【正文】 定“要”“否”答復(fù)及處理期限，記入“收(發(fā))文登記單”第二、三、四、五聯(lián)，第二聯(lián)于當(dāng)天簽收后，夾放于“分文專(zhuān)用卷宗”退還收發(fā)人員，由收發(fā)人員按處理期限的日期先后予以整理為文件催辦之用?！　、?與外界來(lái)往文件　　第十二條 收文　　(一)登記、分文　　來(lái)文由收發(fā)人員拆封后，于“收(發(fā))文登記單”登記收文編號(hào)、收文日期、來(lái)文者、來(lái)文字號(hào)、來(lái)文日期、附件及摘要后，送分文人員依其性質(zhì)判定文書(shū)類(lèi)別、經(jīng)辦部門(mén)，再由收發(fā)人員分發(fā)?！　?，如有二號(hào)以上來(lái)文并案處理，以最后的收文號(hào)碼為發(fā)文號(hào)碼?！　?三)收發(fā)文編號(hào)　　?！　?二)對(duì)關(guān)系企業(yè)行文的字號(hào)　　?！　?含直屬部門(mén))：X1X2(X3)X4字第○○○○號(hào)(X4為事業(yè)部或直屬部門(mén)代字，由各公司總經(jīng)理室制定管理)。X3為地區(qū)別，不需分地區(qū)者省略?！　〉谑粭l 收(發(fā))文字號(hào)的制定管理　　(一)對(duì)外行文的字號(hào)　　：X1X2(X3)總字第○○○○號(hào)。　　(四)第四聯(lián)為經(jīng)辦人員存查聯(lián)，于文件辦妥后按結(jié)案、未結(jié)案分類(lèi)存查?！　?二)第二聯(lián)為催辦單，于送經(jīng)辦部門(mén)簽收文件后，收發(fā)人員收回，按處理期限或待復(fù)日期之先后次序整理，按日核對(duì)催辦。　　(五)其他類(lèi)：與公司業(yè)務(wù)無(wú)直接關(guān)系之表報(bào)、宣傳或印刷函件，無(wú)需收文、登記，可直接送有關(guān)部門(mén)參閱?！　?三)B類(lèi)：一般文書(shū)及經(jīng)常性業(yè)務(wù)往來(lái)文書(shū)?！　　?文書(shū)處理程式　?、? 通則　　第九條 文書(shū)分類(lèi)　　(一)機(jī)密類(lèi)：具有專(zhuān)利性、獨(dú)特技術(shù)性的資料及特定列管的業(yè)務(wù)機(jī)密文件，應(yīng)依本規(guī)定第八章規(guī)定辦理?！　?七)因?qū)０笜I(yè)務(wù)需要，如進(jìn)出口、稅務(wù)、關(guān)稅、勞保、投標(biāo)等使用公司名義，須蓋用董事長(zhǎng)或總經(jīng)理之業(yè)務(wù)專(zhuān)用章者，行文時(shí)應(yīng)經(jīng)各該業(yè)務(wù)部門(mén)主管于授權(quán)之范圍內(nèi)經(jīng)核準(zhǔn)后始得為之?！　?五)以部門(mén)名義行文者，應(yīng)由部門(mén)主管判行?！　?三)以事業(yè)部經(jīng)理署名行文者、應(yīng)送經(jīng)理室轉(zhuǎn)呈經(jīng)理判行?！　〉诎藯l 行文的判行權(quán)限　　(一)以董事長(zhǎng)署名行文者，應(yīng)送總管理處總經(jīng)理室轉(zhuǎn)呈董事長(zhǎng)判行?！　?四)特定簽署人及印信的文件從其規(guī)定?！　?、處以上部門(mén)主管對(duì)其直轄部門(mén)行文以部門(mén)主管之職銜簽字章簽署。　　、室、中心對(duì)各公司行文的油印函件，蓋用部門(mén)章?！　?二)關(guān)系企業(yè)各部門(mén)間應(yīng)以部門(mén)名義行文，并依下列規(guī)定簽署、用?。骸　?，以公司名義由總經(jīng)理或事業(yè)部經(jīng)理署名蓋職銜簽字章為之?！　?、署名及用印規(guī)定行文而該行文單位無(wú)經(jīng)理者，得蓋用公司公章行文。　?。骸　、俨少?gòu)部門(mén)對(duì)廠商的行文?！　。蓮S處長(zhǎng)署名蓋廠處長(zhǎng)職銜簽字章?！　?duì)本款第二項(xiàng)所列以外的公家機(jī)構(gòu)或公民營(yíng)企業(yè)、法人團(tuán)體的行文。　?、芸偣芾硖幐鞑?、室、中心代表各公司對(duì)外的行文(但本款第六項(xiàng)另有規(guī)定者從其規(guī)定)?！　、趯?duì)當(dāng)?shù)厥?、縣政府及其所屬一級(jí)機(jī)構(gòu)的行文?！　?、蓋總經(jīng)理職銜簽字章。　　第七條 行文名義、署名及印信借用　　(一)對(duì)關(guān)系企業(yè)外機(jī)構(gòu)行文的名義、署名及用印規(guī)定如下：　?。簩僬咝曰蛴绊懝局卮髾?quán)益的行文。訴訟文書(shū)，依政府有關(guān)部門(mén)訴訟審議 委員會(huì)規(guī)定程序?qū)嵤??！　?六)表格式公文：政府機(jī)關(guān)規(guī)定之表格式公文及公司人事令等，可依實(shí)際需要印為固定格式使用?！　?四)簽呈：下級(jí)對(duì)上級(jí)有所請(qǐng)示或報(bào)告時(shí)使用?！　?二)公告：就主管業(yè)務(wù)向公眾或特定對(duì)象宣布時(shí)使用。　　第五條 主辦及會(huì)辦部門(mén)　　(一)文書(shū)內(nèi)容所涉及的業(yè)務(wù)主辦部門(mén)為該項(xiàng)文書(shū)的主辦部門(mén)，如有涉及其他部門(mén)時(shí)，其他部門(mén)則為該項(xiàng)文書(shū)的會(huì)辦部門(mén)。 (四)管理部門(mén)應(yīng)指定人員負(fù)責(zé)來(lái)往文書(shū)的核稿及收發(fā)、拆封、登記、分文、稽催、校對(duì)、監(jiān)印、檔案管理等事宜?！　?二)各公司(工廠)所在地與外界來(lái)往屬地區(qū)性文書(shū)，以其所在地之經(jīng)理室或管理處(或總務(wù)部門(mén))為管理部門(mén)?！　〉谒臈l 管理部門(mén)　　(一)總管理處各部、室、中心及各公司以公司名義與外界來(lái)、往的文書(shū)，以各公司總經(jīng)理室或管理處為管理部門(mén)。　　□ 承辦部門(mén)　　第三條 總收發(fā)部門(mén)　　總公司各部門(mén)與外界來(lái)往文書(shū)的收發(fā)由總管理處總務(wù)部門(mén)統(tǒng)一辦理，各公司(工廠)所在地的總收發(fā)由其所屬總務(wù)部門(mén)辦理。　　六、文書(shū)管理規(guī)則　　□ 總則　　第一條 目的　　為使文書(shū)管理制度化，以增進(jìn)文書(shū)處理之品質(zhì)及效率，特訂定本規(guī)則?！　〉谑粭l 兩辦秘書(shū)對(duì)文件的差錯(cuò)情況，要進(jìn)行登記考核。由兩辦機(jī)要員上報(bào)下發(fā)。校對(duì)者校完后應(yīng)在原稿上簽字，以示負(fù)責(zé)。　　第八條 打字員要愛(ài)護(hù)打字、油印設(shè)備和物品，按規(guī)定做好維護(hù)保養(yǎng)工作和物品領(lǐng)用登記費(fèi)用統(tǒng)計(jì)工作。打字時(shí)要做到快速、準(zhǔn)確、排版合理美觀、用力均勻。　　第六條 打字室要建立打字登記簿，對(duì)各類(lèi)文件材料按規(guī)定內(nèi)容和要求統(tǒng)一登記?！　〉谒臈l 凡需打印的文件、資料應(yīng)將其底稿首頁(yè)附上“發(fā)文單”經(jīng)主管部門(mén)負(fù)責(zé)人審查同意并經(jīng)審核修改、統(tǒng)一編號(hào)，有關(guān)部門(mén)會(huì)簽，分管廠領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā)，方能交付打印?！　〉诙l 由歸口部門(mén)負(fù)責(zé)擬訂、編寫(xiě)的帶有全局性指導(dǎo)意義的全廠性的月(季)生產(chǎn)、工作計(jì)劃和一個(gè)時(shí)期全廠性的工作安排以及重要專(zhuān)題會(huì)議的紀(jì)要等，也應(yīng)安排打印?！　?七)收發(fā)室由部門(mén)負(fù)責(zé)管理，其工作質(zhì)量由部門(mén)進(jìn)行檢查、考核，并承擔(dān)責(zé)任。　　(五)收發(fā)員應(yīng)堅(jiān)守工作崗位，節(jié)假日、星期日應(yīng)有人值班，休星期日應(yīng)采取換休形式。領(lǐng)取時(shí)，要對(duì)照分發(fā)清單清點(diǎn)檢實(shí)簽名，發(fā)現(xiàn)差錯(cuò)，應(yīng)當(dāng)面向收發(fā)員提出增補(bǔ)退換要求，并進(jìn)行差錯(cuò)登記?！　?3)每天分發(fā)到各單位信報(bào)箱的報(bào)刊應(yīng)隨附分發(fā)清單。　　(2)收發(fā)員收到郵局送來(lái)的報(bào)刊后應(yīng)及時(shí)分發(fā)，不得耽擱延誤?！　?。公費(fèi)訂購(gòu)報(bào)刊由收發(fā)員持訂單到財(cái)務(wù)部門(mén)辦理付款托收手續(xù)?！　　３诹P款，收發(fā)室概不負(fù)責(zé)。　　，及時(shí)分發(fā)，不得丟失損壞，擱置延誤，對(duì)國(guó)外來(lái)函應(yīng)檢封口、郵戳，如發(fā)現(xiàn)拆封或郵票被撕應(yīng)拒絕簽收，并向郵局反映，查明原由?！　?、電和廠內(nèi)職工私人信件，由收發(fā)室開(kāi)具清單分放到各單位信報(bào)箱內(nèi)。　　(三)外來(lái)郵件管理　　?！　?、電，經(jīng)辦人員應(yīng)于每天下午點(diǎn)以前將函件、電報(bào)底稿送到收發(fā)室，另填寫(xiě)掛號(hào)、平信、電報(bào)外發(fā)登記表?！　∷?、企業(yè)報(bào)刊、郵件、函電收發(fā)制度　　(一)全廠公私報(bào)刊、外來(lái)郵件、外發(fā)公啟、函電由廠收發(fā)室負(fù)責(zé)收發(fā)。由辦公室主任提出處理意見(jiàn)后，簽收人應(yīng)于接件當(dāng)日即按文件的要求報(bào)送給有關(guān)部門(mén)，不得積壓遲誤，屬急件的，應(yīng)在接件后即時(shí)報(bào)送。秘密文件和由專(zhuān)人按核定的范圍報(bào)送?！　?五)文件統(tǒng)一由辦公室負(fù)責(zé)發(fā)送。　　(四)屬于秘密的文件，核稿人應(yīng)該注明“秘密”字樣，并確定報(bào)送范圍?！　?二)文件簽發(fā)后，送辦公室統(tǒng)一安排打字，打印后送回起草部門(mén)校對(duì)，校對(duì)無(wú)誤方能復(fù)印、蓋章。黨支部的文件由辦公室負(fù)責(zé)起草和審核，黨支部書(shū)記簽發(fā)。第七條 文印室工作人員初次違反上述規(guī)定的，給予批評(píng)或處50元以上罰款，屢教不改或給公司造成不良的社會(huì)影響或較大經(jīng)濟(jì)損失的，處50元以上罰款直至辭退。屬業(yè)務(wù)部門(mén)的，由各部門(mén)承擔(dān)費(fèi)用?！　〉谖鍡l 文印室人員應(yīng)樹(shù)立嚴(yán)格的保密觀念，不得隨意將打印、復(fù)印或傳真資料中有關(guān)商業(yè)秘密或公司管理中須保密的事項(xiàng)透露給他人，不得截留任何文件?！　〉谒臈l 文印室工作人員應(yīng)認(rèn)真做好本職工作，按時(shí)完成任務(wù)。部門(mén)經(jīng)理不在時(shí)，可經(jīng)總裁辦公室主任同意后辦理?！　〉诙l 公司發(fā)文，需由起草人定稿抄正，經(jīng)有批準(zhǔn)發(fā)文權(quán)的領(lǐng)導(dǎo)簽字同意后方準(zhǔn)打印。文書(shū)管理制度文印室管理規(guī)定文件、檔案保存年限表文件收發(fā)規(guī)定企業(yè)報(bào)刊、郵件、函電收發(fā)制度企業(yè)打字、油印工作制度文書(shū)管理規(guī)定企業(yè)文件管理制度公文管理規(guī)定公文處理實(shí)施細(xì)則　　一、文印室管理規(guī)定　　第一條 公司的文件，有打印必要時(shí)方予打印。內(nèi)部遞傳的簡(jiǎn)單請(qǐng)示報(bào)告或其他不需打印的文件，一般不予打印。一般文件的打印、復(fù)印、傳真，須經(jīng)所在部門(mén)負(fù)責(zé)人簽字同意后才予辦理?！　〉谌龡l 私人資料，不得在公司打印、復(fù)印或用公司傳真機(jī)遞送，以免影響公司的正常工作。對(duì)收到的文件資料，應(yīng)及時(shí)給有關(guān)部門(mén)、人員送發(fā)，或及時(shí)通知有關(guān)人員到文印室來(lái)拿取回，不得延誤?！　〉诹鶙l 文印室對(duì)送來(lái)打印、復(fù)印、傳真的文件資料，應(yīng)做好登記，并在月終作統(tǒng)計(jì)核算。屬行政、管理部門(mén)的，統(tǒng)一歸列行政開(kāi)支?！　∪?、文件收發(fā)規(guī)定　　(一)公司的文件由辦公室負(fù)責(zé)起草和審核，公司總經(jīng)理簽發(fā)。公司本部各部門(mén)的文件由各部門(mén)負(fù)責(zé)起草辦公室審核，總經(jīng)理簽發(fā)?！　?三)文件和原稿，由辦公室分類(lèi)歸檔，保存?zhèn)洳?。秘密文件按保密?guī)定，由專(zhuān)人印制、報(bào)送。送件人應(yīng)將文件內(nèi)容、報(bào)送日期、部門(mén)、接件人等事項(xiàng)登記清楚，并向文件簽發(fā)人報(bào)告報(bào)送結(jié)果?！　?六)外來(lái)的文件由辦公室專(zhuān)人負(fù)責(zé)簽收，并分類(lèi)登記?！　?七)傳閱文件由辦公室專(zhuān)人負(fù)責(zé)收回，對(duì)領(lǐng)導(dǎo)指示的文件，辦公室應(yīng)及時(shí)組織傳達(dá)和落實(shí)?！　?二)外發(fā)函、電要求。　　點(diǎn)以前，廠收發(fā)室應(yīng)將當(dāng)月外發(fā)函、電清點(diǎn)，累計(jì)送交郵局寄發(fā)?！　?、紙包、包裹單、匯款單、貨運(yùn)單等由收發(fā)室通知收件人到收發(fā)室當(dāng)面簽收?！　?信袋)內(nèi)，由個(gè)人自取?！　?、匯款單、包裹單、貨運(yùn)單等的收件人，在收發(fā)室通知發(fā)出后，應(yīng)隨即到收發(fā)室領(lǐng)取郵單，并及時(shí)去郵局取款取件。　　(四)報(bào)刊訂購(gòu)與收發(fā)。　　(1)訂購(gòu)時(shí)間：上半年、下半年　　(2)訂購(gòu)手續(xù)：不論單位和個(gè)人，均需先到收發(fā)室查閱報(bào)刊目錄，再將需要訂購(gòu)的報(bào)刊代號(hào)、名稱(chēng)、出版日期、單價(jià)、訂購(gòu)份數(shù)、期數(shù)填寫(xiě)清楚交收發(fā)員核對(duì)算價(jià)，確認(rèn)無(wú)誤后，當(dāng)面繳款開(kāi)票。歸口管理報(bào)刊公費(fèi)訂購(gòu)的單位除按上述要求填寫(xiě)預(yù)訂單外，尚須填寫(xiě)報(bào)刊分發(fā)清單，詳細(xì)寫(xiě)明各種報(bào)刊分發(fā)到哪些單位或領(lǐng)導(dǎo)?！　?1)收發(fā)員每天對(duì)郵局送來(lái)的報(bào)刊應(yīng)對(duì)照郵局分送清單分類(lèi)清點(diǎn)，發(fā)現(xiàn)有差錯(cuò)應(yīng)及時(shí)登記并要求補(bǔ)缺退余。收發(fā)員清點(diǎn)分發(fā)報(bào)刊時(shí)間為小時(shí)，任何人不得進(jìn)入收發(fā)室。　　(4)各單位應(yīng)固定專(zhuān)人按時(shí)領(lǐng)取報(bào)刊和公啟函電。當(dāng)面未提出，則視為分發(fā)無(wú)差錯(cuò)?！　?六)收發(fā)室內(nèi)外應(yīng)經(jīng)常保持整齊清潔?！　∥?、企業(yè)打字、油印工作制度　　第一條 凡以廠部或黨委名義上報(bào)下發(fā)的文件、報(bào)表工作計(jì)劃、總結(jié)、請(qǐng)示、報(bào)告、簡(jiǎn)報(bào)、紀(jì)要通知、通報(bào)、通告、信函、規(guī)章制度、宣傳教育材料、任免決定、表彰或處理決定，以及廠領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)翻印的文件、材料均屬打印范圍?！　〉谌龡l 不需上報(bào)的各部門(mén)的工作計(jì)劃，臨時(shí)性工作安排，非全廠性活動(dòng)講課提綱，非上報(bào)的一般表格、一般技術(shù)資料和便函都不屬打印的范圍?！　〉谖鍡l 打字員接稿后，應(yīng)認(rèn)真檢查文件簽發(fā)手續(xù)是否完備，書(shū)寫(xiě)是否工整，是否符合文件歸檔要求等，對(duì)發(fā)文手續(xù)不全、書(shū)寫(xiě)不符合要求的文件，打字員有權(quán)拒絕打印。并根據(jù)廠辦安排的輕重緩急次序，進(jìn)行打字?！　〉谄邨l 打字員要嚴(yán)格遵守保密制度，不得將打字的內(nèi)容向外泄露，與工作無(wú)關(guān)人員不得進(jìn)入打字室 、油印室?！　〉诰艞l 文稿打完后，打字員要把原稿和打字清樣交給兩辦秘書(shū)或擬稿人校對(duì)?！　〉谑畻l 凡是以黨委、廠部名義上報(bào)下發(fā)的文件材料(見(jiàn)第一條范圍)分別由兩辦或擬稿人負(fù)責(zé)校對(duì)，由廠辦打字室負(fù)責(zé)油印、裝訂，達(dá)到字跡清晰、版面清潔、裝訂整齊。以部門(mén)名義下發(fā)的生產(chǎn)工作計(jì)劃安排，專(zhuān)題會(huì)議紀(jì)要，由歸口部門(mén)負(fù)責(zé)校對(duì)，油印、發(fā)送?！　〉谑l 油印文件要嚴(yán)格按照審批份數(shù)印刷，油印者不得私自增加份數(shù)或私自留存，油印底板和廢頁(yè)，余頁(yè)應(yīng)及時(shí)銷(xiāo)毀?！　〉诙l 范圍　　本規(guī)則所稱(chēng)文書(shū)管理，指總管理處各部、室、中心或各公司(含事業(yè)部、業(yè)務(wù)執(zhí)行部門(mén))與外界來(lái)往的文書(shū)(包括電報(bào))及關(guān)系企業(yè)(含公司內(nèi)容)各部門(mén)間來(lái)往文書(shū)(包含簽呈)，自收(發(fā))文至歸檔全部過(guò)程之辦理與控制?？偸瞻l(fā)部門(mén)負(fù)責(zé)文書(shū)之收受及發(fā)送。營(yíng)業(yè)、采購(gòu)、工務(wù)、資料、法律、服務(wù)、訓(xùn)練等業(yè)務(wù)部門(mén)的文書(shū)，得以各該業(yè)務(wù)部門(mén)的最高主管部門(mén)為管理部門(mén)。　　(三)關(guān)系企業(yè)各公司、部門(mén)間來(lái)往文書(shū)原則上以廠、處、部、室以上部門(mén)為管理部門(mén)。文書(shū)未按規(guī)定處理者，管理部門(mén)不得受理。(二)本企業(yè)各類(lèi)資料對(duì)外統(tǒng)一報(bào)送的主辦、：　　□ 行文　　第六條 行文類(lèi)別　　(一)函：發(fā)布規(guī)章或臨時(shí)性規(guī)定及對(duì)機(jī)關(guān)團(tuán)體、公司行號(hào)、私人或關(guān)系企業(yè)各公司間及公司內(nèi)各部門(mén)間行文使用?！　?三)便函：關(guān)系企業(yè)各公司、部門(mén)間或公司內(nèi)各部門(mén)間業(yè)務(wù)接洽時(shí)使用?！　?五)電報(bào)：業(yè)務(wù)處理須以電報(bào)行文時(shí)使用?！　?七)其他：　　?！　　！　。?對(duì)政府各部、會(huì)、局、署及其所屬一級(jí)、二級(jí)機(jī)構(gòu)或省政府、市政府及其所屬一級(jí)機(jī)構(gòu)等之行文。　?、賹?duì)省政