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某證券公司法律事務(wù)流程改進(jìn)建議-在線瀏覽

2024-08-05 10:33本頁(yè)面
  

【正文】 律師,并依據(jù)其擅長(zhǎng)的業(yè)務(wù)種類整理成名單。 ? 法律事務(wù)總部應(yīng)該成為公司與外部法律服務(wù)機(jī)構(gòu)業(yè)務(wù)往來(lái)的唯一接觸點(diǎn)。 ? 對(duì)所有書面材料進(jìn)信區(qū)分,對(duì)于流經(jīng)法律事務(wù)總部的材料進(jìn)行復(fù)印存檔;對(duì)于以法律事務(wù)總部為起點(diǎn)或終點(diǎn)的材料留存原件。 這些情況導(dǎo)致法律部門 不得不和經(jīng)辦人員多次溝通,公文數(shù)次往返,降低了辦公效率。 ? 有時(shí)申報(bào)部門沒有給法律部門預(yù)留必要的辦理時(shí)間。 ? 盡量編制各種標(biāo)準(zhǔn)化文檔和表格,方便其他部門在要求法律部門出具法律意見時(shí),能充分填報(bào)相關(guān)信息,而且此標(biāo)準(zhǔn)文檔可以直接作為存檔文件。 ? 最好可以通過網(wǎng)絡(luò)采用電子填寫的方式,加快信息傳速度,也可以方便資料登記,存儲(chǔ)和查詢。 ? 法律事務(wù)總部建立一個(gè)業(yè)務(wù)受理電子信息系統(tǒng),其他部門、分公司和子公司通過該系統(tǒng)向法律事務(wù)總部提交服務(wù)申請(qǐng),這些申請(qǐng)必須按照法律事務(wù)總部規(guī)定的格式和內(nèi)容進(jìn)行標(biāo)準(zhǔn)化填寫,這樣,申報(bào)材料將自動(dòng)錄入數(shù)據(jù)庫(kù),索引自動(dòng)生成。 ? 如果法律事務(wù)總部的業(yè)務(wù)人員認(rèn)為無(wú)法獨(dú)立出具法律意見,可以考慮和公司的優(yōu)先合作伙伴合作出具法律意見,同時(shí)在出具的意見上注明意見來(lái)源。 ? 法律部門應(yīng)當(dāng)和公司領(lǐng)導(dǎo)一起,確定需要報(bào)送公司領(lǐng)導(dǎo)的標(biāo)準(zhǔn), 如:哪些業(yè)務(wù),客戶等級(jí),金額大小等等。 x法律事務(wù)管理業(yè)務(wù) 出具法律意見流程 (續(xù)) 編號(hào): GTJA- LA— 02 其它部門、分公司、營(yíng)業(yè)部 法律部門秘書 法律業(yè)務(wù)人員 法律部門總經(jīng)理 填寫申報(bào)材料 登記 合同登記表 審核,是否無(wú)法律障礙 審核,是否同意 是 協(xié)商并修改 否 將有關(guān)合同(含審批意見)復(fù)印歸檔 是 存檔 否 合同審批單 審核是否需要風(fēng)控辦審查 否 參見風(fēng)控審查合同流程 是 參見總裁辦審查合同流程 1 x法律事務(wù)管理業(yè)務(wù) 審查合同流程 編號(hào): GTJA- LA— 03 2 3 3 序號(hào) 業(yè)務(wù)流程現(xiàn)狀 流程改進(jìn)建議 1 ? 有時(shí)沒有給法律部門預(yù)留足夠的處理時(shí)間。 ? 公司的標(biāo)準(zhǔn)合同沒有得到充分利用。 ? 對(duì)公司其他部門的人員進(jìn)行法律知識(shí)培訓(xùn),告訴他們法律部門對(duì)各種合同的正常審查時(shí)間、緊急審查時(shí)間分別是多久。 ? 法律部門制作標(biāo)準(zhǔn)合同模版之前,應(yīng)當(dāng)和各個(gè)業(yè)務(wù)部門取得充分溝通,以便確保標(biāo)準(zhǔn)合同的實(shí)用性。 ? 在培訓(xùn)工作卓有成效的前提下,可以考慮讓各部門員工到法律事務(wù)總部的標(biāo)準(zhǔn)合同網(wǎng)站上自行下載最新版的標(biāo)準(zhǔn)合同,如果未找到合適的標(biāo)準(zhǔn)合同,應(yīng)該及時(shí)向法律事務(wù)總部打電話咨詢。 2 ? 法律事務(wù)總部秘書進(jìn)行合同登記。 3 ? 法律事務(wù)總部和業(yè)務(wù)人員對(duì)合同進(jìn)行審查,對(duì)有法律障礙的條款進(jìn)行修改。 x法律事務(wù)管理業(yè)務(wù) 審查合同流程(續(xù)) 編號(hào): GTJA- LA— 03 其它部門、分公司、營(yíng)業(yè)部或各級(jí)法院 法律部門秘書 法律業(yè)務(wù)人員 法律部門 總經(jīng)理 提出訴訟請(qǐng)求或接到訴訟材料 登記 文件登記表 審核,是否親自代理 是 否 將有關(guān)資料復(fù)印歸檔 存檔 結(jié)束 參見聘請(qǐng)律師流程 收集相關(guān)證據(jù),準(zhǔn)備應(yīng)訴 開庭應(yīng)訴 判決情況匯報(bào) 執(zhí)行情況匯報(bào) 如有必要,隨時(shí)報(bào)送公司領(lǐng)導(dǎo)及其它部門 如須其它部門等協(xié)助,將有關(guān)資料移送 參見公文流轉(zhuǎn)流程 訴訟處理完畢后整理并移交有關(guān)資料 跟蹤訴訟進(jìn)展情況 3 1 x法律事務(wù)管理業(yè)務(wù) 代理訴訟流程 編號(hào): GTJA- LA— 04 4 5 2 5 6 序號(hào) 業(yè)務(wù)流程現(xiàn)狀 流程改進(jìn)建議 1 ? 有的部門在填寫申報(bào)材料時(shí),對(duì)事實(shí)交待模糊,語(yǔ)焉不詳。 ? 對(duì)公司其他部門的人員進(jìn)行法律知識(shí)培訓(xùn),告訴他們?cè)谏暾?qǐng)法律部門援助時(shí),至少應(yīng)該披露哪些信息;法律部門對(duì)各項(xiàng)業(yè)務(wù)的正常處理周期是多久。 ? 對(duì)將要進(jìn)行的訴訟應(yīng)該進(jìn)行信息登記,尤其應(yīng)當(dāng)記錄分析與客戶發(fā)生的法律糾紛。 2 ? 法律部門秘書對(duì)其他部門、分公司、營(yíng)業(yè)部關(guān)于聘請(qǐng)律師的書面要求進(jìn)行登記,方便查詢。 3 ? 根據(jù)當(dāng)時(shí)部門人員的忙閑狀況,部門的實(shí)際能力,需要與法官溝通的緊密程度,以及其他實(shí)際情況進(jìn)行判斷。 ? 法律事務(wù)總部應(yīng)該根據(jù)資信、能力、歷史服務(wù)記錄等因素在公司外部,尋找有意向進(jìn)行長(zhǎng)期合作的律師事務(wù)所和律師,并依據(jù)其擅長(zhǎng)的業(yè)務(wù)種類整理成名單。 ? 法律事務(wù)總部應(yīng)該成為公司與外部法律服務(wù)機(jī)構(gòu)業(yè)務(wù)往來(lái)的唯一接觸點(diǎn)。 ? 法律部門應(yīng)當(dāng)和公司領(lǐng)導(dǎo)一起,確定需要報(bào)送公司領(lǐng)導(dǎo)的標(biāo)準(zhǔn), 如:哪些業(yè)務(wù),客戶等級(jí),金額大小等等。 5 ? 法律事務(wù)總部業(yè)務(wù)人員跟蹤訴訟情況。 ? 對(duì)外聘的律師和法律機(jī)構(gòu)的信息進(jìn)行系統(tǒng)化收集和等級(jí)評(píng)定,方便確定公司的常年法律顧問以及長(zhǎng)期法律合作伙伴。 ? 對(duì)于外聘律師進(jìn)行訴訟的案子,法律事務(wù)總部應(yīng)當(dāng)定期向該律師獲取訴訟進(jìn)展信息。 ? 對(duì)外聘的律師和法律機(jī)構(gòu)的信息進(jìn)行系統(tǒng)化收集和等級(jí)評(píng)定,方便確定公司的常年法律顧問以及長(zhǎng)期法律合作伙伴。 ? 在辦案過程中,如果法律事務(wù)總部需要向其他部門借閱資料,應(yīng)填寫相應(yīng)的文件借閱單,注明借閱日期、借閱的資料、借閱人、預(yù)計(jì)借閱期限等信息,在歸還時(shí)注銷。有分銷單位名稱、手續(xù)費(fèi)金額、帳號(hào)等 3 4 x固定收益業(yè)務(wù) 債券投標(biāo)及分銷流程 (續(xù)) 編號(hào): GTJA- FI— 01 序號(hào) 業(yè)務(wù)流程現(xiàn)狀 流程改進(jìn)建議 1 ? 客戶關(guān)系由總部和營(yíng)業(yè)部來(lái)共同維護(hù),但是本部門并不十分清楚。 ? 本部門沒有進(jìn)行過深層次的客戶細(xì)分,也沒有其他組織幫助進(jìn)行過這項(xiàng)工作。固定收益部門應(yīng)該充分利用總部這個(gè)巨大客戶信息庫(kù),通過該系統(tǒng)與客戶聯(lián)系,宣傳自身提供的服務(wù)。 ? 應(yīng)該進(jìn)行客戶細(xì)分和市場(chǎng)細(xì)分的研究,將本部門的核心力量集中在最有價(jià)值的細(xì)分市場(chǎng)和細(xì)分客戶群上。 ? 在實(shí)施了新的組織架構(gòu)之后,固定收益部的營(yíng)銷職能應(yīng)該與公司營(yíng)銷總部下的大企業(yè)戰(zhàn)略合作部保持對(duì) 181家重點(diǎn)客戶的信息溝通。 ? 加強(qiáng)部門內(nèi)部研究人員和研究所之間的聯(lián)系,充分利用研究所豐富的信息資源和知識(shí)資源,部門也可以聘用研究所的研究員幫助部門進(jìn)行某項(xiàng)專題研究。研究成果將成為部門年度工作的指導(dǎo)和依據(jù)。 ? 由公司財(cái)務(wù)部門核查款項(xiàng)是否到賬,避免和銀行的多頭接觸。 ? 將事后劃撥手續(xù)費(fèi)變?yōu)槭虑翱鄢? x固定收益業(yè)務(wù) 債券投標(biāo)及分銷流程 (續(xù)) 編號(hào): GTJA- FI— 01 序號(hào) 業(yè)務(wù)流程現(xiàn)狀 流程改進(jìn)建議 1 ? 對(duì)客戶的購(gòu)買意向和實(shí)際購(gòu)買情況進(jìn)行記錄,以此數(shù)據(jù)來(lái)對(duì)客戶進(jìn)行等級(jí)評(píng)定,評(píng)定結(jié)果同時(shí)錄入公司集成的客戶信息數(shù)據(jù)庫(kù)。 ? 固定收益部的營(yíng)銷職能應(yīng)該與公司營(yíng)銷總部下的大企業(yè)戰(zhàn)略合作部保持對(duì) 181家重點(diǎn)客戶的信息溝通,溝通的工具包括,統(tǒng)一的客戶信息表,部門業(yè)績(jī)、資信以及能力等信息;對(duì)于其他客戶(非181家重點(diǎn)客戶),部門營(yíng)銷有責(zé)任向其提供債券承銷和債券投資的資信、業(yè)績(jī)和能力等相關(guān)信息。 ? 分清職責(zé),避免公司內(nèi)部出現(xiàn)渠道競(jìng)爭(zhēng),固定收益部可以集中精力做好本部門最擅長(zhǎng)的業(yè)務(wù)。 ? 可以和證券投資部進(jìn)行密切聯(lián)系,實(shí)現(xiàn)資源共享。 ? 未來(lái)固定收益部門的營(yíng)銷活動(dòng)應(yīng)該依托公司的整體營(yíng)銷平臺(tái)。固定收益部定期獲取分析研究結(jié)果。 ? 存檔和審核單據(jù)與協(xié)議是否相符合的工作可以由部門內(nèi)的營(yíng)銷來(lái)完成,兩個(gè)轉(zhuǎn)述工作完全可以省略,由公司財(cái)務(wù)直接和部門營(yíng)銷溝通。 ? 風(fēng)險(xiǎn)控制部指導(dǎo)建立各項(xiàng)業(yè)務(wù)的風(fēng)控標(biāo)準(zhǔn),并定期對(duì)風(fēng)險(xiǎn)模型進(jìn)行測(cè)試。 ? 股定收益部應(yīng)當(dāng)與風(fēng)險(xiǎn)控制部一起,對(duì)本部門業(yè)務(wù)經(jīng)常遇到的風(fēng)險(xiǎn)控制問題進(jìn)行總結(jié),以提高今后的工作效率。 ? 固定收益部對(duì)資金管理業(yè)務(wù)進(jìn)行總結(jié),同法律事務(wù)總部和風(fēng)險(xiǎn)控制辦公室進(jìn)行廣泛的交流,設(shè)計(jì)出最有效的標(biāo)準(zhǔn)合同。 x固定收益業(yè)務(wù) 資金管理流程 (續(xù)) 編號(hào): GTJA- FI— 02 客戶 固定收益?zhèn)鶆?wù)融資項(xiàng)目部 公司風(fēng)控、法律辦 固定收益業(yè)務(wù)董事會(huì)議 固定收益 總經(jīng)理 與客戶接洽,收集客戶資料 根據(jù)基本指標(biāo)進(jìn)行客戶初選 是否選擇 資料存檔,潛在對(duì)象 立項(xiàng)建議書 存檔 審核決定是否確定客戶 指定項(xiàng)目組培養(yǎng)開發(fā) 審核 審核 承銷意向書、 口頭承諾 額度申報(bào)材料 是 否,修改 是 結(jié)束 否 否 是 分管副總裁 業(yè)務(wù)董事會(huì)議討論 組織制作申報(bào)材料 否,修改 審核 審核 是 存檔 接收培訓(xùn) 是 固定收益營(yíng)銷部 國(guó)家計(jì)委 固定收益研究部 提出年度計(jì)劃 批復(fù) ,下達(dá)指標(biāo) 否,修改 是 是 發(fā)債建議書 審核 爭(zhēng)取、額度 審核 否,修改 否,修改 否,修改 是 利率市場(chǎng)趨勢(shì)、宏觀形勢(shì) 是 否、修改 參見債券 分銷流程 提交研究報(bào)告 提交研究報(bào)告 修改年度計(jì)劃 審批 發(fā)行方案、路演 簽定承銷協(xié)議 審核 審核 審核 審核 否,修改 否,修改 否,修改 否,修改 是 是 是 是 進(jìn)行投資項(xiàng)目選擇 參見課題 研究流程 參見課題 研究流程 參見課題 研究流程 是 否,修改 1 1 1 2 3 2 x固定收益業(yè)務(wù) 企業(yè)債券融資流程 編號(hào): GTJA- FI— 03 序號(hào) 業(yè)務(wù)流程現(xiàn)狀 流程改進(jìn)建議 1 ? 目前部門業(yè)務(wù)的研究工作主要依靠部門內(nèi)部的研究人員來(lái)完成,公司研究所的研究成果不適用。 ? 在每個(gè)年度結(jié)束時(shí),部門內(nèi)的研究人員應(yīng)該和母公司的研究所一起,對(duì)下年度進(jìn)行宏觀研究預(yù)測(cè)、行業(yè)研究預(yù)測(cè)。 2 ? 部門的客戶關(guān)系管理和公司的營(yíng)銷聯(lián)系不多。 ? 應(yīng)該充分利用公司的整體營(yíng)銷平臺(tái),全面的了解客戶信息。 ? 評(píng)估未達(dá)標(biāo)客戶與標(biāo)準(zhǔn)的差距,對(duì)于差距比較小的客戶進(jìn)行緊密跟蹤。 3 ? 由部門總經(jīng)理來(lái)負(fù)責(zé)下達(dá)各項(xiàng)指標(biāo)。 ? 在開始某個(gè)具體項(xiàng)目時(shí),固定收益部應(yīng)當(dāng)參照研發(fā)部門的近期研究成果設(shè)計(jì)項(xiàng)目的詳細(xì)指標(biāo)。在與 181家重點(diǎn)客戶的交流中,應(yīng)當(dāng)邀請(qǐng)大企業(yè)戰(zhàn)略合作部的全程參與,以便客戶提出的其他金融服務(wù)要求也可以在本公司得到很到的滿足。 ? 在制定年度工作計(jì)劃和預(yù)算時(shí),首先要參照公司的總體目標(biāo),其次要借鑒研發(fā)部門(包括公司研究所和部門研究人員)的工作成果。 ? 各項(xiàng)指標(biāo)的設(shè)定非常關(guān)鍵,在制定年度預(yù)算和年度工作計(jì)劃時(shí),固定收益部應(yīng)該參照研發(fā)部門的宏觀研究成果和業(yè)務(wù)人員的工作經(jīng)驗(yàn),為各項(xiàng)業(yè)務(wù)設(shè)定基本指標(biāo)。 ? 建議在確定投資方向和預(yù)計(jì)收益的時(shí)候,一并提出預(yù)想操作方案,操作方案也應(yīng)該通過審批。 ? 數(shù)據(jù)報(bào)表的提交應(yīng)該以電子數(shù)據(jù)傳輸?shù)男问竭M(jìn)行,同時(shí)可以自動(dòng)生成某些關(guān)鍵預(yù)警信號(hào)。 ? 充分利用數(shù)據(jù)電子傳輸?shù)姆绞?,每日交易明?xì)賬也可以放在清算中心進(jìn)行,這樣可以提高數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性,并可以簡(jiǎn)化固定收益財(cái)務(wù)的工作,也可以簡(jiǎn)化固定投資委員會(huì)的工作。 ? 在進(jìn)行年度計(jì)劃和預(yù)測(cè)時(shí),應(yīng)該考慮公司的總體戰(zhàn)略、根據(jù)本部門的實(shí)際資源(人力資源、組織資源、客戶資源以及財(cái)務(wù)資源)的實(shí)際狀況,同時(shí)要充分參考各種市場(chǎng)研究和預(yù)測(cè)成果。 ? 各項(xiàng)指標(biāo)的設(shè)定非常關(guān)鍵,在制定年度預(yù)算和年度工作計(jì)劃時(shí),固定收益部應(yīng)該參照研發(fā)部門的宏觀研究成果和業(yè)務(wù)人員的工作經(jīng)驗(yàn),為各項(xiàng)業(yè)務(wù)設(shè)定基本指標(biāo)。 3 ? 不接單就結(jié)束流程。 ? 對(duì)于 181家重點(diǎn)客戶,應(yīng)當(dāng)聯(lián)合大企業(yè)戰(zhàn)略部,盡全力為其提供服務(wù);對(duì)于其他客戶,固定收益部營(yíng)銷人員應(yīng)該對(duì)潛在的合作可能進(jìn)行仔細(xì)分析。 4 ? 目前公司的協(xié)議和合同,都必須經(jīng)過法律總部和風(fēng)險(xiǎn)控制辦公室的審批(法律部設(shè)計(jì)的標(biāo)準(zhǔn)合同不需要經(jīng)過風(fēng)控辦審核)。一旦標(biāo)準(zhǔn)合同形成,可以免于法律事務(wù)總部和風(fēng)險(xiǎn)控制辦公室的審核。 ? 固定投資委員會(huì)
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