【正文】 ?。?）我經(jīng)常將重要工作安排在下午處理，或者攜回家里，以便在夜晚或周末處理它。 　　A非常同意 B略表同意 C略表不同意 D極不同意 　?。?0）在著手處理一件艱難的任務(wù)之前，我喜歡清除桌上的每一個物件?？偡中∮?0分，表示你不是拖延者，你也許偶爾有拖延的習(xí)慣?？偡侄嘤?0分，表示你或許已患上嚴(yán)重的拖延毛病。 　　不擅處理不速之客的打擾。 　　泛濫的“會議病”困擾?！半s亂的辦公桌顯示雜亂的心思”是有道理的。套用“帕金森定律”——“工作將被擴(kuò)展，以便填滿可供完成工作的時間”，我們也可以導(dǎo)出“文件堆積定律”——“文件的堆積將被擴(kuò)展，以便填滿可供堆積的空間。 　　文件處置測驗 　　 請快速地解答以下十二個問題。 　　訂購文具后所取得的帳單。 　　來自上司的會議通知（下周一舉行會議）。 　　部屬交來的（或是你個人的）一份用于準(zhǔn)備下一個月業(yè)務(wù)報告的有關(guān)資料。 　　一位你經(jīng)常接觸的人告知新地址及新電話號碼的Email。 　　某管理顧問公司中寄來的出版物宣傳單，你認(rèn)為其中一、兩本書也許值得訂購，但你無法確定是否真正值得訂購。 　　1人事部門發(fā)出的有關(guān)員工考核程序的函件。 　　 假如你在以上十二個問題的前面寫上了兩個或兩個以上的“？”，則表示你仍欠缺一套完整的文件處置系統(tǒng)。有些人之所以能夠讓時間白白流逝而毫無悔痛之意，就象前面我們提到的“小張”，最根本的原因就是他個人缺乏進(jìn)取意識，缺乏對工作和生活的責(zé)任感和認(rèn)真態(tài)度。因此，我們要記取“過去”，把握“現(xiàn)在”，放眼“未來”。請善用它！ 時間管理的六項基本原則 　　 通過前面的學(xué)習(xí)，我們對時間管理的概念和誤區(qū)已經(jīng)有了一個基本的認(rèn)識，現(xiàn)在我們一起來探討時間管理的基本原則，只有對原則有了一個認(rèn)識后，才有可能很好地運(yùn)用時間管理的技巧與方法。 　　 原則之一：明確目標(biāo) 　　 目標(biāo)刺激我們奮勇向上 　　 在人生的旅途上，沒有目標(biāo)就好象走在黑漆漆的路上，不知往何處去。 　　 雖說目標(biāo)能夠刺激我們奮勇向上，但是，對許多人來說，擬定目標(biāo)實(shí)在不是一件容易的事，原因是我們每天單是忙在日常工作上就已透不過氣，還哪來時間好好想想自己的將來。因此，我們一定要做一個目標(biāo)明確的人，生活才有意義。許多人在公司五年，卻沒有五年的經(jīng)驗，只能說有五年一次的經(jīng)驗。這些鯨魚在追逐沙丁魚時，不知不覺被困在一個海灣里，報道上說：“這些小魚把海上巨人引向死亡?！?　　 美國作家福斯迪克說得好：“蒸汽或瓦斯只是在壓縮狀態(tài)下，才能產(chǎn)生動力；尼亞拉加瀑布也要在巨流之后才能轉(zhuǎn)化成電力?！毕旅娌环磷屛覀円黄鹂纯础百嚰蔚墓适隆?。他的父母只有小學(xué)五年級的學(xué)歷，因此當(dāng)賴嘉表示要上大學(xué)時，他的親友大多不表示支持，但賴嘉心意已決，最后果真成為家中唯一進(jìn)大學(xué)的人。在接下來的6年，他過著得過且過的生活，毫無人生目標(biāo)。 　　 有一天，他拿起柯維的第一本著作《相會在巔峰》，從那時起，他對自己的看法完全改變，發(fā)現(xiàn)自己有不平凡的能力。的確，目標(biāo)決定我們的將來。在遭到第二次拒絕之后的某天，賴嘉無意間撞見院長韓翠絲，他趁機(jī)向她剖明心志。 　　 賴嘉一改過去的散漫態(tài)度，以信心堅定、目標(biāo)明確、內(nèi)心無畏的姿態(tài)，重新踏入校門。經(jīng)過2年零3個月，即以優(yōu)異的成績 取得了學(xué)位，緊接著再邁向更高的目標(biāo)。 　　 從上面的例子我們可以看出，有目標(biāo)才有結(jié)果，目標(biāo)能夠激發(fā)我們的潛能。 　　 請記?。撼晒ν耆且环N個人現(xiàn)象，只有你所完成的事情和你的價值觀相符，你才會覺得成功。 　　 在1974年，美國著名證券經(jīng)紀(jì)人鄧尼斯是一個已干了6年的證券經(jīng)紀(jì)人，以社會標(biāo)準(zhǔn)來看，他是美國中產(chǎn)階級分子的典范：他擁有一個美滿的婚姻、三個聰明伶俐的孩子、一棟房子、兩部車，但是患了潰瘍。他希望活得更扎實(shí)，但現(xiàn)在卻無法支配自己的命運(yùn)，這使他覺得受挫。于是，他開始設(shè)立自己的目標(biāo)。 　　 1974年4月，鄧尼斯辭去工作，賣掉車子當(dāng)資金，以信用卡借款，開始在他的地下室生產(chǎn)業(yè)余無線電設(shè)備。他的許多朋友與親戚都以憂傷和驚慌的眼光看著他，斷定他發(fā)瘋了。1975年4月，公司搬到了俄亥俄州崔斯堡的廠房中。今天，鄧尼斯已是一家資產(chǎn)數(shù)百萬元的工廠的股東與總裁。這就是一個不具體的目標(biāo)。 　　 有人曾經(jīng)做過一個試驗，他把人分成兩組，讓他們?nèi)ヌ摺Ｋ麑Φ谝唤M說：“。”經(jīng)過練習(xí)后，讓他們分別去跳，由于第一組有具體的目標(biāo)，而第二組的人因為沒有具體目標(biāo)，所以他們中大多數(shù)人只跳過了1米。 　　可衡量的： 　　 任何一個目標(biāo)都應(yīng)有可以用來衡量目標(biāo)完成情況的標(biāo)準(zhǔn)，你的目標(biāo)愈明確，就能提供給你愈多的指引。房子要多大，是幾層樓？需要多少臥室？要木頭砌還是鋼筋水泥的？要多少平方？座落地點(diǎn)呢？你的預(yù)算呢？有了這些明確的標(biāo)準(zhǔn)，你才有可能順利地蓋好你的房子。多年前在美國進(jìn)行了一項成就動機(jī)的試驗。在房間的一邊釘上一根木棒，給每個人幾個繩圈套到木棒上，離木棒的距離可以自己選擇。實(shí)驗者解釋這些人有高度的成就動機(jī)，他們通常不斷地設(shè)定具挑戰(zhàn)性但做得到的目標(biāo)。 　　基于時間的： 　　 任何一個目標(biāo)的設(shè)定都應(yīng)該考慮時間的限定，比如你說：“我一定要拿到律師證書。通常會體現(xiàn)在以下五個方面： 　　將有聯(lián)系的工作進(jìn)行分類整理。 　　按排列順序進(jìn)行處理。 　　由于工作能夠有計劃地進(jìn)行，自然也就能夠看到這些工作應(yīng)該按什么次序進(jìn)行，各哪些是可以同時進(jìn)行的工作。 　　 目標(biāo)如何制訂，我們已在前面的內(nèi)容進(jìn)行了說明；至于如何制訂并檢查計劃，我們會在后面的章節(jié)中詳細(xì)地闡述。行動是一件了不起的事，我們請大家記?。?　　切實(shí)實(shí)行你的計劃和創(chuàng)意，以便發(fā)揮它的價值，不管主意有多好，除非真正身體力行，否則永遠(yuǎn)沒有收獲。 　　 美國的成功學(xué)家格林演講時，時常對觀眾開玩笑地說，美國最大的快遞公司——聯(lián)邦快遞，其實(shí)是他發(fā)明的。但是我們相信世界是至少還有一萬個和他一樣的創(chuàng)業(yè)家，也想到同樣的主意。當(dāng)時格林曾經(jīng)想到，如果有人能夠開辦一個能夠?qū)⒅匾募?4小時之內(nèi)送到任何目的地的服務(wù)，該有多好！這想法在他腦海中駐留了好幾年……一直到有一個名叫弗列德 　　 這個故事的教訓(xùn)是：成功地將一個好主意付諸實(shí)踐，比在家空想出一千個好主意要有從價值得多。 　　先做熟悉的事，然后再做不熟悉的事。 　　先做只需花費(fèi)少量時間即可做好的事，然后再做需要花費(fèi)大量時間才能做好的事。 　　先做已排定時間的事，然后再做未經(jīng)排定時間的事。 　　先做別人的事，然后再做自己的事。 　　先做有趣的事，再做枯燥的事。 　　1先做自己所尊敬的人或與自己關(guān)系密切的利害關(guān)系的人所拜托的事，然后再其他人所拜托的事。 　　 以上的各種行事準(zhǔn)則，從一定程度上說大致上都不符合有效的時間管理的要求。假如愈是緊迫的事，其重要性愈高，愈不緊迫的事，其重要性愈低，則依循上面的判斷規(guī)則。例如參加管理技能培訓(xùn)、向上級提出改進(jìn)營運(yùn)方式的建議、培養(yǎng)接班人等等。舉個例子來說，所有的主管都承認(rèn)（包括我們業(yè)務(wù)工作人員），業(yè)務(wù)報告是一件極其重要的事，但若現(xiàn)在距離上交業(yè)務(wù)報告的時間尚有一個月的話，則一般人大概不會把它視為“今天應(yīng)該做的事”，更不會把它視為“今天必須做的事”，既然今天可以不做這件事，那么就可以不斷地拖延下去。經(jīng)過 一番掙扎之后，他們可能會信誓旦旦地下決心：下次一定要將業(yè)務(wù)報告提前準(zhǔn)備好！但是除非能夠徹底地改變按“緩急程度”辦事的習(xí)慣，否則到了下一次而極有可能重蹈覆轍。 　　 因此，我們認(rèn)為：處理事情優(yōu)先次序的判斷依據(jù)是事情的“重要程度”。提請注意：雖然有以上的理由，我們也不應(yīng)全面否定按事情“緩急程度”辦事的習(xí)慣，只是需要強(qiáng)調(diào)的是，在考慮行事的先后順序時，應(yīng)先考慮事情的“輕重”，再考慮事情的“緩急”——也就是我們通常采用的“第二象限組織法”。諸如應(yīng)付難纏的客戶、準(zhǔn)時完成工作、住院開刀等等。如果荒廢了，我們很會可能變成行尸走肉。 　　 第二象限是重要但不緊急的事?；膹U這個領(lǐng)域?qū)⑹沟谝幌笙奕找鏀U(kuò)大，使我們陷入更大的壓力，在危機(jī)中疲于應(yīng)付。做好事先的規(guī)劃、準(zhǔn)備與預(yù)防措施，很多急事將無從產(chǎn)生。 　　 第三象限是緊急但不重要的事。電話、會議、突來訪客都屬于這一類。 　　 第四象限屬于不緊急也不重要的事。但我們往往在一、三象限來回奔走，忙得焦頭爛額，不得不到第四象限去療養(yǎng)一番再出發(fā)。然而向閱讀令人上癮的無聊小說、毫無內(nèi)容的電視節(jié)目、辦公室聊天等。 　　 現(xiàn)在你不妨回顧一下上周的生活與工作，你在哪個象限花的時間最多？請注意，在劃分第一和每三象限時要特別小心，急迫的事很容易被誤認(rèn)為重要的事。 　　 請思考下面的問題： 　　 你是否“知道”在哪一方面如果持續(xù)有優(yōu)異的表現(xiàn)，對個人生活或工作會有積極的意義？ 　　 這個問題問過數(shù)千人，發(fā)現(xiàn)絕大多數(shù)答案可歸類如下： 　　改善人際關(guān)系。 　　更周詳?shù)匾?guī)劃與組織。 　　抓住機(jī)會。 　　增進(jìn)能力。如果你的答案也屬于這七項，為什么不身體力行呢？大家好！我們已經(jīng)學(xué)習(xí)了時間管理的原則系列之一和之二，現(xiàn)在給大家做一測試，看看你在做事情的急迫性上是什么樣的情況。 （ ） 　　我常歸咎外在環(huán)境太匆忙或緊張，以致無法作深入的自我反省。我討厭等待或排隊。 （ ） 　　我似乎永遠(yuǎn)在趕時間。 （ ） 　　我只要片刻沒和辦公室聯(lián)系就覺得不安。 （ ） 　　我處理危機(jī)時表現(xiàn)最好。（ ） 　　1我常為了處理突發(fā)狀況，犧牲和親友共處時間。 （ ） 　　1我覺得處理突發(fā)狀況讓一天的生活更有意義。 （ ） 　　1我一直認(rèn)為總有一天能做我真正想做的事情。（ ） 　　 “A”總數(shù)： “B”總數(shù)： “C”總數(shù)： 總得分： 　?。ˋ=0分；B=2分；C=4分） 0到25分屬于低度急迫性心態(tài)，26到45分屬于強(qiáng)烈急迫性心態(tài)，46分以上已經(jīng)到了嚴(yán)重急迫性的程度。當(dāng)時的月薪是160美元，但滿懷雄心壯志的他仍擬定了一個月薪1000美元的目標(biāo)。他發(fā)現(xiàn)，80%的業(yè)績都來自于20%的客戶中，同時，不管客戶的購買量大小，他花在每個客戶身上的時間都是一樣的。 　　 結(jié)果如何？第一年，他就實(shí)現(xiàn)了月薪1000美元的目標(biāo)，第二年便輕易地超越了這個目標(biāo)，而成為美國西海岸數(shù)一數(shù)二的油漆制造商。 　　 這個故事除了告訴我們樹立正確的目標(biāo)的重要性，還體現(xiàn)了巴列特定律（也稱80/20原理）：總結(jié)果的80%是由總消耗時間中的20%所形成的 　　 按事情的“重要程度”編排行事優(yōu)先次序的準(zhǔn)則是建立在“重要的少數(shù)與瑣碎的多數(shù)”的原理的基礎(chǔ)上。當(dāng)你使用冷凍庫時，則往往非下蹲不可。基于此，某家電器公司在電冰箱的設(shè)計上做了修改，將冷藏庫與冷凍庫的位置做了對調(diào)，這種新型的電冰箱大大地減少了下蹲的次數(shù)。 　　 80/20原理對我們的一個重要啟示便是：避免將時間花在瑣碎的多數(shù)問題上，因為就算你花了80%的時間，你也只能取得20%的成效。 　　 掌握重點(diǎn)可以讓你的工作計劃不致偏差。我們很容易陷在日?，嵥榈氖虑樘幚碇?；但是有效進(jìn)行時間管理的人，總是確保最關(guān)鍵的20%的活動具有最高的優(yōu)先級。在這種情況下，我們需要互相尊重對方的時間安排，也就是說要與別人的時間取得協(xié)作。你也許擁有全世界最偉大的廣告構(gòu)想，但是如果你在各公司都已經(jīng)做完廣告預(yù)算后才提出你的構(gòu)想，你可能就不會有太好的運(yùn)氣，可能要等到幾個月后，你的構(gòu)想才會被慎重考慮，甚至可能會一不小心扔到垃圾桶里去！ 　　 同樣地，當(dāng)我們需要到某一部門去參觀學(xué)習(xí)，也需要提前與該部門人員進(jìn)行預(yù)約，雙方共同達(dá)成一個有關(guān)時間、地點(diǎn)、人員安排等等的約定。在時間管理中，我們同樣強(qiáng)調(diào)紀(jì)律與規(guī)則。 　　 歷史學(xué)家梅爾查伯納教授要求手下的電話行銷人員每個星期一、二都要打13個電話，星期三、四則是12個，星期五則是用來打電話給這個禮拜沒有聯(lián)絡(luò)上的人。這個方法很有效，假如你養(yǎng)成每天寫1000字的習(xí)慣，連續(xù)一個月后，寫1000字便易如反掌。 　　 因此，我們說，制定規(guī)則、遵守紀(jì)律的核心主要體現(xiàn)在以下三個方面： 　　在進(jìn)行工作的時候，一定要念念不忘這個工作應(yīng)于何時截止。 　　由于不得已原因而不能按期完成時，一定要提前和相關(guān)部門取得聯(lián)系，將影響縮小在最小范圍內(nèi)。 　　 分析自己使用時間的方式和狀況 　　 大多數(shù)人不喜歡好好地了解自己，逃避現(xiàn)實(shí)比觀察及解釋我們的行為更容易。而若你愿意花一個星期做這種功夫，將毫無疑問地發(fā)現(xiàn)，這是一種有益的經(jīng)驗。在本項練習(xí)中列有一個你在一星期內(nèi)花費(fèi)時間的清單。請記?。簳r間管理并沒有什么高超的技巧，關(guān)鍵就在于持之以恒。 　　請先看表一和表二： 　　表一：時間使用清單表 時間統(tǒng)計 　　項目活動 每星期估計花費(fèi)的時間（小時） 每星期實(shí)際花費(fèi)的時間（小時） 上兩項時間的差額（小時） 占每星期的總時間的百分比（%） 51 / 51　　一、公務(wù)活動 　　1 上下班 　　2 開會 　　3 打電話 　　4 閱讀文件、整理通信 　　5 幫助下屬 　　6 接待賓客 　　7 向上級匯報 　　8 公務(wù)出差 　　9 拜訪客戶 　　10