【正文】 查 全休員工應(yīng)開展自查、互查，對不合理情況及時糾正，將整理、整頓和清掃的要求落實(shí)到位。 員工負(fù)責(zé)個人辦公區(qū)域內(nèi)如桌面、桌洞、椅子、抽屜、文件柜、衣柜、電腦等的清掃。其他部門使用時，必須注意保持相關(guān)區(qū)域的整潔，并及時將打印、復(fù)印、傳真的文件取走，不能遺留。其他部門需在該區(qū)域存放物品時，必須事先征得綜合管理部同意，由綜合管理部指定具體位置后，按要求放置 。除了必要的綠化植物，文件柜頂部不允許擺放任何物品。 文件柜：文件柜內(nèi)文件不能單獨(dú)放置，必須按類別裝入文件夾或文件盒。 桌洞下不得堆積雜物。下班后，員工必須將手提電腦攜帶回家或鎖進(jìn)文件柜內(nèi)，不能放置在辦公桌上。臺式電腦豎式主機(jī)置桌面下，顯示器置于寫字臺左前角或正中間。離開半個小時以上，椅子應(yīng)放回桌洞內(nèi)。 坐椅：除靠墊外，靠背、坐椅一律不能放其它任何物品。 抽屜 ：建議放置個人物品、個人參考資料 (文件夾、辭典、手冊、商品目錄等 )、不常使用的文具、價值相對較高的辦公用品、各種信息文件、空白稿紙、抽紙等，抽屜里盡量不放常日辦公用品。辦公桌面必須整齊有序，不雜亂。常用辦公用品：筆、訂書機(jī)、涂改液、即時貼、便條紙、橡皮、計算器等可以集中放在辦公桌的一定區(qū)域內(nèi)，電腦線、網(wǎng)線、電話線必須有序放置 。 整頓 辦公桌：桌面除文件、電腦、口杯、電話、文具外，不允許放置其他物品 。 3)物品：個人用品、裝飾品。物品分類如下： 1)設(shè)備：電腦、打印機(jī)、文具、書籍等 。正在使用的文件資料可按未處理、正處理、已處理歸類放置。必要文件里長期不使用的文件必須按類別歸置于文件柜內(nèi) 。 ： 本制度適用于本公司全體員工 ： 整理 每位員工每月月底對本人工作文件進(jìn)行盤點(diǎn)，把文件分為必要 (有效 )和不要 (過期無效 )兩種。 回收 :員工離職后，應(yīng)將辦公用品交還行政，對于價值貴重的辦公用品及設(shè)備，如果發(fā)生丟失損壞，應(yīng)折價賠償，在工資中扣除。避免不必要的儲存或過量積壓，確保供應(yīng)好、周轉(zhuǎn)快、消耗低、費(fèi)用省。 入庫 :對采購回的辦公用品進(jìn)行入庫登記，庫存辦公用品的種類和數(shù)量要科學(xué)確定，合理控制。采購前，應(yīng)做好市場調(diào)查，充分掌握欲購物品的性能、價格及附加優(yōu)惠條件，貨真價實(shí)，物美價廉。 會議室使用完畢后，使用部門應(yīng)及時進(jìn)行現(xiàn)場整理、儀器設(shè)備復(fù)位，個人物品和垃圾請隨即帶離現(xiàn)場避免影響后面部門的使用。 六、會議室管理 為確保會議室的合理使用 ,將指定前臺接待員對會議室進(jìn)行有效管理。 電腦室設(shè)備應(yīng)由專業(yè)人員操作、使用。 嚴(yán)禁工作期間上網(wǎng)聊天、看電影、玩游戲等做各種與工作無關(guān)事。對各種設(shè)備應(yīng)按規(guī)范要求操作、保養(yǎng)。任何人不得將信息載體帶出公司。 (采集、輸入信息以及時、準(zhǔn)確、全面為原則。違者視情節(jié)輕重給予處理。如有違反，依據(jù)情節(jié)輕重給予罰款處理。 五、文印、電腦管理 文印人員按公司規(guī)定按時打印公司相關(guān)文件。 印發(fā)文件要做到文面清晰，字體適當(dāng)，用紙規(guī)范，美觀大方。對有相片的證書、證件用印，不宜將印章蓋人臉部，文件用印應(yīng)壓年蓋月。蓋印要嚴(yán)肅認(rèn)真，蓋出的印章要端正、清晰、直觀便于識別，不能蓋歪和顛倒，不能壓正文。 凡正式行文應(yīng)加蓋單位公章。 文件在送上級審批或簽發(fā)之前，必須反復(fù)核對確保無誤。 掛電話前的 禮貌 :要結(jié)束電話交談時，一般應(yīng)當(dāng)由打電話的一方提出，然后彼此客氣地道別，說一聲 “ 再見 ” ，再掛電話，不可只管自己講完就掛斷電話。我們首先應(yīng)了解對方來電的目的 39。 了解來電話的目的 :上班時間打來的電話幾乎都與工作有關(guān)，公司的每個電話都十分重要，不可敷衍，即使對方要找的人不在，切忌只說 “ 不在 ” 就把電話掛了。對打電話，接電話具有相同的重要性。 認(rèn)真清楚的記錄 :隨時牢記 5WIH 技巧，所謂 5W1H 是指 ①When 何時 ② Who 何人 ③Where 何地 ④What何事 ⑤Why 為什么 ⑥HOW 如何進(jìn)行。如果你打電話的時候，彎著腰躺在椅子上，對方聽你的聲音就是懶散的，無精打采的，若坐姿端正，所發(fā)出的聲音也會親切悅耳，充滿活力。 要有喜悅的心情 :打電話時我們要保持良好的心情，這樣即使對方看不見你，但 是從歡快的語調(diào)中也會被你感染，給對方留下極佳的印象，由于面部表情會影響聲音的變化，所以即使在電話中，也要抱著“ 對方看著我 ” 的心態(tài)去應(yīng)對。因此接電話時應(yīng)有 “ 我代表公司形象 ” 的意識。同樣說 :“ 您好，這里是華羽家具 ” 。 三、電話禮儀 重要的第一聲 :當(dāng)我們打電話給某人，若一接通，就能聽到對方親切、優(yōu)美的招呼聲，心里一定會很愉快，使雙方對話能順利展開，對方也會有較好的印象。如果你的手臟或者很涼或者有水、汗，不宜與人握手，只要主動向?qū)Ψ秸f明不握手的原因就可以了。參加會議時，應(yīng)該在會前或會后交換名片，不要在會中擅自與別人交換名片。 遞送名片時 應(yīng)用雙手拇指和食指執(zhí)名片兩角，讓文字正面朝向?qū)Ψ剑用瑫r要用雙手，并認(rèn)真看一遍上面的內(nèi)容。將年輕的介紹給年長的，將未婚的介紹給已婚的，將男性介紹給女性，將本國人介紹給外國人。介紹行為應(yīng)大方得體。遞送水杯應(yīng)把水杯把手遞向客人，退后一步后再轉(zhuǎn)身退出。切忌態(tài)度生硬。如領(lǐng)導(dǎo)無空會見，應(yīng)委婉謝客，請客人另約時間。 二、來賓接待 本著熱情、周到的原則，認(rèn)真做好來賓接待工作，給來賓留下良好印象。不該說的不說，不該做的不做，不該問的不問，做到辦事有規(guī)距，不能破規(guī)矩。 正常工作期間，辦公室人員外出要向部門經(jīng)理及總經(jīng)理告知去向，并保證通信暢通，便于聯(lián)系。 工作時間內(nèi)不脫崗，迅速、準(zhǔn)確、及時地做好上情下達(dá)，確保政令暢通。 誠實(shí)守信，言行一致。積極參加各項(xiàng)活動，維護(hù)企業(yè)榮譽(yù)和形象。同事之間友好相處，平等對待，虛心學(xué)習(xí)他人的長處和優(yōu)點(diǎn)，互相團(tuán)結(jié)，互相幫助。不在辦公時間串崗閑聊，不做與工作無關(guān)的事。 嚴(yán)守工作紀(jì)律，遵守作息時間。對各項(xiàng)工作任務(wù)不折不扣的按程序辦理，不省略、不簡化、不拖拉。 辦公室管理制度建設(shè)篇 2 一、總則 : 為加強(qiáng)辦公室人員工作行為管理，維護(hù)公司良好形象，特制定本規(guī)范制度，明確要求，規(guī)范行為，創(chuàng)造良好的企業(yè)文化氛圍。 十二、員工應(yīng)該嚴(yán)格遵守學(xué)校作息時間，執(zhí)行上班簽到制度。 十、員工加班時應(yīng)保證辦公區(qū)域的安全，加班結(jié)束時，要將辦公計算機(jī)及電燈關(guān)閉，結(jié)束后確認(rèn)門窗一鎖好方可離開。 八、員工下班或外出時，應(yīng)妥善保管好辦公物品，如 :文件、資料等，下班后，應(yīng)將有關(guān)抽屜、柜子鎖好，并確保電腦關(guān)閉。辦公用品應(yīng)盡量放整齊、合理 。 六、嚴(yán)禁辦公時間在計算機(jī)上玩游戲、聊天、發(fā)私人郵件，違反者每次罰款 100 元。外來方可統(tǒng)一由行政辦公室接待，詢明客人來訪目的后，盡快通知有關(guān)部門或人員，未經(jīng)部門負(fù)責(zé)人同意外來人員不得進(jìn)入辦公區(qū)。 四、注意使用禮貌用語，辦公室交談注意音量控制，禁止聚眾聊天，大聲喧嘩，影響他人辦公。待人熱情、友好真誠，待客精神飽滿，不卑不亢，無不禮貌行為。 員工須嚴(yán)格保管辦公室門鑰匙，不得將鑰匙轉(zhuǎn)借非辦公室員工。 辦公室管理制度建設(shè)篇 1 為了規(guī)范學(xué)校各辦公室管理，創(chuàng)造安全、優(yōu)美的辦公環(huán)境，營造良好的工作氛圍，特制定本制度。制度的制定和實(shí)施體現(xiàn)了人類對于人與物的關(guān)系的認(rèn)識和調(diào)控，是人們對于自然資源的利用和保護(hù)的意識和規(guī)范的反映。辦公室管理制度建設(shè)怎么才能寫好？這里分享一些辦公室管理制度建設(shè)，方便大家學(xué)習(xí)。 一、保證各辦公室的安全使用： 員工須嚴(yán)格保管辦公室設(shè)備有關(guān)密碼，不得將密碼告訴非辦公室員工 。 二、員工上班時應(yīng)注重儀表，穿戴整齊大方。 三、所有員工不得在辦公室區(qū)域內(nèi)吸煙。 五、一切來訪須在門衛(wèi)處登記，由門衛(wèi)聯(lián)系相關(guān)部門并經(jīng)同意后方可接待。辦公時間嚴(yán)禁會客。 七、為保 證辦公區(qū)域干凈整潔，不準(zhǔn)在辦公室、柜子及窗臺上搭晾毛巾、放置衣服 。愛護(hù)使用辦公設(shè)備，若有損壞、丟失、污染，應(yīng)予以賠償。 九、禁止在辦公室做私事或或從事于本職工作無關(guān)的活動。 十一、注意防火、防盜，一旦發(fā)現(xiàn)問題，要立即通知行政辦，并按學(xué)校關(guān)于突發(fā)事件報告、處理的相關(guān)規(guī) 定辦理。 十三、各辦公室根據(jù)本規(guī)定制定相應(yīng)的管理規(guī)定，并嚴(yán)格執(zhí)行。 愛崗敬業(yè)，恪盡職守，認(rèn)真負(fù)責(zé)的完成工作任務(wù)。領(lǐng)導(dǎo)交辦的事務(wù)要迅速處理，并及時匯報辦理結(jié)果，做到件件有著落，事事有回音。不遲到，不早退，有事要請 假。 尊敬同事，待人真誠。 關(guān)愛集體，愛護(hù)公物。 不斷提高自身素質(zhì)，刻苦學(xué)習(xí)，勤奮工作，主動承擔(dān)任務(wù)，創(chuàng)新工作方法，甘于吃苦，自覺奉獻(xiàn)。做到 “ 今日事、今日畢 ” ， “ 當(dāng)日情、當(dāng)日報 ” 。 請假人員須事先安排好工作，非特殊、緊急情況，不得用電話或請人代假。 要遵守保密條例。 1自覺保持辦公環(huán)境的整潔有序，離開座位時，將椅子推進(jìn)桌斗并保持桌面潔凈。 當(dāng)客人來訪時，應(yīng)主動從座位上站起來，禮貌詢問來訪事由，如有具體業(yè)務(wù)應(yīng)引領(lǐng)至相關(guān)部門，如探訪 領(lǐng)導(dǎo)，應(yīng)先請客人在辦公室接待區(qū)等候，告知被探訪領(lǐng)導(dǎo)，經(jīng)同意后引領(lǐng)至領(lǐng)導(dǎo)辦公室。注意應(yīng)始終面帶微笑。 客人落座后，應(yīng)及時為其送上飲料。 客人來訪應(yīng)注意介紹禮節(jié)。介紹的原則是將級別低的介紹給級別高的 。介紹同行人員應(yīng)先介紹級別高的，再按職位高低依次介紹，也可以先介紹女士或年長者。如果接下來與對方談話，不要將名片收起來，應(yīng)該放在桌子上，并保證不被其他東西壓起來，這會使對方感覺你很重視他。 與人握手時應(yīng)注意 :愉快的握手是堅定有力，這能體現(xiàn)你的信心和熱情，但不宜太用力且時間不宜過長，幾秒鐘即可。女士應(yīng)該主動與對方握手，同時不要戴手套握手。在電話中，只要稍微注意一下自己的行為就會給對方留下完全不同的印象。但聲音清晰、悅耳、吐字清脆，給對方留下好的印象，對方對其所在單位也會有好印象。接電話必須使用普通話，嚴(yán)禁使用 “ 喂、你找誰，等不文雅用語 ” 。 清晰明朗的聲音 :打電話過程中絕對不能吸煙、喝茶、吃零食，即使是懶散的姿勢對方也能夠 “ 聽 ”得出來。因此打電話時，即使看不見對方，也要當(dāng)作對方就在眼前，盡可能注意自己的姿勢。在工作中這些資料都是十分重要的。電話記錄既要簡潔又要完備，有賴于 5WIH 技巧。接電話時也要盡可能問清事由，避免誤事。如自己無法處理，也應(yīng)認(rèn)真記錄下來，委婉地探求對方來電目的，就可不誤事而且贏得對方的好感。 四、文件管理 文件的起草要全面、客觀、完整地體現(xiàn)工作意圖，合理使用文種，符合格式要求，重點(diǎn)突出，觀點(diǎn)鮮明，結(jié)構(gòu)嚴(yán)謹(jǐn)，條理清楚，語言簡潔，通俗易懂。 打印、發(fā)放文件必須經(jīng)相關(guān)上級審核后方可印發(fā)。使用印章必須報經(jīng)總經(jīng)理批準(zhǔn)同意，對需加蓋印章的文書內(nèi)容必須認(rèn)真審閱，尤其是一些特殊情況用印，更要審閱清楚，嚴(yán)禁擅自用印，非特殊情況不得攜印外出。印章不能蓋在空白紙上。 打印文件要注意保存原稿，應(yīng)將原稿與一份成文一并存檔保留，以備查閱。 按照檔案管理工作要求，及時做好 各類文件歸檔、留存及銷毀工作。 公司禁止私自打印個人資料以及一切與公司無關(guān)的資料。 辦公室人員遵守公司的保密規(guī)定，輸入電腦的信息屬公司機(jī)密，未經(jīng)批準(zhǔn)不準(zhǔn)向任何人提供、泄露。 辦公室人員必須按照要求和規(guī)定采集、輸入、輸出信息，為工作和有關(guān)部門決策提供信息資料。 ) 信息載體必須安全存放、保管，防止丟失或失效。 辦公室人員應(yīng)愛護(hù)各種設(shè)備，降低消耗、費(fèi)用。發(fā)現(xiàn)故障，應(yīng)及時報請維修，以免影響工作。如有違犯，發(fā)現(xiàn)一次按罰款 10元一次處理，屢犯者將從嚴(yán)處罰。禁止非專業(yè)人員操作、使用，否則，造成設(shè)備損壞的應(yīng)照價賠償。各部門在 使用會議室之前，至少提前半天向行政部進(jìn)行預(yù)定，由行政部合理安排。 七、辦公用品領(lǐng)用規(guī)定 采購 :采購工作要科學(xué)、合理，增強(qiáng)透明度。由行政部統(tǒng)一采購，以便降低采購成本。常用、易耗、便于保管和適于批量采購的辦公用品可適 量庫存。 領(lǐng)用 :員工因工作需要，申領(lǐng)人應(yīng)前臺辦理申領(lǐng)手續(xù)，行政將視工作需要發(fā)放辦公用品。 八、以上規(guī)定既公布之日起生效，如有違犯將視情節(jié)輕重作出相應(yīng)處罰 ! 辦公室管理制度建設(shè)篇 3 ： 為了給員工創(chuàng)造一個干凈、整潔、舒適、合理的工作場所和空間環(huán)境，培養(yǎng)員工良好的工作習(xí)慣，提高工作效率，使公司辦公管理及文化建設(shè)提升到一 個新層次，特制定本制度。不要的文件全部銷毀。經(jīng)常使用的文件資料放在就近位置 。 每位員工每月月底對所屬區(qū)域的 `物品、設(shè)備、空間等盤點(diǎn)，并區(qū)分為 “ 要 ” 和 “ 不要 “ 兩種。 2)空間：柜架、桌椅、儲物箱等 。 對于 “ 不要 ” 的辦公物品經(jīng)部門負(fù)責(zé)人及相關(guān)部門負(fù)責(zé)人判定后，由綜合管理部負(fù)責(zé)集中報廢或拍賣。文具必須豎放。桌面上的文件不能單獨(dú)放置，必須裝入文件夾內(nèi)。人離開半小時以上應(yīng)將桌面收拾干凈。抽屜內(nèi)物品要分類擺放，整齊有序、無污物。人離開時椅子調(diào)正。 電腦：手提電腦置于寫字臺左前角或正中間 。臺式電腦橫式主機(jī)置于桌面左前角或正中間，顯示器置于主機(jī)上。 垃圾簍：罩塑料袋，置于座椅旁邊。 外衣、手袋：置掛于衣柜或抽屜內(nèi)，嚴(yán)禁隨意放在辦公桌椅上。文件柜內(nèi)物品擺放必須整齊有序，便于取用。 公司茶水間、儲物間由綜合管理部負(fù)責(zé)整理整頓。 公司公用打印機(jī)、復(fù)印機(jī)和傳真機(jī)由綜合管理部負(fù)責(zé)整理整頓。 清掃、清潔 公司公共區(qū)域有專門的保潔人員清掃，員工必須保持公共區(qū)域的衛(wèi)生，不亂扔紙屑、垃圾等。為了保證個人辦公區(qū)域的整潔、有序、美觀，員工需安排每天下班后 5 分鐘、每周五下班后 10 分鐘、每月月底 20分鐘的清掃時間。 各部門負(fù)責(zé)人為本部門