【正文】 文所制定和傳達的方針政策、工作任務(wù)和布置開展工作；上級機關(guān)根據(jù)下級機關(guān)的公文掌握情況，解決問題，指導(dǎo)工作；平行機關(guān)和不相隸屬的機關(guān)之間，也可根據(jù)往來的公文知照情況，洽商工作。有宣傳教育的作用。許多公文在傳達貫徹方針政策和布置工作時，一般都要闡明其指導(dǎo)思想，講清道理，提出要求。有規(guī)定人們行為規(guī)范的作用。如：企業(yè)職工獎懲條例。（五）學(xué)習(xí)公文寫作的方法公文寫作有別于一般的寫作，為進一步提高寫作的能力，特提出下面三點意見供大家參考。公文寫作是一門學(xué)科，它之所以從一般的寫作中分流出來，就是因為它有自身的特點。公文寫作古已有之，它在長期的寫作過程中已形成了自己的特點、規(guī)律、程式，這就使公文寫作與一般的記敘文、議論文、說明文和文學(xué)作品的寫作區(qū)分開來。規(guī)律是指導(dǎo)寫作實踐的，掌握了寫作規(guī)律，就可以少走彎路，事半功倍。理論聯(lián)系實際。我們要把學(xué)到的理論運用于實踐，提高公文寫作的水平。多讀古今典范文書。古代文書雖受時代限制，但也不乏佳作。現(xiàn)代文書接近我們的生活，那些優(yōu)秀之作更值得我們多讀，如丟澤東的《向全國進軍的命令》、《三個月總結(jié)》、《中國人民解放軍布告》，周恩來、劉少奇、鄧小平、陳云也寫過不少應(yīng)用文書，思想、文字水平都很高，值得我們認真學(xué)習(xí)。多練習(xí)多實踐。這正如一個人學(xué)游泳，不能只看理論。同時，我們還要根據(jù)日常所遇到的事情勤練筆，只有多寫多練，才能提高公文寫作的能力。（一）公文的種類公文的種類簡稱文種。機關(guān)行文必須從實際需要出發(fā)，根據(jù)本機關(guān)的職權(quán)范圍、所處的地位與發(fā)文的目的，正確地使用公文種類，不能亂用?？傊虑槭菑?fù)雜多樣的，公文種類也是多種多樣的，辦什么事，用什么文種，一定要選用準(zhǔn)確，做到“對號入座”。國家對于統(tǒng)一公文的種類和使用方法非常重視。這些文種按照行文關(guān)系、文件去向，可分為上行文、平行文、下行文。指下級機關(guān)向所屬上級機關(guān)的發(fā)文，如請示、報告。指平行機關(guān)或不相隸屬的機關(guān)之間的發(fā)文，如通知、函。指上級機關(guān)對所屬下級機關(guān)的發(fā)文，如命令、（令）、決定、公告、通告、通知、通報、批復(fù)等。它要求結(jié)構(gòu)完整，標(biāo)志準(zhǔn)確，各機關(guān)保持一致。標(biāo)題。例如《國務(wù)院關(guān)于發(fā)布〈村鎮(zhèn)建房用地管理條例〉的通知》中的“國務(wù)院”，就是發(fā)文機關(guān)，“發(fā)布《村鎮(zhèn)建房用地管理條例》”就是事由，“通知”則是公文種類。標(biāo)題是一份公文的具體名字，是畫龍點睛的，一定要準(zhǔn)確，以防止發(fā)生題文不符的現(xiàn)象。主送機關(guān)。上級機關(guān)對下級機關(guān)發(fā)出的指示、通知、通報等，需要所屬各機關(guān)都了解和執(zhí)行的公文，叫普發(fā)公文，可以主送幾個以上的機關(guān)。下級機關(guān)向上級機關(guān)報告和請示的公文，一般只寫一個主送機關(guān)，不要多頭主送，以免責(zé)任不明，延誤問題的及時處理。主送機關(guān)一般寫在正文之前，標(biāo)題之下，頂行寫（主送機關(guān)名稱前不空字）。這是公文的主體，是敘述公文的具體內(nèi)容的，為公文最重要的部分。請求問題應(yīng)當(dāng)一文一事，不要一文數(shù)事。寫在正文的下面偏右，所以又稱落款。機關(guān)的公文，常常以文頭或印章為標(biāo)志，不再寫發(fā)文機關(guān)。發(fā)文日期。發(fā)文日期位于公文的末尾、發(fā)文機關(guān)的下面并稍向右錯開。發(fā)文日期一般以機關(guān)領(lǐng)導(dǎo)人簽發(fā)的日期為準(zhǔn)；幾個機關(guān)聯(lián)合發(fā)出的公文，以最后簽發(fā)機關(guān)簽署的日期為準(zhǔn)；法規(guī)性公文，以批準(zhǔn)日期為準(zhǔn)，或者在正文的最后專門規(guī)定生效和開始執(zhí)行的日期。這是指需要了解此公文內(nèi)容的有關(guān)單位。抄報、抄送單位的數(shù)量必須加以控制，禁止不根據(jù)實際需要的情況濫抄濫送，以免造成人力、物力、財力的浪費，影響機關(guān)的工作效率。抄報、抄送單位的名稱應(yīng)列于文尾，即公文末頁的下端。文件份數(shù)一般印在最后。正式公文一般都有版頭，標(biāo)明是哪個機關(guān)的公文。公布性文件如“公告”、“布告”等，通常不用文件版頭。這一般包括機關(guān)代字、年號、順序號?！胺止景l(fā)”是選煤分公司的代字，“〔2011〕”是年號，“2號”是發(fā)文順序號。編號的作用在于統(tǒng)計發(fā)文數(shù)量，便于公文的管理和查找；在引用公文時，可以作為公文的代號使用。這是對公文送達和辦理時限的要求，分為“急件”、“緊急”、“特急”幾種。緊急程序的標(biāo)準(zhǔn)，通常也是放在公文標(biāo)題左上方的明顯處。根據(jù)工作需要和機密程度，有些公文還要明確其發(fā)送和閱讀范圍。附件。附件不是每份公文都有，它是根據(jù)需要一般作為正文的補充說明或參考材料的。（三）公文的行文關(guān)系行文的關(guān)系，指的是發(fā)文機關(guān)與收文機關(guān)之間的關(guān)系。行文的關(guān)系，主要有以下幾點：下級機關(guān)一般應(yīng)按照直接的隸屬關(guān)系而不要越級行文，以免打亂正常的領(lǐng)導(dǎo)關(guān)系。上級機關(guān)如有必要越級向下行文時，應(yīng)當(dāng)同時抄送受文機關(guān)的直接上級機關(guān)。聯(lián)合行文的機關(guān)應(yīng)當(dāng)是同級機關(guān)。平行或不相隸屬的機關(guān)之間，應(yīng)當(dāng)使用平行文（如函、通知等），不能使用上行文（如請示、報告等）也不能使用下行文（如命令、指示、決定等）。上級機關(guān)的業(yè)務(wù)部門也可以根據(jù)上級機關(guān)的授權(quán)和有關(guān)規(guī)定，答復(fù)下級機關(guān)請示上級機關(guān)的有關(guān)業(yè)務(wù)問題，但無權(quán)發(fā)指示、下命令。向上級機關(guān)的請示，不要同時抄送下級機關(guān)。受雙重領(lǐng)導(dǎo)的單位向上級機關(guān)的請求，應(yīng)當(dāng)根據(jù)內(nèi)容寫明主送機關(guān)和抄報機關(guān)，由主送機關(guān)負責(zé)答復(fù)所請示的問題；上級機關(guān)向受雙重領(lǐng)導(dǎo)的單位行文時，應(yīng)當(dāng)抄送另一個上級機關(guān)。黨務(wù)和政務(wù)事宜要分別行文，凡屬行政管理方面的工作，均應(yīng)以分公司名義行文；凡屬黨委方面的工作，則應(yīng)以黨委名義行文。屬于全面的、重要的、方針政策性的問題，以領(lǐng)導(dǎo)機關(guān)的名義行文。公文內(nèi)容要符合制發(fā)機關(guān)的職權(quán)范圍，否則就無權(quán)威性和約束力。公文力求精簡，可發(fā)可不發(fā)的不發(fā)，能通過面談、電話協(xié)商解決的問題，就不要行文，以減少程序，提高效率。一是遵命性，即遵照國家、領(lǐng)導(dǎo)之命進行寫作，為機關(guān)立言。三是專指性，即向什么機關(guān)發(fā)文，發(fā)布什么事項，達到什么目的，都具體明確，專指性很強。一份公文，要經(jīng)過幾個階段才寫得出來？每個階段又有什么要求呢？準(zhǔn)備階段。公文是遵命文章，每一篇公文都要體現(xiàn)領(lǐng)導(dǎo)機關(guān)的意圖。如果是領(lǐng)導(dǎo)出題目、出點子，要細心捉摸，吃透領(lǐng)導(dǎo)意圖，做到有的放矢?！扒蓩D難為無米之炊”，沒有材料就不能寫，就寫不好。或者下基層去調(diào)查，或者抽閱某些文件，弄清有關(guān)內(nèi)容的來龍去脈，掌握一批典型實例，了解有關(guān)的背景材料。目的要明確，但目的并不就是文章的主題。主題拿穩(wěn)了，就能像一根紅線貫串全文，統(tǒng)領(lǐng)著全部材料。對材料和觀點進行排隊，明確先說什么，后說什么，編成結(jié)構(gòu)提綱。提綱有詳有略。起草階段。這樣寫出來的文稿，容易成為有機的整體，而不是七拼八湊的百衲衣。合理就是按照實事求是的思想路線，反映事物的規(guī)律，體現(xiàn)廣大職工群眾的利益和愿望，經(jīng)得起社會實踐的檢驗。合理合法這一點，要求執(zhí)筆者認真學(xué)習(xí)各個時期企業(yè)的重要文件，不斷提高政策理論水平；經(jīng)常深入實際，了解本單位的實際情況。情況準(zhǔn)確，觀點鮮明。所有事實，包括人名、事件、數(shù)字、引文，甚至是一個細節(jié)，都應(yīng)反復(fù)核實，很有分寸。要直話直說，體現(xiàn)領(lǐng)導(dǎo)意圖。如果隱晦曲折，含糊不清，就會大大降低公文的效用。原由部分，事項部分，執(zhí)行要求，先說什么后說什么，應(yīng)該有嚴(yán)密的邏輯性，前后連續(xù)，符合事物本身的條理，也符合人們認識活動的條理，不應(yīng)顛三倒四，語無倫次。層次序數(shù)，依次分為“一”、“（一）”、“”、（1）。語言精煉，篇幅簡短。要用盡可能少的話表達盡可能豐富的內(nèi)容，傳遞盡可能多的信息。公文篇幅，要力求簡短，有很強的操作性。毛澤東1948年寫的《關(guān)于建立報告制度》，就曾強調(diào)：各地向中央報告，“報告文字每次一千字左右為限，除特殊情況外，至多不要超過兩千字。文面美觀，書寫工整。為顯示思維步驟，要適當(dāng)分段，一段表達一個完整的意思，不要把幾個意思堆在一段里，也不要把一個完整的意思拆成幾段。標(biāo)點符號要準(zhǔn)確。這里的關(guān)鍵，是要掌握標(biāo)點符號要有“向心美”這一原則。起碼的要求，是讓人看得清楚，喜歡看。修改階段。反映比較復(fù)雜的內(nèi)容、篇幅比較長的公文，更要反復(fù)研究，再三修改，才算成品。執(zhí)筆人修改、辦公室修改和領(lǐng)導(dǎo)修改，都算是修改階段的事。初稿寫出來了，反復(fù)多看幾遍，進行修改。發(fā)現(xiàn)什么問題則修改什么問題，改到滿意為止。初稿完成后，交給辦公室審核、修改。審核過程也是修改的過程。領(lǐng)導(dǎo)人修改。簽發(fā)之前，要認真審核，把關(guān)，把發(fā)現(xiàn)的毛病都改正過來，把發(fā)現(xiàn)的問題都加以解決。如果領(lǐng)導(dǎo)人簽發(fā)之后又發(fā)現(xiàn)問題，可不可以改動呢？這要具體分析。這樣做是在維護領(lǐng)導(dǎo)的威望，作風(fēng)正派的領(lǐng)導(dǎo)是會同意的。前面講過，2000年8月，國務(wù)院發(fā)布的《國家行政機關(guān)公文處理辦法》，將公文種類歸納為13種。如果時間允許，再簡單講講事務(wù)文書里面的計劃、總結(jié)、典型材料的寫法。它是批轉(zhuǎn)下級機關(guān)的公文，轉(zhuǎn)發(fā)上級機關(guān)和不相隸屬機關(guān)的公文；發(fā)布規(guī)章制度；傳達要求下級機關(guān)辦理和有關(guān)單位需要周知或者共同執(zhí)行的事項；任免和聘用干部用的公文。其特點有三個：使用范圍的廣泛性。在發(fā)文機關(guān)方面，上至高層機關(guān)，下至基層單位，都可以用通知行文；在內(nèi)容方面，大到全國性重大事項、行政規(guī)章，小到單位內(nèi)部一般事項，都可以用通知行文。通知總是有所告曉，有所要求，即包括“曉”和“諭”兩重功用，或告訴人們有關(guān)事項，或要求辦理，遵守執(zhí)行。這就說明，通知具有指導(dǎo)性的特點。通知一般是下行文，多為上級機關(guān)向下級機關(guān)行文，但在同級單位之間，不相隸屬單位之間用通知行文，這時它又是平行文。適用范圍：通知的適用范圍主要有如下四個方面：轉(zhuǎn)發(fā)（批轉(zhuǎn)）性通知。發(fā)布性通知。傳達性通知。會議通知也屬于這一種。由組織會議或辦班的機關(guān)、單位向參加會議或?qū)W習(xí)班的機關(guān)、單位行文，告知受文對象有關(guān)會議或?qū)W習(xí)班的內(nèi)容、時間、地點和要求等。主要是用作任免和聘用一般干部的。有的行政機關(guān)負責(zé)人的