【正文】 ， 商務(wù)電子郵件的寫作在業(yè)務(wù)往來(lái)中占據(jù)著舉足輕重的地位 。 商務(wù)英語(yǔ)電子郵件的格式 (2/15) 4/64 ? Subject – 主題 (1/3) 1. 主題 (Subject) 框的內(nèi)容應(yīng) 簡(jiǎn)明 地 概括 信的內(nèi)容 ，短的可以是一個(gè)單詞 ， 如 greetings；長(zhǎng)的可以是一個(gè)名詞性短語(yǔ) ， 也可以是完整的句子 ， 但長(zhǎng)度一般不超過(guò) 35個(gè)字母 。 NO： News about the meeting YES： Tomorrow39。 另外一種較為正規(guī)的格式可將除了少于 5個(gè)字母的介詞 、 連接詞或冠詞之外的每一個(gè)單詞的首字母大寫 。 1. 在同輩的親朋好友或同事之間可以直呼其名 ， 但對(duì)長(zhǎng)輩或上級(jí)最好使用頭銜加上姓 。 商務(wù)英語(yǔ)電子郵件的格式 (6/15) Jennifer Aniston Miss/ Mrs/ Ms Aniston 8/64 ? Salutation 稱呼 (2/4) 3. 收信人是多個(gè)男性用 Messrs；多個(gè)女性用 Mesdames, Mmes, 或 Mses；有男有女 ， 弄清楚每個(gè)人的稱呼 。 Mses. Dicaprio, Lionel, and Green Mr. Harold Wright and Miss Margaret Wright Dr. / Prof. / General / Senator Wright 商務(wù)英語(yǔ)電子郵件的格式 (7/15) 9/64 ? Salutation 稱呼 (3/4) 5. 老外的名字有時(shí)有 Jr. 或 Sr., 羅馬數(shù)字 I， II等 Martin Luther King, Jr. John Parker, Sr. is the father of John Parker, Jr. Gee Bush Sr. Gee VI When Gee VI died, Elizabeth II succeeded to the throne. 商務(wù)英語(yǔ)電子郵件的格式 (8/15) 10/64 ? Salutation 稱呼 (4/4) 6. 如果沒(méi)有名字 ， 或者是很正規(guī)的郵件 ， 則可用： Dear Committee Member: Dear Colleagues: Dear Meeting Planner: To All Sales Reps: To Whom It May Concern: 商務(wù)英語(yǔ)電子郵件的格式 (9/15) Dear Madam or Sir: Dear Purchasing Agent: Ladies or Gentlemen: Dear Customers， 11/64 ? Opening – 開頭 (1/3) 澄清你的意圖 在電子郵件開頭澄清你的來(lái)意非常重要 ， 這樣才能更好的引出郵件的主要內(nèi)容 。 感謝您的讀者能讓對(duì)方感到高興 ，特別是之后你有事相求的情況下會(huì)很有幫助 。 12/64 ? Opening – 開頭 (2/3) 商務(wù)英語(yǔ)電子郵件的格式 (11/15) 2. 如果回復(fù)客戶的咨詢 ， 向他們對(duì)公司的興趣表示感謝 Thank you for contacting us. 3. 如果對(duì)方已經(jīng)回復(fù)過(guò)你的一封郵件了 ， 感謝回復(fù) Thank you for your prompt reply. Thanks for getting back to me. 1. 如果你主動(dòng)給別人寫郵件 ， 表明意圖 I am writing to… 13/64 ? Opening – 開頭 (3/3) 商務(wù)英語(yǔ)電子郵件的格式 (12/15) 5. 如果有人給了你特別的幫助 Thank you for all your assistance. 6. 某個(gè)客戶或是經(jīng)理寫對(duì)你的工作提出了一定的質(zhì)疑 I truly appreciate… Thank you for your feedback. 4. 如果你詢問(wèn)一些信息 ， 對(duì)方花了點(diǎn)時(shí)間才發(fā)送給你 Thank you for providing the requested information. 14/64 ? Body – 正文 正文是電子郵件的主要部分 ， 大多把話題分成幾個(gè)小主題 ， 每個(gè)小主題一段 ， 每段一般只有一兩句話 。 商務(wù)英語(yǔ)電子郵件的格式 (13/15) 正文書寫格式絕大多數(shù)采用 齊頭式 。 稱呼和 開頭 之間 ， 段落之間 ， 正文和信尾客套話之間一般 空一行 。 商務(wù)英語(yǔ)電子郵件的格式 (14/15) ? Thank you for your patience and cooperation. 或 Thank you for your consideration. ? If you have any questions or concerns, don’t hesitate to let me know. 或 I look forward to hearing from you. 16/64 ? Complimentary Close – 禮貌結(jié)束語(yǔ) (1/2) 結(jié)尾致意要留意 ， 弄清大家的關(guān)系才選擇用詞 。 商務(wù)英語(yǔ)電子郵件的格式 (15/15) 簽名檔可包括姓名 、 職務(wù) 、 公司 、 電話 、 傳真 、 地址等信息 ， 但信息不宜行數(shù)過(guò)多 ， 一般不超過(guò) 4行 。 具體而言 ， 不僅電子郵件的英語(yǔ) 語(yǔ)法 、 標(biāo)點(diǎn)符號(hào) 和 拼寫 要做到 準(zhǔn)確無(wú)誤 ， 電子郵件 內(nèi)容 還要敘述準(zhǔn)確 ， 以免引起誤會(huì)糾紛 。 一封拖沓冗長(zhǎng) 、 措詞復(fù)雜的電子郵件既浪費(fèi)寫的時(shí)間 ， 也會(huì)給閱讀者帶來(lái)不必要的麻煩 ， 故商務(wù)英語(yǔ)電子郵件應(yīng)以 簡(jiǎn)明扼要 為第一要?jiǎng)?wù) 。 其 詞匯特征 是 用語(yǔ)簡(jiǎn)潔 ， 語(yǔ)言簡(jiǎn)明扼要 。 U Pls FYI Info Qty BTW Postscript ASAP/asap FOB L/C IMO FAQ PS 五 C原則 (4/14) As soon as possible Free on Board Letter of Credit In my opinion Frequently asked questions 24/64 ? Conciseness – 簡(jiǎn)潔原則 (3/3) ? It is very difficult to sell manhole covers in France. This product must have the quality certificate issued in France. ? Price： FOB Shanghai USD ＼ PC ? Hope you can accept it. 舍長(zhǎng)句、復(fù)合句，選短句、簡(jiǎn)單句，喜并列、棄從屬的句法特征，縮略語(yǔ)的使用，不完整句的選擇，反映了與普通商務(wù)信函相比，商務(wù)電子郵件更傾向于非正式文體，更為口語(yǔ)化。 郵件是否完整 ， 可以用 5W1H來(lái)檢驗(yàn) ， 即who， when， where， what， why 和 how。 具體表現(xiàn)在： ? 結(jié)構(gòu)方面 ? 語(yǔ)法方面 盡量使用短段落，必要時(shí)使用主題句。 五 C原則 (7/14) 27/64 ? Clarity – 清楚原則 (2/2) ? The figu