【正文】 請單和收料通知單可以根據(jù)企業(yè)需要選擇是否使用。關(guān)于采購過程的檢驗處理我們在質(zhì)檢系統(tǒng)再行講解。需要注意的是：如果發(fā)票和入庫單不在同一個期間入賬，則倉庫帳和財務(wù)帳可能存在不一致的情況。案例P84見表81 人員 業(yè)務(wù)采購部崔小燕 5月5日擬采購鼠標(biāo)、鍵盤各50個，擬采購單價為10元 經(jīng)過幾輪詢價，5月8日和蘇州電子廠簽訂協(xié)議，采購鼠標(biāo)、鍵盤各50個 ，采購單價為10元，并約定12日到貨。步驟 選擇供應(yīng)鏈采購管理采購申請采購申請單—新增，單擊進入采購申請單新增窗口。采購申請單是企業(yè)需要采購物料時向上級提交的申請單據(jù)，此單據(jù)用戶不一定要填制。參數(shù)內(nèi)容詳解，見表82。采購申請單可以根據(jù)銷售訂單生成。還可以通過【SHIFT】或者【CTRL】鍵進行批量選擇實際申請的數(shù)量點擊F7或F8選擇所需職員后【確定】審核時會自動輸入在制單時會根據(jù)登錄人員的身份自動輸入注意當(dāng)采購申請單保存后，可以在此界面上直接審核，但只有設(shè)置為“審核人員和制單人為同一人”時才可以；在單據(jù)序時簿的采購申請單中也可以審核（有一個【反審核】功能，可以取消審核）。采購訂單是采購訂貨業(yè)務(wù)工作中非常重要的一個管理方式，通過采購訂單可以直接向供應(yīng)商訂貨并可查詢采購訂單的收料情況和訂單執(zhí)行狀況。采購訂單的生成方法有兩種方法，一種直接輸入保存生成，另一種則通過采購訂單中【采購申請單號】的接口引入數(shù)據(jù)生成（如果采購申請單沒有審核，則無法直接引入）。選擇【供應(yīng)鏈】→【采購管理】→【采購訂單】→【采購訂單—新增】，單擊進入采購訂單新增窗口，如圖88所示。參數(shù)內(nèi)容詳解，見表83。公式：金額=數(shù)量ｘ單價指訂單被收料通知單、采購入庫單等單據(jù)關(guān)聯(lián)的數(shù)量，兩個字段是系統(tǒng)根據(jù)訂單執(zhí)行情況自動記錄的，用戶不能手工維護指訂單被收料通知單、采購入庫單兩個單據(jù)關(guān)聯(lián)并最終傳遞到入庫單的數(shù)量。如某訂單某物料的數(shù)量為100，該條目（1）被采購入庫單直接關(guān)聯(lián)了10個；（2）被收料通知單關(guān)聯(lián)了40個；（3）該收料通知單又被另一張入庫單關(guān)聯(lián)了20個，則訂單上“入庫數(shù)量”為30個；”關(guān)聯(lián)數(shù)量“為50個收料通知單時采購部門在物料到達(dá)企業(yè)后，登記由誰驗收、由哪個倉庫入庫等情況的詳細(xì)單據(jù)，便于物料的跟蹤與查詢。收料通知單是采購系統(tǒng)與倉存系統(tǒng)連接的關(guān)鍵接口，倉存系統(tǒng)的外購入庫單就可以根據(jù)其引入生成，它是物料入庫的依據(jù)。通過關(guān)聯(lián)方法填制單據(jù)中相關(guān)內(nèi)容，保存后，由主管人員審核。外購入庫單和采購系統(tǒng)有兩個接口，一個是從收料通知單引入數(shù)據(jù)生成外購入庫單，另一個是外購入庫單本身又是采購發(fā)票的生成數(shù)據(jù)來源。選擇【供應(yīng)鏈】→【采購管理】→【外購入庫】→【外購入庫單—新增】，單擊進入入庫單新增窗口，如圖810所示。參數(shù)內(nèi)容詳解，見表84. 表84數(shù)據(jù)項說明源單類型收料倉庫應(yīng)收數(shù)量實收數(shù)量批號單價入庫單可以根據(jù)采購訂單等多種生成采購訂單中有供應(yīng)商、采購的物料名稱、采購數(shù)量等信息，采購入庫單也有這些信息。此外，通過訂單關(guān)聯(lián)生成，也讓倉管人員事先知道需要接收什么貨物，接收多少數(shù)量，而不至于盲目收貨。但因為各種原因，企業(yè)常見的情況是應(yīng)收數(shù)量和倉庫實收數(shù)量并不相同指實際收到物料的數(shù)量當(dāng)物料的計價方式分批認(rèn)定法時，有業(yè)務(wù)批次處理，批號才需要輸入單價在存貨核算系統(tǒng)中要由財務(wù)人員確認(rèn)，此處可以不錄入 采購發(fā)票是企業(yè)采購物料時供應(yīng)商開具的憑據(jù)，是財務(wù)上非常重要的一種原始單據(jù)。它們的區(qū)別在于專用發(fā)票涉及增值稅，而普通發(fā)票不涉及，普通發(fā)票在格式上只比專用發(fā)票少了幾個與增值稅有關(guān)的項目，其他操作相同。藍(lán)字發(fā)票是真正的采購發(fā)票，而紅字采購發(fā)票則是退貨發(fā)票。選擇【供應(yīng)鏈】→【采購管理】→【采購發(fā)票】→【采購發(fā)票—新增】，單擊進入采購發(fā)票新增窗口，如圖811所示。參數(shù)內(nèi)容詳解，見表85. 表85數(shù)據(jù)項說明發(fā)票號碼數(shù)量單價含稅單價金額稅率稅額應(yīng)計成本費用不計成本費用運費稅金采購發(fā)票的編號，如果用戶要求發(fā)票號碼和實際收到的采購發(fā)票號碼保持一致，則單據(jù)設(shè)置中應(yīng)選擇“允許手工錄入“，否則用戶不能修改該編號錄入的是實際購買的物料數(shù)量，用戶的物料入庫數(shù)量要與之相符錄入的單價是購買物料的實際不含稅單價系統(tǒng)會根據(jù)公式“含稅單價=單價+單價ｘ常用稅率“自動計算當(dāng)輸入了數(shù)量和單價后，系統(tǒng)會自動計算顯示。一般來說，費用發(fā)票可以通過手工錄入、采購發(fā)票連屬等途徑生成。填制單據(jù)中相關(guān)內(nèi)容，保存后，由主管人員審核。這種關(guān)聯(lián)是一種復(fù)制關(guān)系，而且一張采購發(fā)票只能連屬生成一張費用發(fā)票系統(tǒng)會根據(jù)委外加工入庫單連屬生成費用發(fā)票指該費用發(fā)票的費用項目代碼，用戶通過F7鍵選擇錄入。 采購發(fā)票的鉤稽具有特殊性，其實際意義是采購發(fā)票和外購入庫單的核對，鉤稽的主要作用是進行實際成本的匹配確認(rèn)，最后通過外購入庫核算后，使外購入庫單的成本與采購發(fā)票保持一致。步驟（1）發(fā)票審核后，選擇【供應(yīng)鏈】→【采購管理】→【采購發(fā)票—維護】，單擊進入采購發(fā)票過濾窗口，見圖813。（3）選擇一張還沒有鉤稽的發(fā)票，單擊【鉤稽】，第一次執(zhí)行時提示選擇要顯示的列，設(shè)置完成后進入發(fā)票鉤稽界面，如圖815所示。發(fā)票鉤稽窗口的下半部分顯示了參與鉤稽的外購入庫單列表，左邊顯示了本次鉤稽的外購入庫數(shù)量。（4）選擇對應(yīng)鉤稽的采購發(fā)票、費用發(fā)票和外購入庫單，單擊【鉤稽】，系統(tǒng)提示成功，如圖816所示。同樣，如果存貨全部入庫，但只收到部分采購發(fā)票，發(fā)票數(shù)量小于外購入庫單數(shù)量，鉤稽前需要在外購入庫單序時簿中先將外購入庫單進行拆分處理。（7）通過【供應(yīng)鏈】→【采購管理】→【采購發(fā)票】→【采購發(fā)票鉤稽日志】可以鉤稽的單據(jù)信息，見圖817。如果選擇的采購發(fā)票是鉤稽的，再點擊【鉤稽】鍵，彈出的是發(fā)票已鉤稽界面。二、暫估入庫案例P94采購部崔小燕于2008年5月20日向石家莊電子廠購買多媒體音箱100個，單價50元（不含稅）；2008年5月25日貨到，當(dāng)日采購部門通知倉庫入庫，倉庫管理員何佳入原料倉，發(fā)票本月未到。倉庫先收到貨物，倉庫先入賬；后收到發(fā)票，財務(wù)才入賬。但其中一點要注意：單據(jù)在當(dāng)月無法到達(dá)，單據(jù)和貨物的處理不在同一個會計期間內(nèi)，所以財務(wù)上一般使用暫估入庫，在核算成本時人為的給該物料一個單位成本。采購訂單224。 外購入庫單224。注意暫估入庫業(yè)務(wù)發(fā)票當(dāng)月不處理，月底在存貨核算系統(tǒng)中做暫估處理。 圖818 收料通知單2. 外購入庫單步驟【供應(yīng)鏈】→【采購管理】→【外購入庫】→【外購入庫單新增】→【填制單據(jù)中相關(guān)內(nèi)容】→【保存】→【審核】，如圖819所示。【案例分析】：該案例也是企業(yè)中常見的一種采購業(yè)務(wù)。處理流程：采購申請單224。采購發(fā)票224。 外購入庫單其中，采購申請單和采購訂單用戶單位如果沒有這些程序可以不操作。 圖820 采購發(fā)票 收料通知單步驟【供應(yīng)鏈】→【采購管理】→【收料通知】→【收料通知單新增】→【填制單據(jù)中相關(guān)內(nèi)容】→【保存】→【審核】，如圖821所示。 圖822 外購入庫單鉤稽外購入庫單和采購發(fā)票步驟【供應(yīng)鏈】→【采購管理】→【采購發(fā)票】→【采購發(fā)票維護】→【選擇需要鉤稽的發(fā)票】→【點擊“鉤稽”鍵進入】→【選擇對應(yīng)的發(fā)票和入庫單】→【再次點擊“鉤稽”鍵】，如圖823所示。5月14日蘇州電子廠開出紅字增值稅發(fā)票。特點一般是先退貨，然后供應(yīng)商再開發(fā)票。 圖824 退料通知單注意退料通知單可以直接錄入，也可以從原收料通知單中獲取，但注意要更改退料數(shù)量。 圖825 退料通知單注意紅字外購入庫單可以直接錄入或從退貨通知單中獲取，也可以從原外購入庫單中獲取，但注意要更改退料數(shù)量。在發(fā)票的新增界面保存后，可以直接點“審核”按鈕，進行及時審核（當(dāng)然，需要系統(tǒng)設(shè)置中選擇保存和審核可以為同一人）。 圖826 紅字發(fā)票 圖827 發(fā)票鉤稽注意采購發(fā)票:可以直接錄入或從紅字入庫單中獲取，也可以從原采購發(fā)票中獲取，但注意要更改退料數(shù)量，并進行發(fā)票審核鉤稽。處理流程 采購訂單步驟【供應(yīng)鏈】→【采購管理】→【采購訂單】→【采購訂單新增】，單擊進入采購訂單新增窗口。 圖828 采購訂單步驟選擇【供應(yīng)鏈】→【采購管理】→【采購發(fā)票】→【采購發(fā)票新增】，單擊進入采購訂單新增窗口。 圖829 采購發(fā)票注意 采購訂單和采購發(fā)票的采購方式要選擇直運采購。案例分析：該業(yè)務(wù)類型不核算企業(yè)的實際倉庫，通過虛倉進行管理，只核算數(shù)量不核算金額，不進行成本計算。步驟【供應(yīng)鏈】→【采購管理】→【收料通知】→【收料通知單新增】→【填制單據(jù)中相關(guān)內(nèi)容】→【保存】→【審核】，如圖830所示。2. 2008年5月28日代銷給江門電器公司150臺，單價1500元。案例分析：收到代銷商品時，先放入代管倉。處理流程退料通知單 ↓付款單采購發(fā)票處購入庫單收料通知單→ → → ↓收款單銷售發(fā)票銷售入庫單 → → 注意 （1）收到受托商品時，做一張收料通知單，注意此時的倉庫應(yīng)當(dāng)是代管倉，代管倉只核算數(shù)量，不核算金額。（3）當(dāng)還有受托商品要退回給受托方時，只要再做一張退料通知單，從代管庫發(fā)回給受托方即可。 第三節(jié) 采購系統(tǒng)單據(jù)及報表查詢 日常業(yè)務(wù)處理完畢，需要隨時查詢已錄入的單據(jù)或分析采購訂單執(zhí)行情況，通過賬簿報表進行處理。步驟（1）選擇【供應(yīng)鏈】→【采購管理】→【外購入庫】→【外購入庫單維護】，單擊進入過濾條件窗口。 圖831 收料通知單（2）在【排序】選項中，選定要排序的記錄“日期”，單擊【添加】按鈕，則排序字段框中自動增加了剛才選擇的“日期”字段，排序方式系統(tǒng)提供“升序”、“降序”兩種，可以自由選擇。排在上面的是第一排序字段，依此類推。如果想先按供應(yīng)商排序，則選定供應(yīng)商，單擊右邊的【上移】按鈕即可，如圖832所示。圖832外購入庫過濾排序 圖833外購入庫過濾表格設(shè)置（4）單擊【確定】，系統(tǒng)自動將滿足條件的記錄顯示在序時簿窗口，如圖834所示。（6）單擊【下查】，可以查詢所選擇的單據(jù)，被哪兒些單據(jù)關(guān)聯(lián)過，如圖836所示。圖8—35 上查 圖8—36下查案例P107采購部需要按供應(yīng)商查詢5月份采購訂單的執(zhí)行情況。按照案例要求修改過濾條件，起始日期：2008年5月1日，截止日期：2008年5月31日，去掉“僅顯示匯總行”選項，匯總依據(jù)改為：供應(yīng)商，如圖837所示。 圖838采購訂單執(zhí)行情況匯總表（3）在圖3—38所示的窗口，可以進行打印、數(shù)據(jù)引出等操作。 第四節(jié) 委外加工處理委外加工是企業(yè)將原材料或半成品發(fā)出，通過加工后再收回倉庫的一個過程，在此過程中物料發(fā)生增值，其成本將會因加工費而增加。案例P108一款新式的框架外殼NEW由鍍鋅鋼板加工而成，2008年5月5日何佳從原料倉領(lǐng)料鍍鋅鋼板100克，發(fā)送到西安電子廠采用新工藝進行加工。同日加工單位開來加工發(fā)票金額1800元，以及發(fā)生運費400元（可抵扣稅金40元）。這是一個典型的委外加工業(yè)務(wù)，實際上是物料的發(fā)出和收入，但發(fā)出的是一種物料，收回的則是加工好的另一種物料，不能混淆。處理流程委外加工生產(chǎn)任務(wù)單委外加工發(fā)出→ 委外加工入庫 ↓付款單采購發(fā)票（加工費） → →費用發(fā)票（運輸?shù)龋? 即：委外加工材料的發(fā)出→委外加工成品的入庫→費用發(fā)票（運輸?shù)龋少彴l(fā)票（加工費用）→鉤稽→委外加工入庫核算（核銷、分配、核算）。二、 增加供應(yīng)商步驟【系統(tǒng)設(shè)置】→【基礎(chǔ)資料】→【公共資料】→【供應(yīng)商】→【新增】→【保存】，如圖840所示。 圖841委外加工出庫四、 委外加工后物料的入庫步驟【供應(yīng)鏈】→【采購管理】→【委外加工管理】→【委外加工入庫新增】→【填制單據(jù)中相關(guān)內(nèi)容】→【保存】→【審核】，如圖842所示。在采購發(fā)票中，通過“業(yè)務(wù)類型”來區(qū)分是原材料采購發(fā)票還是加工費發(fā)票。步驟【供應(yīng)鏈】→【采購管理】→【費用發(fā)票】→【費用發(fā)票新增】→【填制單據(jù)中相關(guān)內(nèi)容】→【保存】→【審核】，如圖843所示。或