集團(tuán)會議室使用管理規(guī)定(修訂)-展示頁
2024-11-03 12:00本頁面
【正文】 則上按照提前申請原則。信息部負(fù)責(zé)投影儀、音響、話筒等會議室專用設(shè)備的調(diào)試及維修等。其他公司會議室可參照執(zhí)行。第一篇：集團(tuán)會議室使用管理規(guī)定(修訂)集團(tuán)會議室使用管理規(guī)定（修訂）一、目的為了更好、更合理的利用會議室，為創(chuàng)造良好的使用環(huán)境，保障會議的成功召開，結(jié)合集團(tuán)現(xiàn)會議室情況制定本管理規(guī)定。二、適用范圍本規(guī)定適用于集團(tuán)辦公樓會議室。三、職責(zé)（一）集團(tuán)總裁辦行政部負(fù)責(zé)會議室的統(tǒng)一管理前臺接待文員是會議室的管理人員，負(fù)責(zé)： ①對會議室的預(yù)約申請及使用情況進(jìn)行監(jiān)督管理； ②對有時間沖突的會議提醒預(yù)約各方合理調(diào)整； ③保管鑰匙、無線話筒、投影儀與空調(diào)遙控器； ④負(fù)責(zé)會議設(shè)備的開關(guān)等。（二）會議召集單位（部門）負(fù)責(zé)：指派本單位（部門）專人申請使用會議室，并做好本單位（部門）會議的會前、會中、會后的各項工作。如有例外：按照先預(yù)約后臨時、先上級后下級、先集團(tuán)后子公司、先重要后次要、先大型后小型的調(diào)整原則。（2）各單位在OA辦公系統(tǒng)通知公告模塊發(fā)布的會議通知，作為會議室預(yù)約的唯一有效憑證。會前準(zhǔn)備工作（1）會議室申請人負(fù)責(zé)找會議室所在樓層前臺接待文員領(lǐng)取會議室鑰匙；（2）前臺人員提前檢查音響、投影儀、話筒、空調(diào)等使用情況，保證會議室通風(fēng)，并檢查燈光的照明情況。需要使用投影儀的，請?zhí)崆白孕袦?zhǔn)備好手提電腦并到前臺接待文員處拿遙控器，放下投影儀幕布，調(diào)試好后，派專人操作。如需水瓶、水杯請?zhí)崆昂蜁h室所在樓層前臺接待文員聯(lián)系，自行提前打好開水。（5）如需要座次表、席卡等，請使用會議室單位（部門）自行提前打印、裝好，并張貼、擺放好。會中工作（1）參會人員講話，盡量做到聲音洪亮、清晰；（2）做好清晰的會議記錄；3）本部門會務(wù)人員要密切注意參會人員情況，及時做好加水等服務(wù)工作。離開將窗簾拉開到同一角度，做到桌面無紙杯、煙灰缸、垃圾及雜物、擺放好桌椅等。（2）會議室所在前臺接待文員做好使用記錄，并對使用情況進(jìn)行評價。會議過程中出現(xiàn)物品、器材損壞事件，會后及時與會議室所在樓層前臺接待文員聯(lián)系，不得隱瞞不報。六、會議室外借的注意事項：會議室使用單位（部門）需提前12天告知總裁辦相關(guān)人員，進(jìn)行預(yù)約所需會議室，如取消會議室使用，需今早告知；總裁辦負(fù)責(zé)：（1）提供會議室，前臺人員提前檢查音響、投影儀、話筒、空調(diào)等使用情況，保證會議室通風(fēng)，并檢查燈光的照明情況。（2）會議使用單位（部門）需派專人做好一樓及會議樓層的簽到指引工作；（3）會議使用單位（部門）需自行攜帶所需會議用品，如：茶葉、鉛筆、抽紙盒
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