【正文】 要精心保護(hù)好檔案，不得在檔案上隨意涂劃、折頁、作記號(hào)，如造成檔案資料損壞、遺失或失密者，應(yīng)寫出書面檢查，并視情節(jié)經(jīng)重追究處理。（三）檔案利用者，歸還檔案時(shí)，工作人員必須當(dāng)面查清、注銷，如有損壞和丟失應(yīng)及時(shí)追查，并報(bào)領(lǐng)導(dǎo)，追究處理。（二）外單位查閱者一律憑單位公函、介紹信，經(jīng)有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后方可查閱。（十二）照片檔案歸檔要求：照片、底片、說明三部分組成；錄像、磁盤要求附編號(hào)、內(nèi)容、攝制者時(shí)間。（十）企業(yè)工作人員因公外出參觀學(xué)習(xí)、考察和參加各種會(huì)議，收集獲得的文件材料要按照歸檔范圍的規(guī)定，及時(shí)向檔案管理員歸檔。（八）歸檔的文件材料必須準(zhǔn)確地反映企業(yè)生產(chǎn)、科研、基建和經(jīng)營管理等各項(xiàng)活動(dòng)的真實(shí)內(nèi)容和歷史過程。（一）卷內(nèi)文件材料應(yīng)區(qū)別不同情況進(jìn)行排列，密不可分的文件材料應(yīng)依序排列在一起，即批復(fù)在前，請(qǐng)示在后；正文在前，附件在后；印件在前，定稿在后；其它文件材料依其形成規(guī)律或特點(diǎn)，應(yīng)保持文件之間的密切聯(lián)系并進(jìn)行系統(tǒng)的排列。（八）案卷裝訂：裝訂前，卷內(nèi)文件材料要去掉金屬物，對(duì)破損的文件材料應(yīng)按裱糊技術(shù)要求托裱，字跡已擴(kuò)散的應(yīng)復(fù)制并與原件一并立卷。備考表應(yīng)置卷尾。（六）有關(guān)卷內(nèi)文件材料的情況說明，都應(yīng)逐項(xiàng)填寫在備考表內(nèi)。填寫的字亦要工整。第1頁，共7頁（四）卷內(nèi)文件材料應(yīng)按排列順序，依次編寫頁號(hào)。（二）在歸檔的文件材料中，應(yīng)將每份文件的正文與附件、過程文件與定稿、請(qǐng)示與批復(fù)、轉(zhuǎn)發(fā)文件與原件、多種文字形成的同一文件，合并立在一起，不得分開；適用于員工檔案歸檔范圍且涉及副總及以上領(lǐng)導(dǎo)的絕密文件可歸入員工檔案，適用于員工檔案歸檔范圍但涉及副總以下員工的絕密文件應(yīng)單獨(dú)立卷歸入其它人事檔案。員工在工作過程中產(chǎn)生的需補(bǔ)充至員工檔案的文件，應(yīng)在文件正式完成后的7個(gè)工作日內(nèi)存入檔案。第五條 密級(jí)分類：公司檔案分為絕密、機(jī)密和一般檔案，公司副總及以上領(lǐng)導(dǎo)檔案密級(jí)為絕密，其它員工檔案除特別注明密級(jí)應(yīng)為機(jī)密。第四條 職責(zé)分工：人力資源部負(fù)責(zé)員工檔案的管理工作，指定專人（兼職）負(fù)責(zé)員工檔案的收集、整理、保管、統(tǒng)計(jì)和借閱工作。第二條 適用范圍：本制度適用于xx公司及其下屬項(xiàng)目部，凡在本公司試用、在職和離職的正式員工，自入職開始均應(yīng)建立員工檔案。第四篇：人事檔案管理制度范本員工檔案管理制度第一章 總則第一條 目的：為加強(qiáng)公司員工檔案的科學(xué)管理，逐步實(shí)現(xiàn)員工檔案管理科學(xué)化、統(tǒng)一化、標(biāo)準(zhǔn)化，特制定本辦法。（2）本制度具體操作細(xì)則由行政辦負(fù)責(zé)解釋。（2）檔案銷毀必須填寫申請(qǐng)單，報(bào)行政辦審核、批準(zhǔn)、備檔，行政辦指定專門人員進(jìn)行銷毀，負(fù)責(zé)銷毀的人員須為兩人以上。（4）其他六、檔案的保存期限與銷毀（1）人事檔案須永久性的進(jìn)行保存。（3）出具證明材料。檔案調(diào)閱期間不得轉(zhuǎn)借、調(diào)換。（2）調(diào)閱。五、人事檔案所提供的利用方式（1）查閱。同姓的按名字的每一個(gè)字的拼音順序進(jìn)行排列。第四條檔案的編號(hào)檔案的編號(hào)方法很多，如漢語拼音法、姓氏筆畫法、單位編號(hào)法等，目前企業(yè)采用的是漢語拼音法。第三條檔案的排列人事檔案歸類后，相關(guān)材料的排列應(yīng)按照時(shí)間順序依次排列，時(shí)間最久的排在最前面，依次類推。主要內(nèi)容包括正式員工檔案的所有內(nèi)容，另外增加離職申請(qǐng)、審核和交接方面的材料，勞動(dòng)關(guān)系解除方面的材料等。主要包括內(nèi)容有：?jiǎn)T工個(gè)人簡(jiǎn)歷，員工等級(jí)表，身份證、畢業(yè)證和相關(guān)證書復(fù)印件，勞動(dòng)合同及相關(guān)協(xié)議，在崗培訓(xùn)期間的考核表和評(píng)價(jià)表，季度/考核材料，崗位升遷調(diào)動(dòng)材料，獎(jiǎng)勵(lì)懲罰記錄，重大科技成果等。主要包括的內(nèi)容有：?jiǎn)T工個(gè)人簡(jiǎn)歷，員工等級(jí)表，身份證、畢業(yè)證和相關(guān)證書復(fù)印件，試用期勞動(dòng)合同，入職培訓(xùn)期間的考核表和評(píng)價(jià)表，申請(qǐng)轉(zhuǎn)正的相關(guān)材料等。第三條檔案袋外皮上必須列明人員姓名、所在部門、檔案內(nèi)容等，以便查找。企業(yè)統(tǒng)一采用黃褐色牛皮紙檔案袋，檔案袋的規(guī)格為30*24cm，外部有密封線纏繞封口。企業(yè)分公司的分支機(jī)構(gòu)有條件的可以建立檔案室，沒有條件的須購買檔案柜存放檔案。但借調(diào)部門必須存有借調(diào)人員檔案的復(fù)印件，檔案的復(fù)印件內(nèi)的材料應(yīng)與原件保持一致。第二條企業(yè)人員調(diào)動(dòng)時(shí)，調(diào)動(dòng)人員的檔案由調(diào)出部門行政辦整理好，轉(zhuǎn)交到調(diào)入部門行政辦保存。第三條企業(yè)各分公司和分支機(jī)構(gòu)內(nèi)部的人事檔案管理，必須依照本制度進(jìn)行。第三篇：人事檔案管理制度企業(yè)人事檔案管理制度一、總則第一條將企業(yè)的人事檔案管理規(guī)范化、制度化，使其更有效的服務(wù)于企業(yè)，特制定此制度。把借檔的時(shí)間，材料名稱、份數(shù)、理由等填清楚，并由借檔人員簽字，歸還時(shí)，及時(shí)在外借登記上注銷。總經(jīng)辦負(fù)責(zé)人對(duì)其進(jìn)行審核、批準(zhǔn)。五、外借手續(xù)。負(fù)責(zé)人簽字；最后由總經(jīng)辦審核，董事長(zhǎng)批準(zhǔn)。四、查閱手續(xù)。出具的證明材料可以是人事檔案部門按有關(guān)文件規(guī)定寫出的有關(guān)情況的證明材料，也可以是人事檔案材料的復(fù)制件。外借的時(shí)間最長(zhǎng)期限為3日，到期未還者應(yīng)限3日內(nèi)及時(shí)催還，逾期不還的部門和個(gè)人按《保密制度》有關(guān)條例進(jìn)行處罰。二、借出使用。其它（學(xué)歷及學(xué)位證書、技術(shù)及職稱證書、曾獲得的榮譽(yù)證書等復(fù)印件等）二、二級(jí)檔案（在職材料）員工基本檔案勞動(dòng)合同員工保險(xiǎn)材料崗位異動(dòng)申請(qǐng)書薪酬調(diào)整審批表獎(jiǎng)罰記錄 三、三級(jí)檔案（離職資料)辭職申請(qǐng)表/辭退通知書工作交接結(jié)算單第九條 人事檔案管理辦法一、設(shè)立檔案柜。注：以上所指“檔案”為員工入司后建立的員工檔案，公司只對(duì)此部分檔案負(fù)責(zé)，員工的其他人事檔案需由員工本人自行落檔，對(duì)于需要公司接收檔案的員工，公司將其檔案資料統(tǒng)一報(bào)送大慶市人才中心保管，相關(guān)費(fèi)用由員工自理。庫房設(shè)備情況。檔案保管情況。人事檔案材料收集補(bǔ)充情況。離開時(shí)關(guān)燈關(guān)窗，鎖門。無關(guān)人員不得進(jìn)入庫房。庫房、檔案柜保持清潔，不準(zhǔn)存放無關(guān)物品。第六條保衛(wèi)、保密方面設(shè)專人負(fù)責(zé)檔案的保管，應(yīng)齊備必要的存檔設(shè)備。在轉(zhuǎn)遞中應(yīng)遵循保密原則，要通過機(jī)要程序轉(zhuǎn)遞，不能交本人自帶。第五條轉(zhuǎn)遞制度轉(zhuǎn)遞制度是關(guān)于檔案轉(zhuǎn)移投遞的制度。檢查核對(duì)一般要定期進(jìn)行。第四條檢查核對(duì)檢查與核對(duì)是保證人事檔案完整、安全的重要手段。第三條材料歸檔新形成的檔案材料應(yīng)及時(shí)歸檔，歸檔程序?yàn)椋菏紫葘?duì)材料進(jìn)行鑒別，看其是否符合歸檔的要求；其次，按照材料的屬性、內(nèi)容，確定其歸檔的具體位置。第二條 人事檔案管理制度的基本內(nèi)容是對(duì)人事檔案需建立健全保管制度。便于檔案材料的使用。對(duì)人事檔案進(jìn)行妥善保管，能有效地保守機(jī)密。第二篇：人事檔案管理制度黑龍江省大慶市銘豐保安服務(wù)有限公司人事檔案管理制度第一條 人事檔案管理的目的保守檔案機(jī)密。抄錄的材料，要履行校對(duì)、簽署意見、登記等手續(xù)。不得向無關(guān)人員泄露或向外散布檔案內(nèi)容，違者應(yīng)視情節(jié)輕重，予以批評(píng)教育，直至紀(jì)律處分。（3）檔案一般不外借，在特殊情況下經(jīng)批準(zhǔn)可以借用，借用時(shí)必須嚴(yán)格履行手續(xù)，并按期歸還。（2）人事檔案管理人員根據(jù)查閱用途，確定是否提供和提供何種材料，外單位人員凡因職工子女及其家屬入團(tuán)、入黨、入學(xué)、參軍、參加工作等進(jìn)行政審，需要了解有關(guān)職工情況時(shí)，一般不給閱檔。，對(duì)私自保管他人檔案材料拒不交出的或利用私自保存的檔案誣陷他人者，視情節(jié)輕重予以嚴(yán)肅處理。，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)糾正。第一篇：人事檔案管理制度人事檔案管理制度，保持清潔，要經(jīng)常檢查防火、防盜、防曬、防潮、防蛀的設(shè)施和安全設(shè)施。、工人等檔案都應(yīng)登記造冊(cè)。，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)解決，不符合檔案列入規(guī)定的材料，嚴(yán)禁入檔，做到歸檔及時(shí)，分類準(zhǔn)確。，按規(guī)定辦理檔案轉(zhuǎn)遞手續(xù)，不準(zhǔn)私自攜帶。（1）查閱單位應(yīng)按照查閱人事檔案的規(guī)定履行查閱借用手續(xù)，凡因任免、調(diào)動(dòng)、了解、審查、紀(jì)檢等工作，需要查閱檔案時(shí)，經(jīng)人事部門同意后方可查閱和借用檔案。如確須具體查閱時(shí)，應(yīng)持有閱檔介紹信。（4）查閱檔案時(shí)，必須嚴(yán)格遵守保密制度和閱檔規(guī)定，嚴(yán)禁涂改、圈閱、拆卸、折疊、撤換檔案材料。（5）摘抄檔案，需征得檔案管理人員同意后，可以根據(jù)查閱提綱摘抄有關(guān)問題，但不準(zhǔn)忘筆記上摘抄。（6）閱檔人員嚴(yán)禁在檔案材料附近吸煙喝水等，一面損壞和污染檔案材料?，F(xiàn)代企業(yè)競(jìng)爭(zhēng)中，情報(bào)戰(zhàn)是競(jìng)爭(zhēng)的重要內(nèi)容，而檔案機(jī)密便是企業(yè)機(jī)密的一部分。維護(hù)人事檔案材料完整，防止材料損壞，這是檔案保管的主要任務(wù)。保管與利用是緊密相聯(lián)的，科學(xué)有序的保管是高效利用檔案材料的前提和保證。內(nèi)容包括五部分：材料歸檔、檢查核對(duì)、轉(zhuǎn)遞、保衛(wèi)保密、統(tǒng)計(jì)。再次，在檔案目錄上補(bǔ)登材料名稱及有關(guān)內(nèi)容；最后，將新材料放入檔案。其中包括對(duì)人事檔案材料本身進(jìn)行檢查，如查看有無霉?fàn)€，蟲蛀等，也包括對(duì)人事檔案保管的環(huán)境進(jìn)行檢查，如查看庫房門窗是否完好，有無其他存放錯(cuò)誤等。同時(shí)在下列情況下，也要進(jìn)行檢查核對(duì)：——突發(fā)事件之后，如被盜、遺失或水災(zāi)火災(zāi)之后；——對(duì)有些檔案發(fā)生疑問之后，如不能確定某份材料是否丟失；——發(fā)現(xiàn)某些損害之后，如發(fā)現(xiàn)材料變霉，發(fā)現(xiàn)蟲蛀等。檔案的轉(zhuǎn)遞一般是由工作調(diào)動(dòng)等原因引起的，轉(zhuǎn)遞的程序如下：取出應(yīng)轉(zhuǎn)走的檔案；在檔案目錄上說明注銷原因； 黑龍江省大慶市銘豐保安服務(wù)有限公司按發(fā)文要求包裝、密封。另外，收檔單位在收到檔案，核對(duì)無誤后，應(yīng)在回執(zhí)上簽字蓋章，及時(shí)退回。庫房備有必要的防火、防潮器材。任何人不得擅自將人事檔案材料帶到公共場(chǎng)合。嚴(yán)禁吸煙。第七條統(tǒng)計(jì)制度人事檔案的數(shù)量。檔案整理情況。利用情況。人事檔案工作人員情況。第八條 人事檔案管理的基本內(nèi)容 一、一級(jí)檔案（原始材料）求職登記表面試評(píng)價(jià)表員工錄用審批單錄用通知書薪酬說明書 黑龍江省大慶市銘豐保安服務(wù)有限公司員工個(gè)人簡(jiǎn)歷員工身份證、戶口復(fù)印件各一張，一寸免冠照片二張，無違紀(jì)證明一張。設(shè)立檔案柜可以便于檔案的調(diào)卷和管理、便于查閱指導(dǎo)，便于監(jiān)督，利于防止泄密和丟失等。借出庫房須滿足特定條件，如：本公司領(lǐng)導(dǎo)需要查閱人事檔案；公安、其他部門因特殊需要必須借用人事檔案等。三、出具證明材料。要求出具材料的原因一般是入黨、入團(tuán)、提升、招工、出國等。正規(guī)的查閱手續(xù)包括以下內(nèi)容：首先，由申請(qǐng)查閱者寫出查檔報(bào)告，在報(bào)告中寫明查閱的對(duì)象，目的，理由，查閱人的概況等情況；其次，查閱單位(部門)蓋章。總經(jīng)辦 對(duì)申請(qǐng)報(bào)告進(jìn)行審核，若理由充分，手續(xù)齊全，則給予批準(zhǔn)。借檔部門寫出借檔報(bào)告 黑龍江省大慶市銘豐保安服務(wù)有限公司借檔部門蓋章，負(fù)責(zé)人簽字。進(jìn)行借檔登記。未經(jīng)總經(jīng)辦負(fù)責(zé)人及總裁批準(zhǔn)，任何組織和個(gè)人不得擅自查閱、復(fù)印員工人事檔案，更不得將檔案帶出公司，如有違反，按泄露公司機(jī)密進(jìn)行處罰或承擔(dān)相應(yīng)責(zé)任。第二條人事檔案管理的原則為安全、保密、清晰、完整。二、人事檔案的管理體制第一條企業(yè)的行政辦負(fù)責(zé)其員工的檔案管理工作。第三條企業(yè)人員借調(diào)時(shí)，員工檔案仍有原部門進(jìn)行保存。三、檔案管理的要求第一條企業(yè)須由專門的檔案室存放檔案，由專門人員負(fù)責(zé)管理。第二條正式員工的檔案使用檔案袋存放。試用期員工和臨時(shí)工暫用普通文件夾保存，轉(zhuǎn)為正式員工后，按相關(guān)要求存放。四、人事檔案的管理規(guī)范 第一條檔案的分類（1）試用期員工和臨時(shí)工檔案。（2）正式員工檔案。（3）離職員工檔案。第二條檔案的歸類人事檔案材料按其名稱、內(nèi)容、屬性等不同分別歸入相應(yīng)的類別，若材料內(nèi)容涉及多種類別時(shí)，按其主要內(nèi)容歸入相應(yīng)類別。這樣排列的好處是便于查閱，同時(shí)可以反映出員工的職業(yè)發(fā)展歷程。具體方法如下：（1）檔案排列順序按拼音字母的次序排列，由姓開始，姓第一個(gè)字母為a的排在最前列，依次類推；第一個(gè)字母相同的，按第二個(gè)字母的順序排列。（2）重名的人員按入職時(shí)間的先后順序排列，入職時(shí)間早的排在前面，入職時(shí)間晚的排在后面。相關(guān)利用人到檔案室查閱檔案資料時(shí)，必須在檔案管理人員的要求下進(jìn)行查閱登記，寫明查閱的時(shí)間、查閱人、查閱的事由，查閱的內(nèi)容。相關(guān)利用者對(duì)人事檔案的調(diào)閱必須進(jìn)行調(diào)閱登記，并取得檔案管理部門主管的核準(zhǔn)，調(diào)閱期限為7天，逾期未還者須辦理續(xù)借手續(xù)，檔案管理部門也須及時(shí)催還。需復(fù)印的，要到檔案管理部門登記。對(duì)于需要復(fù)制檔案中的相關(guān)資料作為證明材料時(shí)，必須經(jīng)過檔案管理部門主管審批，并加蓋部門公章后才能發(fā)出。對(duì)于離職、辭退、開除的人員，自離開之日起，滿一年，經(jīng)過部門領(lǐng)導(dǎo)的審核后，方可銷毀檔案。七、附則（1）本制度自公布之日起生效。對(duì)于需修改的部分，行政辦負(fù)責(zé)修改，報(bào)總經(jīng)理批準(zhǔn)后執(zhí)行。員工檔案工作，是人力資源工作的重要組成部分，是人力資源工作的基礎(chǔ)之一。第三條 歸檔范圍：凡員工的簡(jiǎn)歷、由公司保管的證書、各類證書復(fù)印件、應(yīng)聘申請(qǐng)表、面試評(píng)價(jià)單、入職體檢單、背景調(diào)查文件、擔(dān)保書、入職通知單、員工異動(dòng)表、薪資調(diào)整表、公司獎(jiǎng)勵(lì)證明、員工調(diào)查表、轉(zhuǎn)正審批表及轉(zhuǎn)正材料、勞動(dòng)合同、離職通知單等只涉及員工本人的資料均應(yīng)歸入員工檔案。公司全體員工有義務(wù)提供建立檔案所需資料。第二章 員工檔案的建立第六條 歸檔時(shí)間：?jiǎn)T工應(yīng)聘申請(qǐng)表審批結(jié)束后，7個(gè)工作日內(nèi)應(yīng)當(dāng)建立員工檔案。第七條 歸檔要求：（一）歸檔的文件材料種數(shù)、份數(shù)以及每份文件的頁數(shù)均應(yīng)齊全完整。（三）員工檔案每名員工分設(shè)一卷，每個(gè)部門（或項(xiàng)目部）分設(shè)一檔。（五）永久、長(zhǎng)期和短期案卷必須按規(guī)定的格式逐件填寫卷內(nèi)文件目錄。卷內(nèi)目錄放在卷首。若無情況可說明，也應(yīng)將立卷人、檢查人的姓名和時(shí)期填上以示負(fù)責(zé)。（七）案卷封面，應(yīng)逐項(xiàng)按規(guī)定用毛筆或鋼筆書寫，字跡要工整、清晰。第二十五條 庫房檔案按照從左向右、由上至下順序排列，檔案柜與墻壁保持一定距離，成行地垂直于有窗的墻面擺設(shè)，便于通風(fēng)降溫。（二）（三）（四）（五）（六）（七）案卷各部分的排列格式：案卷封面(含卷內(nèi)文件目錄)一文件一封底(含備考表)，以案卷號(hào)排列次序裝入卷盒