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正文內(nèi)容

xxxx辦公室文員工作流程及考核標(biāo)準(zhǔn)-展示頁

2025-07-23 16:26本頁面
  

【正文】 一、印章管理(一)申請(qǐng)刻制印章辦公室文員在印章保管過程中發(fā)現(xiàn)印章因自然磨損不能繼續(xù)使用,需填寫《印章刻制申請(qǐng)表》但不需副總經(jīng)理、總經(jīng)理審批(公章及財(cái)務(wù)章除外)。如其他部門需要刻制印章,辦公室文員需要接到填寫完整并經(jīng)總經(jīng)理審批的《印章刻制申請(qǐng)表》后到指定刻章單位進(jìn)行刻章,并向刻章單位詳細(xì)說明印章的刻制要求。印章取回后辦公室文員在《印章卡》及《印章使用說明》預(yù)留印鑒,將兩表交給申請(qǐng)刻制部門申請(qǐng)人,要求其填寫各項(xiàng)并在《印章使用說明》中詳細(xì)標(biāo)明印章使用范圍,并經(jīng)部門經(jīng)理、總經(jīng)理審批后交回辦公室。如果印章因自然磨損而重新刻制,申請(qǐng)部門填寫《印章卡》并經(jīng)審批后交回辦公室,辦公室將印章交與申請(qǐng)部門,申請(qǐng)部門按原審批的《印章使用說明》中的權(quán)限使用印章。(三)印章的保管印章放置在安全地方并加鎖妥善保管,辦公室文員要時(shí)刻檢查放置印章的鎖是否牢固,節(jié)假日粘貼封條,如有疑點(diǎn)及時(shí)向公司保衛(wèi)部門報(bào)告。辦公室文員需見到經(jīng)辦人填寫的并經(jīng)其部門經(jīng)理簽字、副總經(jīng)理、總經(jīng)理審批后的《蓋章審批表》,方可予以蓋章,如經(jīng)辦人在特殊情況下已經(jīng)請(qǐng)示總經(jīng)理同意蓋章時(shí),辦公室文員予以蓋章并及時(shí)催促經(jīng)辦人補(bǔ)辦《蓋章審批表》手續(xù)。各種統(tǒng)計(jì)表、上報(bào)材料、收入證明、介紹信等需經(jīng)辦公室主任審批同意,辦公室文員予以蓋章。(六)印章交接各部門印章管理員崗位發(fā)生變動(dòng)向辦公室遞交《員工離職審批表》時(shí),辦公室文員將空白的《印章交接卡》交由印章管理員,印章管理員交接雙方填寫《印章交接卡》并經(jīng)其主管經(jīng)理簽字確認(rèn)后將此《印章交接卡》交回辦公室,文員對(duì)其進(jìn)行存檔。廢止的印章保管五年,由辦公室文員統(tǒng)計(jì)并經(jīng)辦公室主任、總經(jīng)理審批后統(tǒng)一進(jìn)行銷毀。如因保管不慎造成印章丟失,能夠及時(shí)上報(bào)未造成后果的,除承擔(dān)掛失費(fèi)及重新刻制印章費(fèi)用外,當(dāng)月工資下浮50元;造成后果的除承擔(dān)上述費(fèi)用后當(dāng)月工資下浮100元,如后果嚴(yán)重予以辭退。辦公室文員違反印章使用規(guī)定給公司造成經(jīng)濟(jì)損失,賠償全部損失并承擔(dān)相應(yīng)責(zé)任,如造成嚴(yán)重后果當(dāng)月工資下浮100元并予以辭退。辦公室文員未履行催告義務(wù)而導(dǎo)致用印文件逾期存檔,當(dāng)月工資下浮20元。如缺其中一項(xiàng),當(dāng)月工資下浮10元,如因廢止印章未收回造成嚴(yán)重后果的予以辭退并且當(dāng)月工資下浮50元。②檔案編號(hào):文件均按發(fā)生日期依次建立檔案號(hào)存檔,如同一事件的相關(guān)內(nèi)容已將首次發(fā)生事件的文件資料編入檔案號(hào),可將與其相關(guān)的文件在此檔案號(hào)下依次設(shè)立序號(hào);如同類別的文件資料多而且發(fā)生日期不同,為此類別的文件建立檔案號(hào)后將此類文件統(tǒng)一入冊(cè)保存;工程證件的復(fù)印件編號(hào)存檔后,工程證件的原件統(tǒng)一入冊(cè)存檔。各分公司的資料分別存在不同的檔案柜中,檔案盒及檔案冊(cè)需依次編號(hào)以便查詢此柜中的文件冊(cè)總數(shù)量。證件類:法人營業(yè)執(zhí)照、分公司營業(yè)執(zhí)照、稅務(wù)登記證、組織機(jī)構(gòu)代碼證、銀行開戶許可證、貸款卡、土地證、房屋產(chǎn)權(quán)證、衛(wèi)生、環(huán)保、消防、取水許可等公司證件。圖紙類各分公司的施工圖紙、規(guī)劃圖、效果圖、平面圖等統(tǒng)一編號(hào)入盒存檔,并錄入電子目錄,電子目錄中錄入圖紙類別、頁數(shù)等并標(biāo)明圖紙所在的檔案盒數(shù)目,按所屬分公司存入該分公司的檔案柜中。(二)檔案的交接與借用辦公室文員在收到檔案時(shí)直接將文件存檔,并與交存檔案人雙方簽字確認(rèn)。如借用人借用檔案超過七日未歸還,辦公室文員需通知借用人及時(shí)歸還,借用人如需延長借用時(shí)間,則附說明并經(jīng)總經(jīng)理審批后交辦公室文員,辦公室文員將此說明粘貼于借用人原始登記的借用簽名處。如需銷毀,辦公室文員詳細(xì)列出檔案明細(xì),經(jīng)辦公室主任審核、總經(jīng)理審批后統(tǒng)一銷毀。辦公室文員應(yīng)對(duì)電腦中的各類打印文稿按年度、部門、文件類別進(jìn)行統(tǒng)一歸類存檔。辦公室文員在每年度初110號(hào)之間將上一年度的電腦存儲(chǔ)文件以及檔案目錄刻錄成光盤并保存。不按公司要求對(duì)檔案分類歸檔,辦公室文員當(dāng)月工資下浮20元。不履行檔案借用手續(xù),造成檔案殘損,辦公室文員當(dāng)月工資下浮50—100元。(二罰并行,還是擇其一)辦公室文員未履行檔案借用手續(xù),造成檔案丟失,當(dāng)月工資下浮50—200元。辦公室文員要保守檔案秘密,不傳遞不泄露信息及數(shù)據(jù),嚴(yán)格遵守公司的《保密制度》,如有泄秘按《保密制度》規(guī)定進(jìn)行處罰。(二)證照變更其他部門辦理證照變更或年檢:辦公室文員在檢查證照日期時(shí)發(fā)現(xiàn)證照需年檢或變更,對(duì)相關(guān)辦理人員下達(dá)通知(電話或當(dāng)面口頭通知),催促其辦理,并為辦理人員提供相關(guān)文件資料。辦公室辦理證照變更根據(jù)公司經(jīng)營需要,需對(duì)營業(yè)執(zhí)照或代碼證等證照部分內(nèi)容進(jìn)行變更,由辦公室文員到公司所屬管轄的工商局或質(zhì)量技術(shù)監(jiān)督局領(lǐng)取需要填寫的表格(公司變更登記申請(qǐng)書、組織機(jī)構(gòu)代碼申報(bào)表等)和一次性告知書,根據(jù)一次性告知書要求提供相關(guān)證件、擬寫需要提供的公文(如股東會(huì)決議),填寫相應(yīng)的申請(qǐng)書或表格,經(jīng)辦公室主任審核后蓋章,到相關(guān)部門辦理變更。辦公室文員去公司所屬管轄的質(zhì)量技術(shù)監(jiān)督局領(lǐng)取表格,根據(jù)此表背面所附年檢需要手續(xù)的要求,辦公室文員填寫表格,經(jīng)辦公室主任審核并加蓋公章、法人名章并按要求準(zhǔn)備營業(yè)執(zhí)照、稅務(wù)登記、銀行開戶許可證、代碼證及IC卡、法定代表人及經(jīng)辦人身份證的原件及復(fù)印件(復(fù)印件需加蓋公章、經(jīng)辦人簽名并注明“此件與原件一致”),資料準(zhǔn)備齊全后去所屬管轄的質(zhì)量技術(shù)監(jiān)督局進(jìn)行年檢。(四)營業(yè)執(zhí)照的年檢(紅色部分為修改部分)營業(yè)執(zhí)照年檢須在每年13月進(jìn)行或視主管機(jī)關(guān)要求而定。上年度審計(jì)報(bào)告原件、財(cái)務(wù)報(bào)表(加蓋財(cái)務(wù)章、法定代表人簽字并蓋章),資料準(zhǔn)備齊全后去公司所屬管轄的工商局辦理年檢??己藰?biāo)準(zhǔn):辦公室文員須在規(guī)定證照檢查日期進(jìn)行證照檢查及證照到期日統(tǒng)計(jì),如因未檢查證照日期延誤其他工作的進(jìn)行,當(dāng)月工資下浮20元;如造成其他經(jīng)濟(jì)損失除承擔(dān)損失,外當(dāng)月工資下浮100元,情節(jié)嚴(yán)重的予以辭退。如造成其他經(jīng)濟(jì)損失,除承擔(dān)損失外當(dāng)月工資下浮100元,情節(jié)嚴(yán)重的予以辭退。四、文書打印,上報(bào)材料的整理工作(一)辦公室文員接到辦公室主任指派撰寫相關(guān)材料(如上報(bào)街道的有關(guān)團(tuán)隊(duì)建設(shè)、集體活動(dòng)等材料),須按要求進(jìn)行資料的初步搜集、整理、打印,交由辦公室主任審核后,上報(bào)到相關(guān)部門。(三)辦公室主任上報(bào)各項(xiàng)材料時(shí),文員需聽從領(lǐng)導(dǎo)指示進(jìn)行相關(guān)檔案的查找、復(fù)印、整理、裝訂工作,并將上報(bào)材料保留存檔一份。故意刪除重要文件當(dāng)月工資下浮200元。五、公文管理(一)發(fā)文的管理本部門發(fā)文管理工作:(1)辦公室主任指派文員撰寫相關(guān)文件,文員須按要求進(jìn)行撰寫,盡量做到條理清楚、層次分明、結(jié)構(gòu)緊密、文字精煉、簡明扼要,符合國家的法律、法規(guī)。(3)各部門進(jìn)行會(huì)簽后,辦公室文員對(duì)更改部分進(jìn)行重新打印并經(jīng)辦公室主任再次審核,附在《發(fā)文審批表》后報(bào)副總經(jīng)理、總經(jīng)理審批。(5)辦公室文員按《發(fā)文審批表》中所列各部門填寫《公文發(fā)放記錄表》,將發(fā)文下發(fā)至各部門,要求主管領(lǐng)導(dǎo)簽收并傳達(dá)發(fā)文內(nèi)容。(6)辦公室文員收到發(fā)文后,將發(fā)文交至辦公室其他人員傳閱并存檔。收文管理工作(1)辦公室文員收到政府相關(guān)職能部門下發(fā)的文件時(shí),須將此文件交至辦公室主任,并向其說明送文人聯(lián)系方式及與文件相關(guān)的內(nèi)容或要求。公文歸檔、使用和銷毀公司下發(fā)的公文因各種原因需廢止時(shí),由辦公室文員將廢止的公文收回并銷毀,填寫《公文回收、銷毀記錄表》并存檔。公文編號(hào)編錯(cuò)由辦公室主任改正后,辦公室編號(hào)責(zé)任人當(dāng)月工資下浮10元。辦公室文員填寫介紹信存根聯(lián)及正文,并要求申請(qǐng)人在存根聯(lián)簽字??己藰?biāo)準(zhǔn):辦公室文員在沒有經(jīng)過任何請(qǐng)示程序私自開具介紹信,每次當(dāng)月工資下浮50元,如因此導(dǎo)致的后果及損失由辦公室文員承擔(dān),情節(jié)嚴(yán)重者予以辭退。(二)辦公設(shè)備的管理:各部門如因工作需要或特殊情況下需要申請(qǐng)購買電腦、復(fù)印機(jī)等,辦公室文員可協(xié)同其他部門專業(yè)人員采購。(四)辦公用品的入庫、出庫管理辦公室文員在購買辦公用品、設(shè)備、電腦耗材、印刷品后須填寫《入庫單》、《出庫單》,并隨《請(qǐng)購商品審批單》或《印刷審批單》及發(fā)票一同粘貼報(bào)銷。各部門于每月1115日之間到辦公室領(lǐng)取辦公用品時(shí),在《商品保管帳》上簽字后,辦公室文員予以領(lǐng)用。(六)離職人員交回辦公用品的管理離職員工向辦公室遞交《員工離職審批表》時(shí),辦公室文員須對(duì)其所領(lǐng)辦公用品除日常消耗品外統(tǒng)計(jì)(如:計(jì)算器、賬本、訂書器、書立、鋼筆、筆筒等),由交接雙方在《商品保管帳》進(jìn)行辦公用用品的入庫、出庫登記。缺失部分由離職人員的離職工資中扣除。保管帳登記清晰準(zhǔn)確、庫存盤點(diǎn)做到賬實(shí)相符。辦公室文員在購買辦公用品時(shí)虛開發(fā)票、虛報(bào)金額的當(dāng)月工資下浮100元并予以辭退。如購買的辦公用品高出同期同類市場價(jià)格經(jīng)公司查證確認(rèn)后,其高出的差額部分由采購人員承擔(dān),每次對(duì)工資下浮20%,視情節(jié)予以辭退。單位價(jià)值在2000元以上(含2000元)的資產(chǎn)。(三)責(zé)任分工:各部門的經(jīng)理為固定資產(chǎn)負(fù)責(zé)人。資產(chǎn)負(fù)責(zé)人如有工作變動(dòng),需在總經(jīng)理指派專人監(jiān)交下對(duì)其管理部門的所有資產(chǎn)進(jìn)行盤點(diǎn),交接人、接交人、監(jiān)交人履行簽字后,財(cái)務(wù)負(fù)責(zé)人方可簽字辦理離職手續(xù);公司員工如有工作變動(dòng),需將領(lǐng)用物品如數(shù)歸還所屬部門資產(chǎn)專管員處,由資產(chǎn)管理部門統(tǒng)一出具資產(chǎn)盤點(diǎn)表,資產(chǎn)負(fù)責(zé)人簽字后財(cái)務(wù)負(fù)責(zé)人方可簽字辦理離職手續(xù)。未列入固定資產(chǎn)(低值易耗品)編號(hào)目錄的低值易耗品不需設(shè)卡片,可直接通過設(shè)置臺(tái)賬進(jìn)行管理。購置的未簽訂購買合同的固定資產(chǎn)應(yīng)事先填制《商品請(qǐng)購審批單》,按《商品請(qǐng)購審批單》內(nèi)容詳細(xì)填寫,經(jīng)部門經(jīng)理簽字、副總經(jīng)理和總經(jīng)理審批后方可購置。①物品單價(jià)在3000元(含3000元)以內(nèi),價(jià)格浮動(dòng)超過10%的;②物品單價(jià)在3000元以上的,價(jià)格有變動(dòng)。如購買物品與所需物品有差異,應(yīng)及時(shí)向主任匯報(bào)。辦公室文員所購商品的入庫單、出庫單(復(fù)印件留存記賬)及時(shí)登記賬簿。(七)固定資產(chǎn)的轉(zhuǎn)移固定資產(chǎn)在公司內(nèi)部部門員工之間轉(zhuǎn)移調(diào)撥,移出部門需填寫《固定資產(chǎn)(低值易耗品)轉(zhuǎn)移申請(qǐng)單》一式二聯(lián),送移入部門簽字,確認(rèn)后移入部門依據(jù)《固定資產(chǎn)轉(zhuǎn)移申請(qǐng)單》進(jìn)行登記。(八)固定資產(chǎn)的報(bào)廢當(dāng)固定資產(chǎn)嚴(yán)重?fù)p壞,沒有維修價(jià)值時(shí),辦公室文員提出申請(qǐng),填寫《固定資產(chǎn)(低值易耗品)報(bào)廢申請(qǐng)單》,經(jīng)辦公室主任批準(zhǔn),報(bào)副總經(jīng)理和總經(jīng)理審批。處理資產(chǎn)時(shí)需財(cái)務(wù)部門、保衛(wèi)部門人員同時(shí)在場簽字確認(rèn),辦公室文員負(fù)責(zé)議價(jià),財(cái)務(wù)部門人員負(fù)責(zé)處置資產(chǎn)數(shù)量及金額的核對(duì),開具票據(jù)、收款;保衛(wèi)部人員負(fù)責(zé)出售資產(chǎn)及錢款的安全事宜,處理后辦公室文員對(duì)臺(tái)賬及固定資產(chǎn)卡片進(jìn)行更新后報(bào)公司財(cái)務(wù)部存檔。季度清查時(shí)間為每年的1月、4月、7月、10月每月初7號(hào)至15號(hào),由管理部門和財(cái)務(wù)部共同執(zhí)行。若有盤盈或盤虧,須由資產(chǎn)管理部門編報(bào)固定資產(chǎn)(低值易耗品)盤盈盤虧報(bào)告,列出原因和責(zé)任,非人為性毀壞應(yīng)及時(shí)通知有關(guān)人員進(jìn)行維修;發(fā)現(xiàn)短缺、人為性毀壞應(yīng)查明原因,報(bào)管理部門經(jīng)理、副總經(jīng)理和總經(jīng)理批準(zhǔn)后,財(cái)務(wù)部進(jìn)行相應(yīng)的賬務(wù)調(diào)整。附則本公司規(guī)定,單位價(jià)值在2000元以下的不能作為固定資產(chǎn)管理的各種管理用具、家具、工具等物品列為低值易耗品??己藰?biāo)準(zhǔn):對(duì)購買的固定資產(chǎn)質(zhì)量、價(jià)格、數(shù)量、單價(jià)進(jìn)行仔細(xì)驗(yàn)收,驗(yàn)收未查出有質(zhì)量問題導(dǎo)致不能使用,除個(gè)人彌補(bǔ)由此造成的經(jīng)濟(jì)損失外,當(dāng)月工資下浮20元。否則所差數(shù)量的固定資產(chǎn)由辦公室文員按折舊價(jià)進(jìn)行賠償并且當(dāng)月工資下浮20元。由于資產(chǎn)編號(hào)錯(cuò)誤而導(dǎo)致清查或轉(zhuǎn)移時(shí)固定資產(chǎn)有誤的情況下,辦公室文員除要將編號(hào)改正,當(dāng)月工資下浮10元。如因辦公室文員將還在質(zhì)保期的固定資產(chǎn)的質(zhì)??▉G失而造成未能退換或維修的情況下,辦公室文員除承擔(dān)由此造成的經(jīng)濟(jì)損失之外,當(dāng)月工資下浮20元。(二)為了防止未及時(shí)發(fā)現(xiàn)辦公區(qū)域內(nèi)辦公設(shè)施的損壞,辦公室文員須在每周六下午對(duì)辦公區(qū)域內(nèi)的辦公設(shè)施及辦公設(shè)備進(jìn)行一次檢查,發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)與物業(yè)部聯(lián)系,或與廠家聯(lián)系??己藰?biāo)準(zhǔn):因辦公室文員未及時(shí)與廠家聯(lián)系維修或更換配件,給公司造成重大損失,除承擔(dān)責(zé)任、賠償損失外當(dāng)月工資下浮100元,情節(jié)嚴(yán)重者予以辭退。(二)辦公室文員收到傳真后登記《接收傳真登記表》,并立即通知相關(guān)部門領(lǐng)取傳真或由文員將此傳真送至接收部門相關(guān)人員,相關(guān)部門領(lǐng)取傳真時(shí)在《接收傳真登記表》上簽字確認(rèn)此傳真已收到。十一、員工飲用水、飲水機(jī)的管理工作(公司現(xiàn)不再使用飲水機(jī))水票的訂購:在水票剩余數(shù)量為510張時(shí),填寫《請(qǐng)、借款審批單》向財(cái)務(wù)部借款,同時(shí)向水站預(yù)訂一定數(shù)量的水票。保證日常飲用水的充足:在飲用水尚余一桶時(shí),可預(yù)訂足夠二日的飲用水?dāng)?shù)量,當(dāng)水站將水送來,按所送數(shù)量給予對(duì)方水票,并將數(shù)量登記《飲用水記錄》??己藰?biāo)準(zhǔn):接收飲用水?dāng)?shù)量登記準(zhǔn)確,否則所差數(shù)量由辦公室文員個(gè)人按所差數(shù)量等價(jià)賠償。被訪人員不在辦公室的,辦公室文員首先將來訪人員引至接待區(qū)讓座、倒水,禮貌接待,明確來訪人員的來意和身份。
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