【正文】 店鋪員工 10 第三章 采購部業(yè)務(wù)管理規(guī)范 第一節(jié) 采購部考核標準 目的 為明確規(guī)定公司的采購工作重點和考核標準，特制定本管理規(guī)定。 作業(yè)程序 銷售計劃 為強化各部門、門店的目標責任制，應(yīng)該制訂相應(yīng)的銷售計劃。 不同的業(yè)態(tài)模式中商品銷售的特點來制定分類的商品銷售額指標 比例值 根據(jù)不同的季節(jié)、月份、節(jié)假日制定細分的季度、月份、周銷售 額目標 制定促銷商品的銷售額指標 制訂 DM商品的銷售額指標 每天查看電腦系統(tǒng)的銷售信息包括部門昨日、本周、本月的銷售額與 前一日、上周、上月和去年同期的對比情況。 采購主管在掌握銷售情況后，應(yīng)針對部門、門店和單品銷售中存在的問題，找出問題，提出調(diào)整改進措施。 銷售占比和毛利計劃 為便于公司毛利的調(diào)整，根據(jù)超市的具體情況，便利店和便利超市系統(tǒng)（不含未來的大賣場）將毛利指標分三階段實行，計劃如下： 第一階段 第二階段 第三階段 銷售占比 毛利 銷售占比 毛利 銷售占比 毛利 生鮮 10% 9% 15% 10% 15% 11% 副食 27% % 20% % 20% % 食品 33% 13% 30% % 30% 14% 洗化 16% % 16% 11% 16% 12% 百貨 14% 25% 14% % 14% % 綜合 100% % 100% 14% 100% 15% 制訂各商品類別的占比：生鮮食品、食品、百貨、服裝等 制訂各大類商品下小分類商品的占比 同一商品類別中，不同性質(zhì)商品的占比：全國性品牌、區(qū)域性品牌、自有品牌、非品牌商品。 每周一由電腦信息部匯總上周、本月的銷售占比、毛利報表，按 部門、門店及門店內(nèi)分類分別列出，并列出與公司規(guī)定計劃的對比，提交給公司總經(jīng)理、業(yè)務(wù)副總、采購總監(jiān)、采購部經(jīng)理和采購主管。 采購部應(yīng)在每周例會中通報毛利增長較高和下降較大的部門，引起重視，并跟進改進措施。采購部門和相關(guān)人員應(yīng)隨時了解公司、各店、各類商品庫存情況及時采取措施加以調(diào)整，加快商品周轉(zhuǎn)。 采購主管在 掌握庫存情況后，應(yīng)針對部門、門店和單品庫存存在的問題，找出原因，提出調(diào)整改進措施。 （相關(guān)內(nèi)容請參見 庫 存控制） 商品引進率指標 根據(jù)不同業(yè)態(tài)制定新商品引進率指標便利店的新商品引進率指標通常一年達到6070% 新商品引進率指標要落實到全年、每月、每個商品分類 每個部門每月都應(yīng)引進本類商品 510%的新商品，新商品清單匯總后提交采 購部經(jīng)理并通知各店鋪。 商品淘汰率指標 對有效益銷售發(fā)生率指標一直較低的商品要予以淘汰 商品的淘汰是為了促進超市商品的良性物質(zhì)循環(huán) 商品淘汰原則上采取“一進一出”的政策 每周以文件方式通知店鋪汰換商品的清單。 適用范圍 本管理手冊適用于公司采購部門全體員工。 作業(yè)程序 商品系統(tǒng)功能定位 商品是賣場的靈魂，通過商品結(jié)構(gòu)系統(tǒng)的合理組合和陳列來體現(xiàn)。 形象商品：最具有低價和品牌在市場的影響力的程度，分為全店形象商品和部門形象商品，其特征為： 售價代表全店的低價形象。 單品有規(guī)模銷量，對專業(yè)客戶有吸引力； 價格水平在一定時期內(nèi)穩(wěn)定（至少 30天）。 主力商品的優(yōu)先管理 訂單優(yōu)先： 保證主力商品的采購和足夠的訂單數(shù)量。 倉儲優(yōu)先：在倉庫存放面積上應(yīng)予優(yōu)先考慮 配送優(yōu)先：在供應(yīng)商送貨手續(xù)、配送中心配送商品時應(yīng)優(yōu)先考慮 15 陳列優(yōu)先：在賣場的貨架安排、陳列布置上應(yīng)優(yōu)先考慮 促銷優(yōu)先：在指定促銷計劃、安排促銷商品位置時，應(yīng)優(yōu)先考慮 商品組合優(yōu)化策略 超市中的商品按其在賣場中不同的 銷售業(yè)績可分為以下四類： 主力商品：即是創(chuàng)造超市營業(yè)額的主力軍，顧客購買頻率高。 刺激性商品：品類不多，但對失去賣場整體銷售有重要意義的商品，有潛力，很可能成為主力商品。 商品組合的方式 通過商品的不同組合，突出超市的經(jīng)營特色 季節(jié)組合：消夏商品組合 涼席、冰墊、風扇、空調(diào)等。 按消費者便利性組合，如：旅游野餐食品組合 —— 午餐肉、開罐器、快食面、礦泉水、桌布、消毒紙巾等。 按價格組合：如： 8元特價商品，均一價商品區(qū)等 。 商品的不同組合需要采購經(jīng)理對下屬采購員的統(tǒng)一協(xié)調(diào)，制定“商品組合項目計劃”。 16 第三節(jié) 供應(yīng)商管理規(guī)范 目的 為明確規(guī)定公司的供應(yīng)商管理程序，特制定本管理規(guī)定 適用范圍 本管理手冊適用于公司采購部門全體員工 相關(guān)文件 《采購部員工 基本素質(zhì)要求》 名詞解釋 （無） 職責 建立供應(yīng)商管理規(guī)范，優(yōu)化供應(yīng)商結(jié)構(gòu)，維護公司整體利益，提高供應(yīng) 商對店鋪的支持，提升銷售 作業(yè)程序 尋找優(yōu)秀的供應(yīng)商 供應(yīng)商的分類： 按供應(yīng)性質(zhì)分類：制造商、代理商、批發(fā)商； 按區(qū)域分類：全國性供應(yīng)商、區(qū)域性供應(yīng)商、本地供應(yīng)商； 按品牌分類：知名品牌供應(yīng)商、一般品牌供應(yīng)商、自有品牌供應(yīng)商； 供應(yīng)商選擇策略： 全國品牌商品爭取與制造商、地區(qū)總代理直接進貨； 地方商品應(yīng)與本地制造商直接進貨； 同一品類應(yīng)有至少兩家供應(yīng)商供貨，以獲取較為低廉的供貨價格； 不引進只提供一種商品的供應(yīng)商，除非特別情況，并經(jīng)采購總監(jiān)批準。 供應(yīng)商的談判 談判要點： 序號 談判要點 談判細則 1 銷售分析 1． 最近時期的銷售情況（最近一個月或半個月） 2． 供應(yīng)商商品中銷售最好的和最差的商品 3． 每天、每周、每月銷售額 4． 顧客反饋 2 利潤回顧 1． 銷售情況很好，供應(yīng)商是否能再降低進價，以便擴大銷量 2． 銷售達到供應(yīng)商的返利要求，供應(yīng)商應(yīng)予返利 3． 供應(yīng)商提供給其他超市更低的價格，應(yīng)對本超市一視同仁或 提供更低價格 4． 供應(yīng)商的通道費用 3 促銷活動及安排 1． 新產(chǎn)品上市時的促銷活動 2． 節(jié)假日的促銷活動 3． 店慶及超市組織的促銷活動 4． 供應(yīng)商自身的產(chǎn)品促銷活動 5． 促銷的詳細計劃應(yīng)提前 710天提交給超市 6． 促銷的配合與銜接 7． 促銷員的管理 8． 促銷品、贈品的管理 9． 促銷期間的加大訂單和貨源保證 10. 促銷費用 4 供貨情況 1． 嚴格控制斷貨現(xiàn)象的發(fā)生 2． 與供應(yīng)商一起分析斷貨的原因； A． 信息溝通中的不順暢、不及時 B． 供應(yīng)商的生產(chǎn)、供應(yīng)能力跟不上 C． 其他原因 3． 在供應(yīng)商商品暢銷的情況下，要求供應(yīng)商的優(yōu)先供貨 4． 對于銷售緩慢或滯銷的商品 ,與供應(yīng)商共 同分析原因并采取相應(yīng)對策 : ,降價 5. 要求供應(yīng)商逐步建立與本超市的信息系統(tǒng)相連接的信息系統(tǒng) ,以便及時的信息傳遞 6. 對多次斷貨供應(yīng)商采取懲罰措施 5 送貨 1. 直接送貨 2. 送貨至配銷中心 3. 送貨的預(yù)約 6 價格分析 1. 其他超市同樣商品的售價 2. 其他品牌同類商品的售價 18 3. 與供應(yīng)商共同分析 ,是否還能在降低成本的基礎(chǔ)上降低其零售價 ? 7 付款方式 1. 付款方式 (現(xiàn)金買斷 ?30天付款 ?代銷 ?其他 ?) 2. 總部統(tǒng)一結(jié)款 ?分店結(jié)款 ? 8 新貨 1. 新產(chǎn)品的推廣計劃 2. 新產(chǎn)品的進 場 3. 新產(chǎn)品的促銷方案 9 市場信息 1. 同類商品的銷售情況 2. 顧客的反饋 3. 潛在能力的商品 10 季節(jié)性銷售計劃 1. 提前 3060天準備 2. 供應(yīng)商應(yīng)備足貨源 3. 超市指定價位的商品開發(fā) 4. 供應(yīng)商的促銷計劃 11 競爭情況分析 1. 與供應(yīng)商共同分析其產(chǎn)品在不同商場的銷售情況 ,分析本超市的優(yōu)勢與不足 2. 同類產(chǎn)品的其他品牌的市場狀況 12 貨品種類發(fā)展?jié)?質(zhì) 1. 同一品類應(yīng)增加的品種 2. 不同規(guī)格、不同包裝產(chǎn)品的開發(fā) 3. 根據(jù)顧客的要求進行新產(chǎn)品的開發(fā) 與供應(yīng)商談判的技巧： 談判前要有充分的 準備 ，有朝氣 盡量在本超市辦公室內(nèi)談判 我方應(yīng)掌握主動 必要時轉(zhuǎn)移話題 盡量以肯定的語氣與對方談話 盡量成為一個傾聽者 盡量站在對方的角度，為對方著想 必要時以退為進 不要草率做出決定 談判時要避免談判破裂 供應(yīng)商檔案的建立 供應(yīng)商的檔案應(yīng)包括以下內(nèi)容： 供應(yīng)商登記表 供應(yīng)商產(chǎn)品價格登記表 供應(yīng)商企業(yè)資料 供應(yīng)商采購合同 供應(yīng)商洽談登記表 供應(yīng)商顧客投拆登記表 供應(yīng)商顧客服務(wù)登記表 供應(yīng)商銷售業(yè)績分析表 優(yōu)秀供應(yīng)商綜合評估 加權(quán)評分表 19 供應(yīng)商的檔案應(yīng)該及時登記、整理 供應(yīng)商的檔案應(yīng)由專人負責整理、保管，并錄入電腦系統(tǒng)保存資料。 20 第四節(jié) 采購合同管理規(guī)范 目的 為明確規(guī)定公司的合同管理程序，特制定本管理規(guī)定。 作業(yè)程序 采購合 同簽訂的原則 簽訂合同的供應(yīng)商必須具備法人資格 采購合同必須合法 簽訂合同必須堅持平等互利，充分協(xié)商的原則 簽訂合同必須堅持等價、有償?shù)脑瓌t 采購合同應(yīng)當采用書面形式 采購合同應(yīng)該雙方合同公章方才有效 采購合同的內(nèi)容 合同的標的：設(shè)備、商品的品名 商品的條形碼、品種、數(shù)量、規(guī)格，此項數(shù)據(jù)一般附在價格表上，如此，采購合同上必須注明價格表為 合同附件 使用電腦系統(tǒng)的超市一定要求供應(yīng)商的商品帶有條形碼（部分生鮮食品除外） 商品的品種應(yīng)具體，避免使用綜合品名 商品的規(guī)格應(yīng)規(guī)定具體顏色、式樣、尺碼和牌號等 商品的數(shù)量必須以超市實際銷售的單位為最小單位 商品的質(zhì)量和包裝：合同上必須注明商品的包裝方式，合同上應(yīng)有具體的質(zhì)量保證條款 合同上有明確的包換、包修、包退的條款 商品的價格和結(jié)算方式： 不論以何種方式報價，價格表上必須注明確切的商品進價 合同上必須規(guī)定明確的商品結(jié)算方式和程序 交貨期限、地點和送貨方式： 合同上必須明確注明交貨的時間、地點 21 有配送中心的超市可注明送貨至配送中心 對于新供應(yīng)商，一般先簽署 3個月的試銷合同，如三個月內(nèi)銷售狀況良好再續(xù)約 商品驗收方法：合同上必須注明驗收的標準，合同上必須注明驗收的方法、期限和地點 違約責任：注明違約行為，通常以下三種行為為違約行為： 不按合同規(guī)定的商品數(shù)量、品種、規(guī)格供應(yīng)商品 不按合同中規(guī)定的商品質(zhì)量標準交貨 逾期發(fā)送商品 注明違約責任 合同的變更和解除的條件 合同中應(yīng)規(guī)定在什么情況下可變更或解除合同，什么情況下不可變更或解除合同 合同中應(yīng)注明通過什么手續(xù)來變更或解除合同 采購合 同的簽訂程序 采購合同的歸檔管理與跟進 供應(yīng)商通過談判，符合我方各方面要求 供應(yīng)商提供的樣品、資料通過審核 采購主管填寫采購合同申請單 供應(yīng)商填署空白超市采購合