【正文】 聲下又該做什么呢 ？這些是我們一直以來需要探索的問題，也就是這些思想火花碰撞出我們最初編寫本手冊的想法。我們相信，在我們自己的不懈努力和對秘書工作的熱愛之下 。 秘書手冊適用于公司各部秘書及行政人員，致力于給予任何一個聯(lián)想人關(guān)于行政方面的指導(dǎo)。這本手冊隨著工作需要我們還將不斷補充完善，使手冊真正能夠成為一部聯(lián)想秘書的行為指南，為您服務(wù)，為你所用。 Contribution) ? 雙贏與相互依存 (Winwin amp。 ? 準(zhǔn)備好通話時需要的文件資料。 正式撥打電話： ? 撥通電話后，確認(rèn)對方公司及姓名，然后熱情而有禮貌的說：“你好！我是聯(lián)想電腦公司 **部 **。 ? 如告知對方的內(nèi)容較復(fù)雜，應(yīng)主動提醒對方做好記錄 ? 逐一將事情說明，注意語言簡明、準(zhǔn)確； 4 ? 通話結(jié)束后，確認(rèn)對方已放下話筒，然后放電話?！? ? 判斷 WHO，分以下幾種情況： 來電人員 總經(jīng)理可接電話時 總經(jīng)理不在時 內(nèi)部 直接上級及平級 直接轉(zhuǎn)入 記錄留言 如事務(wù)緊急，記錄上級電話，速聯(lián)系總經(jīng)理回電。 普通員工 問清事由，如需要，轉(zhuǎn)告總經(jīng)理；其他可視情況處理 外部 重要且緊密 問清概要，向總經(jīng)理說明后，然后轉(zhuǎn)入 記錄留言 如事務(wù)緊急，記錄上級電話，速聯(lián)系總經(jīng)理回電。 不重要且不緊密 問清概要，酌情處理 ? 若通話內(nèi)容較復(fù)雜，或有不清楚的地方，最后應(yīng)當(dāng)將要點重復(fù) 一遍 ，以免遺漏或有偏差。 通話技巧： ? 日常禮貌用語 ： 詢問對方時，可用：“請問您哪里？”、“請問您怎么稱呼？”“請問有什么事？”等 ? 對總經(jīng)理直接領(lǐng)導(dǎo)、保持經(jīng)常聯(lián)系的外部、內(nèi)部人員應(yīng)在日常工作中盡量熟悉，達到聞其聲知其人，并及時予以轉(zhuǎn)接。 ? 如不能把握總經(jīng)理是否要和對方通話的情況下，不能隨便回答總經(jīng)理“在”或“不在”，可說“請您稍等一下，我去看看 **總經(jīng)理是否在？”，然后請示總經(jīng)理是否轉(zhuǎn)接。 ? 在知道身份但不告知事由的情況下，如方便可詢問總經(jīng)理后決定是否轉(zhuǎn)接；也可詢問對方是公事還是私事，如是公事可讓對方知曉，將事由告知自己也可達到目的。 ? 如果對方喋喋不休，廢話連篇，可以說“請問您還有別的事嗎？”或“對不起，我還有急事要辦”等結(jié)束通話。 ? 整理電話留言，在總經(jīng)理回來后匯報相關(guān)信息。 ? 需請對方協(xié)助抄送時，務(wù)必在文件正文前加以說明，列明抄送范圍 ? 務(wù)必在傳真件首頁上標(biāo)明總頁碼，并在每一頁文件上標(biāo)注頁碼。 將收件箱中的郵件過濾，刪除不必要的郵件，然后分如下： 1） 需要總經(jīng)理本人審閱的，存入相應(yīng)文件夾，部分根據(jù)總經(jīng)理授意回復(fù)郵件，或督促、協(xié)助總經(jīng)理在規(guī)定時間內(nèi)處理相關(guān)事宜。 2） 由秘書來待為處理的： A、轉(zhuǎn)給其他相關(guān)負(fù)責(zé)人 。 需要總經(jīng)理審閱、批改的郵件打印出呈送，然后負(fù)責(zé)回復(fù)或傳達； 重要郵件及時進行存檔 四、文件管理 閱讀文件，判斷是否應(yīng)由總經(jīng)理處理，然后審核文件格式是否正確、內(nèi)容表述是否清晰、完整。 必要文件進行存檔。 6 第二部分 日程安排 控制日程，意味著你與總經(jīng)理一起有序工作 。秘書的職責(zé)是當(dāng)好“管家”按日程安排為領(lǐng)導(dǎo)做好各種必要的準(zhǔn)備，并提醒領(lǐng)導(dǎo)實施。 日程是領(lǐng)導(dǎo)的工作質(zhì)量，工作效率，工作成果的一種體現(xiàn)，而規(guī)劃 、安排領(lǐng)導(dǎo)的工作日程是秘書的一項基本工作。作為秘書一定要細(xì)心觀察領(lǐng)導(dǎo)的工作習(xí)慣和做事風(fēng)格，調(diào)整自己的工作方法，主動適應(yīng)領(lǐng)導(dǎo)的工作節(jié)拍。此外，勤于思考，多做總結(jié)對于秘書日常工作效率的提高是十分必要的，把看得出的經(jīng)驗、教訓(xùn)、小技巧等做一備忘錄，時常翻看，補己之短，揚己所長這不僅提高了自己的工作水準(zhǔn)，同時也對領(lǐng)導(dǎo)的工作效率起到了間接地促進作用。而秘書的通常做法是將有計劃的事情預(yù)先填入擬好的日程表中，同時細(xì)致靈活地安排好突發(fā)隨機事件。通過秘書的計劃，把總經(jīng)理出差在外的工作 安排得緊張而有序，愉快而圓滿，這是秘書工作的目標(biāo)，也是工作價值 一個體現(xiàn)。） ?確定行程，預(yù)定機票（注意選擇好航空公司、機型及班次）、酒店（選擇總經(jīng)理習(xí)慣的酒 店、熟悉酒店的電話、傳真等）、接 /送機人員（明確接送機人的聯(lián)系方式）； ?完善細(xì)致周到的日程表（時間、地點、對方參會人、議程等） （見范例）。 ?擬寫授權(quán)書并于總經(jīng)理出差前一天向各相關(guān)部門及相關(guān)人員發(fā)出郵件和復(fù)印件（財務(wù)部 等）。 ?根據(jù)總經(jīng)理日程安排，隨時通報公司及 GM 關(guān)心的業(yè)務(wù)進展情況； ?配合總經(jīng)理授權(quán)人的工作，及時掌握公司及業(yè)務(wù)相關(guān)信息。 ?各種差旅費用報銷； ?跟進業(yè)務(wù)后續(xù)事宜； （二） 國外出差 出差國外與國內(nèi)出差安排順序及內(nèi)容大致相同，但在此要特別提醒您 注意以下幾點： ?根據(jù)公司最新業(yè)務(wù)情況準(zhǔn)備 PRESETATION （中 /英文），與對方確認(rèn)演示設(shè)備，必要時準(zhǔn)備彩色打印膠片和打印稿。 （三）陪同出差 陪同總經(jīng)理出差無疑對秘書的工作提出了更高的要求，在出差前除了前面介紹的注意事項外，在出差過 程中，要求秘書注意以下事項： ?登機前，為總經(jīng)理辦理機場建設(shè)費購買、機票換票及各種登機手續(xù)；并再次確認(rèn)接車人； ?到達后，辦理賓館入住手續(xù)，了解總經(jīng)理房間號碼及電話，并將秘書房號電話及時告知總經(jīng)理； ?每日及時核對本日及第二天的日程安排； ?提前設(shè)置清晨叫醒，并安排早餐； ?根據(jù)當(dāng)天的日程安排落實車輛； 8 ?及時提醒并事先落實各項安排； ?攜帶總經(jīng)理名片、必要的會議資料（報告稿件、會面?zhèn)渫?、采訪提綱）； ?注意建立各種客戶關(guān)系（包括政府領(lǐng)導(dǎo)、合作伙伴、媒體記者） ?著裝要求：大方職業(yè)裝、著淡裝；注意言談舉止； ?出差返回后將總經(jīng)理與客戶溝通的事項逐條落實、跟蹤，并及時辦理費用報銷、資料整理。 特此通知 三、會議安排 召開和參加會議是總經(jīng)理的主要工作方式之一。會務(wù)工作是秘書組織工作能力的綜合體現(xiàn)，它將多種繁雜事務(wù)匯集一身。這就需要秘書是八面玲瓏的天才，同時善用平時培養(yǎng)出的細(xì)心與責(zé)任心，沉著應(yīng)對，以不變應(yīng)萬變 ！以下分內(nèi)部會議與外部會議分別介紹。 ? 幫總經(jīng)理準(zhǔn)備名片，并提醒會面時攜帶； ? 提前 30 分鐘進行，調(diào)試設(shè)備，擺放材料，迎接客人，注意對待客人謙和有禮的態(tài)度； ? 提醒總經(jīng)理參會，在 GM 同意后陪同參會，參會中協(xié)助放映 ppt，并關(guān)注會場內(nèi)情況，隨機應(yīng)變，靈活處理各種情況； ? 會面結(jié)束后，代總經(jīng)理或陪同送客人離去；之后整理筆 記本電腦等儀器設(shè)備； ? 總經(jīng)理參加的外部會面 總經(jīng)理參加其他部門組織、主持的會面，秘書的工作可能就不像前面介紹的那樣繁多。并關(guān)注以下幾點： 注意事項： ? 會前為總經(jīng)理準(zhǔn)備詳細(xì)的背景材料； ? 會前了解會議的具體地點，如在不同辦公區(qū)，請注意把握出發(fā)參會時間； ? 對會中決議，總經(jīng)理希望詳細(xì)了解的，及時跟進并反饋； 外部會面會議備忘模版 Guest Meeting Table Guest’s Company: AMD Guest’s Name and Position Legend’s Participant and Position Mr. Hector de J. Ruiz COO Mr. Raymond Lee of Asia Sales amp。 采訪準(zhǔn)備（采訪前一周） ? 落實品推采訪陪同人和記者的聯(lián)系方式，出現(xiàn)意外情況時可進行聯(lián)系； ? 配合品推幫助總經(jīng)理整理采訪問題的答案，呈送總經(jīng)理審閱并適時修改；對于常見問 題的回答應(yīng)該有所備份并及時更新； ? 了解記者需求并進行準(zhǔn)備： 對于需要攝像或拍照的采訪對光線和電源會有要求，在預(yù)定采訪場地時應(yīng)該注意； 有些記者會要求得到公司、部門簡介或總經(jīng)理的簡歷和照片，可事先為記者提供； 對公