【正文】 理委托合同》 由開發(fā)商選聘物業(yè)公司，并簽訂《物業(yè)管理委托合同》。 委任物業(yè)公司總經(jīng)理，招聘高、中級管理人員 由總部委任或?qū)ν庹衅妇哂卸嗄晡飿I(yè)管理經(jīng)驗的總經(jīng)理 1 名。 說明：因物業(yè)公司組建之初，所招員工對本物業(yè)及大廈工程具體情況不很熟悉，招聘施工隊的人員可以從旁協(xié)助工程部經(jīng)理、主管盡快了解工程情況。 建議：《公約承諾書》與《治安、消防協(xié)議書》可裝訂成一冊（一式三份），在業(yè)主收樓時發(fā)給業(yè)主，由業(yè)主簽字（蓋章）認可、執(zhí)行；《公約》、《房屋質(zhì)量保證書》、《房屋使用說明書》、《業(yè)主（使用人）服務(wù)指南》、《裝修管理規(guī)定》、《辦理裝修流程說明》可合裝成一冊，作為業(yè)主收樓時的《用戶手冊》。 2．各部門在前期階段編制的文件、規(guī)定，以及需要在前期辦理的事宜。 制訂《員工考勤制度》，建立“考勤登記表”、“月考勤匯總臺帳報表”。 制訂《員工聘用辦法》，建立“應(yīng)聘面試登記表”、“入職循環(huán)單”、“轉(zhuǎn)正審批表”、“離職結(jié)算表”、“調(diào)動通知單”、“勞動合同續(xù)簽審批單”。 制訂《物資采購、驗收、入庫、報銷流程》。 制訂《員工請假 制度》，建立“休假申請單”。 制訂《印章管理規(guī)定》，建立“公章啟用、報廢、移交登記表”、“用印申請”；統(tǒng)計公司各種印章，經(jīng)總經(jīng)理審批后統(tǒng)一刻制（公章、管業(yè)部章、保衛(wèi)部章、工程部章、財務(wù)專用章、文件傳閱章、審批合格章、餐票專用章、浴室專用章）。 制訂《內(nèi)部行文管理規(guī)定》，建立“文件簽收表”、“內(nèi)部請示報告”。 制訂《部門運作手冊》：人員編制、崗位職責（經(jīng)理、行政主管、總經(jīng)理秘書、庫房管理員、文員）、工作程序、管理制度。 制訂《開辦費使用方案》，統(tǒng)計、制訂前期開辦物資的配置內(nèi)容、標準，并負責前期采購工作；建立“固定資產(chǎn)臺帳”、“個人辦公用品臺帳”。 制訂《 計劃性工作管理辦法》，建立“年度（月度、周）工作計劃、總結(jié)報表”、“計劃、總結(jié)考核統(tǒng)計表”。 建立二次裝修“付款內(nèi)簽單”、“裝修押金登記表”、“裝修管理費統(tǒng)計表” 制訂《現(xiàn)金支出管理規(guī)定》。 制訂《預算管理制度》，建立“年度預算報表”。 制訂《庫存盤點制度》。 制訂《發(fā)票、收據(jù) 有價票據(jù)的管理制度》。 制訂《業(yè)主（使用人）收樓流程》，建立“繳款通知單”、“工程返修單”、“返修工程驗收單”、“鑰匙交接表”、“備用鑰匙封存表”、“業(yè)主簽到表”、“業(yè)主檔案”，并告知此流程中涉及的部門。 制訂《有償服務(wù)價格表》：維修費、車位費、電話費、裝修管理費、能源費、特約服務(wù)費。 編寫《車位租賃（購買）協(xié)議書》、《電話租線（購買）協(xié)議書》。 △ 保衛(wèi)部 制訂《停車場管理規(guī)定》、《自行車場管理制度》。 制訂《物品出門管理規(guī)定》，建立“出門條”。 制訂《備用鑰匙啟用管理規(guī)定》，建立“備用鑰匙啟封審批表”。 制訂《滅火器租用管理辦法》，確定租金費用（押金），建立“滅火器材配置記錄表”。 制訂《成保人員崗位職責》，建立“成保人員月度工作考核表” 制訂《中控室（監(jiān)控室）管理規(guī)定》，建立“錄像磁帶臺帳” 、“消防中控系統(tǒng)記錄表”、“治安監(jiān)控系統(tǒng)記錄表”。 制訂《部門運作手冊》：人員編制、崗位職責（經(jīng)理、主管 治安、消防 、領(lǐng)班保安、消防 、保安員、消防執(zhí)機員）。 △ 工程部 制訂《物業(yè)接管前巡檢辦法、計劃》，建立“工程遺留問題跟進記錄”，并隨時將工程遺留問題通知開發(fā)商。 聯(lián)系物業(yè)辦公用房，確定裝修方案，并負責跟進裝修施工進度。 建立業(yè)主（使用人）二次裝修“裝修質(zhì)量驗收表”。 經(jīng)理帶領(lǐng)部門主管、員工學習、熟悉物業(yè)內(nèi)全部工程、設(shè)備內(nèi)容。接管驗收時檢索提交的產(chǎn)權(quán)資料主要有： 項目批準文件 用地批準文件 建筑執(zhí)照 拆遷安置資料 房地產(chǎn)平面圖 面積測繪報告 小業(yè)主姓名、產(chǎn)權(quán)、單元號、建筑面積清單 △．市府驗收合格資料 建設(shè)工程竣工驗收證書 市建筑消防驗收合格證 市小區(qū)辦綜合驗收合格證 用電許可證 供用電協(xié)議書 衛(wèi)星地面接收設(shè)施許可證 電視共用天線合格證 電梯使用合格證 △．工程技術(shù)資料 技術(shù)資料是物業(yè)接管驗收時對物業(yè)進行質(zhì)量檢驗的依據(jù)。接管驗收時提交的工程技術(shù)資料主要有： 竣工圖－包括總平面圖、建筑、結(jié)構(gòu)、設(shè)備、給排水、通風空調(diào)、強電、弱電、附屬工程及隱蔽管線的全套圖紙 地質(zhì)勘察報告 工程合同及開工、竣工報告 工程預決算清單 圖紙會審記錄 工程設(shè)計變更通知（包括質(zhì)量事故處理記錄） 隱蔽工程驗收簽證 沉降觀察記錄 竣工驗收證明書 鋼材、水泥等主要材料的質(zhì)量保證書 新材料、構(gòu)配件的鑒定合格證書 水、電、采暖、衛(wèi)生器具等設(shè)備的檢驗合格證書 砂漿、混凝土試塊試壓報告 供水、供暖的試壓報告 園林綠化的圖紙和清 單 設(shè)備清單、安裝調(diào)試記錄、使用注意事項說明、質(zhì)保書和保修單 有關(guān)政府部門對分類項目的批文 有關(guān)工程項目的其他重要技術(shù)決定和文件 △．須移交物業(yè)公司管理的資料 用水申請審批表及月供水計劃執(zhí)行表 機電設(shè)備單臺說明書、調(diào)試、訂購合同 分攤面積、建筑面積的測繪報告 對外委單位進行調(diào)研，簽訂外委合同 從開發(fā)商處接管《成品保護協(xié)議》，對外現(xiàn)有成品保護人員進行管理。 △ .物業(yè)驗收條件 物業(yè)驗收移交，必須滿足以下條件： 提供被驗收物業(yè)的竣工圖（若尚未完成竣工圖，必須提供最終的施工圖，并附詳細的設(shè)計修改說明） 提供被驗收的設(shè)備、系統(tǒng)的操作說明、保養(yǎng)手冊及其他有關(guān)資料 提供與承包商（或供 應(yīng)商）簽署承包（供應(yīng)）合同中有關(guān)技術(shù)條款 出示政府有關(guān)職能部門驗收證明 提供承包商、廠商及供應(yīng)商的地址、聯(lián)系電話及聯(lián)系人資料 提供必要的專業(yè)技術(shù)介紹和培訓 提供所有測試、檢驗和分析報告 清潔被驗收的場地、設(shè)備和機房 △ .拒絕驗收 對以下情況，物業(yè)公司有權(quán)拒絕驗收接管物業(yè)： 嚴重違反國家有關(guān)法規(guī) 未能通過有關(guān)政府職能部門的驗收 工地與交付物業(yè)不能有效隔離 機房不能完全獨立封閉 其他可能危及設(shè)備正常運行和入住人身安全的物業(yè) △ .缺陷整改 對在驗收中發(fā)現(xiàn)的各種問題，包括工程未完事項、工程缺陷及由于成品未能有效保養(yǎng)引起的受損等情況，物業(yè)公司將會做詳細的缺陷記錄，以供開發(fā)商（或大業(yè)主）督促承包商（或供應(yīng)商）進行整改，對不能進行整改的缺陷進行賠償交涉。 △ .試運行 若部分設(shè)備或整個系統(tǒng)尚未通過最終的驗收，但由于小業(yè)主（或租戶）入住需要必須開啟運行某些設(shè)備或系統(tǒng)，物業(yè)公司一般僅做實物驗收，并嚴格按開發(fā)商（或大業(yè)主）的書面指令進行管理和操作，在此期間，技術(shù)上仍由承包商（或供應(yīng)商）把關(guān)。 △ .驗收通過 被驗收物業(yè)完好，設(shè)備及系統(tǒng)運行情況正常，所有指標均達到合同約定的要求，場地、設(shè)備和機房均清潔干凈，經(jīng)有關(guān)各方書面確認驗收通過，開發(fā)商（或大業(yè)主）應(yīng)督促承包商（或供應(yīng)商）移交所有的鑰匙、備品備件和專用工具，物業(yè)正式交由物業(yè)公司接收管理。 △ .一般操作和維修保養(yǎng)手冊遞交要求 承包單位在物業(yè)移交前，須遞交設(shè)備／系統(tǒng)的操作和維修保養(yǎng)手冊（以下簡稱“手冊”），以確保物業(yè)公司操作人員能盡快掌握驗收設(shè)備／系統(tǒng)的操作和管理，一般有以下要求： 承包單位須在設(shè)備／系統(tǒng)驗收前一個月遞交手冊，以便物業(yè)公司的操作人員有時間了解該驗收設(shè)備／系統(tǒng)的基本情況。 每一系統(tǒng)應(yīng)獨立成冊，以減少每冊的厚度，不同內(nèi)容或章節(jié)應(yīng)以塑料索引標簽分隔，并附有清楚的目錄指示，以便操作人員翻查參考。 手冊須同時附有本項目的“竣工圖”目錄，按所屬系統(tǒng)分列在有關(guān)系統(tǒng)的章節(jié)內(nèi)。若遞交手冊時尚未完成竣工圖，必須提供最終的施工圖， 并附詳細的設(shè)計修改說明，竣工圖最遲必須在免費保修期開始后的六個星期內(nèi)呈交。 詳盡介紹每個獨立系統(tǒng)如何調(diào)節(jié)、控制、監(jiān)察和調(diào)校說明。 提出每個系統(tǒng)的可調(diào)節(jié)部件和保護裝置的最初調(diào)校參數(shù)，并預留一定的空位以便加插最后調(diào)定的參數(shù)。 7．設(shè)備操作需提供的技術(shù)資料（至少包括以下內(nèi)容）： 設(shè)備正常啟閉程序和出現(xiàn)異常情況時停機程序 。 所有設(shè)備原廠所發(fā)的隨機文件、圖紙資料，包括每塊電路板的電路圖，以及所有電子元件的布置圖。 列出所有設(shè)備的生產(chǎn)制造廠商、型號、系列編號、經(jīng)調(diào)試運行后所設(shè)定的參數(shù)。 8．系統(tǒng)／設(shè)備維修保養(yǎng)需提供的技術(shù)資料（至少包括以下內(nèi)容）： 所有系統(tǒng)／設(shè)備檢查手冊。 從整個系統(tǒng)到設(shè)備的維修保養(yǎng)說明，調(diào)校的操作程序和尋找故 障的方法。 常見故障處理和解決方法。 9．安全保險需提供技術(shù)資料（至少包括以下內(nèi)容）： 各類設(shè)備的保護操作程序。 － 電氣事故保護 － 機械事故保護 － 火災和爆炸事故保護 － 化學事故保護 － 在處理燃料和化學物品時出現(xiàn)的事故保護 － 急救和事故報告 10．現(xiàn)在任何設(shè)備或控制系統(tǒng)所采用的電腦專用軟件，需提供的技術(shù)資料（至少包括以下內(nèi)容）： 軟件內(nèi)容目錄表打印本。 特殊的軟件和工具的使用說明。 應(yīng)用的基本軟件、專用工具和通用軟件資料，便于業(yè)主進一步修改和發(fā)展軟件。 12．列出承包單位提供給業(yè)主的所有備品、備件和專用 工具清單。物業(yè)公司各部門召開協(xié)調(diào)會通告此事，并統(tǒng)一口徑。 保衛(wèi)部 在東門設(shè)保安員 2 名， 1 名為業(yè)主引路：“先生／小姐您好！辦理入住，請您按路標指示上物業(yè)公司辦理。 在二層至三層樓梯口設(shè)保安員一名，防止閑雜人員進入非辦理區(qū)。 接待人員指引業(yè)主到管業(yè)部辦理相關(guān)手續(xù)，并提請準備好相關(guān)資料。 以上資料須齊全、完整、真實、有效，缺少任何一份都不予受理。以上資料（材料）缺少任何一份都不予受理。 8．接到業(yè)主（使用人）簽署后的： A．《承諾書》 3 份； B．《治安、消防協(xié)議書》 3 份； 將其中一套返還業(yè)主（使用人），另外兩套存檔。 10．核算物業(yè)保證金（？元／建筑平米／月＊ 3 個月＊合 同注明面積）。 12．填寫《物業(yè)管理繳費單》一式三聯(lián)，由業(yè)主（使用人）簽字確認。 財務(wù)部 接到《物業(yè)管理繳費單》進行審核，并按表中注明內(nèi)容收取相關(guān)費用。如業(yè)主使用支票，暫開收據(jù)，款到帳 5 日后，由交費人憑收據(jù)原件換取發(fā)票。 告之業(yè)主到工程部辦理驗收手續(xù)。 各專業(yè)人員持《單元交接書》陪同業(yè)主到所購房間進行交接驗收。 ? 帶 3 把鑰匙，陪同業(yè)主持《單元交接書》 2 份到保衛(wèi)部辦理鑰匙交接手續(xù)。 4．驗收不合格：填寫《返修單》 2 份，業(yè)主簽字確認后，交保修單位，并規(guī)定返修時間不得超過 48 小時。 保修單位到物業(yè)公司保衛(wèi)部辦理返修入場手續(xù)后進行返修 。 工程部 接保修單位《修復通知單》后組織各專業(yè)進行復驗。合格后確認驗收，填寫《單元交接書》 2 份。 保衛(wèi)部 接到工程部送來的鑰匙 3 把／單元。 鑰匙核對無誤后，填寫《鑰匙交接表》 2 份及《單元交接書》 2 份，業(yè)主、工程部三方簽字確認。 封存房間鑰匙 1 把，并請業(yè)主（使用人）在封存信封封口處簽字，當面封存，并填寫《鑰匙封存記錄表》，部門存檔。 帶領(lǐng)業(yè)主持《單元交接書》 2 份返回管業(yè)部。 接到保衛(wèi)部送來的《鑰匙交接表》 1 張，部門存檔。 將其中一聯(lián)返還業(yè)主，另一聯(lián)存檔。 如有業(yè)主詢問裝修事宜，則按二裝流程辦理。 入住期辦理完畢，整理現(xiàn)場。施工方領(lǐng)取《許可證》、《施工證》進行施工。 No Yes No Yes 各部門審批是否合格 總經(jīng)理審批是否合格 房地產(chǎn) E 網(wǎng) 房地產(chǎn)與物業(yè)管理實用資料庫 第 19 頁 共 69 頁 工程部接到保衛(wèi)部送來的驗收資料后進行驗收，并返回管業(yè) 部。 驗收合格，管業(yè)部自動辦理退保證金手續(xù)。 管業(yè)部通知施工方帶相關(guān)資料、收據(jù)來物業(yè)公司領(lǐng)取退款。 管業(yè)部通知施工方暫不能領(lǐng)取，待通知。 施工方第二次到物業(yè)公司： 管業(yè)部： 檢查施工方是否將如下資料備齊： 房地產(chǎn) E 網(wǎng) 房地產(chǎn)與物業(yè)管理實用資料庫 第 21 頁 共 69 頁 ①．《 **********裝修協(xié)議書》－ 3 份； ②．《 **********業(yè)主 (使用人 )裝修施工申請表》－ 1 份； ③ ．裝修施工全套圖紙－ 2 套； ④．裝修公司營業(yè)執(zhí)照副本復印件 (須加蓋公司原始公章，如是外地企業(yè)須持進京施工許可證 )－ 1 份； ⑤．裝修公司企業(yè)資質(zhì)證復印件 (須加蓋公司原始公章 )－ 1 份； ⑥．《 **********二次裝修