【正文】 請(qǐng)主管判行后另依式填寫三聯(lián)連同第一聯(lián)呈主管主管簽署，一并送收發(fā)人員編號(hào)并記載于收 (發(fā) )文編號(hào)登記表 再送監(jiān)印人員用印后，由收發(fā)人員將 業(yè)務(wù)接洽便函 第二、三、四聯(lián)送交受文部門，第一聯(lián)則依待復(fù)日期之先后整理以備稽催。 (三 )復(fù)文 經(jīng)辦人收到來(lái)文應(yīng)于第三聯(lián)擬具復(fù)文稿并填寫銷案或待復(fù)日期，及預(yù)定保存期限 (如需簽辦，則以 文書簽辦單 辦理，簽辦單連同 業(yè)務(wù)接洽便函 第三聯(lián)處理 )，經(jīng)主管判行后，依式填寫于第二聯(lián)，一并呈主管簽署再送由收發(fā)人員轉(zhuǎn)請(qǐng)用印并抽出原暫存之第四聯(lián)轉(zhuǎn)記銷案或待復(fù)日期，將第二聯(lián)送交受文部門 (原發(fā)文部門 )，第三、四聯(lián)編定檔號(hào)填記于檔號(hào)欄后；第三聯(lián)依其類別歸檔；第四聯(lián)依收文流水編號(hào)的順序存查。 (四 )回文處理 發(fā)文部門 的收發(fā)人員收到復(fù)文部門送達(dá)的便函第二聯(lián)時(shí)，于原暫存的第一聯(lián)注記復(fù)文的收文時(shí)間；第二聯(lián)轉(zhuǎn)送經(jīng)辦人呈閱辦妥并注明預(yù)定保存期限送收發(fā)人員抽出第一聯(lián)銷案，再一并編定檔號(hào)填記于檔號(hào)欄，第一聯(lián)依發(fā)文流水編號(hào)的順序裝訂存查，第二聯(lián)依其類別存檔，如未結(jié)案，第一聯(lián)需加注復(fù)文部門要求的待復(fù)日期，并按此日期的先后整理以備稽催，再行復(fù)文時(shí)，則依發(fā)文程序辦理。 (二 )函、簽呈：以 主旨 、 說(shuō)明 、 辦法 、 請(qǐng)求、擬辦或建議 三段式 斟酌運(yùn)用。 (四 )采用語(yǔ)體文以達(dá)到 簡(jiǎn)、淺、明、確 的要求，可用表格處理的盡量利用表格。 (二 )指名經(jīng)副理以上人員的信函，逕送其本人，如系公務(wù)文書，再交收發(fā)人員依本規(guī)則辦理。 (二 )經(jīng)辦人簽擬后層呈主管核示，如需呈轉(zhuǎn)經(jīng) (副 )理級(jí)以上主管核示者 (各公司經(jīng)理室、總經(jīng)理室以及總管理處各部、室、中心為呈總經(jīng)理或董事長(zhǎng)核示者 )則于廠 (處 )長(zhǎng) (部、室主管 )簽示后，由廠 (處 )、部 (室 )收發(fā)人員登記于 簽呈事務(wù)備查表 轉(zhuǎn)呈經(jīng) (副 )理以上主管 (各公司經(jīng)理室、總經(jīng)理室及總管理處為總經(jīng)理或董事長(zhǎng) )核示，于核示后由廠 (處 )部 (室 )收發(fā)人員轉(zhuǎn)記 批示 情形，呈送廠 (處 )長(zhǎng) (部室主管 )核閱后，交由經(jīng)辦人依示辦理，但與會(huì)辦部門有關(guān)者應(yīng)復(fù)印分 送會(huì)辦部門協(xié)同處理或備查。簽呈內(nèi)容不宜為公眾周知者，應(yīng)指定專人專案簽辦。判行后依業(yè)務(wù)需要份數(shù)送請(qǐng)繕打、校對(duì)、用印。 （三）合約書簽約代表原稿、正本的保管部門規(guī)定。其他業(yè)務(wù)有關(guān)部門均以副本留存?zhèn)溆谩? 第二十二條 電報(bào)處理 電報(bào)視同文書，依本規(guī)則辦理。 (二 )為利文書處理并達(dá)分層負(fù)責(zé)目的，經(jīng)辦人應(yīng)就內(nèi)容要點(diǎn)簽擬意見或選稿隨來(lái)文呈部門主管核閱批辦，各主管人員應(yīng)對(duì)文案注意見，避免只簽名而無(wú)意見。 (四 )經(jīng)辦文書應(yīng)視其輕重而定緩急，如案情涉及其他部門應(yīng)照會(huì)辦理，會(huì)稿案件會(huì)辦部門應(yīng)按速件處理之。 (二 )分文人員的分文時(shí)期，由各公司視其收文數(shù)量自行訂定。 、電報(bào)、機(jī)密文件等應(yīng)隨到隨辦，于文到一日內(nèi)處理完畢為原則。 文定有答復(fù)期限者，應(yīng)盡力于來(lái)文所定期限內(nèi)處理完畢。 。 ，按分層負(fù)責(zé)的決行層次，由各公司自行訂定時(shí)限。 (二 )收發(fā)人員應(yīng)按日檢查催辦聯(lián)，到期未見辦妥銷案者，應(yīng)先以口頭通知經(jīng)辦部門主管， 如再俟一天仍不見辦妥銷案者，應(yīng)即以 文書催辦單 一式二聯(lián)，送經(jīng)辦部門主管交由經(jīng)辦人填注 擬完成日期 及 遲延原因 經(jīng)主管批核后，經(jīng)辦部門自存一份，一份送還收發(fā)人員繼續(xù)依期稽催，收發(fā)人員應(yīng)隨時(shí)將稽催情形記錄于稽催聯(lián)。 第二十七條 文件遞送 (一 )呈閱文件的遞送方式 文件呈閱、呈判、會(huì)辦時(shí)，如為普通案件以淺灰色卷宗遞送，如系機(jī)密，緊急或 A 類案件，則以桔紅色卷宗遞送。 ，發(fā)文部門收發(fā)人員需將文件依受文部門地區(qū)別以 (處 )、部 (室 )為單位裝入 內(nèi)部信封 予以遞送， 內(nèi)部信封 僅書寫受文部門的廠、處、部、室名稱不另注明經(jīng)辦人姓名，由受文部門收發(fā)人員統(tǒng)一拆封分發(fā)。 寄送中心 后， 寄送中心 人員應(yīng)將同一受文部門之廠 (處 )部 (室 )的文件集中整理，開具 文件遞送清單 一式三聯(lián)，第一聯(lián)自存，第二、三聯(lián) 連同文件匯總裝入地區(qū)別專用 文件袋 寄送。 、室、中心寄送各廠區(qū)的文件，一律遞交各公司的 寄送中心登記轉(zhuǎn)送。 ，不得積壓， 寄送中心 人員須于每日上午上班后 30 分鐘內(nèi)將 文件袋 內(nèi)文件分送各廠 (處 )、部 (室 )收發(fā)人員簽收。 (二 )職章：〖 ZK(〗 、各公司總經(jīng)理刻有公司名銜及職別的印信。 (三 )職銜簽字章：各公司廠、處長(zhǎng)以上主管刻有職銜及簽名的印信。如為 不得對(duì)企業(yè)外行文之部門，應(yīng)于部門章上加注 對(duì)內(nèi)專用 之字樣。 第二十九條 印信的資料及形式 所有印信均為圓形橡皮質(zhì)。 (二 )特定業(yè)務(wù)專用的圖記及董事長(zhǎng)職章、公章、總經(jīng)理職章之監(jiān)印人員應(yīng)簽請(qǐng)各公司總經(jīng)理核定后任用。 (四 )監(jiān)印人員不在時(shí)，應(yīng)由代理人代為監(jiān) 印，代理人的任用應(yīng)依前三款的規(guī)定簽準(zhǔn)或指派。 (二 )其他文件需蓋用印信者，經(jīng)辦人應(yīng)填具 蓋用印信申請(qǐng)單 一式二聯(lián)，經(jīng)呈準(zhǔn)后憑以申請(qǐng)用印，監(jiān)印人員除于文件上用印外，還應(yīng)于 蓋用印信申請(qǐng)單 正面加蓋使用的印信，并收存第一聯(lián)，第二聯(lián)退回經(jīng)辦部門存查。 Ⅲ .印信管理 第三十三條 印信的核定及制發(fā)部門 (一 )公章、董事長(zhǎng)及各公司總經(jīng)理之職章及職銜簽 字章均經(jīng)總管理處董事長(zhǎng)核定，由總管理處總經(jīng)理室為管理部門統(tǒng)一制發(fā)。 (三 )各事業(yè)部經(jīng)理、廠 (處 )長(zhǎng)的職銜簽字章、特定業(yè)務(wù)之主管職章及各部門的部門章經(jīng)各公司總經(jīng)理核定由各公司總經(jīng)理室為管理部門統(tǒng)一制發(fā)。 第三十五條 印信申請(qǐng) (一 )印信制發(fā)的申請(qǐng) 因 業(yè)務(wù)需要或組織變更，由主辦部門填具 請(qǐng) (制 )發(fā)印信申請(qǐng)表 一份，送會(huì)印信管理部門依本規(guī)則第三十三條的規(guī)定呈請(qǐng)核定后由管理部門制發(fā)。 ，由監(jiān)印人員依本規(guī)則第三十六條的規(guī)定辦理。 ，以資區(qū)別。 (四 )印信增刊的申請(qǐng) ，但如因業(yè)務(wù)需要或受地區(qū)限制需增刊者，由業(yè)務(wù)主辦部門依本條第一款規(guī)則申請(qǐng)。 第三十六章 印信繳銷 (一 )廢舊、撤銷或遺 失尋獲的印信，應(yīng)由監(jiān)印人員填具 繳銷印信申請(qǐng)表 一份，送會(huì)印信管理部門依本規(guī)則第三十三條之規(guī)定呈經(jīng)核定后，檢具繳銷之印信，送繳管理部門 撤銷。 第三十七條 印信管理 (一 )各種印信由各監(jiān)印人員負(fù)責(zé)保管，如有遺失或誤用情事由監(jiān)印人員負(fù)完全責(zé)任。 (三 )印信不固定換發(fā)年限，印信管理人員每年至少應(yīng)稽查一次。 □ 檔案管理 Ⅰ .管理部門 第三十八條 管理部門 (一 )文書結(jié)案后，原稿由各文書管理部門歸檔，經(jīng)辦部門視實(shí)際需要留存影本。 (二 )各公司檔卷分類目錄及編號(hào)原則，由各公司總經(jīng)理室或事業(yè)部經(jīng)理室統(tǒng)一制定管理；總管理處各部、室、中心則由各部門自行編定報(bào)送總管理處總經(jīng)理室。 (二 )文件如經(jīng)抽存者，應(yīng)有管理部門主管的簽認(rèn)。 (四 )與本案無(wú)關(guān)的文件或不應(yīng)隨案歸檔的文件，應(yīng)即退回經(jīng)辦部門。 第四十條 文件整理 點(diǎn)收文件后，應(yīng)依下列方式整理： (一 )中文直寫文件以右方裝訂為原則，中文橫寫或外文文件則以 左方裝訂為原則。 (三 )文件如有皺折、破損、參差不齊等情形，應(yīng)先整補(bǔ)，裁切折疊，使其整齊劃一。先以部門別區(qū)分，部門別之后依案件性質(zhì)分為若干大類，再在同類中依序分為若干小類。倘因案件較多，前款三級(jí)不敷應(yīng)用時(shí)得于第三級(jí)之后另增第四級(jí) 細(xì)類 。 (三 )同一 小類 (或細(xì)類 )之案件以裝訂于一檔夾為原則，如案件較多，一個(gè)檔夾不敷使用時(shí)，得分為兩個(gè)以上的檔夾裝訂，并于小類 (或細(xì)類 )之后增設(shè) 卷次 編號(hào)，以便查考。 (五 )檔號(hào)之表示方式如下 A 1A 2B 1B 2C 1C 2D 1E 1E 2 A 1A 2 為經(jīng)辦部門代號(hào)， B 1B 2 為大類號(hào)， C 1C 2為小類號(hào)。 第四十二條 檔案名稱及編號(hào) (一 )檔 案各級(jí)分類應(yīng)賦予一名稱，其名稱應(yīng)簡(jiǎn)明扼要，以能充分表示檔案內(nèi)容性質(zhì)為原則，且有一定范疇，不宜籠統(tǒng)含混。 (三 )檔案分類各級(jí)名稱經(jīng)確定后，應(yīng)編制 檔案分類編號(hào)表 ，即將所有分類各級(jí)名稱及其代表數(shù)字編號(hào)，用一定順序依次排列，以便查閱。 (五 )檔案分類各級(jí)名稱及其代表數(shù)字一經(jīng)確定，不宜任意修改，如確有修改必要，應(yīng)事先審慎研議，并 擬具新舊檔案分類編號(hào)對(duì)照表，以免混淆。 (二 )案件如可歸屬前案，應(yīng)查明前案之檔號(hào)予以同號(hào)編列。 (四 )檔號(hào)應(yīng)自左而右編列，右方裝訂的案件，應(yīng)將檔號(hào)填寫于案件首頁(yè)的左上角；左方裝訂者則填寫于右上角。 (二 )檔夾的背脊應(yīng)標(biāo)明檔夾內(nèi)所含案件的分類編號(hào)及名稱，以便查檔。 (二 )10 年保存： 、決算書類； ； ； 10 年的文書。 (四 )1 年保存：結(jié)案后無(wú)長(zhǎng)期保存必要者。 第四十六條 檔卷清理 (一 )管檔人員應(yīng)隨時(shí)拂拭檔案架，維護(hù)檔案清潔，以防蟲蛀腐朽。 (二 )保管期限屆滿的文件中，部分經(jīng)核定仍有保存參考價(jià)值者，管檔人員應(yīng)將 收 (發(fā) )文登記單 第五聯(lián)附注在其保留文件上，并在第五聯(lián)上注明部分銷毀之日期。 (二 )管檔人員接到 調(diào)卷單 經(jīng)核查后，取出該項(xiàng)檔案，并于 調(diào)卷單 上填注借出日期，將檔案交與調(diào)卷人員。 (三 )于檔案室當(dāng)場(chǎng)借閱者，得免填 調(diào)卷單 。 調(diào)卷單 由管檔人員留存?zhèn)洳椤? (二 )調(diào)卷人員對(duì)于所調(diào)案件，不得抽換增損，如有拆開必要時(shí)，亦須報(bào)明原因，請(qǐng)管檔人員負(fù)二責(zé)處理。 (四 )調(diào)閱案件限與經(jīng)辦業(yè)務(wù)有關(guān)者，如調(diào)閱與經(jīng)辦業(yè)務(wù)無(wú)關(guān)之案件，應(yīng)經(jīng)文書管理部門主管同意。 (二 ) 技術(shù)性的資料：獨(dú)特技術(shù)性的操作標(biāo)準(zhǔn)，與外人技術(shù)合作或外人技術(shù)指導(dǎo)資料，產(chǎn)品配方，產(chǎn)品開發(fā)，改良或試驗(yàn)資料，國(guó)外現(xiàn)場(chǎng)實(shí)習(xí)報(bào)告及其他技術(shù)上屬于機(jī)密性之資料。 (四 )其他經(jīng)廠處長(zhǎng)以上主管認(rèn)為有必要列入機(jī)密文件管理之一切資料。 (二 )屬技術(shù)、開發(fā)、工務(wù)、營(yíng)業(yè)等部門自行建立之專業(yè)性機(jī)密文件，應(yīng)以各事業(yè)部經(jīng)理室或廠區(qū)文書管理部門為保管部門。 (四 )各保管部門應(yīng)指定專人經(jīng)各公司總經(jīng)理核定 (總管理處由總經(jīng)理核定 )，負(fù)責(zé)機(jī)密文件收發(fā)、登記及歸檔等事務(wù)。唯其遞送均應(yīng)親自為之，不得假手他人。 (三 )主辦人于文件處理期間，需負(fù)保密全責(zé)；如需分派其所屬人員辦理時(shí)，則于每日上班以 文件傳遞記錄卡 注明時(shí)間、用途由經(jīng)辦人簽章后， 文件傳遞記錄卡 由主辦人留存，密 件交經(jīng)辦人辦理。 (四 )密件辦妥后由主辦人親自遞送或封妥簽章交予文書管理部門收發(fā)人員寄送。 (二 )前款各項(xiàng)機(jī)密文件的經(jīng)辦部門應(yīng)于每月底編制翌月的 工作計(jì)劃表 寫明交辦的特定業(yè)務(wù)工作主題、內(nèi)容摘要、經(jīng)辦人及預(yù)定完成期限等，經(jīng)主管核定后，一份自存，一份送保管部門存查。 (二 )經(jīng)辦人不得請(qǐng)托他人代抄、代描機(jī)密文件，非經(jīng)經(jīng)理級(jí)以上主管核準(zhǔn)者，亦不得擅自復(fù)制。 (四 )經(jīng)辦人如未能于規(guī)定期限內(nèi)處理完竣，應(yīng)于到期前簽呈交辦之主管核準(zhǔn)延長(zhǎng)處理期限并聯(lián)絡(luò)保管人員延緩稽催。 (二 )內(nèi)部自行建立之機(jī)密文件，經(jīng)辦人辦妥并經(jīng)廠、處長(zhǎng)核定保存期限后，應(yīng)將文件類別、內(nèi)容摘要、預(yù)定保存期限等填入 機(jī)密文件送件單 ，隨文件送交保管人員編定檔號(hào)并簽收后， 機(jī)密文件送件單 退回經(jīng)辦人存查，文件由保管人員依類歸檔并將其名稱及歸檔編號(hào)登入 機(jī)密文件保管備查簿 。并于每年年底清理檔卷，將認(rèn)為已無(wú)需繼續(xù)保管或已消失機(jī)密性質(zhì)的文件，造具 機(jī)密文件銷毀表 呈報(bào)總經(jīng)理 (專業(yè)性者呈經(jīng)理 )核準(zhǔn)后銷毀或送回原經(jīng)辦部門按一般文書辦理歸檔。 (三 )機(jī)密文件應(yīng)單獨(dú)成立檔卷，與其他一般文件分開保管。 (二 )保管人員接到經(jīng)核準(zhǔn)之 調(diào)卷單 ，應(yīng)即開立 文件傳遞記錄卡 一份，連同密件交予調(diào)卷人簽收后， 文件傳遞記錄卡 由保管人員留存。 第五十七條 副本 機(jī)密文件需影、復(fù)印時(shí)，應(yīng)呈經(jīng)理以上主管 (專業(yè)性者呈廠處長(zhǎng)以上主管 )核準(zhǔn)后，交由保管人員印發(fā)，并將份數(shù)登記于 機(jī)密文件保管備查簿 ；副 本 (含復(fù)印件 )視同正本依本規(guī)則的規(guī)定辦理。 (二 )原案被污損、抽換、涂改或遺失者。 (四 )調(diào)卷逾期拒不歸還而不申述理由者。 (六 )文件分辦傳遞時(shí)，未以 文件傳遞記錄卡 記載或未于分辦當(dāng)日下班 (或完工 )時(shí)收回 (繳回 )妥藏者。 (二 )處理日數(shù)計(jì)算標(biāo)準(zhǔn) ：自總收文之日起至復(fù)文發(fā)出或文件歸檔之日止，所需日數(shù)扣除例假日后為實(shí)際處理日數(shù)。 第六十條 文書用紙 (一 )對(duì)關(guān)系企業(yè)外機(jī)構(gòu)之行文以公文用紙為之。 (二 )關(guān)系企業(yè)內(nèi)部各部門間的行文以 業(yè)務(wù)接洽便函 為之，但公司間的行文亦得以公文用紙。 (四 )簽呈以簽呈專用紙。 第六十二條 實(shí)施與修改 本辦法經(jīng)營(yíng)決策委員會(huì)通過(guò)后實(shí)施，修改時(shí)亦同。內(nèi)部遞傳的簡(jiǎn)單請(qǐng) 示報(bào)告或其他不需打印的