采購檔案資料管理規(guī)定-展示頁
2024-12-28 20:17本頁面
【正文】 類 供 應(yīng) 商大會(huì) 資料 采購員 每年 年 底 或第 二 年 初 無 會(huì)議召 開完畢 會(huì)議 召 開 完畢 ** 長 期 無密級(jí) 重要 是 是 28 領(lǐng) 料 單 (財(cái) 務(wù) 聯(lián) ) 采購員 每 天 有 每月初 每 年 6 月 、 12 月 ** 短 期 無密級(jí) 一 般 是 否 29 合格 品 入 庫 單 采購員 每天 有 每月初 每 年 6 月 、 12 月 ** 短 期 無密級(jí) 一 般 是 否 30 財(cái) 務(wù) 類 供 貨 清單 (財(cái)務(wù) 聯(lián) ) 采購員 每 天 有 每月初 每 年 6 月 、 12 月 ** 短 期 無密級(jí) 一 般 是 否 31 存 貨 內(nèi)部調(diào) 撥 單 (賬 務(wù) 聯(lián) ) 采購員 每 天 有 每月初 每 年 6 月 、 12 月 ** 短 期 無密級(jí) 一 般 是 否 32 盤點(diǎn) 原 始 記錄 盤 點(diǎn) 組織 負(fù)責(zé)人 隨 時(shí) 有 隨時(shí) 每 年 6 月 、 12 月 ** 短 期 無密級(jí) 一 般 是 否 33 盤 盈 虧分析 報(bào)告 盤 點(diǎn) 組織 負(fù)責(zé)人 隨 時(shí) 有 隨時(shí) 每 年 6 月 、 12 月 ** 短 期 無 密級(jí) 一 般 是 否 注 ： 歸 檔 內(nèi) 容每半 年 修 訂 一次。 十一、其他及附件 .1附件 1：《檔案歸檔范圍清單》 11. 2：《檔案收集整理操作流程》 3：《資料交接單》 4：《合同電子目錄》、《招標(biāo)資料電子目錄》 5《盒內(nèi)目錄》 6：《總目錄》 7《檔案借閱登記單》 8：《檔案借閱申請(qǐng)單》 9：《檔案遺失處理單》 10：《檔案銷毀流程》 11：《檔案銷毀清單》 本規(guī)定自簽發(fā)之日起生效 。 在文件收集、檔案移交和檔案整理工作中業(yè)績突出的部門和兼職檔案員將依據(jù)《獎(jiǎng) 懲條例》給予相應(yīng)的榮譽(yù)和物質(zhì)獎(jiǎng)勵(lì)。完全銷毀后，在《檔案銷毀清單》（見附件十一）上簽字確認(rèn)。 ：名稱、歸檔號(hào)、立卷部門、存檔時(shí)間、銷毀時(shí)間、經(jīng)辦人、鑒定人、批準(zhǔn)人。 、業(yè)務(wù)部門的負(fù)責(zé)人等人員組 成，特殊 需要的在經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后可吸納相關(guān)人員參加 ，也是必須長期保存的檔案材料， 必須認(rèn)真編制備查。有關(guān)檔案工作人員須根據(jù)實(shí)際時(shí)效先行預(yù)檢，列出已到期限的案卷目錄清冊(cè)和預(yù)檢意 見，報(bào)所檔案鑒定部門 ，在通過一定的審批程序后可予銷 毀。 檔案的銷毀 ，根據(jù)中華人民共和國國家檔案法及 公司檔案工作有關(guān)規(guī)定條例 精神并結(jié)合我部門實(shí)際確認(rèn)沒有 保存價(jià)值的檔案應(yīng)進(jìn)行銷毀。 九、檔案價(jià)值的鑒定和銷毀 檔案價(jià)值的鑒定 各類檔案需明確其保管期限。 在 文件調(diào)閱過程中，若有違反制度中相關(guān)規(guī)定的，綜合管理部檔案員有權(quán)終止和拒絕檔案利用，并報(bào)相關(guān)部門和領(lǐng)導(dǎo)追究其責(zé)任。 一般檔案的利用 借閱一般檔案需在綜合管理部檔案員處登記。 外部門人員借閱商密檔案，需填寫《檔案借閱申請(qǐng)單》（見附件八），經(jīng)申請(qǐng)部門 部長及綜合管理部領(lǐng)導(dǎo)簽字確認(rèn)后，方可借閱。 ： MPDxx（年份） Hxx（順序號(hào)），例如： MPD2021H001 ： MPDxx（年份） Kxx（順序號(hào)），例如： MPD2021K001 檔號(hào) 案卷提名 業(yè)務(wù)類文件資料盒號(hào)編寫規(guī)則 ： xx（年份） HT（合同類別） xx（順序號(hào)），例如： 2021HT(A)01注：合同類別為項(xiàng)目類合同（ A）， 材料類合同（ B） ,銷售類合同（ C），維修類合同 （ D），補(bǔ)充協(xié)議合同（ BC） ： xx（年 份） ZL（合同類別） xx（順序號(hào)） , 例如： 2021ZL(A)01 ： xx（年份） xx（采購員） xx（順序號(hào)），例如： 2021陳斐 01 部門綜合管理類文件均按照 xx（年份） BM（文件類別） xx（順序號(hào)）編寫 注：部門文件代碼采用前兩個(gè)漢字的大寫字母，例如：供應(yīng)商資料（ GY）、通知（ TZ）、 會(huì)議資料（ HY）等 八、檔案的利用 商密檔案的利用 本部門人員借閱商密檔案，需在綜合管理部檔案員處登記，填寫 《檔案借閱登記單》（見附件七），并簽字確認(rèn)。 ：在合同交接后的 10個(gè)工作日內(nèi)完成掃描及歸檔工作。 存放時(shí)應(yīng)按照文件的類別及生成的時(shí)間順序排放，便于查找與利用。 將所有非 A4 大小的文件材料統(tǒng)一手風(fēng)琴式折疊方法折疊成 A4 大小，以便于裝盒存檔。 文件上不允許出現(xiàn)三筆現(xiàn)象，即鉛筆、圓珠筆、非碳素墨水。 綜合管理部檔案員對(duì)各部門移交的文件按照控制部《檔案管理操作規(guī)定》進(jìn)行整理、編號(hào)、編頁碼、填寫電子版 目錄、裝盒、編寫盒內(nèi)目錄等歸檔操作。 交接時(shí)檔案員應(yīng)逐一核對(duì)移交的文件資料是否完整，準(zhǔn)確無誤后交接雙方在《資 料交接清單》（見附
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