【正文】 1 第五章 職責(zé) .................................................... 1 第六章 管理內(nèi)容和要求 .......................................... 1 第七章 相關(guān) /支持性文件 ........................................ 14 第八章 附件 ................................................... 14 第九章 流程圖 ................................................. 24 前 言 文件分類及編號(hào)規(guī)定 本作業(yè)文件是根據(jù) GB/T190012020 質(zhì)量管理體系要求（ idt ISO9001： 2020）標(biāo)準(zhǔn) 中 文件控制的要求進(jìn)行制定的。 本作業(yè)文件是公司《文件控制程序》和《記錄控制程序》的支持性文件，也是進(jìn)行 文件分類及標(biāo)準(zhǔn)的具體規(guī)定。 本作業(yè)文件由行政中心歸口管理。 第二章 適用范圍 本文件適用于 XXXX機(jī)電工程有限公司文件管理系統(tǒng)的編制工作。 第三章 規(guī)范性引用文件 GB/T 190002020 idt ISO 9000： 2020 質(zhì)量管理體系 基礎(chǔ)和術(shù)語(yǔ)。 《國(guó)家行政機(jī)關(guān)公文處理辦法》（ 1987 年 2 月 18 日國(guó)務(wù)院辦公廳發(fā)布 1993 年 11 月 21 日修訂） 第四章 術(shù)語(yǔ)和定義 無(wú) 第五章 職責(zé) 運(yùn)營(yíng)管理中心負(fù)責(zé)編制管理文件的標(biāo)準(zhǔn)模版和文件編碼。 公司常用公文種類及其用途 決定 —— 用于對(duì)重要事項(xiàng)或重大行動(dòng)做出的安排。 通知 —— 用于發(fā)布規(guī)章；批轉(zhuǎn)所屬單位的公文，轉(zhuǎn)發(fā)上級(jí)和不相隸屬單位的公 文；要求辦理和需要有關(guān)單位周知或共同執(zhí)行的事項(xiàng)。 報(bào)告 —— 用于向上級(jí)單位匯報(bào)工作，反映情況，提出意見(jiàn)或建議，答復(fù)上級(jí)單 位的詢問(wèn)。 批復(fù) —— 用于答復(fù)所屬單位請(qǐng)示事項(xiàng)。辦理例行公事與應(yīng)急公務(wù)等，用 “ 便 函 ” 。 公文格式 公文各要素標(biāo)識(shí)規(guī)則 公文一般由發(fā)文單位、秘密等級(jí)、緊急程度、發(fā)文字號(hào)、簽發(fā)人、標(biāo)題、主送單位、 正文、附件、印章、成文時(shí)間、主題詞、抄送單位等部分組成。 發(fā)文單位標(biāo)識(shí)上邊緣與頁(yè) 面頂端間隔 25mm。 秘密等級(jí) 有保密要求的公文，根據(jù)保密程度，用 3 號(hào)黑體字在公文首頁(yè)最上方、向右頂格標(biāo) 明 “ 絕密 ” 、 “ 機(jī)密 ” 。 發(fā)文字號(hào) 文件分類及編號(hào)規(guī)定 發(fā)文字號(hào)一般包 括：代字、年號(hào)、序號(hào)；聯(lián)合行文只標(biāo)明主辦單位發(fā)文字號(hào)。范例見(jiàn)附件 1。 注：上報(bào)的公文，在橫線上方左側(cè)標(biāo)注字號(hào)，右側(cè)注明簽發(fā)人，如有會(huì)簽單位，注 明會(huì)簽人姓名。轉(zhuǎn)發(fā)文件的標(biāo)題，除轉(zhuǎn)發(fā)的文種為 “ 通知 ” 時(shí)省略外，其它文種可保留 一 級(jí)。 公文標(biāo)題用 2 號(hào)小標(biāo)宋體字，其與紅色底線之間空 2 行，居中排布；排列不下需要 分行時(shí)，要做到詞意完整，排列對(duì)稱，間距恰當(dāng)。 公文正文 主送機(jī)關(guān)名稱下 1 行，每自然段左空 2 字，回行頂格。正文 用 3 號(hào)仿宋體字，文中如有小標(biāo)題可 用 3 號(hào)小標(biāo)宋體字或黑體字，一般每面排 22 行， 每行排 28 個(gè)字。 公文附件 公文如有附件，用 3 號(hào)仿宋體字標(biāo)識(shí)，在正文之后，成文日期之前注明附件的順序 和名稱。附件如有序號(hào)使用阿拉伯?dāng)?shù)字（如 “ 附 件： ” ）。 蓋章 公文一律加蓋印章。聯(lián)合發(fā)文的蓋章順序，與文 頭單位排列順序 相同。會(huì)議通過(guò)的文件，以通過(guò)日期為準(zhǔn)，并在標(biāo)題之下，正文之前注明會(huì)議名稱和 通過(guò)日期。 主題詞 公文應(yīng)當(dāng)標(biāo)注主題詞。上報(bào)的文件，應(yīng)按照上級(jí)單位的要求標(biāo)注主題詞； 下發(fā)的文件，標(biāo)注主題詞表中規(guī)定的詞，一般不超過(guò) 5 個(gè)詞。抄送行左右空 1 字， “ 抄送 ” 后標(biāo)全角冒號(hào)；抄送機(jī)關(guān)之間用逗號(hào)隔開(kāi)，回行時(shí)與冒號(hào)后抄送機(jī)關(guān)對(duì)齊；在 最后一個(gè)抄送機(jī)關(guān)后標(biāo)句號(hào)。 2) 情況確實(shí)，觀點(diǎn)明確，條理清楚，文字精煉，格式正確，標(biāo)點(diǎn)準(zhǔn)確，篇幅 力求簡(jiǎn)短。日期應(yīng)寫(xiě)具體的年月日。使用簡(jiǎn)稱時(shí)，一般先用全稱，并注明簡(jiǎn) 稱。 4) 結(jié)構(gòu)層次序數(shù)，第一層為 “ 一、 ” ，第二層為 “ （一） ” ，第三層為 “1 、 ” ，第 四層為 “ （ 1） ” 。 6) 公文中的數(shù)字，除成文時(shí)間、部分結(jié)構(gòu)層次序數(shù)和詞、詞組、慣 用詞、縮 略語(yǔ)等必須使用漢字外，應(yīng)當(dāng)使用阿拉伯?dāng)?shù)碼。 “ 擬稿 ” 、 “ 核稿 ” 、 “ 批準(zhǔn) ” 應(yīng)位于頁(yè)面的最后一行。 公文的文字排列和用紙規(guī)格 文件分類及編號(hào)規(guī)定 文字從左至右橫寫(xiě)、橫排。 用紙按國(guó)際標(biāo)準(zhǔn)為 A4 型，左側(cè)裝訂。 管理文件標(biāo)準(zhǔn)規(guī)定 管理文件定義 網(wǎng)新機(jī)電或子公司為進(jìn)行規(guī)范化管理、生產(chǎn)和對(duì)外宣傳而制定的管理手冊(cè)、基本規(guī) 章制度（包括制度、規(guī)定、辦法、規(guī)范、規(guī)程等）。 工程項(xiàng)目運(yùn)作文件編號(hào)執(zhí)行《項(xiàng)目文件、通訊聯(lián)絡(luò)及記錄編碼控制管理規(guī)定》。 文件版本采用 A、 B、 C? 順序號(hào)，發(fā)行 /更改狀態(tài)在版本號(hào)后加 0、 3? ， 如 A/0 表示 A 版首次發(fā)布， A/1 表示 A 版第一次修改。 管理文件正文均采用小四號(hào)字體，每章標(biāo)題采用標(biāo)題二或三號(hào)黑體加粗字體， 正文行間距為 倍。 結(jié)構(gòu)層次序數(shù)，第一層為 “ 第一章 ” ，第二層為 “” ，第三層為 “” ， 第四層為 “” 以此類推。 文件中必須使用國(guó)家法定計(jì)量單位。 正文章節(jié)架構(gòu)為： 第一章 目的 第二章 適用范圍 第三章 規(guī)范性引用文件 第四章 術(shù)語(yǔ)和定義 第五章 職責(zé) 第六章 管理內(nèi)容和要求 第七章 相關(guān) /支持性文件 第八章 附件 第九章 流程圖 管理文件封面應(yīng)填寫(xiě)編制負(fù)責(zé)人、審核負(fù)責(zé)人和批準(zhǔn)人。 各中心編制的管理文件中須包含業(yè)務(wù)過(guò)程產(chǎn)生的過(guò)程性文件的賦號(hào)及 保存等 內(nèi)容規(guī)定。 內(nèi)部傳送單作為是項(xiàng)目部各業(yè)務(wù)單元之間需相互征求意見(jiàn)、協(xié)辦、審核、批準(zhǔn)的 書(shū)面記錄。 內(nèi)部傳送單標(biāo)準(zhǔn)格式見(jiàn)附件 10：內(nèi)部傳送單 8 內(nèi)部傳送單 NO 編號(hào)規(guī)定 為： L IT00 文件分類及編號(hào)規(guī)定 LXXX IT 000X 流 水 號(hào) 內(nèi) 部 傳 送 單 代 號(hào) 項(xiàng) 目 部 代 碼 編號(hào)一律至項(xiàng)目秘書(shū)處統(tǒng)一取號(hào)。 工程聯(lián)系單：項(xiàng)目施工過(guò)程中，項(xiàng)目部與業(yè)主單位、監(jiān)理單位、施工單位、及設(shè)備 供貨單位之間就總承包項(xiàng)目施工過(guò)程中所發(fā)生的技術(shù)、經(jīng)濟(jì)和相互協(xié) 調(diào)關(guān)系做出處理的書(shū)面意見(jiàn)，表述文明生產(chǎn)、安全警告、雙方協(xié)作配 合及表述處理項(xiàng)目實(shí)施過(guò)程中的技術(shù)問(wèn)題等有關(guān)信息傳送方面的工