【正文】 ③不能對(duì)會(huì)議成敗得失進(jìn)行檢討。 (3)會(huì)議后 ①欠缺會(huì)議記錄。 15會(huì)議超出預(yù)定時(shí)間。 13視聽器材發(fā)生故障。 11與會(huì)者之間爭(zhēng)論。 ⑨與會(huì)者之間交頭接耳。 ⑦資料不充足，卻貿(mào)然決策。 ⑤讓沒有必要留在會(huì)場(chǎng)的人員留在會(huì)場(chǎng)。 ③與會(huì)者發(fā)言離題。 (2)會(huì)議中 ①?gòu)氖陆徽x活動(dòng)。 13會(huì)議太多，致使與會(huì)者一聽說(shuō)要開會(huì)，無(wú)不感覺厭煩。 11未訂明會(huì)議終止時(shí)間或每一議案時(shí)間分配不當(dāng)。 ⑨會(huì)議場(chǎng)地設(shè)備欠佳。 ⑦開會(huì)通知內(nèi)容欠周詳。 ⑤會(huì)議時(shí)間不當(dāng)。 ③欠缺議程?，F(xiàn)將諸因素羅列如下： (1)會(huì)議前 ①欠缺目標(biāo)。與會(huì)者若對(duì)某一次會(huì)議感到不滿，則其反應(yīng)將可能是這樣的： 　 “會(huì)議的主持人原來(lái)是這樣無(wú)能!” “以后再由同一個(gè)主持人所召開的會(huì)議，將拒絕參加!” “會(huì)議、會(huì)議、會(huì)而不議、議而不決、決而不行、行而無(wú)效!” 這些消極的反應(yīng)可能降低士氣，甚至導(dǎo)致員工缺勤率或流動(dòng)率提高。假定：A、某場(chǎng)會(huì)議的與會(huì)者共有10位；B、每一位與會(huì)者月薪為30000元；C、每一位與會(huì)者每個(gè)月工作時(shí)間為10000分鐘；D、每一位與會(huì)者在平時(shí)所享有的福利等于月薪的25%。這些可能獲得的效益，就是召開會(huì)議所必須承擔(dān)的代價(jià)。時(shí)間、精力及金錢本來(lái)可以充作多種用途。 (2)會(huì)議所承擔(dān)的機(jī)會(huì)成本相當(dāng)可觀。而不富實(shí)效的會(huì)議，將有三大危害： (1)會(huì)議目標(biāo)無(wú)法實(shí)現(xiàn)。 2不切實(shí)效的會(huì)議有何危害 富于實(shí)效的會(huì)議，可以幫助我們發(fā)揮“提供信息、收集信息、解決問(wèn)題、宣傳政策、培育訓(xùn)練”等功能。 總之，真正富于實(shí)效的會(huì)議所應(yīng)具備的條件是：在與會(huì)者均感滿意的情況下，以最短時(shí)間實(shí)現(xiàn)會(huì)議目標(biāo)。 以上三個(gè)要求中，(2)與(3)在相當(dāng)大的范圍內(nèi)是相互沖突的。但若能設(shè)法令與會(huì)者了解裁員的理由，并令他們有機(jī)會(huì)發(fā)表意見或提出實(shí)施辦法，這種作法多少會(huì)使他們感到滿意。 (3)與會(huì)者對(duì)會(huì)議感到滿意——所謂滿意，并不意味與會(huì)者對(duì)會(huì)議的主題或決議感到高興。但是另一些人則認(rèn)為，會(huì)議中的討論或爭(zhēng)辯并無(wú)實(shí)質(zhì)的意義可言，因此對(duì)這些人來(lái)說(shuō)，就算短暫的討論或爭(zhēng)辯，也可能被認(rèn)為浪費(fèi)時(shí)間。 (2)目標(biāo)能在最短時(shí)間內(nèi)被實(shí)現(xiàn)——這個(gè)要求本身頗具爭(zhēng)論性。 會(huì)議實(shí)效性 1什么樣的會(huì)議才算富有實(shí)效 如何使會(huì)議富于實(shí)效?在尋找這個(gè)問(wèn)題的答案之前，須先了解什么樣的會(huì)議才算富于實(shí)效。 最后，讓我們總結(jié)一下：會(huì)議是一種可以幫助我們發(fā)揮“提供信息、解決問(wèn)題、宣傳政策與培育訓(xùn)練”等功能的手段，但它并非是發(fā)揮該功能的唯一手段，也未必是最好的手段，應(yīng)設(shè)法減少那些基于不正當(dāng)?shù)睦碛啥匍_的會(huì)議。至于重要且緊迫的議案，則可隨時(shí)召開會(huì)議討論； (4)在機(jī)構(gòu)內(nèi)部制定這樣的政策：所有的會(huì)議都要獲得上級(jí)的批準(zhǔn)才能召開。因此，這一類會(huì)議除了平白浪費(fèi)了16個(gè)人的時(shí)間與引起13個(gè)人士氣低沉之外，將無(wú)實(shí)際效果可言。但是那兩位部屬因見其他同事在場(chǎng)而產(chǎn)生一種錯(cuò)覺，以為其他同事不守時(shí)的惡習(xí)與自己不相上下，因此對(duì)自己的過(guò)失不太介意。例如某位管理者在他所管理的15位部屬之中，有兩位經(jīng)常遲到早退。這一類會(huì)議是欠缺勇氣面對(duì)決策風(fēng)險(xiǎn)的管理者所慣用的伎倆。這一類會(huì)議被當(dāng)作取得上司信任與好感的手段。這一類會(huì)議在目的不是為處理實(shí)際問(wèn)題。這就是一般所謂的“例會(huì)”。這一類的會(huì)議其實(shí)與交際或聊天，并沒有多大差別。只要仔細(xì)觀察，不難發(fā)現(xiàn)有許多會(huì)議是基于不正當(dāng)?shù)睦碛啥匍_的。 就厭惡會(huì)議的人來(lái)說(shuō)，會(huì)議不但沒有什么益處，而且有害。 盡管培訓(xùn)會(huì)議已逐漸受企業(yè)界所重視，但該種會(huì)議興辦，至少應(yīng)能滿足下列六個(gè)條件： (1)需要培訓(xùn)人數(shù)甚多(至少在10人以上)； (2)培訓(xùn)會(huì)議可以滿足培訓(xùn)人員真正需要； (3)企業(yè)可以提供或租到良好的培訓(xùn)場(chǎng)地及設(shè)備； (4)企業(yè)可以騰出上班時(shí)間供員工培訓(xùn)；或員工愿意利用私人時(shí)間接受培訓(xùn)；或企業(yè)愿為員工提供私人時(shí)間接受培訓(xùn)，而給與津貼； (5)企業(yè)內(nèi)部能夠物色到合適人選，來(lái)從事培訓(xùn)工作策劃及實(shí)行； (6)培訓(xùn)會(huì)議效益大于培訓(xùn)會(huì)議成本。 5培育訓(xùn)練 由于人力開發(fā)重要性已被企業(yè)界所確認(rèn)，因此員工的培育訓(xùn)練也越來(lái)越普遍。至于接受會(huì)議形式與否，最主要考慮在：與會(huì)者之間的交流是否足以產(chǎn)生良好的說(shuō)服效果。 4宣傳政策 當(dāng)一位主管準(zhǔn)備將既定的政策傳達(dá)給部屬的時(shí)候，他可以采取三種途徑：第一、書面宣傳；第二、面對(duì)面?zhèn)€別宣傳；第三、憑開會(huì)宣傳。但若問(wèn)題緊迫度不高，同時(shí)主管希望獲得集思廣益的效果，則最好是能邀請(qǐng)部屬開會(huì)解決。另外，可通過(guò)個(gè)別約見有關(guān)人士，當(dāng)面向他們收集信息，這樣做效果極佳。你可以請(qǐng)求信息提供者，用書面的方式將信息傳遞給你。在會(huì)議中，主席不但能當(dāng)面澄清與會(huì)者的疑問(wèn)，而且可借助視聽器材，以增進(jìn)與會(huì)者對(duì)信息的了解與興趣。但值得注意的是，人們對(duì)書面的東西有時(shí)不一定看，就算看了也不一定能完全理解。 1提供信息 我們可憑便條、備忘錄、甚至正式的書面報(bào)告從事信息的交流。這未免言重了，因?yàn)榫退悴徽匍_會(huì)議，一個(gè)機(jī)構(gòu)照樣可以存在下去，更何況我們總能找到一些可以取代會(huì)議的途徑。因此，我們有必要恢復(fù)會(huì)議的真面目。他們也能夠舉出許多聳人聽聞的理由，來(lái)支持自己的見解。其特定功能，即指下列五項(xiàng)功能中的某一項(xiàng)或某幾項(xiàng)： ①提供信息；②匯集信息；③解決問(wèn)題；④宣傳政策；⑤培育訓(xùn)練?？柹a(chǎn)率和創(chuàng)造性一樣是取得進(jìn)步的主要工具。它只是另一種真正的效率的模擬。 ——編者 哈佛語(yǔ)錄 在一個(gè)管理系統(tǒng)中，效率的降低有時(shí)是由于單個(gè)領(lǐng)導(dǎo)執(zhí)行者或團(tuán)體領(lǐng)導(dǎo)執(zhí)行者的情緒動(dòng)搖的結(jié)果。 ——松下幸之助 在哈佛經(jīng)理交流信息、制定戰(zhàn)略、下達(dá)命令的過(guò)程中，會(huì)議是一個(gè)有效的但不是必需的手段。B哈佛管理技能培訓(xùn)教程：第十一單元 哈佛經(jīng)理手冊(cè) 第一章 哈佛經(jīng)理會(huì)議通則 第十一單元哈佛經(jīng)理手冊(cè) 我們的大廈寬敞而開放，它向一切人開放，無(wú)論他們是持相同意見還是持反對(duì)意見。 ——林頓約翰遜 忙碌和緊張，能帶來(lái)高昂的工作情緒；只有全神貫注時(shí)，工作才能產(chǎn)生高效率。一個(gè)成功的哈佛經(jīng)理的每個(gè)會(huì)議既是最必要的也應(yīng)是最有效的。 吉諾夫 有兩種效率：一種只是表面上的效率，而且只是通過(guò)紀(jì)律約束才在組織中產(chǎn)生的。 迪克 伊橋俊彥 　 第一章 哈佛經(jīng)理會(huì)議通則 一、會(huì)議準(zhǔn)則 　 會(huì)議的特征 會(huì)議是指三個(gè)或三個(gè)以上的人(其中一個(gè)為主持人)，為發(fā)揮特定功能而進(jìn)行的一種面對(duì)面的多向溝通。 會(huì)議只是一種管理工具，一般人對(duì)它有著熱衷與厭惡兩種極端的態(tài)度!熱衷會(huì)議的人認(rèn)為會(huì)議不可缺少，他們能夠舉出許多冠冕堂皇的理由，來(lái)維護(hù)自己的觀點(diǎn)；厭惡會(huì)議的人則將會(huì)議看作浪費(fèi)時(shí)間與浪費(fèi)精力的一種活動(dòng)。在這兩類人士之中，厭惡會(huì)議者似乎比熱衷會(huì)議者更多，極具諷刺意味的是：詛咒會(huì)議的人往往是些最不懂得開會(huì)，甚至是最喜歡濫開會(huì)議的人! 客觀地說(shuō)，會(huì)議本身并不具備被熱衷或被厭惡的理由。 熱衷會(huì)議的人總是強(qiáng)調(diào)會(huì)議的必要性，甚至認(rèn)為它是不可缺少的。 讓我們探索一下不用開會(huì)，卻照樣可以發(fā)揮會(huì)議功能——提供信息、收集信息、解決問(wèn)題、宣傳政策、培育訓(xùn)練——等諸種途徑。這樣做，顯然要比開會(huì)更加經(jīng)濟(jì)劃算。從這種意義來(lái)說(shuō)，則開會(huì)不失為提供信息的一種明智的舉措。 2收集信息 召集能夠提供信息的人開會(huì)，是收集信息的一種有效的方法。如果有必要讓其他的人了解這種信息，你也可將它復(fù)印然后分發(fā)出去。 3解決問(wèn)題 當(dāng)一位主管面臨問(wèn)題時(shí)，他可當(dāng)機(jī)立斷地親自加以解決，也可將它授權(quán)給別人代為解決，而不需付諸于會(huì)議。邀請(qǐng)部屬共商問(wèn)題、解決方案，不但可讓部屬感受到尊重，而且也能表現(xiàn)出對(duì)協(xié)商解決的熱情。書面宣傳雖然最符合經(jīng)濟(jì)原則，但卻不如面對(duì)面?zhèn)€別宣傳那樣有說(shuō)服力，因?yàn)槿舨捎妹鎸?duì)面方式，則主管可根據(jù)每位員工特點(diǎn)以調(diào)整其宣傳方式。假如主管認(rèn)為交流有利于說(shuō)服效果提高，則采用開會(huì)宣傳方式；但若主管認(rèn)為可能導(dǎo)致與會(huì)者矛盾，則寧可采用面對(duì)面?zhèn)€別宣傳或書面宣傳方式。大多數(shù)企業(yè)除采用專門會(huì)議的方式，為其員工實(shí)施培育訓(xùn)練——除卻一般所謂的會(huì)議培訓(xùn)之外，尚可采取以下五種措施： (1)指定員工閱讀書刊； (2)要求參加函授課程； (3)主管或其他有訓(xùn)練專長(zhǎng)的人，為員工進(jìn)行個(gè)別指導(dǎo)； (4)派遣員工學(xué)習(xí)外界訓(xùn)練課程； (5)以“企校聯(lián)合”方式，派遣員工到教育機(jī)構(gòu)進(jìn)修。 如果這六個(gè)條件未能同時(shí)滿足，則不應(yīng)輕易采取培訓(xùn)會(huì)議作為培訓(xùn)手段，而應(yīng)選擇其它的替代途徑。但是當(dāng)我們面對(duì)濫于開會(huì)的現(xiàn)狀后，將不得不承認(rèn)這種態(tài)度的產(chǎn)生并非毫無(wú)根據(jù)。它們至少包括下列六種： (1)為滿足無(wú)聊的愿望而開會(huì)——有些會(huì)議是因“不妨找個(gè)時(shí)間大家聚一聚，不拘形式地談一談與大家有關(guān)的問(wèn)題”而召開。 (2)為符合慣例或傳統(tǒng)作風(fēng)而開會(huì)——有些會(huì)議是因“歷來(lái)都利用星期三下午那段時(shí)間開會(huì)”而召開。例會(huì)召開與議案有時(shí)無(wú)關(guān)，因?yàn)樗旧鲜且环N為開會(huì)而召開的會(huì)議! (3)為攀比而開會(huì)——有些會(huì)議是因“人家部財(cái)務(wù)部每星期都舉行一次會(huì)議，咱們?nèi)肆Y源又豈能落后”而召開。 (4)為表功而開會(huì)——有些會(huì)議是因“若不多開會(huì)，則上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)會(huì)以為咱們偷懶”而召開。 (5)為推卻責(zé)任而開會(huì)——有些會(huì)議是因“沒有理由讓我單獨(dú)承擔(dān)全部的責(zé)任”而召開。 (6)為逃避個(gè)別接觸所可能產(chǎn)生的難堪局面而開會(huì)——有些會(huì)議是因“我不想讓少數(shù)人太難堪”而召開。他于是召集會(huì)議，在全體部屬面前重申準(zhǔn)時(shí)上下班的要求，希望借此警告那兩位不守時(shí)的部屬。至于其他守時(shí)的13位同事，則可能因無(wú)辜受責(zé)備而士氣低沉。 為了消除基于不正當(dāng)?shù)睦碛啥匍_的會(huì)議，目前一般機(jī)構(gòu)所采取的對(duì)策是： (1)偶而取消一兩次會(huì)議，以檢驗(yàn)這類會(huì)議需要程度； (2)將預(yù)定會(huì)議延期舉行，或?qū)⑵渥h程并入下次會(huì)議的議程之中，以減少會(huì)議次數(shù)； (3)局部或全部取消例會(huì)，將需要開會(huì)討論的議案集中在一起，等議案積累到相當(dāng)程度再開會(huì)。只要上級(jí)主管對(duì)屬下所要求召開的會(huì)議不是有求必應(yīng)，這種政策才能發(fā)揮實(shí)效，屬下若無(wú)充分的正當(dāng) 理由，將不敢隨便開會(huì)。同時(shí)在考慮召開會(huì)議之前，應(yīng)設(shè)法探尋取代會(huì)議的更有效途徑以提高工作效率。嚴(yán)格說(shuō)來(lái)，符合以下三種要求的會(huì)議才算富于實(shí)效： (1)目標(biāo)能被實(shí)現(xiàn)——會(huì)議既然是一種用以發(fā)揮特定功能，或更確切地說(shuō)，用以實(shí)現(xiàn)特定目標(biāo)的手段，因此評(píng)測(cè)會(huì)議是否具實(shí)效，其首要的標(biāo)準(zhǔn)便是審視開會(huì)之前為會(huì)議所設(shè)定的目標(biāo)有實(shí)現(xiàn)的價(jià)值。有些人認(rèn)為開會(huì)過(guò)程中的討論甚至爭(zhēng)議，是一種必然的事情，因此對(duì)這些人來(lái)說(shuō)，盡管是冗長(zhǎng)的討論或爭(zhēng)辯，也不可能被視為違背“在最短時(shí)間內(nèi)實(shí)現(xiàn)目標(biāo)”的要求。但不管怎樣，絕大多數(shù)人都同意：越能在短時(shí)間內(nèi)實(shí)現(xiàn)會(huì)議目標(biāo)越好。例如當(dāng)會(huì)議的主題在于探討裁減，與會(huì)者對(duì)這樣的會(huì)議一定不會(huì)感到高興。所以想使與會(huì)者對(duì)會(huì)議感到滿意，則應(yīng)提供機(jī)會(huì)讓他們盡量吐露心聲，并參與討論。這是因?yàn)槿粝胧古c會(huì)者感到滿意，就不能不花時(shí)間討論，但是若想在短時(shí)間內(nèi)實(shí)現(xiàn)目標(biāo)，就必須剝奪與會(huì)者自由討論的機(jī)會(huì)。當(dāng)然，要使會(huì)議全部符合這些要求實(shí)在不容易，但這些要求至少應(yīng)成為會(huì)議主持人及與會(huì)者共同努力的方向。這顯然是有益的，盡管其效益大小很難衡量。會(huì)議是以目標(biāo)的實(shí)現(xiàn)為導(dǎo)向，一旦目標(biāo)無(wú)法實(shí)現(xiàn)，那么為會(huì)議投入的一切時(shí)間、精力及金錢將全部“泡湯”。所謂機(jī)會(huì)成本，即指投入于會(huì)議的時(shí)間、精力及金錢改變使用途徑所能產(chǎn)生的效益。倘若不將它們投入于徒勞無(wú)功的會(huì)議，而將它們導(dǎo)入其它途徑，則可能因而獲得某些效益。盡管會(huì)議的機(jī)會(huì)成本難以衡量，但可從一場(chǎng)會(huì)議花銷，對(duì)它作初步的估計(jì)。在以上的假設(shè)下，而對(duì)十位與會(huì)者每開一個(gè)鐘頭的會(huì)議所須支付的代價(jià)則為22 50元!倘若將會(huì)議主持人規(guī)劃會(huì)議的時(shí)間，以及會(huì)議的直接成本(資料印制、紙張、茶點(diǎn)等費(fèi)用)包括在內(nèi)，則十個(gè)人開一個(gè)鐘頭的會(huì)議，所須支付