【正文】 計算表 1資金占用費計算表 四、表單流程 采購預算清單 采購訂單 入庫單 銷售預算清單 銷售訂單 發(fā)貨單 送貨單 出庫單 內部調撥申請單 調撥單 1 商品檢測報告 五 、 部門倉庫管理職責 4 廣東新農(nóng)村 一、倉庫管理制度 為了保障公司庫存商品的安全與完整、降低倉庫管理成本、以免造成商品積壓與資金浪費，特制定本制度，要求有關部門遵照執(zhí)行。 一、 采購入庫管理 ： 商品采購主要分為日常備貨采購和業(yè)務員要求采購備貨兩類。 商務部輸單員審核預算清單后輸入采購訂單，并在預算清單上加蓋“已錄”章，然后由商務部主管負責對預算清單和采購訂單進行審核。入庫時倉庫負責清點實物數(shù)量，進行外觀驗收，同時要關注商品的價格、規(guī)格、型號、數(shù)量是否與預算清單一致，貨物名稱及編號是否統(tǒng)一，如有異常，應及時通知經(jīng)辦人員改正，否則拒絕入庫。 倉庫根據(jù)核對無誤的采購訂單關聯(lián)生成入庫單并打印，入庫單一式四聯(lián)，一聯(lián)倉庫，一聯(lián)商務部，兩聯(lián)業(yè)務會計。 倉庫每日及時配對入庫單、采購預算清單，并與入庫日報表核 對無誤后一并報送業(yè)務會計。 附件： 采購入庫流程 、 采購預算清單傳遞流程 、 入庫單傳遞流程 5 二、 銷售出庫管理 業(yè)務員在當日 16： 30 之前填寫次日的銷售訂預算清單報送商務部輸單，并在公司辦公自動化上輸入工作聯(lián)系單，銷售預算清單一式四聯(lián)，一聯(lián)倉庫、一聯(lián)業(yè)務員、一聯(lián)商務、一聯(lián)業(yè)務會計。 業(yè)務員必須完好保管所有銷售預算清單，以便與財務和客戶結算、備查，否則后果自負。 倉庫管理員根據(jù)審核無誤的銷售預算清單，才可辦理物資出庫手續(xù)，并在預算清單上加蓋“貨已發(fā)”章。 業(yè)務員必須在十天內處理所下的訂單，如果處理不及時，公司將根據(jù)訂單金額每天加收 1‰管理費，統(tǒng)計樣表見附件：過期銷售訂單管理費統(tǒng)計表。 倉庫根據(jù)核對無誤的銷售訂單關聯(lián)生成發(fā)貨單并打印，發(fā)貨單一式五聯(lián)，三聯(lián)業(yè)務會計（其中兩聯(lián)由業(yè)務員經(jīng)客戶簽字后送交業(yè)務會計，一聯(lián)倉庫與預算清單配對后送交業(yè)務會計）、一聯(lián)倉庫、一聯(lián)客戶，發(fā)貨單反映數(shù)量、含稅單價、稅額、價稅合計。 倉庫每天記帳，次日由業(yè)務會計負責打印出庫單，出庫單一式四聯(lián)，一聯(lián)倉庫、一聯(lián)業(yè)務員、兩聯(lián)業(yè)務會計，出庫單上反映數(shù)量、采購進價；與發(fā)貨單配對，并負責將出庫單送交倉庫、業(yè)務員。 6 發(fā)貨單由業(yè)務員或技服人員送達客戶簽收后交業(yè)務會計核銷。 1 商品出庫要遵循“先進先出 ” 原則，以免造成呆滯、積壓、過期、貶值等經(jīng)濟損失。 1 編制、打印、報送發(fā)貨日、周、月報表。 附件： 銷售出庫流程 、 銷售預算清單傳遞流程 、 銷售訂單傳遞流程 、 發(fā)貨單傳遞流程 、 送貨單傳 遞流程 、 出庫單傳遞流程 三、 企業(yè)產(chǎn)品推廣部銷售管理 由于企業(yè)產(chǎn)品推廣部銷售情況復雜多樣，特做如下規(guī)定： 企業(yè)產(chǎn)品推廣部根據(jù)銷售需要申請銷售樣品，經(jīng)總經(jīng)理審批后，從倉庫調用。 企業(yè)產(chǎn)品推廣部根據(jù)業(yè)務需要專門配備分開票機、保險箱。 銷售商品時業(yè)務員負責填寫預算清單、收款、發(fā)貨，內勤人員負責開票、輸入銷售訂單。直接銷售樣品后，應于當日到倉庫補辦商品出庫手續(xù)，并領取商品補充企業(yè)產(chǎn)品推廣部店面樣品。 企業(yè)產(chǎn)品推廣部銷售店面沒有的商品時，如果預先知道銷售時間，應提前填寫預算清單，通知內勤人員輸入銷售訂單；如果是預先無法預知的銷售，客戶要求馬上提貨，可先發(fā)貨再補 辦出庫手續(xù)。內勤人員應在當天輸入所有銷售訂單，在預算清單上加蓋“已錄”章，倉庫再根據(jù)銷售訂單關聯(lián)生成發(fā)貨單、出庫單，并與預算清單配對、核銷。內勤人員應在當天輸入所有銷售訂單，在預算清單上加蓋“已錄”章，倉庫再根據(jù)銷售訂單關聯(lián)生成發(fā)貨單、出庫單，并與預算清單配對、核銷。內勤人員應在當天輸入所有銷售訂單，在預算清單上加蓋“已錄”章，倉庫再根據(jù)銷售訂單關聯(lián)生成發(fā)貨單、出庫單，并與預算清單配對、核銷。內勤人員應在當天輸入所有銷售訂單，在預算清單上加蓋“已錄”章，倉庫再根據(jù)銷售訂單關聯(lián)生成發(fā)貨單、出庫單，并與預算清單配對、核銷。 附件： 企業(yè)產(chǎn)品推廣部銷售流程 8 四、 緊急放行管理 因銷售急需放行的商品，可采取緊急放行措施。 倉庫根據(jù)審批后的銷售預算清單，在預算清單上加蓋“緊急放行”章，并手工開具送貨單，送貨單一式三聯(lián)，一聯(lián)客戶，一聯(lián)業(yè)務員、一聯(lián)業(yè)務會計。 業(yè)務員必須在三天內參照銷售出庫管理補辦銷售出庫手續(xù)。 附件： 物資借用流程 五、 商品贈送管理 商品贈送包括采購贈送和銷售贈送。 商務收到供貨商提供的贈送清單時，登記采購贈送商品臺帳，并將臺帳和倉庫提供的其他入庫單核銷，填寫預算清單，商品價格由商務部根據(jù)市場價確定，并輸入訂單 。 各部門、各業(yè)務員根據(jù)明年業(yè)務預算，于當年 12 月 20 日前制定出全年銷售贈送商品預算，分小件銷售贈送商品預算和大件銷售贈送商品預算，經(jīng)部門經(jīng)理審核后報總經(jīng)理審批。對每次贈送金額（含稅價）在 50 元以下（含 50 元）的由倉庫在預算額度內審核控制；對每次贈送金額在 50 元以上 200 元以下（含 200 元）的由部門經(jīng)理審批；對每次贈送金額在 200元以上的由總經(jīng)理審 批。 倉庫每月統(tǒng)計各業(yè)務員本年贈送商品報表，報表中注明各業(yè)務員本年贈送預算額度、本年度已贈送商品額度、剩余贈送額度，報表一式三份，一份倉庫留底、一份業(yè)務員、一份總經(jīng)理。 倉庫必須按月統(tǒng)計各業(yè)務員的銷售贈送商品清單報業(yè)務會計核算。 公司統(tǒng)一擬訂調撥申請單格式，調入方根據(jù)商品庫存量及市場銷售形勢，填寫調撥申請單（一式二聯(lián)），一聯(lián)由調入方保存、一聯(lián)傳真到商務。 倉庫審核調撥預算 清單和調撥單，并打印調撥單，調撥單一式四聯(lián)，一聯(lián)調出方、一聯(lián)調入方、一聯(lián)商務，一聯(lián)業(yè)務會計。每隔一星期與倉庫核對調撥清單。 附件： 內部調撥流程 、 內部調撥申請單傳遞流程 、 調撥單傳遞流程 七、 內部領用管理 10 內部領用包括日常辦公用品的領用及辦公設備的領 用。 各部門必須根據(jù)公司的業(yè)務規(guī)模及管理要求，制定全年的辦公用品與辦公設備預算，報總經(jīng)理批準后執(zhí)行。 倉庫另建行政倉，核算日常辦公用品。每月辦公室根據(jù)各部門領用辦公用品清單輸入訂單，關聯(lián)生成出庫單，具體操作銷售出庫流程 每月末辦公室編制各部門本月領用的日常辦公用品匯總表，提供業(yè)務會計記帳和倉庫核對。 各部門應建立在用設備的使用臺帳。 商務審核預算清單，填寫有誤的返回各部門，重新填寫，審核無誤的輸入訂單，訂單一式四聯(lián)，一聯(lián)倉庫，一聯(lián)商務，一聯(lián)領用部門，一聯(lián)業(yè)務會計。 1 其他出庫程序參照銷售出庫管理。 銷售借用特指緊急放行出庫，必須經(jīng)過部門主管以上領導審批才可放行，并在三天內辦理 核銷手續(xù)，參照緊急放行管理。 設備外借必須經(jīng)部門主管以上領導審批，并在規(guī)定時間內歸還。外借商品的遺失、損耗或報廢由借用人員負責。借用人因崗位調動或離職時，必須歸還所借物品。 倉庫對借用物資應建立借用臺帳。對超出借用期限的各類商品，倉庫必須及時催辦手續(xù)，否則公司將按借用商品金額每日加收 1‰資金占用費。 月末倉庫必須統(tǒng)計各部門各人員的借用清單。 附件： 物資借用流程 九、 維修、退貨、更換、返修管理 業(yè)務員接到客戶通知，自己或通知技服部人員對銷售商品初步診斷，然后將商品送到維修部登記進行維修和質量鑒定，維修部登記維修臺帳并填寫商品檢測報告。 （ 2） 業(yè)務員到維修部領取商品，將商品返回給客戶。 （ 2） 商務部根據(jù)審核批準后的預算清單，輸入訂單，沖回原銷售出庫訂單，辦理更換出庫商品出庫手續(xù)。同時生成并打印更換出庫商品發(fā)貨單，與商品一同交業(yè)務員。 （ 5） 倉庫 每日及時配對紅字預算清單和退貨單，與退貨列表核對無誤后一并報送業(yè)務會計。 退貨管理 （ 1） 業(yè)務員編制紅字銷售預算清單 報主管審批后，辦理退貨手續(xù)。 （ 3） 退貨由維修部負責質量鑒定。不良品的入庫價格由商務部根據(jù)市場可變現(xiàn)價格制定，退貨損失由責任人承擔。 （ 6） 業(yè)務員應向客戶書面通知本公司實際收到的退貨商品名稱與數(shù)量，并取得對方簽字確認手續(xù)。 13 （ 8） 退貨商品由原業(yè)務員負責處置，資金的占用額度參照《內部考核 制度》。 （ 10） 每日及時配對紅字預算清單和退貨單，與退貨列表核對無誤后一并報送業(yè)務會計。退貨責任由維修部負責鑒定后交財務部處理，具體鑒定時間在 《 工作聯(lián)系》單中規(guī)定。 A． 由于業(yè)務員沒有了解客戶需求造成的退貨，業(yè)務員承擔 40%的損失，公司承擔 60%的損失； B． 由于客戶表述不清造成的退貨，業(yè)務員承 擔 2%損失，公司承擔 98%的損失；特殊情況上報總經(jīng)理審批后執(zhí)行； C． 由于技服人員工作失誤造成的退貨，技服人員承擔 10%損失，公司承擔 90%損失。 ③ 運輸單位造成的，由運輸單位承擔全部損失，包括來回運輸費、包裝費、人工整理費、商品跌價和其他損失費。 業(yè)務員應積極處理退貨的商品，以免造成退貨商品的呆滯、積壓。退貨返修指客戶退貨后，倉庫和商務聯(lián)系供貨商的返修；一般返修指公司代客戶返修商品。 （ 3） 倉庫收到返修商品時應登記返修商品臺帳。 （ 5） 返修好的商品送達倉庫后，倉庫應清點實物，進行外觀驗收，登記返修商品臺帳，并于當天通知業(yè)務員。 （ 7） 業(yè)務員到倉庫提貨時倉庫應登記返修商品臺帳，并手工開具送貨單（一式三聯(lián)），客戶簽收返修商品后，業(yè)務員應于當日 將送貨單送交倉庫核銷。由于辦公室負責管理日常辦公用品的采購領用，并負責記錄日常收發(fā)帳，因此辦公室管理制度另行制定，下述制度不包括培訓倉和行政倉。 分倉庫必須從總倉調貨，不得直接從其他供貨單位采購商品，分倉與分倉之間不得直接調貨，分倉與分倉之間調貨必須要有總倉調貨指令方可執(zhí)行。 分倉庫調入商品時清點實物入庫，在調撥單上簽字確認。 分倉庫銷售商品時手工填寫銷售預算清單和出庫單，每星期匯總出庫單和銷售發(fā)票，報公司倉庫和財務部記帳，滯后上報出庫單、銷售發(fā)票，造成倉庫管理混亂，公司將予以處罰。 分倉庫每日應盤點庫存商品并向總倉庫報送庫存日報表。 十一、 庫存管理 商務部應根據(jù)市場情況、預測每種商品的最高存量與最低存量。對往年有銷量，而季節(jié)性供貨的商品，應根據(jù)銷售量確定一個最低與最高存量。 各分支機構倉庫對低于最低存量或超過最高存量的商品，要及時上報公司總部倉庫，由商務審核調撥申請并輸入內部調撥訂單，通知倉庫關聯(lián)相關單據(jù)后辦理實物調撥。 十二、 倉庫日常管理 物資進出倉庫，都必須嚴格辦理進出庫手續(xù)。 倉庫必須及時將日報、周報和月報表發(fā)送到倉庫共享文件夾中，及時向商務、營銷中心、技服部、總經(jīng)理及其他需要倉庫信息的有關部門與人員提供相關信息。 月末由倉庫主管組織人員對所有庫存商品進行盤點，編制盤點表，并與帳面余額核對，帳實不符的要分析原因，明確責任，提請有關部門處理。 盤點過程中應對殘次冷背庫存商品做標簽，并隔離擺放。 十四、 現(xiàn)場管理 倉庫必須做到現(xiàn)場整潔有序，按先進先出制度定置擺放（可根據(jù)發(fā)貨 要求）按客戶或商品類別做好明顯標識（可采用標牌）。 呆滯品、待處理品、不合格品必須與正常商品嚴格隔離，并做好醒目標識，并由商務部協(xié)同有關部 門及時處置。 本制度從 2020 年 12 月 31 日起執(zhí)行，以前相關規(guī)定同時廢止。 購貨發(fā)票 業(yè)務會計：根據(jù)采購發(fā)票作帳務處理 采購發(fā)票 業(yè)務會計：根據(jù)模擬發(fā)票作帳務處理 關聯(lián)生成模擬采購發(fā)票，是否有采購發(fā)票（ Y/N） 關聯(lián)生成入庫單（一式四聯(lián)），與采購預算清單配對，送業(yè)務會計。 倉庫：審核銷售預算清單、訂單，準備貨源（ Y/N） 預算清單（一式四聯(lián)）。 銷售訂單 倉庫記帳后業(yè)務會計打印出庫單（一式四聯(lián)） 20 款已收票已開 款已收票未開 款未收票已開 款未收票未開 N Y 三、 企業(yè)產(chǎn)品推廣部銷售流程 業(yè)務員： 手寫預算清單 采購預算清單（一式四聯(lián)）。 商品贈送預算清單（一式三份） 出庫流程與商品銷售出庫流程相同。 購貨發(fā)票 辦公室：審核領用預算清單，備貨，（ Y/N） 業(yè)務會計：根據(jù)清單作帳務處理 關聯(lián)生成發(fā)貨庫單和出庫單 部門主管：審核領用預算清單（ Y/N） 返回修改 返回各部門修改 各部門：在領用預算清單上簽字，提貨 辦公室：根據(jù)預算清單輸入訂單并審核 倉庫：核對庫存和本月各部門領用清單 各部門：本月部門領用清單 25 （二）辦公設備領用