【正文】 導，我只是一名普通的工人。我沒有指揮別人的權(quán)力，也不接觸“項目”，這些與我無 關(guān)。我們接觸的各種商品，大部分并非本地生產(chǎn)，在長途運輸?shù)倪^程中，石油的價格決定制造成本以及運輸?shù)某杀尽? 全局管理包括企業(yè)運作的計劃、組織、人事安排、實施和過程控制，例如法律、統(tǒng)計、可行性研究、后勤學及人事管理等。項目管理與其他管理方式在很多范圍內(nèi)是交叉重疊的，既相互獨立，又相互補充。 從北京旅游到倫敦，你會不由自主地規(guī)劃在哪里轉(zhuǎn)機，到哪里休息，住在哪家酒店，去哪里游玩，需要準備多少現(xiàn)金，信用卡要預存多少外幣……哪怕是最糊涂的人，也會想到其中的一點或者幾個要點，項目管理可以為你實現(xiàn)一次完美的旅游計劃。 本書創(chuàng)作的最大目的，是將大多數(shù)人無意識的項目管理思維及行動，轉(zhuǎn)變成為一套規(guī)范的、明確的思考方式與行為方式，這可以最大限度地提升工作 效率，讓結(jié)果更精彩！ 新時代的“藍血精英”并非出身豪門，也不是天賦異稟，而是后天逐漸鍛煉養(yǎng)成了高效率的思維方式與行為方式，每個人都能做得到，這也是成為職場精英的基礎(chǔ)。規(guī)劃了工作時限，就以為懂了時間管理；設(shè)置了任務計劃，就以為懂了目標管理；制定了潦草的預算方案，就以為懂了資源管理……于是，一些人就在半懂不懂之中，將工作做得似是而非。 七杯茶 —— 工作的公式 簡體中文硬盤版項目管理 LOVE IS IN FAMILY 5 大約從 20 世紀 60 年代至今，國際上許多學者開始對項目管理產(chǎn)生濃厚的興趣，并逐漸形成了兩大項目管理研究體系：其一是以歐洲為首的國際項目管理協(xié)會（ IPMA），另外是以美國為首的美國項目管理協(xié)會（ PMI）。簡單解釋，他們將人類活動分為兩類： 一類是重復、連續(xù)不斷、周而復始的活動，控制這些活動的方法可以稱之為“流程管理”。 另一類是獨特的、一次性的活動，控制這些活動的方法可以稱之為“項目管理”。 兩大項目管理研究體系將更多精力致力于大型項目管理，建造一座跨海峽大橋、一個時尚的 CBD 社區(qū)，或者發(fā)射一顆近地軌道運行衛(wèi)星。 1957 年美國杜邦公司把項目管理方式應用于設(shè)備維修，使維修停工時間由 125 小時銳減 為 7 小時。 成千上萬道工序，哪個先開始，哪個先結(jié)束，哪些可以同時進行，哪些又必須等到某個結(jié)果出現(xiàn)之后才開始執(zhí)行……項目管理是一套清晰、嚴謹?shù)男袆舆壿嬀€路圖，像地圖一樣標注什么時間做什么事，以及應該得到什么結(jié)果。 這也是夸克商學院多年努力研究項目管理的方向 —— 將國際上先進、復雜的項目管理 經(jīng)驗簡化，使之適合更廣泛的應用領(lǐng)域。 從一米到一個項目 故宮博物院的正門 —— 午門，高度大約為 38 米，只要給出這個數(shù)據(jù)，我們馬上就能想象到這座大門大約有 12 層樓那么高。 我們處理工作事務也是如此，過分關(guān)注執(zhí)行的細節(jié)，就如同用毫米度量高樓，沉迷于細枝末節(jié)而失去大方向；過分關(guān)注戰(zhàn)略策劃而忽視執(zhí)行，就如同用公里度量身高，好高騖遠造成執(zhí)行誤 差極大，心有余而力不足。這個刻度不大不小，不松不緊，正好可以控制事務從抽象的決策過程到具體的執(zhí)行過程中的方方面面，這樣就能提升我們的執(zhí)行效率，從容面對各類工作。 無論是制造一顆原子彈，還是組織一次成果交流會，我們身邊所有的事務，都可以在這個模型中找到相應的層級位置。 系統(tǒng)層級也可以稱作戰(zhàn)略層級，是一系列關(guān)聯(lián)不十分緊密的項目集合。只有執(zhí)行能力極強的人，才能有效控制系統(tǒng)目標的實現(xiàn)。 計劃層級是從系統(tǒng)層級分解而來，是對系統(tǒng)層級的邏輯解釋或者內(nèi)容歸納，也是一系列關(guān)聯(lián)密切且被協(xié)調(diào)管理的項目集合。很顯然，計劃層級的目標比系統(tǒng)層級更為清晰明確，但仍然不好掌控。 項目層級是對計劃層級的進一步拆分。如果項目目標描述得清晰明確，那么則很容易度量我們已經(jīng)取得了哪些成績，距離我們的預期還差多少，以及該如何達到我們設(shè)定的各個目標。 任務層級則是保證項目層級目標得以完成的關(guān)鍵起止點。 某一個關(guān)鍵任務的成敗，極有可能導致項目層級目標的執(zhí)行質(zhì)量，這就需要對這個關(guān)鍵任務作進一步分解控制， 以提高執(zhí)行效率，并有效節(jié)約資源。 任務層級與活動層級的目標要容易控制得多，但同樣面對另外的問題，由于過于瑣碎繁雜，必然導致消耗大量監(jiān)控資源，以一種不經(jīng)濟的方式獲取工作成果。 因此，我們要得到最優(yōu)質(zhì)的工作成果，既不能緊密跟蹤系統(tǒng)層級的目標，也不能緊盯活動層級的結(jié)果，而是將目光放在正好合適、不大不小的項目層級控制上面。在米之上，還有千米、光年等長度單位；在米之下，還有厘米、毫米、微米、納米等長度單位。 更為重要的是，事件結(jié)構(gòu)模型為項目管理提供了一種全新的思路。在這樣臨時組織起來的隊伍中，項目得到的經(jīng)驗與教訓無法有效傳承下去，也無法針對實際績效激勵團隊成員。某個團隊成員如果處在任 務經(jīng)理的級別，則必須對分配給他的所有任務負責，并相應分享任務成功的收益。 將項目管理的精髓應用于我們?nèi)粘５墓ぷ髦校瑹o疑等同于繪制成一張工作成果的地圖，用精確的方式計算從計劃到結(jié)果之間的距離、行動路線、資源匹配與風險控制。 三級秘書 現(xiàn)在，我們來看看量化管理體系中的項目管理如何影響我們的工作成果。同樣，也存在著“藍血”的員工，看上去不慌不忙，卻能將事情處理得井井有條。 在 2020 年的時候，夸克為一家銷售型導向的公司提供管理咨詢服務，當時，我們做了一個有趣的實驗，用來證明不同的人對同一件工作幾乎完全不一樣的執(zhí)行能力。 初 級秘書：前臺行政職員 年齡： 23 從業(yè)時間： 2 年 性別：女 學歷：大學本科 LOVE IS IN FAMILY 7 我們首先把消息傳遞給一名前臺行政職員，她的動作很快，從日程表得知第二天下午會議室閑置，于是決定把會議安排在第二天 13:00— 16:00。 第二天下午，一些人準時到達會議室，還有一些人因為出差或其他工作原因，不能出席會議。但很遺憾，會議記錄忠實地描述了整個過程，然后就戛然 而止，沒有得到任何一致的結(jié)果。 這是大多數(shù)人做事的邏輯 —— 想怎么做，就怎么做。因此，她的能力只能控制任務層級或者活動層級的工作執(zhí)行。有一些人在出差，為 了能夠讓他們也參與進來，她約定好時間，進行同步的視頻會議。 正式會議如期召開，所有相關(guān)負責人 —— 在會議室的與在異地視頻設(shè)備前的，全部出席。最終，得到了一份有關(guān)如何促進銷售業(yè)績增長的報告，以及執(zhí)行監(jiān)控的計劃書?！? 有時候，我們做的工作如同一份剛 剛及格的答卷，沒有明顯的錯誤，但同樣沒有值得嘉獎的地方。為了保證會議成果，在某些關(guān)鍵點進行了控制。 高級秘書：總經(jīng)理助理 年齡： 38 歲 從業(yè)時間： 14 年 性別：男 學歷：碩士 最后，我們把同樣的消息傳遞給總經(jīng)理助理，他是一位很細心、工作能力優(yōu)秀的人。 在此之后，他精心擬定了幾個議題，包括各 個部門如何調(diào)整工作內(nèi)容，并通過郵件發(fā)送到部門負責人郵箱。最終，與會的每一個部門都制定了一整套圍繞利好消息快速反應、互相配合的工作方案。 這才是高效率人士的工作風格，此事與彼事之間相互關(guān)聯(lián)。他的能力可以控制計劃層級的工作執(zhí)行。 第一階是別人吩咐你做什么你就做什么的階段； 第二階 是獨立做事的階段，可以把握工作的進展情況； 第三階是整合資源的階段，充分利用資源，盡可能放大工作取得的成果。 這個行為原則就是項目管理。 多年來，我們致力于讓每一個人從容、優(yōu)雅地面對他們的工作，在個人能力范圍內(nèi)，取得公司認可的最大工作成果。只要把握住這七個關(guān)鍵控制點，就能完美地控制工作執(zhí)行的結(jié)果。這時候，我們就可以坐下來喝一杯茶放松一下了。 七杯茶，七個關(guān)鍵控制點，一項工作，這是每個人都能掌控的項目管理方法。只不過，我們沒有清楚地把它們單獨提煉出來，并加以量化描述與全局掌控。無論是否研究營養(yǎng)學，也無論是否知 道身體新陳代謝的過程，這些飯食都在人們身體發(fā)出饑餓信號之后通過進餐提供能量。管理一項工作，每當接近底限的時候，比如時間超期、預算超標，經(jīng)驗或者領(lǐng)導的提醒，就會向你發(fā)出“饑餓”的信號，你就會不由自主地重視起來。 如果你是一名營養(yǎng)師，那么就會知道每天攝入多少蛋白質(zhì)，也將知道青菜和肉類合理的搭配進食。 夸克商學院量化管理體系下的項目管理，就是通過控制這七個關(guān)鍵點，為每項工作提供更科學 合理的指導。 下面，我們來逐一品嘗這“七杯茶”。 洞庭碧螺春，條索纖細，卷曲如螺，白毫畢露，銀綠翠隱，是我國十大名茶之一。 洞庭碧螺春并不在洞庭湖，而是在太湖。清《野史大觀》稱碧螺春“嚇煞人香”，因其清 香異常，成為清代最著名的皇家貢茶之一。 比如項目啟動會不僅僅是字面描述的“啟動的儀式”，正如洞庭碧螺春的玄機藏在太湖一樣。啟動會中隱藏著許多高效率的工作方法，使隨后展開的執(zhí)行環(huán)節(jié)更有效率，讓項目結(jié)果憧憬無限，芳香沁人。啟動會成功，我們就可以暫時輕松下來，品嘗洞庭碧螺春的“嚇煞人香”了。可見，碧螺春是被公認的天下第一綠茶。 這是一項非常細致的工作，在每年的春分前后，采茶姑娘需在天亮之前，行船至太湖洞庭山，含露采摘嫩芽，以此保證青芽的品質(zhì)。 這既是一個儀式，也是一種文化。這種耳提面命的傳授往往能起到至關(guān)重要的作用。 從皇帝親自參加的祈谷式、農(nóng)耕式，到軍隊出征祭旗式、普通百姓的婚禮式等等，這些儀式既是一種風俗，也是一種象征 —— 宣告某項工作開始，并祈求一切順利。但這種具有宣導意義的工作方式卻被人們所傳承和演化，應用于日常的工作 和生活中。這些重大項目或活動開展都要有正式的啟動儀式。在這個會議中，項目負責人要向全體與會人員宣讀《項目計劃書》，標志項目正式施行。 總監(jiān) Judy 想好了一個市場項目，覺得特別好，就把部門經(jīng)理 Tom 請進辦公室，詢問 Tom 的意見。兩人都認為這次談論很成功，于是結(jié)束的時候 Judy吩咐 Tom：“就這么做吧，把項目開展起來。 Judy：“上次我和你談的那個項目，進展如何了？” Tom：“我一直在計劃此事，等計劃周全了就馬上行動。 這個事不能再計劃了，馬上行動。” 就這樣又過了一個月， Judy 和 Tom 又進行了一次談話?！? Judy：“還不對啊，我期望的結(jié)果沒出現(xiàn)?。俊? Tom：“啊，原來您是期望這樣的結(jié)果啊，哦，我以為我做好了呢，這么說我還要繼續(xù)?！边@是來自一家貿(mào)易公司銷售人員的抱怨。 管理者認為自己的要求很明確，執(zhí)行者認為自己的行動很到位，于是雙方就不停地爭論誰對誰錯，以至于忘記了工作的本質(zhì)。 這不是溝通不充分的問題，而是我們沒有將工作真正量化。領(lǐng)導認為員工太笨，這么簡單的工作總是一再返工，達不到自己的要求；員工認為領(lǐng)導太沒譜，總是改變想法，今天說這么干，明天說那么干，有力氣使不出來。 LOVE IS IN FAMILY 11 因此，一項工作的開始，并不是要立刻去執(zhí)行，而是先“說出來”，這也是項目啟動會的重要作用之一。 宣讀《項目計劃書》，看起來這個不起眼的附加動作卻能準確地告知從上到下的所有人，某項工作從現(xiàn)在開始以什么樣的狀態(tài)展開。 那么，一份合格的《項目計劃書》應該包括哪些內(nèi)容呢？ 《項目計劃書》模板 （一）項目背景 描述工作項目的提出原因、環(huán)境背景、優(yōu)勢及劣勢分析、項目運作的可行性、項目的獨特與創(chuàng)新分析、項目最終要取得的效果等因素。本年度我們將通過繼續(xù)推出 5 本“量化管理系列圖書”，持續(xù)強化夸克商學院“量化管理”系列圖書的領(lǐng)導品牌地位。項目目標是實施項目所要達到的目的的量化描述，因此項目目標必須明確、具體、可執(zhí)行、可以度量。 項目目標：在 2020年 5月 25 日至 2020年 10月 30 日期間 , 在 10 萬元的預算范圍內(nèi)完 成圖書出版工作，標準為： 1. 圖書產(chǎn)品在全國的首次發(fā)行量不少于 2 萬冊； 2. 圖書符合“專業(yè)權(quán)威”的品牌定位，判定細節(jié)為： A. 外包裝有識別性高、統(tǒng)一的品牌區(qū)間…… B. …… （三）項目原則 項目計劃、執(zhí)行與驗收的基本原則，包括管理原則與技術(shù)原則兩類。 例：項目關(guān)鍵路徑圖 （五）任務列表 （六）關(guān)鍵問題分析 【關(guān)鍵問題一】 回答： 【關(guān)鍵問題二】 回答： （七）項目組成員及資源投入 項目執(zhí)行團隊的責、權(quán)、利情況的書面說明。 在本章中，我們著重闡述在項目啟動階段應該特別注意的幾個環(huán)節(jié)，《項目計劃書》的其他部分，比如項目分解、資源預估等，在本書相應的章節(jié)會進行詳細的介紹。 目的與目標的區(qū)別 在不斷勝利中失敗 兩個好朋友開車去郊區(qū)旅游， 半夜才回到公寓。兩個人累了一天，已經(jīng)疲憊不堪，于是兩個人對選擇睡酒店還是回家的問題發(fā)生了激烈的辯論。 他們背著大大的旅行包開始上樓?！拔覀儧]有回頭路，”其中一個人說，“無論前面還有多遠，我們都必須爬上去，已經(jīng)接近終點了，想想家里的床吧……” 就這樣，他們一步一步走完了剩下的樓梯，到家門口的時候，兩個人不由自主地癱軟在地上。 “歡呼個鬼！”另一個人說，“真讓人崩潰，我把家門鑰匙忘在車里了……”