【正文】 以避免草案或計(jì)劃外泄，造成公司方面不必要的負(fù)面影響。，經(jīng)辦人可按簽署的先后順序在同一份文件中傳簽，無須復(fù)印多份，以減低密件外泄的風(fēng)險(xiǎn)。 保密文件的銷毀，經(jīng)辦人須嚴(yán)格控制復(fù)印的份數(shù)，如復(fù)印錯(cuò)誤或有多印份數(shù)，須立即作銷毀處理，不得用作二次紙循環(huán)再用。，在接收后須立即進(jìn)行保密存放，并確保存放安全后，馬上進(jìn)行網(wǎng)絡(luò)密件的刪除處理。，應(yīng)當(dāng)即時(shí)取回和保管好文件。，應(yīng)當(dāng)取得公司/管理處的許可，并應(yīng)妥善保存有關(guān)資料，以保證不被外泄。，以避免保密文件的泄露甚至流失。，公司/管理處有權(quán)根據(jù)有關(guān)法律法規(guī)進(jìn)行處理與追究。，無論員工是否有意，公司/管理處同樣會(huì)對(duì)員工做出紀(jì)律處分或保留追究其法律責(zé)任的權(quán)利。 公司任何員工個(gè)人不得要求和盡量避免受請(qǐng)參加業(yè)務(wù)單位的請(qǐng)吃。 公司任何員工嚴(yán)禁損害公司利益向業(yè)務(wù)單位收取好處或回扣。 員工因謀求私利，參加業(yè)務(wù)單位請(qǐng)吃，影響公司形象者，將予警告和通報(bào)批評(píng)處理，屢犯者，將予辭退。，即收到和發(fā)出的電子郵件不具有法律效力。無具體收文部門的文件，由資源部負(fù)責(zé)收文登記。無總經(jīng)理/管理處主任簽署意見的文件，可不予處理?！妒瘴牡怯洷怼贰? 編號(hào)：對(duì)外公文由物管公司秘書上公司網(wǎng)登記索取編號(hào)。 打?。河砂l(fā)文部門/管理處負(fù)責(zé)。 申請(qǐng)蓋章由物管公司秘書負(fù)責(zé)申請(qǐng)蓋物管公司公章，按項(xiàng)目中心有關(guān)圖章的管理規(guī)定執(zhí)行，文件的審批件由項(xiàng)目中心行政及信息管理部負(fù)責(zé)歸檔。 內(nèi)部傳閱收件人依據(jù)傳閱批示盡快傳閱，不應(yīng)拖延。 歸檔具有保存價(jià)值的文件物管公司秘書應(yīng)及時(shí)移交給項(xiàng)目中心資源部檔案室；其他文件由物管公司秘書和各管理處行政人員負(fù)責(zé)保管和處理，做好文件類別、保存份數(shù)、存放方式和存放地址等情況的登記。 文件保管及處理 物管公司秘書及各管理處行政人員負(fù)責(zé)文件的保管工作。并需將各自的文件分類的類別規(guī)則，每年一次或有改變時(shí)報(bào)物管公司資源部備案。 定期組織清理文件（每年的6月和12月）。，可按工作進(jìn)度作階段性定期移交。 檔案的保管公司的檔案由資源部指定專人進(jìn)行保管，一般雇員不得私自保留檔案。 檔案信息的使用公司規(guī)定可按暨定的權(quán)限進(jìn)行復(fù)印檔案，但必須填寫《檔案復(fù)印記錄表》。1）原則上公司檔案原件不外借，但因工作需要必須外借的檔案原件（例如辦理公司年審所需資料等），可憑政府部門的通知填寫《檔案原件借用申請(qǐng)表》，交物管公司經(jīng)理簽批后由物管公司秘書向項(xiàng)目中心行政及信息管理部借出。如因工作需要未能及時(shí)歸還的，須將其原因和檔案的存放地點(diǎn)知會(huì)項(xiàng)目中心檔案管理員，并由檔案管理員作出追蹤。 檔案原件的歸還1）借用人將檔案歸還時(shí)，須經(jīng)項(xiàng)目中心檔案管理員檢查所歸還之檔案是否完整，并簽名確認(rèn)。 檔案原件的處理由物管公司秘書統(tǒng)一交項(xiàng)目中心檔案室存檔。 香港月報(bào)制度：每月28日前，各管理處以規(guī)定書面格式上報(bào)該管理處工作狀況至物管公司秘書及項(xiàng)目。：公司標(biāo)志在表頭的最左邊，其右邊為“廣州新世界物業(yè)管理有限公司”和表格名稱（兩行上下排列、緊靠標(biāo)志的右邊）。 表尾 內(nèi)容：表格編號(hào)和頁號(hào)數(shù)：1） 表格編號(hào)由：制表部門\表格編號(hào)（以用途分類）\版次\生效日期 組成 例如：資源\人事08\版1\200507182） 編號(hào)的字體：宋體，9號(hào)。 頁號(hào)數(shù)的規(guī)則（適用于總頁數(shù)在1頁以上的表格；對(duì)于只有1頁的表格，不需加頁號(hào)數(shù)）：1） 頁號(hào)數(shù)內(nèi)容：第 頁，共 頁。3） 頁號(hào)數(shù)的位置：在表尾的中間。 字體大小：根據(jù)具體表格的排版而自行確定。 表格的管理資源部負(fù)責(zé)表格編號(hào)分類、登記及檢查、督促等管理工作。凡未經(jīng)資源部公布的表格，均不發(fā)生效力。. 公司標(biāo)志公司標(biāo)志在文件上端的最左邊，具體如下： 文件編號(hào)的規(guī)則：1） 文件編號(hào)由：物管公司/項(xiàng)目物管處/發(fā)文部門/文件種類/檔號(hào) 組成例如： G80 /RMS/CW /M1/ 0001 檔號(hào) 文件種類 發(fā)文部門 項(xiàng)目物管處 物管公司 詮釋：物管公司　G80文件類型內(nèi)部工作聯(lián)系單W項(xiàng)目物管處時(shí)代RMA備忘錄M嶺南RMS會(huì)議紀(jì)要MU逸彩RMY電子郵件E發(fā)文部門資源部ZY傳真F財(cái)務(wù)部CW物管公司0工程部GC項(xiàng)目管理中心1客服部KF合作公司2保安部BA往來公司3檔號(hào)　`0001始 日期的格式統(tǒng)一有以下兩種，例如：二零零五年一月三十一日（以下簡稱為中文文字日期）、或2005年1月31日（簡稱為中文式數(shù)字日期）。 使用規(guī)定6．、信函、內(nèi)部的備忘錄等正式文件，其最后落款的文件日期，統(tǒng)一使用上述之中文式文字日期；正文內(nèi)容提及到的日期，則可選擇上述格式中的任一種。7 管理處印章使用管理規(guī)定 目的：規(guī)范管理處印章使用管理，確保公司利益不受損害。 職責(zé)：，負(fù)責(zé)印章日常保管、使用審批，并在休息時(shí)以面授權(quán)形式，將印章指定專人（人事行政）保管、使用審批。 工作程序：見《印章申請(qǐng)使用流程》申請(qǐng)使用印章部門不同意人事行政助理審核將《印章使用申請(qǐng)表》及文件一并交人事行政助理填寫《印章使用申請(qǐng)表》不同意管理處主任人事行政助理向管理處主任口頭匯報(bào)（文件內(nèi)容）審查在申請(qǐng)表上簽字人事行政助理代簽（管理處主任上班后一天內(nèi)補(bǔ)辦有關(guān)手續(xù)）使用部門在《印章使用登記表》登記蓋章文件復(fù)印存檔 使用規(guī)定： 管理處印章只限于發(fā)布管理處內(nèi)部文件、對(duì)業(yè)主的通告、管理處內(nèi)部制度及與物管公司各管理處之間文件往來；不得用于發(fā)往外部單位、政府部門及個(gè)人等的對(duì)外發(fā)文，及有關(guān)合同、協(xié)議、擔(dān)保、證明等事項(xiàng)。 加蓋的印章應(yīng)端正、清晰，加印位置應(yīng)“齊年蓋月”。 行政助理要嚴(yán)格遵守印章管理規(guī)定，嚴(yán)格核對(duì)《印章使用申請(qǐng)單》上注明的文件內(nèi)容、份數(shù)，對(duì)不符合管理處印章使用范圍的要予以指正。泛指使用期為1年以上（含1年）在公司及公司轄下各管理處使用的資產(chǎn)。 資產(chǎn)的分類所有的資產(chǎn)是根據(jù)與財(cái)務(wù)賬相一致的標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行分類的，具體為：（包括家私、傳真機(jī)、復(fù)印機(jī)、打印機(jī)、空調(diào)、碎紙機(jī)、繪圖儀、音像器材、電器、廚具、電話等）；（包括服務(wù)器、PC、外設(shè)設(shè)備、網(wǎng)絡(luò)設(shè)備、電腦軟件等）；..3交通設(shè)備類（包括汽車、摩托車、電池車等）；. 4房屋類； 資產(chǎn)管理和主管部門。 資產(chǎn)使用部門資產(chǎn)使用部門是指具體貫徹執(zhí)行公司資產(chǎn)管理和使用的有關(guān)規(guī)定，負(fù)責(zé)部門資產(chǎn)日常維護(hù)工作的執(zhí)行部門。在廣州新世界物業(yè)管理有限公司及轄下各管理處范圍內(nèi)，資產(chǎn)位置的改變并不構(gòu)成所有權(quán)的改變。 資產(chǎn)使用部門責(zé)任，并確保該固定資產(chǎn)處于正常的使用中； 、或使用地點(diǎn)變更、或損壞、或遺失等，應(yīng)及時(shí)通知該資產(chǎn)管理部門，以便于更改資產(chǎn)的登記資料和作相應(yīng)的處理；，各資產(chǎn)使用部門及資產(chǎn)的具體使用權(quán)人須對(duì)應(yīng)使用，并妥善保管、愛惜使用。 固定資產(chǎn)的折舊固定資產(chǎn)每月折舊費(fèi)用最終由該固定資產(chǎn)的使用部門/管理處承擔(dān)。資產(chǎn)管理的公司責(zé)任人應(yīng)負(fù)責(zé)資產(chǎn)到達(dá)后的質(zhì)量確認(rèn)，保證其今后的正常使用。注：如發(fā)生物品與要求不符或質(zhì)量不合格，該接收人或資產(chǎn)管理的部門/管理處責(zé)任人必須通知資源部，并作有關(guān)的協(xié)調(diào)，保證對(duì)資產(chǎn)情況的及時(shí)了解。，由資源部登記，給予其一個(gè)新的資產(chǎn)編號(hào)，按統(tǒng)一的位置將資產(chǎn)編號(hào)的標(biāo)簽粘貼在該物品上。 資產(chǎn)資料的存檔資產(chǎn)管理的公司責(zé)任人，將該資產(chǎn)的申請(qǐng)表、購買合同、產(chǎn)品介紹書、保質(zhì)書、發(fā)票復(fù)印件、資產(chǎn)卡片、資產(chǎn)轉(zhuǎn)移單等資料存檔。 資產(chǎn)的處理資產(chǎn)的處理應(yīng)填寫《實(shí)物資產(chǎn)處理申請(qǐng)表》，并根據(jù)有關(guān)規(guī)定執(zhí)行；如屬固定資產(chǎn)批準(zhǔn)后交由財(cái)務(wù)部操作。（或被盜）而處理的，在歸檔時(shí)必須附有遺失（或被盜）報(bào)告。，必須附有變賣的有關(guān)資料，包括變賣報(bào)告、手續(xù)、票據(jù)復(fù)印件等。周期性的盤點(diǎn)為每年的3月和9月。 適用范圍適用于物管公司各管理處有形產(chǎn)品采購工作，供應(yīng)商管理及倉庫管理等。、領(lǐng)用，庫存物品的管理。每月保持物品庫存量在倉庫最高庫存量及最低庫存量之間。 采購行為分類指單位價(jià)值在1000元以上（含1000元）且使用期不少于2年的、在廣州新世界物業(yè)管理有限公司及轄下各管理處內(nèi)使用的資產(chǎn)。 指單位價(jià)值在1000元以下（物品的使用期不限）的物品/費(fèi)用。：員工宿舍租賃、辦公設(shè)備的維護(hù)、保養(yǎng)（協(xié)議期限一般為一年）等。經(jīng)市場調(diào)查，固定供應(yīng)商無法供應(yīng)的、或在同等條件下固定供應(yīng)商的價(jià)格高時(shí)，臨時(shí)尋找的供應(yīng)商，采購品單價(jià)在300元（含）以上，或總價(jià)值在1,000元(含)，要求有3家或3家以上供應(yīng)商來進(jìn)行比較、核價(jià)。 其他采購要求: 盡量要求按時(shí)送貨，如需外出采購，行政助理應(yīng)安排集中物品采購。 對(duì)于批量貨品或大宗物品，均要求供應(yīng)商送貨上門。，以便審核各部門提交的請(qǐng)購計(jì)劃，并于每月25日前匯總本管理處下月的資金使用計(jì)劃（附請(qǐng)購清單），依權(quán)限逐級(jí)報(bào)批。，由申請(qǐng)部門填寫《請(qǐng)購表》交行政助理審核，經(jīng)管理處主任批準(zhǔn)后交行政助理統(tǒng)籌采購，價(jià)值在人民幣五百元以