【正文】 部分，包括文件名稱（發(fā)文單位標識）、發(fā)文字號等內(nèi)容。二、公文排版格式及裝訂要求發(fā)文文件版心：225mm（高）X 156 mm（寬），公文版面要干凈無底灰，字跡清楚無斷劃。第九章 附 則第三十五條 本辦法由綜合管理部負責解釋，經(jīng)總經(jīng)理辦公會議審議通過后，自公布之日起執(zhí)行。第八章 公文管理第三十三條 不具備歸檔和存查價值的公文，經(jīng)過鑒別并經(jīng)綜合管理部主要負責人批準，可以銷毀。二、文件的平時歸卷根據(jù)案卷類目的條款名稱，為每一條款準備一個卷夾。第三十二條 公文材料立卷程序公文材料立卷程序包括：案卷類目的編制、文件的平時歸卷。第三十一條 公文歸檔的范圍一、本公司各類發(fā)文的原稿、定稿、正本由綜合管理部立卷。第七章公文歸檔第三十條 公文辦結后，綜合管理部收集整理文件、文件底稿、附件及有關的簽報、批示等材料，按公司檔案管理辦法要求立卷歸檔。會簽的簽報需告知有關會簽部門。審批或會簽簽報應提出明確的批示意見，即“同意”、“不同意”或其他具體意見。第二十八條 “簽報”必須由主辦部門負責人（如負責人外出，由部門其他負責人順序替代）簽名。二、主送有關部門的簽報根據(jù)工作分工，需要其他有關部門解決的事項，可以向有關部門簽報，要求協(xié)助處理。三、意見：適用于對重要問題提出見解和建議等。一、請示：適用于向部門內(nèi)、公司內(nèi)領導請求指示、批準的事項，以及商請有關部門辦理的事項。簽報的流程：經(jīng)辦人員（擬報告）→部門經(jīng)理（審批）→綜合管理部（擬辦）?相關部門（會簽）→分管副總、總經(jīng)理、董事長（閱示）→綜合管理部（辦結）。第六章 簽報管理第二十五條 “簽報”作為內(nèi)部文書，是公司內(nèi)各部門向本級單位領導請示工作、報告情況，以及部門之間協(xié)商請辦工作、解決具體問題的內(nèi)部文書工具，是領導決策和部門辦事的重要依據(jù)。對于內(nèi)容跨越多個部門職責范圍的文件，擬辦時應明確主辦部門和協(xié)辦部門，由主辦部門牽頭辦理并提出協(xié)商一致的意見，對于確實無法統(tǒng)一意見的，應由主辦部門如實注明分歧意見，經(jīng)各部會簽后反饋。急件和限時辦理的公文，應隨到隨登記、隨擬辦、隨送批、隨送辦。處理退文時，應向來文單位說明退文的理由，對于來文不規(guī)范但請示事項十分緊急的情況，可采取邊受理邊補辦手續(xù)的辦法。審核的重點：來文是否應為本單位辦理，是否超過了應辦理時限；有關要求是否明確具體等。第四章 收文辦理第二十二條 公文收文一般包括簽收、上傳OA系統(tǒng)、擬辦、傳閱（批辦）、承辦、督辦、立卷歸檔、銷毀等程序。第二十一條 公文的更改公文的更改應由文件原起草部門擬定文件修改稿或補充稿，經(jīng)部門負責人審核，交綜合管理部核稿后，報原簽發(fā)人簽發(fā)。公文發(fā)放范圍由擬稿部門提出，綜合管理部審核確定。公司發(fā)文應加蓋公章，部門發(fā)文可加蓋部門章。如發(fā)現(xiàn)明顯錯誤，應與擬稿部門聯(lián)系。二、公文編號、打印由綜合管理部負責。第二十條 發(fā)文校對、編號、打印、蓋章、分發(fā)一、如公司領導對發(fā)文提出了修改意見或發(fā)文被文秘修改過，則發(fā)文應進入校對環(huán)節(jié)。第十九條 公文簽發(fā)的基本原則 核稿后，由綜合管理部根據(jù)文件的內(nèi)容送相關部門簽署意見，并送公司領導審閱、簽發(fā)。三、綜合管理部對于審核的公文一般可按三種方法處理：一是做必要的文字修改；二是對文稿改動較多或者不合格的文稿，請原擬稿部門修改；三是建議不辦發(fā)文或者另行處理。二、公文審核的基本任務是協(xié)助公司領導保證公文的質量。擬稿部門負責人要嚴格把關，對所擬公文進行初審，對發(fā)文的必要性、政策性、文稿內(nèi)容、文內(nèi)數(shù)字的真實性、準確性負責，審核無誤后，部門主要負責人在OA流程中進行審批，簽注是否同意發(fā)文的意見。使用國際組織外文名稱或其縮寫形式，應當在第一次出現(xiàn)時注明準確的中文譯名。三、公文的結構層次數(shù)，第一層為“一、”，第二層為“（一）”，第三層為“”，第四層為“（1）”。二、公文中的數(shù)字除成文日期、部分結構層次序數(shù)和在詞、詞組、慣用語、縮略語、具有修辭色彩語句中作為詞素的字必須使用漢字外，其它應當使用阿拉伯數(shù)字。涉及兩個部門以上的事項，應以一個部門為主，與有關部門協(xié)商一致后再辦理行文。第十五條 發(fā)文辦理是指以********公司名義制發(fā)公文的過程，包括擬稿、審核、會簽、簽發(fā)、校對、印制、用印、登記、分發(fā)立卷、存檔等程序。“報告”中提出的意見和建議，只供上級單位參考而并不要求予以批復?！罢埵尽笔钦埱笊霞墕挝挥枰耘鷱偷奈姆N，應當一文一事，一般只寫一個主送單位，同時需要其他單位研究處理的，應采用抄送形式。第十二條 不相隸屬的單位行文應當遵循對等的原則，“明來明去、密來密去、函來函復”。一般不越級行文，因特殊情況，必須越級行文時，應同時抄送被越級的單位?！?***（部門）[ ] 號”適用于各部門內(nèi)部發(fā)文，主要為發(fā)文部門內(nèi)部實施的規(guī)章制度等?！?*發(fā)[ ]號”主要為對外發(fā)文時使用，包括請示、報告、函等文種。第十條 公司發(fā)文按行文關系、方式和內(nèi)容等的不同，劃分為不同的類別。九、公文成文日期以簽發(fā)人的簽發(fā)日期為準。公文主題詞一般不超過5個。用印頁如無正文，應當在頁首用圓括號標明“此頁無正文”字樣。六、抄報單位指除主送單位外需要執(zhí)行或知曉公文的上級單位；抄送單位指除主送單位外需要執(zhí)行或知曉公文的同級單位、下級單位或其他相關單位；內(nèi)部發(fā)送指需要執(zhí)行或知曉公文的各部門及其領導，抄報單位與抄送單位應當使用全稱或規(guī)范化簡稱，并按上級、平級和下級的次序排列。四、正文為公文的主體，包括事由、要求、建議和措施等。三、公文標題應當準確簡要地概括公文的主要內(nèi)容并標明公文種類，一般應當標明發(fā)文單位。版頭一經(jīng)確定，應長期沿用。第三章 發(fā)文辦理第九條 發(fā)文一般由版頭、發(fā)文字號、簽發(fā)人、標題、主送單位、正文、附件、成文日期、印章、主題詞、抄送單位、校對人和印發(fā)日期等部分組成。九、會議紀要適用于記載、傳達會議情況和議定事項，主要包括：股東會紀要、董事會紀要、執(zhí)行董事會紀要、監(jiān)事會紀要；總裁辦公會紀要；公司工作例會紀要；業(yè)務評審會紀要；專題會議紀要等。七、批復適用于答復下級或相關部門的請示事項。五、議案適用于向股東會、董事會等提請審議事項。三、通報適用于表彰先進，批評錯誤，傳達重要情況等。決議適用于經(jīng)過會議討論通過，并要求貫徹執(zhí)行的重要事項。第八條 各類公文的使用范圍。第六條 綜合管理部應當配備文秘人員負責公文處理工作。負責公文從收發(fā)、審核、分辦、傳遞、用印、立卷、歸檔和銷毀的全過程管理。第五條 綜合管理部是公文的歸口管理部門，主管公司公文處理工作。第三條 公文處理是指公文的辦理、管理、整理（立卷）和歸檔等一系列相互關聯(lián)、銜接有序的工作。第一篇：公文處理辦法公文處理暫行辦法第一章總 則第一條 為提高公司公文處理的效率和質量，參照國家的有關規(guī)定，結合公司實際，制定本辦法。第二條 本辦法所稱公文，是指公司在行政管理和業(yè)務經(jīng)營過程中形成的具有法定效力和規(guī)范體式的文書。第四條 公文處理應當堅持實事求是、精簡、高效的原則，做到及時、準確、安全和規(guī)范。綜合管理部負責建立健全公司有關公文管理的工作制度,并組織實施。督辦公文的運轉和實施情況。第二章公文種類、公文類別及使用范圍第七條 公文種類主要有：決定、決議、通知、通報、報告、議案、請示、批復、函、會議紀要，規(guī)定、辦法、細則等。一、決定、決議決定適用于對重要事項或者重大行動做出的安排，人事任免，獎懲有關部門及人員等。二、通知適用于發(fā)布規(guī)章制度（包括規(guī)定、辦法、章程、規(guī)程、細則等）和措施，傳達上級有關單位的指示；要求下級部門辦理或者需要知曉的事項；轉發(fā)上級有關單位、同級單位和不相隸屬單位的公文；印發(fā)公司領導的講話等。四、報告適用于向上級單位匯報工作，反映情況，提出意見或建議，回復上級單位詢問或交辦事項的處理結果。六、請示適用于向上級單位或領導請求指示、批準的事項。八、函適用于平級單位之間或不相隸屬單位之間相互商洽工作、詢問、或答復問題等。十、規(guī)定、辦法、細則適用于對特定范圍內(nèi)的工作和事務制定具有約束力的行為規(guī)范或對上級主管部門制定的法規(guī)、規(guī)章提出貫徹實施意見。一、版頭應為*******公司加“文件”兩字組成。二、發(fā)文字號應當包括單位代字、發(fā)文年份、發(fā)文順序號組成。標題中除書名號外，一般不使用標點符號。五、主送單位指公文的主要受理單位，應當使用全稱或者規(guī)范化簡稱、統(tǒng)稱，并按其性質、級別或慣例依次排列。七、公文除會議紀要外，應當加蓋印章。八、公文應標注主題詞。標引順序為先標類別詞，再標反映公文內(nèi)容的關屬詞，最后標反映公文形式的類屬詞。十、公文文字從左至右橫寫、橫排。使用“*******公司文件”文頭的文件，主要包括:“**發(fā)[ ]號、**辦發(fā)[ ]號和*****（部門）[ ] 號”?！?*辦發(fā)[ ]號”主要為公司對內(nèi)發(fā)文時使用，適用于發(fā)布章程、辦法、規(guī)定、實施辦法、實施細則、操作規(guī)程、人事任免，以及重要會議的領導講話和會議紀要等，包括決定、決議、通知、通報等文種。第十一條 公文要按照隸屬關系和職權范圍行文。除綜合管理部外，其他部門不正式對外發(fā)文。第十三條 上行文應根據(jù)內(nèi)容寫明主送單位，如需同時發(fā)送其他單位，還應寫明抄送單位?！皥蟾妗笔窍蛏霞墕挝粎R報工作、反映情況的文種，不得夾帶請示事項。第十四條 行文應當注重效用，對可發(fā)可不發(fā)的或能用電話、面談等方式解決的事項，不要行文。發(fā)文的流程：經(jīng)辦人員（擬文）→部門負責人（審批）→綜合管理部（核稿）→總經(jīng)理或分管副總（簽發(fā)）?董事長（簽發(fā)）→綜合管理部（校對、套紅、印刷、發(fā)送）第十六條 草擬公文的基本要求擬稿一般按照職能部門分工負責的原則和日常工作程序，誰主管誰主辦。草擬公文應當做到：一、公文的文種應當根據(jù)行文目的、發(fā)文單位的職權和與主送單位的行文關系確定。日期應當寫具體的年、月、日。四、公文內(nèi)使用非規(guī)范化簡稱，應當先用全稱并注明簡稱。第十七條 辦文部門申請發(fā)文的程序擬稿人擬稿后，應在OA系統(tǒng)中提起發(fā)文流程，并在線提交至本部門主要負責人審核。第十八條 公文審核一、公文送領導簽發(fā)之前，應先由綜合管理部文秘人員進行審核，無誤后報公司領導審批。核稿的主要內(nèi)容為:是否確需行文；是否符合有關政策；文稿中提出的解決問題的意見、辦法和措施是否切實可行；行文方式是否妥當；是否符合行文規(guī)則和公文擬制的有關要求。四、一般公文核稿不超過2個工作日。公司層面的發(fā)文一般由總經(jīng)理簽發(fā)，其中規(guī)章制度需先經(jīng)總經(jīng)理辦公會議審議通過；部門層面的規(guī)章制度由分管副總簽發(fā)；特殊要求下需董事會審議通過的規(guī)章制度應由董事長簽發(fā)。公文校對由發(fā)文部門負責人親校，要求做到準確無誤；校對人如發(fā)現(xiàn)原稿有問題時，應及時與有關人員聯(lián)系，未經(jīng)簽發(fā)人同意不得隨意改動。打印文件必須以經(jīng)簽發(fā)的原稿為依據(jù)，應忠于原稿，不得擅自改動。三、根據(jù)發(fā)文的形式確定用印種類。四、公文分發(fā)。需要上級部門批復或相關單位回復的公文，各承辦部門應負責跟蹤文件的運轉情況，并將信息及時反饋給綜合管理部。文件修改稿或補充稿應在原文件受控范圍內(nèi)發(fā)放。收文的流程：青島管理部/綜合管理部（收文并發(fā)起流程）→綜合管理部（辦文）→分管副總、總經(jīng)理、董事長（閱示或閱知）?職能部門（處理）→綜合管理部（辦結）第二十三條 審核擬辦一、審核：收到需要辦理的公文，綜合管理部應當進行審核。經(jīng)審核，不應由本單位辦理的來文，經(jīng)與對方核對并經(jīng)綜合管理部領導批準后，可退回原單位。二、擬辦：收文流程發(fā)起后，由綜合管理部根據(jù)文件內(nèi)容、性質分別提出閱知、閱批（處）等擬辦意見，按擬辦意見送公司領導閱批，或送有關職能部門提出承辦意見。第二十四條 送閱（傳閱）和處理閱處類文件原則上一個部門主辦一位領導審批以減少流轉環(huán)節(jié)。承辦部門接到需辦理的公文后，應及時撰寫處理意見，并返回綜合管理部?！昂瀳蟆奔{入公文一體管理。第二十六條 簽報的種類簽報的種類主要包括：請示、報告和意見。二、報告：適用于向部門內(nèi)、公司內(nèi)領導匯報工作，反映情況，答復交辦事項處理結果等。第二十七條 簽報的適用范圍一、主送公司領導的簽報（一）有重要工作事項,需要提供公司領導知曉或決策的；（二）根據(jù)工作進展情況，提出新的建議、意見或措施的；（三）部門參加外部重要會議或活動及進行的工作調研等需事后報告的；（四）公司領導交辦事項處理結果等需報告公司領導知曉的；（五）其他特殊事項需向公司領導請示、報告的。部門在職權范圍內(nèi)能決定的事項，不需簽報公司領導或其他部門。凡呈送公司領導的簽報，由綜合管理部審核后統(tǒng)報送公司領導審批。第二十九條 公司領導審批后，由綜合管理部將審批結果告知擬稿部門，擬稿部門應抓緊辦理。對有公司領導重要批示、需督辦的簽報事項，由綜合管理部立項跟蹤督辦。個人不得保存應當歸檔的公文。二、公司收文包括監(jiān)管機構和公司股東方等下發(fā)的文件由綜合管理部負責歸檔立卷。一、案卷類目的編制綜管部文秘應根據(jù)本部門工作情況和任務，按照便于管理、查找、利用的原則制定本部門的案卷類目，對具有保存價值的文件及時收集、歸檔。文件處理完畢，立卷人員根據(jù)文件所針對的條款，歸入有關卷夾內(nèi)，以備查找。第三十四條公司人員調離工作崗位時，應當將本人暫存、借用的公文按照有關規(guī)定移交、清退，個人不得保存文件。附件： 公文格式要求一、公文用紙對外發(fā)文（包括通知、通報、請示、報告、批復、函等文種）一律采用國際標準A4型（210mm297mm）。公文應左側裝訂，不掉頁。（一）版頭版頭應為*******公司加“文件”兩字組成，應居中印在公文首頁上部，用1號黑體字。（二）發(fā)文字號由發(fā)文單位代字、年份和序號組成，標注于版頭下方居中或者左下方。（五）簽發(fā)人，上報公文應在發(fā)文字號右側標注“簽發(fā)人： ”，用小三號仿宋體。四、公文主體要求（一）公文標題紅色反線下空1行，用三號宋標黑體，可分一行或多行居中排布，回行時，要做到詞意完整，排列對稱，間距恰當。有些不便于在首頁列出主送單位的公文，如決定、決議、會議紀要、規(guī)范性文件等，主送單位可以寫在公文末頁抄送單位之前。數(shù)字、年份不能回行，用小三號仿宋體。（五）附件