標讀者的代詞?！咀詸z31】請計算以下范例中所表現(xiàn)出來的情感指數(shù)：各位支持我的讀者：你們好!感謝你們一直以來支持著小可的書，我的書寫的也還不夠成熟,，但是還是要謝謝你們的支持，是你們的支持給了我繼續(xù)寫下去的動力，在這里想告訴大家一件事情，就是我馬上要高考了，所以這段時間實在沒有時間更新，還請讀者們原諒。你們是最棒的讀者?！咀詸z32】以下是某公司客戶經(jīng)理在帶其下屬小王參加完一次客戶的會議后給小王發(fā)的一個郵件的部分內(nèi)容，由于在這次會議中該經(jīng)理面對客戶A公司所提出的諸多問題無法解答而處境尷尬，他認為這是因為小王沒有與其進行事先溝通所造成的，所以這個郵件中的語氣顯得相當?shù)膰绤??！啊覀儽仨汃R上處理這件事情，在這次的會議上我因為沒有了解到A公司的最新信息而感到尷尬不堪。____________________________________________________________________________________________________________________________________見參考答案3－2第六講 如何使文章生動有效（中）如果說情感指數(shù)是倡導(dǎo)在表達方式上要注意能夠多提及目標讀者，那么“讀者為尊”就是在強調(diào)商務(wù)文書撰寫者應(yīng)該要站在目標讀者的角度和立場來看待分析問題。 一般的表述：“我很高興的宣布，我們公司在2005年度超過了預(yù)期的目標，完成任務(wù)了”；198。與情感指數(shù)是計算在商務(wù)文書中談到讀者的次數(shù)多還是提及撰寫者自己的次數(shù)多不同，這個原則主要是強調(diào)應(yīng)該在表述的時候首先提到目標讀者，而后再繼續(xù)其它的內(nèi)容?！景咐?】張良的推薦信以下是一封以推薦張良為主要內(nèi)容的推薦信的部分內(nèi)容：“……我非常高興推薦張良加入對方的戰(zhàn)略團隊，其財務(wù)技能可以幫助團隊計算投資收益率和盈虧平衡點，同時其樂觀向上的個性也會使團隊中的每個人都笑口常開?！痹谏虅?wù)文書中，不同的反饋會收到不同的效果，具體有以下幾種類型：美國心理學(xué)家威廉例如，在小孩子的培養(yǎng)方面就應(yīng)該經(jīng)常地予以鼓勵和引導(dǎo)，而不能只是一味地簡單批評。修正性反饋可以在向目標讀者提出相應(yīng)問題及其建議的同時，最大限度地給與目標讀者體貼溫暖的感覺。相比負面反饋容易導(dǎo)致工作中的矛盾升級而言，沒有反饋則更加不利于工作的順利展開和人際關(guān)系的改善與鞏固；這是因為沒有反饋一方面會使得實際問題得不到解決，另一方面也會使得團隊的向心力減弱。那么，要做到這一點就必須增加商務(wù)文書的時間緊迫性，激發(fā)目標讀者能夠在最短的時間內(nèi)采取我們所希望的行動。在商務(wù)文書中增加緊迫性的方法其實很簡單，主要就是在文書中加入體現(xiàn)時間敏感性的句子，注意限定事情的最后期限。 時間的規(guī)范性首先，應(yīng)該注意時間的規(guī)范性問題。198。198。第七講 如何使文章生動有效（下）所謂“可信度”，就是讓自己的文書在目標讀者那里看起來非常的值得相信；而要做到這一點，就必須在商務(wù)文書的撰寫過程中做到言之有物，將撰寫者自己實際經(jīng)歷的東西表達出來。（六）做到行文簡潔商務(wù)文書寫作的第六個技巧就是盡量做到行文簡潔。在這種情況下，可以按照以下的方法來進行處理：首先讓秘書把這個文章打印出來，而后附上一個記錄著部門需要瀏覽者姓名的表格，并要求每個人在讀完之后簽字予以確認。要使商務(wù)文書短小精干，可以采用電報文體?？梢院苊黠@地看到，這句話從“或者如果”那個地方開始形成了一個意思的轉(zhuǎn)成，因此是個復(fù)合句。如果這個位置不能夠為大家所接受，我們將會聘請調(diào)查員考察一下其他可選的建筑地點”。另外，商務(wù)文書只是說明一個情況，而不是讓撰寫者發(fā)表某種感慨；因此，在其中應(yīng)該少用描寫性的詞匯而盡量使用陳述性的詞匯。在英文的文章中，被動語式的應(yīng)用很多；但是在中文的語言環(huán)境中，主動語式更加符合讀者的閱讀習(xí)慣。但是值得注意的是，對縮略語的使用應(yīng)該把握適當?shù)脑瓌t，即不能將沒有通用性的、自創(chuàng)的縮略語運用與商務(wù)文書之中；否則，很容易引起不必要的歧異。在以上的板塊中，我們對商務(wù)文書的寫作步驟以及潤色問題進行了討論，下面來看看如何使商務(wù)文書具有規(guī)范性，具體包括以下六個方面：對于在商務(wù)文書中應(yīng)用的數(shù)字，有以下的使用規(guī)范和要求：“您的賬款已經(jīng)過期了”分析：僅僅提到“賬款過期”的這個事實對于客戶而言是沒有任何實際意義的，應(yīng)該在其中明確具體的過期時間，這個句子可以改為：“您的賬款已經(jīng)過期40天了”。“本公司大專文化程度的員工由過去的54%上升到78%，大本文化程度的員工由過去的29%上升到53%”分析：該公司總?cè)藬?shù)的比例應(yīng)該是100%，而兩類文化程度不同的員工比重之和在增長之后卻達到了131%（78%＋53%），這顯然是不合邏輯的。表現(xiàn)在商務(wù)文書中的數(shù)字通常對實際工作有著極大的指導(dǎo)作用和意義，因此其中所援引的數(shù)字數(shù)據(jù)務(wù)必要來自于穩(wěn)妥的出處，這樣才能確保是真實準確的。正如前文案例中的列示的錯誤一樣，“各個分數(shù)之和與總數(shù)相等”也是運用數(shù)字的基本要求之一。在商務(wù)文書中援引的數(shù)字的統(tǒng)計口徑也是非常重要的，不同統(tǒng)計口徑的數(shù)據(jù)放在一起示沒有任何意義的；只有在統(tǒng)計口徑一致的前提下，才能進行數(shù)據(jù)之間的對比。前文案例中有關(guān)氯化鉀產(chǎn)量的例子就是列舉數(shù)字缺乏可比性的典型。需要強調(diào)的是，“降低70%”與“降低了70%”表達的是同樣的倍數(shù)關(guān)系，即原來為100%，現(xiàn)在變?yōu)榱?0%；而“降低到70%”則不同，它表示原來為100%，現(xiàn)在變?yōu)榱?0%。漢字與阿拉伯數(shù)字的使用場合是在商務(wù)文書寫作過程中需要注意的另一個問題，需要予以明確的界定，具體的規(guī)定為：“商務(wù)文書中的數(shù)字，除成文日期、部分結(jié)構(gòu)層次敘述以及在詞組慣用語、縮略語和具有修辭色彩語句中作為詞素的情況必須為漢字外，其它情況應(yīng)當使用阿拉伯數(shù)字”。（二）部分結(jié)構(gòu)層次敘述的規(guī)范性所謂的“部分結(jié)構(gòu)層次敘述”，就是對商務(wù)文書中的幾級嵌套的分層次編號。 結(jié)構(gòu)層次的第一層，其層次編號用“一”、“二”、“三”……來表示；198。 結(jié)構(gòu)層次的第三層，其層