【正文】 經(jīng)營開 發(fā)部負責經(jīng)營期間顧客需求、期望及質(zhì)量、環(huán)境、職業(yè)健康安全信息的收集、溝通與協(xié)商。 辦公室負責內(nèi)外部各類綜合信息的收集、溝通與協(xié)商。 安全質(zhì)量監(jiān)察部負責安全、質(zhì)量、環(huán)保監(jiān)督、檢查信息及應急響應實施情況的收集、溝通與協(xié)商。 公司工會、 各部室、社管中心、公安分處、工程項目部 負責本管理職責范圍內(nèi)相關信息的收集、整理、記錄，定期或不定期進行質(zhì)量、環(huán)境、職業(yè)健康安全信息分析，提出質(zhì)量、環(huán)境、職業(yè)健康安全體系持續(xù)改進的意見和建議，及時向主管領導、相關部門和單位進行信息溝通與協(xié)商。 記錄 《有效文件清單》 CXW01 《文件銷毀登記表》 CXW02 《收發(fā)登記表》 CXW03 《文件更改通知單》 CXW04 7 有 效 文 件 清 單 編號： CXW01 (共 頁第 頁 ) 編制人 : 批準人 : 年 月 日 注 :此表保存期限為長期 序 號 發(fā) 文 單 位 發(fā) 文 序 號 文 件 名 稱 備 注 8 文 件 銷 毀 登 記 表 編號： CXW02 (共 頁第 頁 ) 編制人 : 批準人 : 年 月 日 注 :此表保存期限為長期 順 號 單 位 文件 日期 文字 文號 機密 程度 內(nèi) 容 份 數(shù) 頁數(shù) 備 注 9 收 發(fā) 登 記 表 編號： CXW03 (共 頁第 頁 ) 序號 月 日 來文機關 發(fā)文字號 文件名稱 份數(shù) 發(fā)往單位 收件人 備注 填寫人： 年 月 日 注 :此表保存期限為長期 10 文 件 更 改 通 知 單 編號： CXW04 (共 頁第 頁 ) 填寫人： 年 月 日 注 :此表保存期限為長期 通知號 修改部門 修改人 審 核 會 簽 批準人 文件名稱 修改 頁 章節(jié)號 修 改 內(nèi) 容 11 信息溝通與協(xié)商控制程序 為有效實施質(zhì)量、環(huán)境和職業(yè)健康安全 管理體系，規(guī)范信息溝通與協(xié)商的內(nèi)容、職責、渠道和方法，以便及時準確地收集、傳遞及反饋有關信息，確保與公司管理體系運行有關的內(nèi)外信息溝通和協(xié)商的暢通有序。 文件銷毀 文件銷毀執(zhí)行國務院發(fā)布的《國家行政機關公文處理辦法》。 文件保護 執(zhí)行國務院發(fā)布的《國家行政機關公文處理辦法》中的有 6 關規(guī)定。文件更改通知留存?zhèn)洳椋? 設計文件、合同文件的更改按國家、行業(yè)及有關規(guī)定由主管部室辦理； 相關法律、法規(guī)、標準、規(guī)范出現(xiàn)變更時，執(zhí)行《法律法規(guī)控制程序》。 文件更改 文件需要更改時，應由部室或單位提出申請，說明更改原因，交文件編制部室進行評審確認； 文件編制部室依據(jù)評審意見，提出文件更改意見，經(jīng)授權人批準后下發(fā)文件更改通知。 文件發(fā)放 以公司名義發(fā)放的文件 ,由辦公室負責發(fā)放； 《管理手冊》和《程序文件》由發(fā)展研究部負責發(fā)放； 、各部室、社管中心、公安分處、工程項目部的文件由其編制部室或單位負責發(fā)放； 對需要轉(zhuǎn)發(fā)的外來文件，由業(yè)務主管部室確認發(fā)放范圍后，進行發(fā)放 ； 、工程項目部需補發(fā)文件時，由有關文件發(fā)放部室予以配備，并按文件的發(fā)放程序辦理； 文件發(fā)放應按照發(fā)放范圍進行發(fā)放登記，辦理簽收手續(xù)； 需以車遞、郵遞（掛號）形式發(fā)放的文件由發(fā)放部室與文件收發(fā)人員辦理簽收手續(xù)后實施； 《中鐵三局集團第五工程有限公司網(wǎng)絡辦公管理辦法》規(guī)定執(zhí)行。 文件接收按照《中鐵三局集團第五工程有限公司網(wǎng)絡辦公管理辦法》規(guī)定執(zhí)行。 文件標識 a）所有文件都應有修改狀態(tài)標識，標識方法可以采?。喊姹咎?、通知單或其它便于識別的方法； b）已作廢的文件應及時收回或銷毀。 文件發(fā)布按照《中鐵三局集團第五工程有限公司公文處理辦法》規(guī)定執(zhí)行。 公司工會、社管中心、公安分處、工程項目部負責各自文件的管理工作。 經(jīng)營開發(fā)部負責招投標文件的管理和傳遞。 職責 辦公室 ； 負責相關文件的歸檔及管理； 、各級地方政府、上級主管部門及外來各種文件的管理和傳遞。 1 程序文件目錄 文件控制程序 2 信息溝通與協(xié)商控制程序 11 人力資源控制程序 19 記錄控制程序 33 法律法規(guī)控制程序 35 內(nèi)部審核控制程序 41 不合格品、不符合、事故、事件處理程序 49 環(huán)境因素識別與評價控制程序 57 危險源辨識、風險評價與風險控制程序 64 環(huán)境和職業(yè)健康安全運行控制程序 72 1應急準備和響應控制程序 82 1施工過程控制程序 85 1糾正與預防措施控制程序 97 1體系運行管理程序 106 2 文件控制程序 目的 對公司管理體系所要求的文件進行控制，確保各相關場所都能得到文件的有效版本，并防止作廢文件的誤用。 范圍 適用于公司、工程項目部。 發(fā)展研究部負責《管理手冊》、《程 序文件》的管理和傳遞。 其它部室按職責負責相關文件的管理和傳遞。 程序 應控制的文件包括： a）方針、目標、《管理手冊》、《程序文件》、《作業(yè)指導書》及管理性文件； 3 b）合同類文件； c) 來自建設單位、設計單位、監(jiān)理單位、質(zhì)監(jiān)站和其他管理部門的設計文件、技術交底、會議紀要、通知、來往函件及其他外來文件； d）《施工組織設計》、《管理辦法》、《管理方案》、《應急預案》； e）相關法律法規(guī)、標準、規(guī)范、技術文獻； f）來自國家、各級地方政府、上級主管部門的外來文件； g）記錄。 文件的編號、標識、登記 文件編號 所有文件都應進行編號 ,執(zhí)行《中鐵三局集團第五工程有限公司文件編號管理辦法》。作為資料保存的作廢文件，應有明顯的“作廢”標識，并與有效文件隔 離，防止誤用； c）匯編 /合訂本中部分文件作廢而無法隔離時，應在作廢 4 條款處或目錄中做出“作廢”標識。其它文件以《收發(fā)文登記簿》實施控制。 文件評審 ：公司工會、各部室、社管中心、公安分處、工程項目部對所下發(fā)的有效文件，每年年初進行一次評審，根據(jù)評審結果確認有效性、符合性、適宜性，建立 《有效文件清單》； ：文件的使用部室及相關部室發(fā)現(xiàn)有效文件的有效 5 性、符合性、適宜性不能滿足要求時，向歸口管理部室提出評審要求，由歸口管理部室組織人員對文件進行評審，根據(jù)評審結果對文件進行處理。禁止未經(jīng)審批的任意更改； 文件更改批準后，按原文件發(fā)放范圍或?qū)嶋H使用范圍發(fā)放； 文件持 有人或授權委托人接到文件更改通知后，要及時按要求進行更改 ,做好修改記錄，并負責銷毀更換頁。 歸檔文件借閱 歸檔文件借閱人應填寫《（ ）檔案借閱登記表》，經(jīng)檔案管理部門負責人批準后，方可借閱，并在規(guī)定期限內(nèi)歸還。 文件歸檔 文件歸檔按照《集團公司檔案 管理辦法》的規(guī)定執(zhí)行。 文件形式 文件可采用紙張、軟盤、光盤、網(wǎng)頁、照片、磁帶等多種媒體形式。 適用于公司、工程項目部。 工程管理部負責施工準備、施工過程控制、工程 勞務 分 包、顧客意見及相關方反饋、有關施工技術標準規(guī)范、 內(nèi)外部科技 等信息收集、溝通與協(xié)商；對收集的各類信息進行歸納和分析，作為領導決策的依據(jù)和內(nèi)審、管理評審、糾正與預防措施的信息輸入。 12 發(fā)展研究部負責內(nèi)審、外審、管理評審、管理體系運行有關信息的收集、溝通與協(xié)商。 機械物資部負責對物資、設備采購、管理信息及物資、設備供方信息的收集、溝通與協(xié)商。 勞動人事部負責人力資源方面的信息的收集、溝通與協(xié)商。 企業(yè)文化部負責企業(yè)內(nèi)外部宣傳教育、員工思想動態(tài)、企業(yè)形象方面信息的收集、溝通與協(xié)商。 公安分處負責消防、交通安全、火工品管理信息及駐地治安情況的收集、溝通與協(xié)商。 員工代表負責將員工的意見、建議或抱怨和管理層進行溝通與協(xié)商。 信息的類別 a) 向上級管理機構和部門的報告事項； b) 向下級的要求事項； c) 向同級管理部門、單位的協(xié)調(diào)配合事項； d) 向顧客、相關方的告知事項； a) 顧客、相關方的信息； b) 內(nèi)部員工的信息； c) 管理體系運行 (過程控制與運行結果 ) 的信息； d) 產(chǎn)品 (要求與狀態(tài) )信息； e) 突發(fā)事故、事件的信息； 14 f) 國家政策信息 ； g) 市場信息； h) 法律法規(guī)和有關要求等方面的信息。 走訪座談、來往信（函）、媒體傳播等其它信息的收集和保存。 信息溝通和協(xié)商的方式可以采用會議、文件、電子媒體和其它各種方式； a)公司董事會，公司總經(jīng)理辦公會，工程項目部、經(jīng)理辦公會； b)公司、工程項目部每年召開的年度工作會議； c)公司每年召開的職工代表大會； d)公司的管理評審會議； e)公司不定期召開的經(jīng)營工作會議； f)公司、工程項目部不定期地召開的生產(chǎn)工作會議； g)公司、工程項目部每周召開的生產(chǎn)交班會議； h)公司、工程項目部依據(jù)突發(fā)事故、事件召開的調(diào)查分析會議和安全管理委員會會議； 16 i)工程項目部 參加的顧客召開的各類例會； 項目部參加的地方政府召開的各類會議； j)項目部每年至少召開 1 次管理體系運行情況的評價會議；