【正文】 特殊合同是指需與 政府職能部門推薦客戶或公司董事會指定客戶簽訂的合同，凡各部門、子公司需簽訂該類合同的，均可適用本流程。 四、 銷售 類 合同的簽訂流程 根據(jù)公司目前的業(yè) 務(wù)類別，所涉及的銷售類合同主要有房屋銷售合同 (房產(chǎn)公司 )、 砂 石銷售合同 (航運公司 )和苗木銷售合同 (三景園藝公司 )。格式合同（意向書）由項目公司起草，或由項目公司提出合同內(nèi)容的基本要求，委托法務(wù)部負(fù)責(zé)起草（要求提出及文本起草工作必須比開始銷售 至少提前 一至 兩個月），以便各審核人有充足的審核時間。 1．合同 (意向書 )格式文本的審批流程 (1) 銷售部指定人員 或法務(wù)專員起草合同 (意向書 )格式文本； (2) 銷售經(jīng)理審核合同內(nèi)容的完整性及準(zhǔn)確性； (3) 財務(wù)責(zé)任人審核價格及付款方式； (4) 項目總經(jīng)理審核合同內(nèi)容的完整性及準(zhǔn)確性； (5) 法務(wù)主管審核合同條款表述的準(zhǔn)確性及合法性； (6) 董事長審批； (7) 證章管理員處備案。 (二 ) 砂石銷售合同簽訂流程 砂石銷售合同必須按公司批準(zhǔn)的格式文本簽訂，目前已經(jīng)批準(zhǔn)的格式文本詳見附件 24，砂石銷售合同的格式文本由航 運公司證章管理員保管備案，以備在蓋章前與需簽訂的文本核對，確認(rèn)已經(jīng)各審批人批準(zhǔn)且與格式文本核對無誤后方可加蓋公章。 2． 砂石銷售合同的具體簽訂流程如下： (1) 銷售主責(zé)任人按格式文本制作合同文本，對于格式文本已確定的內(nèi)容不得 修改； (2) 航運公司財務(wù)經(jīng)理審核 ，銷售基價、結(jié)算及付款方式等是否符合公司已批準(zhǔn)的標(biāo)準(zhǔn) ； (3) 總經(jīng)理審核 ，合同文本、銷售基價、結(jié)算及付款方式等是否符合公司已批準(zhǔn)的范本及標(biāo)準(zhǔn) ； (4) 證章管理員核對文本 (與已批準(zhǔn)的格式文本核對 )無誤且以上責(zé)任人審核批準(zhǔn)后加蓋公章； 如與已批準(zhǔn)的格式文本核對不一致，則須提交法務(wù)審核； (5) 存檔。 1．苗木銷售合同格式文本的審批流程如下： (1) 三景園藝公司行政助理或法務(wù)專員起草合同格式文本； (2) 三景園藝公司財務(wù)經(jīng)理審核商務(wù)條款表述的準(zhǔn)確性及合理性； (3) 三景園藝公司總經(jīng)理審核合同內(nèi)容的完整性及準(zhǔn)確性； (4) 法務(wù)主管審核合同條款表述的準(zhǔn)確性及合法性； (5) 執(zhí)行董事審批； (6) 證章管理員處備案。 (5) 證章管理員核對文本 (與已批準(zhǔn)的格式文本核對 )無誤且以上責(zé)任人審核批準(zhǔn)后加蓋公章； 如與已批準(zhǔn)的格式文本核對不一致，則須提交法務(wù)審核； (6) 存檔。 六、 大型房屋租賃合同的簽訂流程 1．主辦部門 /項目指定人員提交合同文本； 2．技術(shù)部門負(fù)責(zé)人審核，確保合同中所涉技術(shù)條款與項目實際相符； 3． 財務(wù)部負(fù)責(zé)人審核，確 保合同價格及付款方式合理、財務(wù)數(shù)據(jù)準(zhǔn)確； 4．項目總經(jīng)理審核，確保合同整體內(nèi)容滿足項目實際需求； 5．法務(wù)主管審核，確保合同整體內(nèi)容合法，文字表述準(zhǔn)確； 6．董事長審批； 7．蓋章，確保蓋章的文本與批準(zhǔn)的文本一致； 8．存檔。 第三章 合同權(quán)限管理 合同審批權(quán)限一覽表 合同類別 合同最終批準(zhǔn)權(quán)限歸屬 控股法務(wù)主管 控股執(zhí)行董事 控股董事長 設(shè)計類合同 總價在 50 萬以內(nèi) (含 ) 總價在 50 萬 200 萬 (含 ) 總價在 200 萬以上 前期類合同 總價在 50 萬以內(nèi) (含 ) 總價在 50 萬 200 萬 (含 ) 總價在 200 萬以上 策劃類合同 總價在 50 萬以內(nèi) (含 ) 總價在 50 萬 200 萬 (含 ) 總價在 200 萬以上 工程類合同 均屬執(zhí)行董事 采購類合同 均屬執(zhí)行董事 基地房屋租賃合同 均屬執(zhí)行董事 大型房屋租賃合同 均屬董事長 土地出讓合同 均屬董事長 顧問類合同 均屬董事長 借款合同 均屬董事長 擔(dān)保合同 均屬董事長 按揭合作合同 均屬董事長 大型項目合作合同 均屬董事長 其他合同 總價在 50 萬以內(nèi) (含 ) 總價在 50 萬 200 萬 (含 ) 總價在 200 萬以上 銷售類合同 銷售類合同根據(jù)公司目前經(jīng)營業(yè)務(wù)類別可分為商品房銷售合同 、砂石銷售合同、苗木銷售合同三類，一般都采用已經(jīng)公司批準(zhǔn)的格式合同，格式合同的最終批準(zhǔn)權(quán)屬控股公司董事長；實際簽訂銷售合同時，如采用已批準(zhǔn)的格式合同且銷售價格在公司已批準(zhǔn)的范圍內(nèi)的，則商品房銷售合同由銷售主管和主辦會計審批；砂石銷售合同和苗木銷售合同由子公司財務(wù)經(jīng)理 、 總經(jīng)理 (及執(zhí)行董事 )審批；如實際簽訂銷售合同時，對已批準(zhǔn)的格式合同有變更的，則除以上審批環(huán)節(jié)外，須由控股公司法務(wù)主管批準(zhǔn)；如實際簽訂銷售合同時，銷售價格低于公司已批準(zhǔn)的銷售價格的，則除以上審批環(huán)節(jié)外，合同須由銷售價格的最終批準(zhǔn)權(quán)限人批準(zhǔn)。如任何合同須執(zhí)行“特殊合同批準(zhǔn)流程”的，則最終審批權(quán)均歸屬控股公司董事長。 二、合同編號方法 1．合同編號的前四位為簽訂公司名稱拼音字母的縮寫，具體如下： 天地 控股為：“ GYKG” 天地 房產(chǎn)為：“ GYFC” 天地 建設(shè)為：“ GYJS” **科技為：“ GGKJ ” **實業(yè)為：“ JJSY” **** 為：“ SSGD” 天地 航運為：“ GYGY” **材料為：“ JCCL” **置業(yè)為：“ HXZY” **房產(chǎn)為：“ ZYFC” **園藝為：“ SJYY” 2．合同編號的第五位至第十位編號為合同提交審批的年月。 例如： 2020 年 11 月， **有限公司共簽訂了 10 份合同，則第三份合同的編號為：YHSY20202003。 5．合同簽訂前幾個環(huán)節(jié)文件 (如目標(biāo)執(zhí)行批準(zhǔn)書、招標(biāo)文件、客戶批準(zhǔn)書、中標(biāo)單位批準(zhǔn)書、考核價格批準(zhǔn)書、執(zhí)行價格批準(zhǔn)書等 )的編號方法與合同編號方法相同，即同一份合同的各簽訂環(huán)節(jié)中文件的編號均為同一編號。 第 五 章 格式合同管理 一、格式合同定義 本制度所指的格式合同是指使用頻率較高且合同條款較為確定 (即合同簽訂過程中所需另行填寫的不固定內(nèi)容較少 )的一種規(guī)范合同。 三、現(xiàn)有格式合同 公司現(xiàn)有已批準(zhǔn)使用的格式文本有： 采購類合同：材料采購合同 (附件 10)、設(shè)備采購合同 (附件 11)、設(shè)備采購及安裝合同 (附件 12)、鋼筋供貨合同 (附件 13)、水泥供貨合同 (附件 14)、 預(yù)拌混凝土供貨合同 (附件 15)、鋼管軋頭租賃合同 (附件 16) 工程類合同：工程施工承包合同 (適用于 天地 房產(chǎn)與 天地 建設(shè)內(nèi)部總包合同，附件 17)、包工包料工程承包合同 (附件 18)、建設(shè)工程內(nèi)部承包責(zé)任書 (適用于 天地 建設(shè)與項目經(jīng)理簽訂的合同，附件 19)、清工 班組工程承包責(zé)任書 (適用于項目部與清工班組承包人簽訂的承包責(zé)任書，附件 20) 設(shè)計類合同：景觀設(shè)計合同 (附件 21)、內(nèi)裝修設(shè)計合同 (附件 22)、弱電設(shè)計及施工合同 (附件 23) 策劃類合同：廣告全案策劃服務(wù)合同 (附件 24)、展位設(shè)計制作合同 (附件 25)、禮品 (宣傳冊等 )設(shè)計制作合同 (附件 26)、廣告發(fā)布承攬合同 (附件 27) 銷售類合同：銷售代理合同 (附件 28)、購房意向書 (附件 29)、砂石銷售合同 (附件 30) 苗木銷售合同 (附件 31) 租賃類合同：大型房屋租賃合同 (附件 32)、 基地房屋租賃合同 (附件 33) 第 六 章 合同注意事項 一、合同用章要求 合同主辦部門在將合同文本提交證章管理員加蓋公章之前，必須保證 合 同文本中所有須填寫的內(nèi)容已填寫完整，尤其是合同簽訂時間、地點、代表簽字等內(nèi)容，所有已具備的附件均與合同正文一起交證章管理員蓋章 (需雙方蓋章 )，對于經(jīng)批準(zhǔn)后同意在合同原文本上作修改的，則必須在修改處加蓋雙方修正章或公章。 二 、系統(tǒng)命名規(guī)則 為了規(guī)范 OA 系統(tǒng)中合同簽訂各環(huán)節(jié)流程的命名，以便今后查尋，特明確規(guī)則如下： 1．命名必須完整簡要，且能體現(xiàn)整個流程的關(guān)鍵性內(nèi)容，杜絕出 現(xiàn)“詞不達意”或“題不對文”等現(xiàn)象。 第三篇 合同跟蹤管理 第一章 合同跟蹤管理 一、合同跟蹤內(nèi)容審批流程 為了確保每份合同簽訂后需跟蹤內(nèi)容的完整性及準(zhǔn)確性，特制 訂了《合同跟蹤內(nèi)容審批流程》。 1．合同跟蹤內(nèi)容的書面整理及審批階段 (1) 部門行政助理整理合同跟蹤內(nèi)容 合同簽訂后 1 個工作日內(nèi)，部門行政助理在部門負(fù)責(zé)人的指導(dǎo)下根據(jù)《合同跟蹤內(nèi)容表》(附表 5)要求完成合同跟蹤內(nèi)容的整理，并通過 OA 系統(tǒng)的“合同跟蹤內(nèi)容審批流程”提交審批，要求款項名稱、金額、收付款方式、收支部門和對應(yīng)的成果驗收內(nèi)容準(zhǔn)確完整。 (3) 財務(wù)部經(jīng)理審核款項金額和對應(yīng)的收付款方式 財務(wù)部經(jīng)理在 1 個工作時內(nèi)完成合同跟蹤內(nèi)容的審核，確保每項款項名稱、金額、收付款方式和收支部門準(zhǔn)確無誤。 2．合同跟蹤內(nèi)容的系統(tǒng)錄入及審批階段 (1) 部門行政助理在 1 個工作時內(nèi)將已經(jīng)最終批準(zhǔn)的收付款內(nèi)容錄入項目管理系統(tǒng)，將每項成果驗收內(nèi)容作為一項事務(wù)錄入項目管理系統(tǒng)，并將每筆收付款與對應(yīng)的各項成果驗收事務(wù)相關(guān)聯(lián)，然后分別通知財務(wù)部經(jīng)理及法務(wù)部主管審核已錄入系統(tǒng)的合同跟蹤內(nèi)容。 注：房屋銷售合同 (意向書 )的跟蹤在房產(chǎn)銷 售軟件系統(tǒng)中實施。 2．合同收付款項是合同跟蹤內(nèi)容的關(guān)鍵組成部分，即合同跟蹤的核心內(nèi)容。 3．如有部分合 同義務(wù)不屬于任何一項與合同收付款項對應(yīng)的成果驗收內(nèi)容，但其對合同的履行起到關(guān)鍵作用的，則該類義務(wù)需在“主要義務(wù)”欄內(nèi)摘錄 ，并 關(guān)聯(lián)與該項義務(wù)相對應(yīng)的事務(wù)；“我方聯(lián)系人”即該項義務(wù)的主要責(zé)任人，由部門 (子公司 )負(fù)責(zé)人指定；開始日期及結(jié)束日期均應(yīng)予以明確，以便查閱、跟蹤、預(yù)警之用；“說明”欄中須填寫合同主要義務(wù)內(nèi)容及未履行義務(wù)的違約責(zé)任。 一、質(zhì)量控制 1．合同履行過程中，部門 (子公司 )負(fù)責(zé)人及相關(guān)責(zé)任人必須共同就對方所提供的各項階段性成果或合同履行過程中的各關(guān)鍵環(huán)節(jié)進行嚴(yán)格的質(zhì)量把關(guān)，并按各類成果驗收單的驗收內(nèi)容、流程及權(quán)限進行驗收，確保對方所提交的最終成果滿足我方要求。 2． 合同履行過程中，若合同對方到期未履行其應(yīng)履行的義務(wù) (成果 )的，則部門 (子公司 )負(fù)責(zé)人必須在該項義務(wù) (成果 )屆期之日啟動催告程序，即向?qū)Ψ剿瓦_要求限期履行該項義務(wù)并 (或 )承擔(dān)相應(yīng)違約責(zé)任的函告。 二、收款控制 1．部門 (子公司 )負(fù)責(zé)人及相關(guān)責(zé)任人可以通過管理系統(tǒng)及時查詢每筆收款是否到達應(yīng)收時間，是否具備收款條件； 2．對于已經(jīng)達到應(yīng)收時間、但由于我方義務(wù)未履行造成無法收款的，部門 (子公司 )負(fù)責(zé)人應(yīng)督促該項義務(wù)的責(zé)任人及時履行相應(yīng)義務(wù)，并與對方單位做好溝通工作，情況嚴(yán)重的應(yīng)協(xié)同相關(guān)部門共同商議處理方案； 3．對于收款期限已到、我方相應(yīng)義務(wù)履行完成的，應(yīng)及時向?qū)Ψ絾挝皇湛睢? 具體要求詳見 《收入流程和環(huán)節(jié)控制辦法》 。 三、付款控制 1．合同主責(zé)任人、財務(wù)責(zé)任人及相關(guān)人員可以通過管理系統(tǒng)及時查詢每筆付款是否到達應(yīng)付時間，付款條件是否具備； 2．對于已經(jīng)達到付款時間，但對方相應(yīng)的義務(wù)仍未履行完畢的，參照本章第一條第 2款執(zhí)行。 具體要求詳見 《項目預(yù)算、資金計劃與資金使用管理辦法》。 四、合同履行結(jié)果評估 每份合同履行完畢，公司均由兩個職能部門 (質(zhì)量部、財務(wù)部 )對該份合同的履行結(jié)果聯(lián)合作出評估，其中質(zhì)量部負(fù)責(zé)評估合同約定的每項成果是否均已驗收合格且達到質(zhì)量目標(biāo)要求，財務(wù)部負(fù)責(zé)評估合同的履行結(jié)果 有無給公司造成經(jīng)濟損失，由法務(wù)部統(tǒng)一負(fù)責(zé)向兩個部門征詢評估結(jié)果 ，并根據(jù)該評估表 內(nèi)容 對主責(zé)任部門 的月度及年度法務(wù)目標(biāo) 作出考評 。 第三章 對外文書管理 本辦法所稱對外文書主要指 法務(wù)類對外文書，即 由公司相應(yīng)職能部門擬寫或制作的發(fā)往業(yè)務(wù)單位 (個人 )或政府部門的對某項合同的履行或?qū)具\行 產(chǎn)生某種法律后果或影響 的文書。 一、 法務(wù)類 對外文書類型 類 型 文書 及格式 適用格式 及流程 備 注 催告型文書 1． 要求履行某項義 務(wù)的函告 ，一般采用工作聯(lián)系函格式 (附件 6)；付款通知采用付款通知單格式(附件 7) 付款通知適用 OA 系統(tǒng)中“ 付款通知批準(zhǔn)流程 ”； 其他適用 OA 系統(tǒng)中“ 對外文書審批流程 ” 該類文書主要指在在合同約定的條件成就或某項義務(wù)即將屆期或已經(jīng)屆期（逾期）的情況下，為了達到以下目的而發(fā)送的文書： ① 明確某項義務(wù)的具體履行要求； ② 提醒對方按約定履行某項義務(wù)； ③ 告知對方已違約并要求限期整改； ④ 告知對方已違約并按約終止合同；等等。 2． 要求限期整改的函告 ，采用工作聯(lián)系函格式 適用 OA 系 統(tǒng)中“ 對外文書審批流程 ” 3． 終止合同的函告 ，采用工作聯(lián)系函格式 適用 OA 系統(tǒng)中“ 對外文書審批流程 ” 確認(rèn)型