【正文】 蹤，反饋結(jié)果。 B、由秘書本人回復(fù) 如發(fā)出的郵件需要追蹤結(jié)果或確認(rèn)對(duì)方是 否收到，需要設(shè)置回執(zhí)，如對(duì)方未能及時(shí)查看，需電話說明。 ? 以總經(jīng)理名義回復(fù)時(shí)，要在語氣上予以注意，并從總經(jīng)理信箱發(fā)出； ? 以秘書名義發(fā)送時(shí)，要說明郵件內(nèi)容為總經(jīng)理授意。 必要的傳真分類存檔 三、郵件 根據(jù)郵件 類型（如急閱件、待處理件、須知通知、一般通知、報(bào)表、報(bào)告 /總結(jié)、新聞 /通報(bào)、私人郵件等等）或按具體項(xiàng)目設(shè)置子文件夾。 二、傳真 將傳真分類： 1） 需要總經(jīng)理本人審閱的，根據(jù)總經(jīng)理授意處理 5 2） 由秘書來待為處理的： A、轉(zhuǎn)給其他相關(guān)負(fù)責(zé)人 B、 由秘書本人回復(fù) ? 使用電腦公司標(biāo)準(zhǔn) CI 格式 ? 遵守公文寫作規(guī)范 ? 保密文件需要傳真時(shí)，應(yīng)先與對(duì)方聯(lián)系，發(fā)送到指定傳真機(jī)上，發(fā)送后再與對(duì)方確認(rèn)。 ? 如一個(gè)未完又來一個(gè)，應(yīng)視電話內(nèi)容和對(duì)方身份，讓緊急的、重要的人員先講，同時(shí)禮貌 的告訴另一方稍候片刻，或記錄對(duì)方電話， 稍后 打過去。 ? 在對(duì)方不肯告知身份及事由的情況下，經(jīng)反復(fù)詢問后未果，可委婉結(jié)束通話。 ? 如遇總經(jīng)理不愿接聽對(duì)方電話，則可用委婉的語氣：“實(shí)在抱歉， **總經(jīng)理這是不知上哪去了，我見到他時(shí)再給您回個(gè)電話；如果您方便的話，能否讓我轉(zhuǎn)達(dá)您的事情？”做到有禮有節(jié)、滴水不漏。 ? 如對(duì)方有事需要你傳達(dá)，必要時(shí)需將對(duì)方姓名、單位、電話號(hào)碼以及需要傳達(dá)的事再重復(fù)一遍，以便必要時(shí)再與對(duì)方聯(lián)系。 ? 通話結(jié)束后，確認(rèn)對(duì)方已放下話筒，然后放電話。 重要但不緊密 問清概要，向總經(jīng)理說明后，依總經(jīng)理指示轉(zhuǎn)入或不轉(zhuǎn)入 記錄留言，向總經(jīng)理匯報(bào)。 直接下屬 問清事情梗概，轉(zhuǎn)接時(shí)向總經(jīng)理說明梗概后轉(zhuǎn)入 問清梗概，如不緊急，記錄下來轉(zhuǎn)告總經(jīng)理 如事情緊急，告知總經(jīng)理聯(lián)系方法。 接聽電話 ? 3 聲鈴響內(nèi)將電話接起，平和有禮貌的：“你好！我是 **部 **?！? ? 如需與有關(guān)人員通話，應(yīng) 有禮貌地請(qǐng)對(duì)方傳呼或轉(zhuǎn)達(dá)。 ? 查閱對(duì)方電話號(hào)碼，確認(rèn)無誤，開始撥打。 Interdependence) ? 溫柔的心和自省 ? 認(rèn)同與分享 (Sharing) 第二章 秘書的重要職業(yè)技能 第一部分：日常事務(wù)處理 一、撥打 /接聽電話的程序和技巧 打電話前的準(zhǔn)備 ? 準(zhǔn)備好電話記錄本和筆 ? 把要與對(duì)方說明的事情、內(nèi)容的順序簡(jiǎn)單列在記事本上，并逐一核對(duì)無遺漏。 第一章 秘書必備的素質(zhì) 一、職業(yè)化秘書的標(biāo)準(zhǔn) : ? 敬業(yè)精神 ? 正直 公平，堅(jiān)持既定政策和原則 ? 表率作用 ? 誠實(shí) 實(shí)事求是 ? 領(lǐng)導(dǎo)風(fēng)范 ? 敬業(yè) 以工作為榮，設(shè)定高的工作水準(zhǔn) ? 業(yè)務(wù)能力 ? 守信 不失約、不違約、不食言、不泄密 ? 指揮與控制能力 ? 勤奮 努力工作，不斷學(xué)習(xí) 3 ? 合作精神 ? 有序 利落，有條不齋 ? 學(xué)習(xí)與創(chuàng)新能力 ? 高效 追求效率和效益 ? 知人善任的能力 ? 可靠 按約定完成工作，保質(zhì)、保量、及時(shí) ? 對(duì)待意見與批評(píng) ? 大局觀 二、 秘書的職業(yè)態(tài)度 ? 主動(dòng)性（ Initiative) ? 適應(yīng)性 (Flexibility) ? 團(tuán)隊(duì)精神 (Team work) ? 尊重他人 (Respect for People) ? 創(chuàng)新精神 (Creativity) ? 認(rèn)同與分享 (Sharing) ? 堅(jiān)持原則 (Unpromising Integrity) ? 服務(wù)與貢獻(xiàn) (Service amp。手冊(cè)編寫工作是由企劃部秘書處完成的，在此其間我們得到了來自部門同仁及上下各部門的相關(guān)人員的大力支持，在此，我們深表謝意，關(guān)于本手冊(cè)所收集的內(nèi)容，由于水平有限，不妥之處請(qǐng)及時(shí)向我們提出，我們熱忱盼望著您的意見。為聯(lián)想 ,為我們的事業(yè)未來的發(fā)展進(jìn)行一番奮斗后 ,我們定會(huì)做出成績(jī) .我們迫切地相想早日讓這本小冊(cè)子與大家見面，希望它能為同行們的工作中提供方便快捷的參考之用，同時(shí)我們非常愿意將這些經(jīng)驗(yàn)和技巧共享出來和大家一起探討，也希望能利用這樣一個(gè)機(jī)會(huì)使我們的工作得到領(lǐng)導(dǎo)和專家的 指點(diǎn)，以發(fā)現(xiàn)問題，補(bǔ)已之短。 我們 作為企劃部秘書處的秘書，在長(zhǎng)期的工作之中，在領(lǐng)導(dǎo)日常所給的幫助中以及自身在各項(xiàng)工作中的鍛練使得我們?yōu)樽陨韺ふ业搅艘恍┻m用的工作方法，積累了一些工作經(jīng) 驗(yàn)和技巧，在處理許多類似情況時(shí)形成了一些慣用做法和約定俗成的規(guī)定，我們將這些點(diǎn)滴一一收集，在經(jīng)過了反復(fù)總結(jié)和提練、否定和借鑒的過程后，已將其做成了本部門工作的一種標(biāo)準(zhǔn)，達(dá)成了在方法和流程上的統(tǒng)一。無論什么時(shí) 候，謹(jǐn)慎認(rèn)真的工作態(tài)度是秘書們不遺不棄的職業(yè)操守，而現(xiàn)代秘書的職業(yè)要求在尊奉這一理念的基礎(chǔ)上更要加強(qiáng)這一能力的綜合運(yùn)用和發(fā)揮。別看都是秘書，但由于所服務(wù)的對(duì)象不同 ,各部門性質(zhì)不同 ,其所進(jìn)行的工作任務(wù)也必然存在著很大差異，但由于秘書工作是以服務(wù)為其根本性質(zhì)，這在共性的尋找上為我們提供了依據(jù)。在 聯(lián)想，秘書及行政助理、部門文員是一只龐大的隊(duì)伍，在聯(lián)想的大環(huán)境下，大家各就各位地支撐著許多日常繁雜事項(xiàng)的處理。優(yōu)秀的秘書會(huì)使人想到干練、精明、繁忙的處事作風(fēng)，聯(lián)想到待人接物時(shí)彬彬有禮的儀態(tài)；聯(lián)想到在他們臉上那 一貫 展現(xiàn)胸有成竹的樣子 …… 無論如何，秘書這個(gè)詞會(huì)讓許多正準(zhǔn)備從事這個(gè)職業(yè)的人們有著太多的想像 。 1 秘書手冊(cè) 聯(lián)想電腦公司企劃部秘書處 目 錄 前言 ………………………………………………………………… 3 第一章 秘書必備的素質(zhì) …………………………………………… 4 第二章 秘書的重要職業(yè)技能 ……………………………………… 5 第一部分 日常事務(wù)處理 ………………………………… 5 電話、傳真、郵件、文件管理、名片 第二部分 日程安排 ……………………………………… 7 總體日程安排 ………………………………… 7 出差日程安排 ………………………………… 8 會(huì)議安排 ……………………………………… 13 媒體采訪 ……………………………………… 18 大型活動(dòng) ……………………………………… 21 突發(fā)來訪接待 ………………………………… 24 第三部分 溝通與協(xié)調(diào) …………………… ……………… 25 內(nèi)部溝通 ……………………………………… 25 外部溝通 ……………………………………… 25 秘書應(yīng)具備的禮儀 …………………………… 26 秘書禮儀素質(zhì)的培養(yǎng) ………………………… 27 第四部分 文字支持 ……………………………………… 27 第五部分 會(huì)議支持 ……………………………………… 30 2 前言 在許多人眼里，秘書仍是一種即讓人熟悉又不被人了解的職業(yè)。秘書的輔助和參謀作用在該職業(yè)特征中最具代表性，他們是領(lǐng)導(dǎo)的左膀右臂，是領(lǐng)導(dǎo)與公司上下保持溝通的橋梁 ，為此，他們必須全心全意并準(zhǔn)確無誤地提供支持與服務(wù)，從而體現(xiàn)出其自身價(jià)值。然而 ,秘書的工作到包括哪些，在秘書的工作背后還有些什么，這是被很多人忽略的。在領(lǐng)導(dǎo)處理每一項(xiàng)工作的時(shí)侯，我們會(huì)隨時(shí)身處其中，自然而然成為此件事情的某一環(huán)節(jié)，而不可或缺，有時(shí)我們需要扮演更多角色，以適應(yīng)工作安排和領(lǐng)導(dǎo)需要。事實(shí)上有很多相似的工作不同之處只是因?yàn)槭录喞系牟顒e，本質(zhì)上都是可以歸于一類的。因此，什么是一個(gè)出色地秘書的該具備的職業(yè)素質(zhì)，什么樣的秘書會(huì)得到領(lǐng)導(dǎo)的認(rèn)可，在聯(lián)想 ,不同崗位的秘書在提高工作效率的呼