【正文】 要提前做好具體的準(zhǔn)備工作。主持人的技能選擇具有親和力、影響力的人擔(dān)任主持人一職。地 點(diǎn)地點(diǎn)盡量設(shè)置在一個(gè)封閉的會議室內(nèi)，而且最好圍著圓桌進(jìn)行。【舉例】以會議為例，為了預(yù)防出現(xiàn)效率不高的情況，下面針對7種致使會議效率低下的原因，做一個(gè)全面的預(yù)防性管理。對于會議來說，做預(yù)防性管理，實(shí)際上就是在開會之前，針對可能導(dǎo)致會議效率低下的各種原因，一一做好預(yù)防工作，從而保證會議的高效進(jìn)行。（6）會議的準(zhǔn)備工作開會前沒有通知與會者相關(guān)事宜，致使會議拖沓而無成效。（4）主持人的技能會議主持人缺乏影響力、說服力，被參會者牽著鼻子跑，無法達(dá)到會議意圖。（2）地點(diǎn)會議地點(diǎn)設(shè)在經(jīng)理辦公室，致使會議被頻繁打斷，無法正常進(jìn)行。在這7種原因中，有3種原因是會議的“致命傷”，需要格外警惕。開會之所以煩，用小王的話來說，就是“會議常在毫無章法的狀況下進(jìn)行，甚至毫無意義地延長時(shí)間，即使有決議，質(zhì)量也很低”，簡而言之，會議效率不高。而到場的人往往并非與議題關(guān)系最密切的人，所以準(zhǔn)備不充分或者根本來不及準(zhǔn)備。這使得員工疲于奔命，甚至得延后或放棄參加其他會議。許多重要的會都安排在周五下午開，或非要安排在事務(wù)繁忙的周一開。1．會議的通病——效率不高小王是一家公司的職員，他對公司會議有自己的一些想法，他的想法反映了許多公司會議的某些現(xiàn)狀，值得我們思考?！颈局v重點(diǎn)】會議效率不高的原因及預(yù)防性管理高效會議的八大特征會議規(guī)范【心得體會】____________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________因此，每個(gè)人應(yīng)從基礎(chǔ)做起，深刻理解會議的意義、目的、分類、合理的發(fā)生頻率以及如何計(jì)算會議的成本，只有先掌握了這些基礎(chǔ)知識，才可能使每一次會議都“行之有效”?！颈局v總結(jié)】從某種角度而言，世界是一個(gè)時(shí)時(shí)處處充滿會議的世界。由于管理效率下降而造成的損失，就是效率損失成本。會議成本是非常可觀的一筆數(shù)目，它關(guān)系到一家公司的得失成敗，因此萬萬不可等閑視之。會議成本的計(jì)算會議的頻率表11 會議的種類按人數(shù)分類按開會方式分類按開會目的分類● 團(tuán)體會議● 一對一會議會議可以按照人數(shù)、開會方式和開會目的進(jìn)行分類，每一種分類都從一個(gè)方面反映了會議的作用，每一種分類都與人們的實(shí)際需要、社會的不斷發(fā)展密切相關(guān)。這種會議是為了使公司上下團(tuán)結(jié)一心，朝著一個(gè)方向共同努力。通過舉行會議，形成新的構(gòu)思，并且論證新構(gòu)思，使其具有可行性。圖13 達(dá)成協(xié)議與解決問題的6個(gè)步驟◆資源共享利用開會匯集資源，以期相互幫助，共同進(jìn)步?！舯O(jiān)督員工、協(xié)調(diào)矛盾許多公司或部門的常規(guī)會議其主要目的是為了監(jiān)督、檢查員工對工作任務(wù)的執(zhí)行情況，了解員工的工作進(jìn)度；同時(shí)，借助會議這種“集合”的、“面對面”的形式，來有效協(xié)調(diào)上下級以及員工之間的矛盾。◆開展有效的溝通會議是一種多項(xiàng)交流，可以集思廣益，實(shí)現(xiàn)有效溝通是會議的一個(gè)主要目的。會議的目的因?yàn)檫@種方式最直接、最直觀，這種方式最符合人類原本的溝通習(xí)慣。3．會議是一種群體溝通的方式開會很少是一對一的溝通，絕大多數(shù)情況下都是一種群體溝通。因此，會議能夠充分顯示一個(gè)組織或部門的存在價(jià)值。2．會議顯示一個(gè)組織或一個(gè)部門的存在會議總是在大于一人的情況下發(fā)生的，即使是只有兩個(gè)人的會議，這兩個(gè)人也是一種小型組織。許多高水準(zhǔn)的創(chuàng)意就是開會期間不同觀念相互碰撞的產(chǎn)物。1．會議是一個(gè)集思廣益的渠道圖11 集思廣益圖如上圖11，會議是一個(gè)集合的載體。頻繁的會議與主管層的隨意決策，常常是員工的夢魘；員工花太多時(shí)間在無效率的會議上，不僅浪費(fèi)公司成本，也造成工作效率低下。第1講 當(dāng)今會議面面觀【本講重點(diǎn)】會議的意義會議的目的會議的種類會議的頻率會議成本的計(jì)算會議的主要目的就是解決問題，但由于開會技巧不佳或過于頻繁，不但無益于解決問題，反而使問題愈趨復(fù)雜。如何能在會議中高效率且有效果地解決問題，是“高效會議管理技巧”的中心議題。會議的意義通過會議使不同的人、不同的想法匯聚一堂，相互碰撞，從而產(chǎn)生“金點(diǎn)子”。沒有不開會的組織或部門，一個(gè)組織或部門不召開會議，它的存在價(jià)值就會受到質(zhì)疑。圖12 組織或部門與會議隨著科技的迅猛發(fā)展，人們的溝通方式越來越多，現(xiàn)在人們可以通過Ｅmail、多媒體等種種形式進(jìn)行溝通，但是，群體溝通，即會議這種方式，是任何其他溝通方式都無法替代的。◆傳達(dá)資訊通過會議可以向員工通報(bào)一些決定及新決策，也就是說向員工傳達(dá)來自上級或其他部門的相關(guān)資訊?！暨_(dá)成協(xié)議與解決問題達(dá)成協(xié)議與解決問題一般要經(jīng)歷以下6個(gè)步驟，通過這6個(gè)步驟，最終實(shí)現(xiàn)協(xié)議的產(chǎn)生和問題的解決?！糸_發(fā)創(chuàng)意開發(fā)創(chuàng)意的會議目的突出反映在廣告公司、媒體公司中?！艏?lì)士氣年初或年底的會議通常具有這一目的性?！綮柟讨鞴艿匚唤?jīng)理或主管為了體現(xiàn)自身的存在價(jià)值，更為了鞏固自己的地位，經(jīng)常會召開一些上下協(xié)調(diào)會議，以此來強(qiáng)化自己的地位。會議的種類● 面對面會議● 電話會議● 視頻會議● 宣布人事安排、講解政策的會議● 當(dāng)眾表揚(yáng)或批評別人的會議● 臨時(shí)處理突發(fā)事件的會議● 固定的團(tuán)隊(duì)會議● 集思廣益的會議每種會議都有其合理的發(fā)生頻率，只有掌握了合理的會議發(fā)生頻率，才能更高效地利用各種會議解決問題、達(dá)到目的。會議成本分為時(shí)間成本、直接會議成本和效率損失成本3種。開會時(shí)，主管人員必須離開自己的工作崗位，這有可能造成公司整體管理效率的下降。效率損失成本包括以下3種情況：高效的會議能幫助我們迅速解決實(shí)踐中遇到的問題，然而低效率的會議卻往往占據(jù)上風(fēng)，造成時(shí)間成本、直接成本及效率成本的損失。第2講 會議效率不高的原因及解決方案會議效率不高的原因及預(yù)防性管理很多公司往往由于以下原因，開會效率低下：◆公司的主管都不知道何時(shí)是開會的最好時(shí)機(jī)?！粼S多主管對于何時(shí)開會幾乎都不征詢員工的意見?！粲行氨仨毜綍钡膯T工，因?yàn)橐呀?jīng)與重要客戶或政府官員有約在先，根本不能出席，這使得會議討論很難進(jìn)行。時(shí)下有一句很流行的話——“最近比較煩”，對太多像小王一樣的職場人士來說，這句話可以改為“開會比較煩”。因此，尋找致使會議效率不高的原因就顯得格外重要。2．會議效率不高的原因會議效率不高通常由以下7種原因造成。這3種原因是：主持人的技能、會議的地點(diǎn)以及會議的準(zhǔn)備工作。表21 會議效率不高的原因及具體表現(xiàn)項(xiàng) 次原因具體表現(xiàn)（1）時(shí)間會議安排在即將午餐的時(shí)間，每個(gè)人都饑腸轆轆，無心開會。（3）開會對象的選擇必須出席會議的人未到，通知來的是一些可有可無的參加者。（5）參會者的技能參會者發(fā)言混亂，既不知如何表意，又不知如何引退，致使會議失敗。（7）開會的原因、目的和結(jié)果開會的原因、目的和結(jié)果在會議進(jìn)行中忽然發(fā)現(xiàn)皆不明確，致使會議毫無意義、宣告失敗。3．預(yù)防性管理所謂預(yù)防性管理，其實(shí)就是防患于未然，將禍患扼殺于搖籃之中。會議效率不高的原因預(yù)防性管理措施時(shí) 間會議一般應(yīng)安排在周二至周四上午或是下午兩點(diǎn)半之后，避免安排在周一或周五。開會對象的選擇事先通知必須出席會議的人，將出席會議的人分為必須參加者、可以旁聽者和可選擇參加者幾類。參會者的技能參會者一定要具有傾聽能力。開會的原因、目的和結(jié)果在會議舉行之前將開會的原因、目的和結(jié)果通知所有的參會者。【自檢】請根據(jù)自身情況完成下列表格。存在問題是否存在改進(jìn)意見會議總是選在午飯時(shí)間進(jìn)行□是 □否高效會議的八大特征高效會議具有8大特征。會議規(guī)范這個(gè)時(shí)候的員工，心緒尚且混亂，還需一段時(shí)間才能進(jìn)入工作狀態(tài)。◆上午910點(diǎn)之間，員工已經(jīng)開始進(jìn)入工作狀態(tài)。◆上午1012點(diǎn)或下午13點(diǎn)之間，最適合調(diào)動(dòng)員工集思廣益?！粝挛?5點(diǎn)之間，最好不要安排會議。會議規(guī)范是指大家達(dá)成共識的會議守則?！舫^1小時(shí)的會議應(yīng)有書面通知、議程表及相關(guān)資料。◆準(zhǔn)時(shí)開始，準(zhǔn)時(shí)結(jié)束。◆所有與會者應(yīng)知道維護(hù)別人的尊嚴(yán)，不在會中羞辱別人，這條規(guī)則最重要，需特別注意?！魰h結(jié)束23天后，所有與會者應(yīng)拿到會議記錄?！舯匾獣r(shí)請第三方監(jiān)控，以保證會議質(zhì)量。3．固定的會議流程規(guī)范圖21 固定的會議規(guī)范流程固定的會議流程規(guī)范主要包括一個(gè)中心、兩個(gè)基本點(diǎn)。一個(gè)中心包括：■ 會議的開始，具體包括：致歡迎詞；闡明會議目的；交流會議議程；介紹時(shí)間安排、相關(guān)規(guī)章制度；指定會議記錄人。具體包括：分享話題和目標(biāo)；交流信息；產(chǎn)生主意、做決定、確認(rèn)行動(dòng)；總結(jié)。（2）兩個(gè)基本點(diǎn)兩個(gè)基本點(diǎn)是指會議的一頭一尾，即會議開始前的準(zhǔn)備和會議結(jié)束后的跟蹤，這兩個(gè)基本點(diǎn)是最容易被忽視的。所以，一個(gè)規(guī)范的會議流程必須包含會前的準(zhǔn)備工作與會后的跟蹤工作。因此，找出會議效率低下的原因就顯得格外重要。與此同時(shí)，清楚了解什么是高效會議、會議規(guī)范有哪些也至關(guān)重要，只有掌握了這些，才能從正面引導(dǎo)我們?nèi)绾翁岣邥h的效率?！拘牡皿w會】____________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________【本講重點(diǎn)】是否要開會準(zhǔn)備工作的作用1H 5W準(zhǔn)備工作核對單主持人的準(zhǔn)備工作“機(jī)遇只偏愛那些有準(zhǔn)備的頭腦”。對一次會議而言，高效的會議其實(shí)在正式宣布開始之前就開始了！一次高效會議的第一步準(zhǔn)備工作是確定是否真的有開會的必要性。這一步確定工作的作用相當(dāng)于一個(gè)“篩選器”，它使那些根本不符合發(fā)生條件的“會議”提前落選，從而為高效會議的產(chǎn)生把好第一關(guān)。1．無需開會的“五個(gè)如果”圖31 不需開會的“五個(gè)如果”◆如果還有比開會更好的方法，即如果能夠通過一些看似原始的方法達(dá)到與開會同樣的目的，就無需舉行會議