【正文】 文件分類及編號(hào)規(guī)定 XXXX機(jī)電工程有限公司 目 錄 前 言 ................................................................I 第一章 目的 .................................................... 1 第二章 適用范圍 ................................................ 1 第三章 規(guī)范性引用文件 .......................................... 1 第四章 術(shù)語(yǔ)和定義 .............................................. 1 第五章 職責(zé) .................................................... 1 第六章 管理內(nèi)容和要求 .......................................... 1 第七章 相關(guān) /支持性文件 ........................................ 14 第八章 附件 ................................................... 14 第九章 流程圖 ................................................. 24 前 言 文件分類及編號(hào)規(guī)定 本作業(yè)文件是根據(jù) GB/T190012020 質(zhì)量管理體系要求（ idt ISO9001： 2020）標(biāo)準(zhǔn) 中 文件控制的要求進(jìn)行制定的。 本作業(yè)文件是公司《文件控制程序》和《記錄控制程序》的支持性文件，也是進(jìn)行 文件分類及標(biāo)準(zhǔn)的具體規(guī)定。 本作業(yè)文件自 XXXX 年 3 月 2 日起發(fā)布 ,XXXX 年 3 月 12 日起實(shí)施。 本作業(yè)文件由行政中心歸口管理。 I 第一章 目的 文件分類及編號(hào)規(guī)定 為規(guī)范和加強(qiáng)本公司的文件管理，使文件在經(jīng)營(yíng)管理中充分發(fā)揮信息導(dǎo)向作用， 保障和促進(jìn)公司各項(xiàng)經(jīng)營(yíng)活動(dòng)的順利進(jìn)行，實(shí)現(xiàn)文件管理的規(guī)范化，使文件管理高效、 安全，特制訂本規(guī)定。 第二章 適用范圍 本文件適用于 XXXX機(jī)電工程有限公司文件管理系統(tǒng)的編制工作。 本標(biāo)準(zhǔn)規(guī)定了公司公文、管理文件、聯(lián)系單、傳真、會(huì)議紀(jì)要等文件系統(tǒng)單元的 定義、編碼等。 第三章 規(guī)范性引用文件 GB/T 190002020 idt ISO 9000： 2020 質(zhì)量管理體系 基礎(chǔ)和術(shù)語(yǔ)。 GB/T 9704— 1999 國(guó)家行政機(jī)關(guān)公文格式。 《國(guó)家行政機(jī)關(guān)公文處理辦法》（ 1987 年 2 月 18 日國(guó)務(wù)院辦公廳發(fā)布 1993 年 11 月 21 日修訂） 第四章 術(shù)語(yǔ)和定義 無(wú) 第五章 職責(zé) 運(yùn)營(yíng)管理中心負(fù)責(zé)編制管理文件的標(biāo)準(zhǔn)模版和文件編碼。 第六章 管理內(nèi)容和要求 公文標(biāo)準(zhǔn)規(guī)定 定義 : 1 文件分類及編號(hào)規(guī)定 公文是指具有法律地位的組織在管理過(guò)程中所形成的具有法定效力和規(guī)范體式的 公務(wù)文書，是傳達(dá)方針、政策，發(fā)布規(guī)章和措施，請(qǐng)示和答復(fù)問題，安排生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)活動(dòng)， 布置和商洽工作，報(bào)告情況、交流經(jīng)驗(yàn)的重要工具。 公司常用公文種類及其用途 決定 —— 用于對(duì)重要事項(xiàng)或重大行動(dòng)做出的安排。 規(guī)定 —— 用于對(duì)某項(xiàng)工作或活動(dòng)做出安排，提出具體管理措施。 通知 —— 用于發(fā)布規(guī)章；批轉(zhuǎn)所屬單位的公文，轉(zhuǎn)發(fā)上級(jí)和不相隸屬單位的公 文；要求辦理和需要有關(guān)單位周知或共同執(zhí)行的事項(xiàng)。 通報(bào) —— 用于表彰先進(jìn)，批評(píng)錯(cuò)誤，傳達(dá)重要精神或情況。 報(bào)告 —— 用于向上級(jí)單位匯報(bào)工作，反映情況，提出意見或建議，答復(fù)上級(jí)單 位的詢問。 請(qǐng)示 —— 用于向上級(jí)單位就某事項(xiàng)請(qǐng)求批示、批準(zhǔn)。 批復(fù) —— 用于答復(fù)所屬單位請(qǐng)示事項(xiàng)。 函 —— 用于不相隸屬單位之間、投資或合作伙伴之間相互商洽工作、詢 問和答 復(fù)問題，向其他業(yè)務(wù)主管部門請(qǐng)示批準(zhǔn)等。辦理例行公事與應(yīng)急公務(wù)等，用 “ 便 函 ” 。 意見 —— 用于對(duì)某項(xiàng)工作提出改進(jìn)措施和建設(shè)性意見；答復(fù)對(duì)方征求對(duì)某項(xiàng)工 作的意見。 公文格式 公文各要素標(biāo)識(shí)規(guī)則 公文一般由發(fā)文單位、秘密等級(jí)、緊急程度、發(fā)文字號(hào)、簽發(fā)人、標(biāo)題、主送單位、 正文、附件、印章、成文時(shí)間、主題詞、抄送單位等部分組成。 發(fā)文單位 發(fā)文單位寫單位全稱或規(guī)范化簡(jiǎn)稱；聯(lián)合行文，主辦單位排列在前。 發(fā)文單位標(biāo)識(shí)上邊緣與頁(yè) 面頂端間隔 25mm。紅線與頁(yè)面頂端間隔 75 mm。 秘密等級(jí) 有保密要求的公文，根據(jù)保密程度，用 3 號(hào)黑體字在公文首頁(yè)最上方、向右頂格標(biāo) 明 “ 絕密 ” 、 “ 機(jī)密 ” 。 緊急程度 緊急公文，根據(jù)緊急程度，用 3 號(hào)黑體字在公文首頁(yè)最上方、向右頂格標(biāo)明 “ 特急 ” 、 2 “ 急件 ” 。 發(fā)文字號(hào) 文件分類及編號(hào)規(guī)定 發(fā)文字號(hào)一般包 括：代字、年號(hào)、序號(hào)；聯(lián)合行文只標(biāo)明主辦單位發(fā)文字號(hào)。公文 的發(fā)文字號(hào)一般標(biāo)注在發(fā)文單位之下，橫線上方居中；函件的發(fā)文字號(hào)標(biāo)注在橫線下方 右側(cè)。范例見附件 1。 發(fā)文字號(hào)用 3 號(hào)仿宋體字，與發(fā)文機(jī)關(guān)標(biāo)識(shí)之間空 2 行，居中排布。 注：上報(bào)的公文，在橫線上方左側(cè)標(biāo)注字號(hào)，右側(cè)注明簽發(fā)人，如有會(huì)簽單位，注 明會(huì)簽人姓名。 公文標(biāo)題 公文標(biāo)題應(yīng)正確、簡(jiǎn)要地概括公文主要內(nèi)容，并準(zhǔn)確標(biāo)明公文種類，標(biāo)題中一般不 用標(biāo)點(diǎn)符號(hào)。轉(zhuǎn)發(fā)文件的標(biāo)題，除轉(zhuǎn)發(fā)的文種為 “ 通知 ” 時(shí)省略外，其它文種可保留 一 級(jí)。如 “ 轉(zhuǎn)發(fā) 批復(fù)的通知 ” ；轉(zhuǎn)發(fā)的文種是通知時(shí)，為 “ 轉(zhuǎn)發(fā) 的通知 ” 。 公文標(biāo)題用 2 號(hào)小標(biāo)宋體字，其與紅色底線之間空 2 行，居中排布；排列不下需要 分行時(shí)，要做到詞意完整，排列對(duì)稱，間距恰當(dāng)。 主送機(jī)關(guān) 標(biāo)題下空 1 行，左側(cè)頂格用 3 號(hào)仿宋體字標(biāo)識(shí)，排列不下需要分行時(shí)，仍需頂格； 最后一個(gè)主送機(jī)關(guān)名稱后標(biāo)全角冒號(hào)。 公文正文 主送機(jī)關(guān)名稱下 1 行，每自然段左空 2 字，回行頂格。數(shù)字、年份不能回行。正文 用 3 號(hào)仿宋體字，文中如有小標(biāo)題可 用 3 號(hào)小標(biāo)宋體字或黑體字，一般每面排 22 行， 每行排 28 個(gè)字。頁(yè)面設(shè)置為：上、下 厘米 ,