【正文】 應該重視對上司辦公室的設計、布局、布置及裝飾。 第二節(jié) 辦公室裝飾 ? 在企業(yè)中，優(yōu)雅舒適的辦公環(huán)境是工作效率的保證。 ? （二）正確處理安全問題 ? 秘書要定期對辦公環(huán)境和辦公設備進行安全檢查，及時發(fā)現(xiàn)和排除隱患，做好風險防范。（ 7）樓梯上沒有扶手或扶手已損壞。（ 5）家具或設備有突出的棱角。（ 3）拖拽電話線或者電線。 ? 2．辦公室常見的潛在危險 ? （ 1）過度擁擠。 ? （ 6）工作中疏忽大意造成泄密的隱患，如復印時將保密原件忘在復印機玻璃板上。 ? （ 4）辦公設備及操作中的隱患，如電線磨損裸露。 ? （ 2）室內光線、溫度、通風、噪音、通道等方面的隱患。 實訓 4：辦公環(huán)境的安全管理 ? 四、實訓提示 秘書首要的是能識別自己工作環(huán)境中有礙健康和安全的隱患，然后正確處理安全問題。 ? 二、實訓背景 ? 海潮公司秘書張潔每周都對辦公室及其所有設備進行一次安全檢查，把事故苗頭遏制住，對發(fā)現(xiàn)的隱患立即采取補救措施或報告上司，并做好記錄工作。⑤清理舊的閱讀材料。③注意你的電腦顯示器。 ? （ 2）整理辦公桌的技巧 ? ①將不常用的東西轉移到其他的地方。⑤文件夾。③參考書。 ? ①電話。 實訓 3：維護工作環(huán)境的整潔 ? 四、實訓提示 秘書對日常環(huán)境的管理包括三個方面的內容，即個人工作區(qū)的環(huán)境管理，上司辦公室的環(huán)境管理，日常公務活動區(qū)的環(huán)境管理。每當她看到復印紙抽拿零亂，公用字典扔在窗臺，廢紙桶滿了沒人倒，都及時做些清潔整理工作，以維護辦公環(huán)境的整潔。 實訓 3：維護工作環(huán)境的整潔 ? 一、實訓目標 ? 通過本實訓掌握維護工作環(huán)境整潔的要點。確認鐘表、日歷是否指示正確。 ? 8．上司接待客人后，要及時對煙缸、茶具等進行清洗和整理。如果上面有與本公司或本行業(yè)有關的信息，應用紅筆在標題下劃上波浪線，以提請上司注意。 ? 6．上司進辦公室后，應根據(jù)上司的習慣或愛好，給上司沏茶或泡咖啡。 ? 5．給上司削好鉛筆，補充好辦公用品，如別針、夾子等。 ? 3．經(jīng)上司授權后，定期對上司的文件柜進行清理，將文件資料歸類保管存放，將一些無用的文件及時清退或銷毀。 實訓 2：為上司整理辦公室 ? 四、實訓提示 ? 秘書每天早晨為上司整理辦公室時要做好以下工作： ? 1．每天要定時開窗通風，保持空氣的自然清新，并定時測溫、測濕，保持適合上司習慣的溫度和濕度。這天秘書張潔按照習慣提前 30分鐘來到公司，一進總經(jīng)理辦公室，發(fā)現(xiàn)雜亂不堪。 實訓 2：為上司整理辦公室 ? 一、實訓目標 ? 通過本實訓掌握為上司整理辦公室的要點。 ? 3．和諧統(tǒng)一 ? 如果辦公桌椅、文件柜等辦公室用品的大小、格式、顏色等協(xié)調統(tǒng)一，不僅能增強辦公室的美觀，而且能強化成員之間的平等觀念，創(chuàng)造出和諧一致的工作環(huán)境。不論是辦公室、辦公桌，還是抽屜等，不要放置與辦公無關的東西。具體條件和要求如下： ? 1．面積、設備及工作人員要求 ? 辦公室面積： 16平方米 ? 辦公人員：主管 1人，秘書 1人，下屬 3人 ? 辦公設備：文件柜，公用電腦， 5張辦公桌等 ? 2．個人辦公需求 ? 主管：多項（個人任務，給秘書安排任務，接待訪客） ? 秘書：兩項（個人任務，接受主管安排的任務） ? 下屬：單項（個人任務） ? 3．個人空間需求 ? 主管：辦公桌應該與秘書最近，并擁有獨立的接待空間，以保證不會給下屬造成干擾 ? 秘書：和主管辦公桌最近，和主管頻繁溝通不會影響其他同事 ? 下屬：不受干擾的個人辦公空間 實訓 1：為上司安排辦公室布局 ? 三、實訓提示 秘書在布置上司辦公室時，應該考慮以下幾個方面： ? 1．方便 ? 秘書應將自己的座位設在能夠清楚看到出口的地方，客人在進入上司辦公室時最好能先經(jīng)過秘書的辦公桌。 ? 二、實訓背景 ? 文秘專業(yè)畢業(yè)生張潔應聘到一家新成立的海潮公司擔任生產(chǎn)部主管秘書。秘書對日常環(huán)境的管理包括三個方面的內容，即個人工作區(qū)的環(huán)境管理，上司辦公室的環(huán)境管理，日常公務活動區(qū)的環(huán)境管理。 第一節(jié) 辦公環(huán)境管理 一個良好的工作環(huán)境，有利于組織的對外形象塑造，有利于提高秘書的工作效率。秘書的辦公室管理事務兼具兩方面的含義，既指秘書自身及上司工作場所的管理，同時也是對為上司服務的輔助性機構的管理。21世紀高職高專精品教材 現(xiàn)代秘書系列 秘書日常工作實訓 雷 鳴 吳良勤 主編 中國人民大學出版社 目 錄 ? 第一章 辦公室管理 ? 第二章 接打電話 ? 第三章 接待客人 ? 第四章 信息工作 ? 第五章 上司的日程安排 ? 第六章 會務工作 ? 第七章 商務活動 ? 第八章 檔案管理工作 ? 第九章 上司出差前后的工作 ? 第十章 辦公自動化 ? 第十一章 其他工作 ? 第十二章 綜合實訓 第一章 辦公室管理 ? 辦公室一是指辦公的地方，即工作人員完成任務、執(zhí)行其職責的工作地點，公司為完成其管理目標而進行工作的工作場所；二是指工作機構，是領導工作的輔助性機構。秘書辦公室管理的基本任務就是管理事務，搞好服務，具體表現(xiàn)為辦公環(huán)境管理、辦公室裝飾、日常文件資料的處理、零用現(xiàn)金管理、差旅費報銷以及辦公用品的購置和管理等。加強對日常環(huán)境的管理，營造一個令人神靜心怡的工作環(huán)境，是公司秘書一項經(jīng)常性的工作，也是一份責任和義務。 實訓 1：為上司安排辦公室布局 ? 一、實訓目標 ? 通過本實訓掌握安排上司辦公室布局的要點。上班的第一天主管就請張潔為他布置辦公室。 ? 2．舒適整潔 ? 整潔有序的工作環(huán)境有助于工作效率的提高。辦公文具的擺放要井然有序。 ? 4．安全 ? 布置辦公室時要留意附近的環(huán)境和辦公室存放財物的安全，一些保密信息如紙質文件、存儲在計算機里的數(shù)據(jù)等的安全和保密能否得到保障。 ? 二、實訓背景 ? 海潮公司王總經(jīng)理近段為公司的一個新項目日夜忙碌，總經(jīng)理辦公室和技術部的人員也全體加班一直到深夜。 ? 三、實訓內容 ? 按照實際要求在上司上班之前整理好上司的辦公室并做好各項準備工作。 ? 2．整理上司辦公室和辦公桌，將文件和物品擺放整齊，文件柜、書架、博古架和各種陳設要保持清潔。 ? 4．對上司辦公室的花卉、盆景，要及時澆水、施肥、剪枝，保持其美觀和生機；對辦公室內的金魚，要及時喂食、清排魚缸內的濁物，保持水質的清潔。如果鉛筆、鋼筆等在筆筒里擺放不規(guī)整，應該把它們碼放好，并排朝手這邊，以提高工作效率。 ? 7．把當天早晨收到的報刊雜志送給上司。如果網(wǎng)上有同樣的信息，要應下載打印出來一并送給上司。 ? 9．確認紙簍里并無堆放的垃圾。 ? 10．經(jīng)常對安全、衛(wèi)生等狀況進行檢查，發(fā)現(xiàn)問題及時通知有關人員進行修理，時刻保持良好的狀態(tài)。 ? 二、實訓背景 ? 海潮公司秘書張潔每天一上班和下班前都將自己的工作區(qū)域清潔整理得干干凈凈、有條不紊，同時她也主動清潔整理自己常用的復印機、打印機、飲水機、檔案柜、公用書架等。 ? 三、實訓內容 ? 按照實際要求演練維護工作環(huán)境的過程和做法。 ? 1．保持你所參與的公共區(qū)域整潔 ? 2．保持你的上司的工作環(huán)境的整潔 ? 3．整理個人工作環(huán)境 ? （ 1）辦公桌的必備物品及其整理 ? 擺放在辦公桌上的物品都應是經(jīng)常使用的，比如記錄紙、鉛筆、文件夾、剪刀、訂書機、膠水、回形針、信封以及其他一些工作上需要的用品，應將它們整齊地擺放在你的辦公桌上。 ②電腦。④文具用品盒。⑥辦公桌抽屜。②清理過期的文件。④充分利用辦公空間。 實訓 4：辦公環(huán)境的安全管理 ? 一、實訓目標 ? 通過本實訓掌握辦公環(huán)境安全管理的要點。這天又到了張潔進行安全檢查的時間了，她應該怎么做呢？ ? 三、實訓內容 ? 按照實際要求演練辦公環(huán)境的安全管理。 ? （一）識別安全隱患 ? 1．辦公室常見的有礙健康和安全的隱患 ? （ 1）離開辦公室前不鎖門。 ? （ 3）辦公家具方面的隱患，如電腦鍵盤桌面過高，難以用正確的姿態(tài)操作。 ? （ 5）工作中疏忽大意造成傷害的隱患，如站在帶輪子的椅子上舉放物品。 ? （ 7）火災或消防中的隱患，如亂扔煙頭、滅火器前堆放物品等。（ 2）辦公家具和設備擺放不當。（ 4）檔案柜、櫥阻擋了通道。（ 6）樓梯踏步平板破舊或損壞。（ 8）地板打滑。第一，要確定檢查周期，定期對辦公環(huán)境和辦公設備進行安全方面的檢查；第二，發(fā)現(xiàn)隱患，在職責范圍內排除危險或減少危險；第三，如果發(fā)現(xiàn)個人職權無法排除的危險，有責任和義務報告、跟進，直到解決；最后，將異常情況的發(fā)現(xiàn)、報告、處理等過程認真記錄在本企業(yè)的隱患記錄及處理表上。辦公設備的恰當擺放、現(xiàn)代化裝飾品、花卉植物的合理布置、和諧統(tǒng)一的色調，會令人產(chǎn)生一種舒適的感覺，陶冶人的性情，提高工作效率。 實訓 1：裝飾上司的辦公室 ? 一、實訓目標 ? 通過本實訓掌握為上司裝飾辦公室的要點。王總經(jīng)理要秘書張潔給他的辦公室好好布置裝飾一下。 ? 四、實訓提示 ? 裝飾上司的辦公室應注意以下幾個要點： ? 1．顏色：辦公室的內墻、天花板、地板、辦公家具等色彩應保持統(tǒng)一和諧。 ? 2．照明：室內的光線應調整到適宜的程度，應以自然采光為主；但也應注意用百葉窗、窗簾等來調節(jié)光線，可以在辦公桌上放一臺燈。因此，要排除和降低噪音。 ? 5．辦公室的綠化：最好養(yǎng)一些綠色植物，但注意不要放得太多，以免影響室內空氣的清潔度。 第三節(jié) 日常資料、文件的處理 ? 上司每天都要收到大量的來信和文件資料，它們既有客戶發(fā)來的傳真、電子郵件等，也有各部門和分公司送上來的匯報材料和簡報；另外，還有各種公開發(fā)行和不公開發(fā)行的報刊雜志等。 實訓 1：給上司送文件的順序和時機 ? 一、實訓目標 ? 通過本實訓掌握每天給給上司送文件資料的順序和時機。剛上班，前臺就給總經(jīng)理秘書張潔送來一大堆郵件報紙和其他資料。她剛把電子郵件打印出來，又有人送來幾封傳真。電話是市政府辦公室打來的，通知總經(jīng)理下午兩點去市政府辦公室開一個緊急會議。 實訓 1：給上司送文件的順序和時機 ? 四、實訓提示 ? 1．送材料的時機 ? 秘書每天都會收到許多寄給上司的材料，并不是一收到材料就要馬上送給上司，一般是急件才馬上送到上司辦公室。 ? 一般來說，傳真、電子郵件的內容都是比較急的，因此，收到傳真、電子郵件后，應該立即送給上司，如果上司正在開會或者出差在外，也應想方設法把它轉送到上司手中。 ? （ 2）私人信件。 ? （ 4）公司內部通知。 實訓 2：確定文件的保存期限 ? 一、實訓目標 ? 通過本實訓掌握確定保存文件期限的方法。一天，王玲向張潔訴苦，她每天都要收到分公司和公司各部門送來的各種銷售簡報、行業(yè)動態(tài)及各種請示。她向張潔請教，應該如何確定文件應該保存還是不保存，應該保存多長時間。 實訓 2：確定文件的保存期限 ? 四、實訓提示 ? 秘書應保存的資料大致可以分為兩種，一種是秘書部門共用的；一種是秘書個人專用的。 ? 2．自己提出建議 ? 很多材料的保存期限上司也說不準，遇到這種情況，秘書可以根據(jù)自己的經(jīng)驗，提出保存期限的建議，讓上司最后定妥。 ? 二、實訓背景 ? 技術部主管拿著一份文件來找總經(jīng)理秘書張潔求助，他說： “ 張秘書，麻煩你盡快請總經(jīng)理給這份文件批了，有急用。 ? 四、實訓提示 ? 對于一些需要上司緊急批閱的文件，秘書應注意以下問題： ? 1．不管用什么方式讓上司急件，一定要事先與上司約定好。 ? 3．即使上司未能快速批閱，作為秘書也不應有任何怨言，也許上司有他自己的想法。 ? 二、實訓背景 ? 海潮公司王總經(jīng)理工作繁忙，幾乎每天都能收到好多名片。于是，整理名片就是張潔經(jīng)常要做的工作。 ? 四、實訓提示 ? 秘書在整理名片時應注意： ? 1．在收到名片后，可以在他人名片上隨手記下可供日后參考的資料，使其充當客戶信息的記事簿，又是一份很好的公關手冊，也有利于日后進行客戶資料加工時參考。名片的分類方法可根據(jù)行業(yè)類別、公司類別、部門類別、職位類別先分大類，然后依個人往來疏密程度、筆畫多寡、漢語拼音或英文字母的順序、職位高低等排列。 ? 3．分好類后，要將名片作為公司資料存放在名片冊中。 第四節(jié) 零用現(xiàn)金管理 ? 由于用支票來支付小額費用難于實行，一些企業(yè)辦公室中常設立一筆零用現(xiàn)金（或稱作備用金），以支付本市交通費、郵資、接待用茶點費、停車費和添置少量的辦公用品。它的數(shù)額根據(jù)企業(yè)的規(guī)模和平時小額支出的次數(shù)多少來確定，秘書取得現(xiàn)金后，應將現(xiàn)金鎖在保險箱內，并負起保管和支付備用的責任。 ? 二、實訓背景 ? 為了增強行政管理效能，海潮公司最近為各部門都配備了一名經(jīng)理助理，主要承擔行政事務工作，總經(jīng)理要他的秘書