【正文】 產(chǎn)過程跟單的基本要求1．按時交貨：要使生產(chǎn)進度與訂單交貨期相吻合，做到不提前也不推遲。生產(chǎn)過程跟單主要是了解企業(yè)的生產(chǎn)進度能否滿足定單的交貨期，產(chǎn)品是否按訂單生產(chǎn)，因此跟單員要深入企業(yè)的生產(chǎn)車間查驗產(chǎn)品的質(zhì)量與生產(chǎn)進度，發(fā)現(xiàn)問題要及時處理。于每周固定時間，將要跟催的訂單整理好，打印成報表定期統(tǒng)一跟催。跟催箱：制作一個31格的跟催箱，將訂購單依照日期順序放入跟催箱，每天跟催相應(yīng)的訂單。有：聯(lián)單法：將訂購單按日期順序排列好，提前一定時間進行跟催。（1）按訂單跟催。（3）物料檢驗 確定檢驗日期，通知檢驗人員，進行物料檢驗，處理檢驗問題（4）物料進倉協(xié)調(diào)送貨，協(xié)調(diào)接受，通知送貨，物料入庫，處理接受等。（2）訂單跟蹤包括跟蹤加工工藝，跟蹤原材料，跟蹤加工過程，跟蹤組裝總測，跟蹤包裝入庫。制定訂單說明書，發(fā)出訂購單，將要采購的物料名稱、規(guī)格型號、數(shù)量、價格、交期等要求表達清楚。制訂購單時要注意審查請購單。（3）溝通方面的原因：信息交換不及時。進度的掌握和督促不力。所要求的品質(zhì)沒說清楚。來自低工資的員工工作效率低、完不成等原因。（適時，適質(zhì)，適地，適量，適價）二．物料采購跟單的原因：以下原因造成我們要對物料進行跟催：（1）供應(yīng)商方面的原因：由于供應(yīng)商方面的原因造成交貨不及時，而使我們必須跟單的原因有：超過產(chǎn)能的接單和超過技術(shù)水準的接單。目的：滿足企業(yè)生產(chǎn)活動對物料的需求，在必要的時候，獲得必要的物料，避免停工待料。單據(jù)要求：正確，完整，及時，簡明，整潔。出口單據(jù)主要有：匯票，發(fā)票，海關(guān)發(fā)票，提單，裝箱單，產(chǎn)地證，商檢證，保險單等。(4)制單結(jié)匯：是出口貨物跟單的最后一個環(huán)節(jié)。貨柜到廠后，跟單員要監(jiān)裝，指導(dǎo)貨物的擺放。C 跟蹤裝柜：出貨前一天通知有關(guān)人員并確定出貨數(shù)量的準確性。B 制作裝箱單：裝箱單著重表現(xiàn)貨物的包裝情況。這當中要做的工作有貨柜選擇，制作裝箱單，跟蹤裝柜等。按CFR 和CIF成交的，我們負責(zé)租船訂倉和裝船的手續(xù)。一份L/C，可能有幾處問題，我們要一一指出，一次性修改。改證：審證后發(fā)現(xiàn)問題是常事。銀行從政策面上審，如開證的國家有無貿(mào)易往來，開證行的資信等等。催證：貨物快完成時，要催證。只要所裝運貨物與信用證條款一致，銀行保證付款。(2)催審單證：大多數(shù)的支付方式是L/C。它以貨，證，船，款為中心，包括備貨，催證，改證，租船訂倉，(報關(guān)，報驗，裝船)，制單，結(jié)匯等環(huán)節(jié)。此外，還要提供我方的銀行資料以便客戶開證或匯款。為了區(qū)別于正式發(fā)票，它必須明顯標明“形式發(fā)票”字樣。三．形式發(fā)票：PROFORMA INVOICE買方為了向其本國當局申請進口許可證或核批外匯，在未成交前要求出口方將擬出售成交的商品名稱，規(guī)格，價格等條件開立的一份參考性發(fā)票。跟單員對出口貨物的跟單工作主要有：接單，跟進生產(chǎn)，出貨跟蹤，制單結(jié)匯等。（3）新品的制作要留有實樣。作為跟單員，我們要做到：（1）有完整的產(chǎn)品資料，主動進行宣傳。跟單員一定要保存好最終的確認樣品，以免客人在下單時找不到確認樣。要領(lǐng)：無論老品，新品，還是客戶來樣，樣品都要寄給客人進行確認。1． 寄目錄，樣本：2． 準備樣品。如報的價是連同海運價，而客戶要求空運（趕銷售），我們可要求客戶承擔(dān)多出部分的費用。注：如運費由客戶支付，客戶決定交貨方式。期限有長有短，可以是2周，3周，或一個月，二個月，一個季度或更長。（8）交貨期的審查跟單員應(yīng)審查交貨期是否合理，公司是否能及時籌備到貨物，并裝船送達。F 運費付至指定目地的交貨價CIF 成本+保險費+運費（指目的港）價格（6）付款方式審查： ？？（7）包裝要求的審查：A．工廠的產(chǎn)品本身有自已的包裝，展示給客戶能否接受？B．客戶提供的包裝（彩印，尺寸）我們能否做？C．客戶提供的包裝資料是否齊全？（內(nèi)包裝，外包裝，標簽，說明書）內(nèi)包裝：普合，白合，彩合，吸塑外包裝：紙箱，木箱，桶裝，編織袋。要注意的是要用在國際上流通的硬貨幣（英鎊，港幣，歐元）。新客戶下單，要查看我們給他的報價。按《跟單信用證統(tǒng)一慣例》，信用證上如規(guī)定“約”字，應(yīng)允許有不超過10%的增減幅度。國際上對約字的含義解釋不一。（3）數(shù)量：應(yīng)審查貨物的數(shù)量是否可以及時備妥，其計量單位，重量以及約數(shù)有何規(guī)定。是貨物的外觀形態(tài)和內(nèi)在質(zhì)量的綜合。有很多公司和企業(yè)產(chǎn)品名稱的代碼同時也代表了規(guī)格。二．審單：即審核合同1．審單內(nèi)容：確認產(chǎn)品名稱，規(guī)格，質(zhì)量，數(shù)量，單價，價格條款，總額，付款方式，包裝要求，交貨期，交貨方式。跟單員對出口貨物的跟單工作主要有：接單，跟進生產(chǎn)，出貨跟蹤，制單結(jié)匯等。（3）還盤（Counteroffer）：又叫還價。是買方或賣方向?qū)Ψ教岢龈黜椊灰讞l件，并愿意按照這些條件達成交易，訂立合同的一種確定的表示。（1）詢盤（Inquiry）：又叫詢價。需要提的一點是，客戶從國外直接發(fā)來的訂單或委托訂單，我們收到后要回復(fù)，不能置之不理，否則算默認。而機器設(shè)備，大棕貿(mào)易的進出口的合同則比較正規(guī)。它也有銷貨確認書（Sales Confirmation）和購貨確認書（Purchase Confirmation）。（2）確認書（Confirmation）：它比合同要簡化些。3．接單的形式：在出口貿(mào)易中，跟單員接的單沒有特定的限制，最常見的是：（1）合同（Contract）：合同有銷貨合同（Sales Contract）和購貨合同（Purchase Contract）。1．下單方式：客戶下單的方式有：通過電話，F(xiàn)ax，Email或書面合同等方式。合同的書面形式并不限于某種特定的格式。今天我們先來看一下接單。貨物的出口交易有兩種形式，一種通過外貿(mào)公司出口，另一種是自營出口。第一篇：外貿(mào)跟單員手冊外貿(mào)跟單員手冊外貿(mào)業(yè)務(wù)主要就是進行貨物的進出口交易。在這一系列講座中我們來了解一下貨物進出口的程序和跟單員所要做的工作。跟單員對出口貨物的跟單工作主要有：接單，跟進生產(chǎn)，出貨跟蹤，制單結(jié)匯等。一．接單：接單也即合同的簽定，訂單的取得。任何載明雙方當事人名稱，標的物的質(zhì)量，數(shù)量，價格，交貨和支付等交易條件的書面文件，包括買賣雙方為達成交易而交換的信件，電報或電傳，都足以構(gòu)成書面合同。2．接單的途徑：交易會，出訪，出國參展，邀請客戶來訪，利用網(wǎng)站，等等。前者由賣方草擬，后者由買方草擬。對異議，仲裁，不可抗力等條款都不列入。這種格式的合同一般適用于成交金額不大，批次較多的輕工商品，日用品，土特產(chǎn)等。還有協(xié)議書，意向書，訂單和委托訂單等。4．接單的程序：接單的程序可分為詢盤，發(fā)盤，還盤和接受四個環(huán)節(jié)。（2）發(fā)盤（Offer）：又叫發(fā)價。在實際業(yè)務(wù)中，發(fā)盤通常是一方在收到對方的詢盤后作出的。（4）接受（Acceptance）：買方或賣方同意對方在發(fā)盤中提出的各項交易條件，并愿意按這些條件達成交易，訂立合同的一種確定的表示。上次我們講了如何接單，接單之后就該審單了。2．審單方法：（1）產(chǎn)品名稱，規(guī)格：審查產(chǎn)品代碼是不是自身的產(chǎn)品，與我們的產(chǎn)品資料能否對上號。（2）質(zhì)量： 也稱品質(zhì)。在國際貨物買賣中，貨物的品質(zhì)不僅是主要交易條件，也是我們跟單員進行審單的首要條件。約數(shù)：如合同數(shù)量前加“約”，可使交貨數(shù)量有適當?shù)臋C動。%，有的認為是5%。（4）單價，總額的審查：1． 客戶下單有的會將單價標出，我們要對照我們的報價表審查是否對、總額有沒有加錯。2． 通常我們以美元為結(jié)算貨幣，但也有以其它幣種的。（5）價格條款的審查：出口貨物的單價條款，也稱價格術(shù)語，常用的有：FOB 船上交貨價（指裝運港的價格條件）Camp。最主要的是嘜頭印刷。交貨期一般應(yīng)規(guī)定一個期限，而不是某個具體日期。（9）交貨方式的審查：運輸主要有海運，陸運，空運，郵寄等等。如我們付費，盡量用海運。關(guān)于樣品：要獲取訂單，備好樣品是很重要的一步。（1）工廠現(xiàn)有的款式（2）新款（3）客戶來樣。特別是新品可能要反復(fù)修改幾次。在國際貿(mào)易中，憑樣品成交的比重很大。（2）新品的成本，價格要進行核算。（4）客戶的來樣要保存好原樣。外貿(mào)必然涉及到外匯問題，于是就要用到形式發(fā)票。這種發(fā)票在成交后不能代替正式發(fā)票使用，對雙方都無最終約束力。形式發(fā)票上一般要顯示訂單的相關(guān)信息（收貨人，合同號，形式發(fā)票號，開出日期），產(chǎn)品信息（品名，數(shù)量，價格，交貨期），合同條款（價格條款，付款方法）。注意幾點：.單價條款要明確（FOB, CFR, CIF）（LC, TT）四．出口貨物跟單的基本程序出口貨物跟單是跟單員對履行合同的跟進。我們將這些程序概括為：(1)籌備貨物：按訂單及信用證的要求，按時，按質(zhì)，按量地備好貨物。對安全收匯有保障，因它是銀行信用。跟單員應(yīng)對以L/C為支付方式的合同進行催證，審核和修改的跟蹤工作。審證：審證是銀行和公司的共同職責(zé)，但在范圍和內(nèi)容上有所不同。公司則審開證人和受益人是否正確，L/C的貨物和金額與合同是否相同，裝期，特別條款等。常會有包裝上的錯誤，總金額，有效期，拼寫錯誤等等。(3)訂倉裝船：貨物備妥，L/C沒問題后，我們就要進入到出貨裝柜，租船訂倉和裝船的階段。首先：出貨裝柜：跟