【正文】 上一律為原件（除歸檔范圍表中列明為復(fù)印件外），要盡量追加原件，必要時(shí)復(fù)印件并加蓋紅章注明原件存放處，凡有原件的文件，不能以復(fù)印件歸檔。非A4圖幅圖紙可以通過(guò)粘貼及折疊方式，橫向按手風(fēng)琴式折疊成A4規(guī)格，豎向按順時(shí)針?lè)较蛳騼?nèi)折，圖紙應(yīng)采用國(guó)家標(biāo)準(zhǔn)圖幅，圖表欄露在外面。 歸檔的文件材料應(yīng)對(duì)照歸檔范圍完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)收集，如文件的正文與附件、正式印本和稿本、設(shè)計(jì)圖紙及其更改通知等都必須齊全；歸檔案卷應(yīng)進(jìn)行分類(lèi)、排列，并加蓋檔號(hào)章、裝盒、編制檔案目錄。 對(duì)調(diào)出、離職等人員，在辦理調(diào)離手續(xù)前，必須清還檔案資料，沒(méi)有檔案室簽字確認(rèn)，行政人事部門(mén)不得辦理調(diào)離手續(xù)。 移交時(shí)，物業(yè)分公司和各客戶服務(wù)中心檔案資料管理員須仔細(xì)核對(duì)移交的資料，核對(duì)無(wú)誤后，交接雙方在移交清單上簽字，并加蓋部門(mén)公章。主要包括中心所簽訂的合同資料，監(jiān)察職能部門(mén)對(duì)中心進(jìn)行檢查的書(shū)面及取證材料以及中心固定資產(chǎn)相關(guān)材料。主要包括樓宇、交通、治安、公共配套設(shè)備設(shè)施等方面及自然災(zāi)害的突發(fā)重大事件的經(jīng)過(guò)和處理過(guò)程記錄及相關(guān)材料。 移交 根據(jù)需要，客戶服務(wù)中心定期將以下資料移交至物業(yè)分公司統(tǒng)一管理（移交相關(guān)表格請(qǐng)參見(jiàn)《檔案移交書(shū)》、《檔案移交案卷目錄表》、《卷內(nèi)目錄》），實(shí)物檔案、聲像檔案、資料類(lèi)檔案等其他資料由中心檔案管理員負(fù)責(zé)自行統(tǒng)一管理： 工作計(jì)劃、國(guó)家與當(dāng)?shù)赜嘘P(guān)的法律法規(guī)、以中心及職能部門(mén)等名義發(fā)出或制定的文件以及與中心職能有密切關(guān)系或由中心承擔(dān)有關(guān)責(zé)任并需要執(zhí)行的重要文件等檔案資料。 存放的檔案資料根據(jù)自己的使用頻率和密級(jí)性，把檔案資料分類(lèi)存放，并可定期（暫定半年一次）向物業(yè)分公司檔案室進(jìn)行一次移交。 檔案資料的移交和歸檔要求 移交前資料管理 檔案資料在移交前由中心檔案資料員負(fù)責(zé)存檔管理。 社區(qū)文化資料。 消防資料?？煞譃椋航ㄖ┕D、結(jié)構(gòu)施工圖、給排水施工圖、供配電施工圖、消防施工圖、空調(diào)系統(tǒng)圖、智能化系統(tǒng)圖等。包括工程設(shè)計(jì)、施工資料、維修、保養(yǎng)計(jì)劃、外委工作記錄等。 業(yè)主委員會(huì)資料。 車(chē)輛資料。各客戶服務(wù)中心經(jīng)營(yíng)發(fā)展文件、小區(qū)管理文件、小區(qū)建設(shè)文件、委外、合作文件。 物業(yè)資料。 業(yè)戶檔案資料。包括但不限于獎(jiǎng)狀、獎(jiǎng)旗、獎(jiǎng)杯、證書(shū)、紀(jì)念品。 中心對(duì)外往來(lái)的各類(lèi)公文、中心內(nèi)部重要文件等。客戶服務(wù)中心人員設(shè)置、招聘、培訓(xùn)、定崗定編、調(diào)配、變遷文件、人事勞資文件、技術(shù)職稱(chēng)等文件。 社區(qū)文化部負(fù)責(zé)社區(qū)文化資料的管理工作。 工程部負(fù)責(zé)工程設(shè)計(jì)、施工資料、維修、保養(yǎng)計(jì)劃、外委工作記錄等技術(shù)檔案及工程圖紙等的管理工作。 行政人事部負(fù)責(zé)中心行政檔案、人事檔案、中心證照、中心對(duì)外往來(lái)的各類(lèi)公文、中心內(nèi)部重要文件；中心內(nèi)部重大活動(dòng)、事件記錄；物業(yè)管理相關(guān)政策、法規(guī)等等的管理工作。 適用范圍 客戶服務(wù)中心所有檔案及對(duì)業(yè)主檔案的管理。 泄密的處理凡發(fā)生遺失中心秘密文件、資料或泄密案件時(shí)，應(yīng)立即向行政人事部保密員和中心領(lǐng)導(dǎo)報(bào)告，并及時(shí)采取補(bǔ)救措施；發(fā)生竊密案件，還應(yīng)及時(shí)向當(dāng)?shù)毓膊块T(mén)報(bào)告。 電腦工作人員要嚴(yán)守保密制度，避免重要業(yè)務(wù)資料和檔案資料外泄、更改或丟失。 秘密文件、資料必須放入保密柜內(nèi)，由保密員管理，個(gè)人不得保存；定期清查退，如發(fā)現(xiàn)丟失，要及時(shí)報(bào)告并追查處理。 秘密文件、資料的管理 所有秘密文件未經(jīng)制發(fā)機(jī)關(guān)批準(zhǔn)或授權(quán)不得擅自翻印，如需復(fù)制，須按規(guī)定申請(qǐng)審批。 財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)憑證、會(huì)計(jì)報(bào)表、統(tǒng)計(jì)報(bào)表、員工工資表等。 保密事項(xiàng) 與中心有關(guān)的調(diào)查案件、檢舉揭發(fā)材料。 適用范圍 中心及所屬各部門(mén)。同時(shí)中心將視其情節(jié)輕重，給予相應(yīng)的行政或經(jīng)濟(jì)處罰，觸犯法律的移送司法機(jī)關(guān)處理。 責(zé)任 印章管理人員嚴(yán)禁違規(guī)使用印章。 出現(xiàn)急需用印的文書(shū)，在有審批權(quán)的領(lǐng)導(dǎo)未能及時(shí)簽字的情況下，須由印章管理員和用印申請(qǐng)人共同在場(chǎng)，電話請(qǐng)示有權(quán)審批的領(lǐng)導(dǎo)，經(jīng)同意后方可蓋章。 不得在空白紙張、憑證、空白介紹信和空白便函上用印，如有特殊需要，需按公司規(guī)定權(quán)限審批。 使用各級(jí)印章須先填寫(xiě)行政人事部制定的《用章申請(qǐng)表》，呈報(bào)負(fù)責(zé)審批的領(lǐng)導(dǎo)簽字同意后，方可到印章管理員處加蓋印章。 印章應(yīng)存放于安全牢固并加鎖的專(zhuān)門(mén)的桌、箱、柜中，使用后應(yīng)及時(shí)收存鎖好。 印章保管 中心印章：行政人事部印章管理員管理。 印章銷(xiāo)毀。 印章停用。 印章的啟用與停用、銷(xiāo)毀 印章啟用(包括舊印章?lián)Q用新印章)。 范圍本制度適合于中心印章管理及設(shè)有部門(mén)印章的各部門(mén)印章管理。 公文銷(xiāo)毀應(yīng)按公司規(guī)定進(jìn)行。復(fù)制公文應(yīng)當(dāng)與正式公文同樣管理。復(fù)制上級(jí)單位的秘密公文，須經(jīng)上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)或授權(quán)。 行政人事部應(yīng)當(dāng)建立健全本單位公文處理的有關(guān)制度。 擬制、修改和簽批公文書(shū)寫(xiě)及所用紙張和字跡材料必須符合存檔要求。 聯(lián)合辦理的公文，原件由主辦單位整理、歸檔，其他機(jī)關(guān)保存復(fù)印件或其他形式的公文副本。個(gè)人不得保存應(yīng)當(dāng)歸檔的公文。承辦公文部門(mén)要提高辦事效率，及時(shí)催辦和跟蹤，避免延誤。 承辦公文是指接受辦理下級(jí)單位請(qǐng)示的公文和其它需要批復(fù)的公文，以及轉(zhuǎn)發(fā)翻印的公文等。經(jīng)復(fù)核需要對(duì)文稿進(jìn)行實(shí)質(zhì)性修改的，應(yīng)按程序復(fù)審。 正式發(fā)文需填寫(xiě)《發(fā)文處理單》，簽發(fā)人同意簽發(fā)后方可用印、分發(fā)及登記。 公文的審批簽發(fā)程序行文稿先由行文部門(mén)經(jīng)理審核簽名，再送行政人事助理核稿，不屬急件，一般不得直接將文稿呈送中心領(lǐng)導(dǎo)；如需會(huì)簽的，送會(huì)簽部門(mén)審稿，然后由行政人事助理將符合要求的文稿送中心有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā)。 公文格式嚴(yán)格參照由物業(yè)管理中心下發(fā)的《AA物業(yè)有限公司地區(qū)分公司公文發(fā)文標(biāo)準(zhǔn)格式》及集團(tuán)恒地司辦字［2007］第005號(hào)公文標(biāo)準(zhǔn)格式執(zhí)行。 函：與不相隸屬機(jī)關(guān)(部門(mén))或本系統(tǒng)單位之間互相商洽和聯(lián)系工作，詢(xún)問(wèn)和答復(fù)問(wèn)題等用“函”。 請(qǐng)示：請(qǐng)求上級(jí)機(jī)關(guān)(部門(mén))對(duì)某些重要工作做出指示、答復(fù)和批準(zhǔn)事項(xiàng)時(shí)用“請(qǐng)示”。 通報(bào)：通報(bào)工作情況或好壞典型事例及經(jīng)驗(yàn)教訓(xùn)，表彰先進(jìn)、批評(píng)后進(jìn)等用“通報(bào)”。 通知：是“發(fā)布行政法規(guī)和規(guī)章，轉(zhuǎn)發(fā)上級(jí)機(jī)關(guān)(部門(mén))、同級(jí)機(jī)關(guān)(部門(mén))和不相隸屬機(jī)關(guān)(部門(mén))的公文批轉(zhuǎn)所屬客服中心，要求屬下部門(mén)辦理或需要周知和共同執(zhí)行事項(xiàng)時(shí)所使用的下行文種”。根據(jù)實(shí)際工作需要，按照公文使用范圍和作用主要使用下列文種： 決議：凡經(jīng)過(guò)會(huì)議討論通過(guò)，要求所屬部門(mén)貫徹執(zhí)行的事項(xiàng)。 適用范圍所有外來(lái)及本中心文件。 宿舍管理員 層級(jí)關(guān)系： 直接上級(jí)：行政人事經(jīng)理 直接下級(jí)：無(wú) 崗位職責(zé)： 貫徹執(zhí)行行政人事經(jīng)理下達(dá)的各項(xiàng)工作指示； 負(fù)責(zé)監(jiān)督做好員工宿舍公共區(qū)域的衛(wèi)生清掃及整理工作； 按規(guī)定對(duì)住宿人員進(jìn)行登記，安排床位； 檢查工作區(qū)域內(nèi)住宿秩序及安全工作； 保持樓層內(nèi)各項(xiàng)設(shè)施的完好和運(yùn)行正常； 對(duì)住宿人員提供叫早、留言、傳呼電話等服務(wù)； 處理工作區(qū)域內(nèi)出現(xiàn)的意外情況； 完成上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)交辦的其他工作。 物資采購(gòu)員 層級(jí)關(guān)系： 直接上級(jí)：行政人事經(jīng)理 直接下級(jí)：無(wú) 崗位職責(zé)： 貫徹執(zhí)行行政人事經(jīng)理下達(dá)的各項(xiàng)工作指示； 定期向行政人事經(jīng)理提交周、月、年度工作報(bào)告及計(jì)劃； 嚴(yán)格執(zhí)行公司關(guān)于物資采購(gòu)的有關(guān)規(guī)定，勤奮敬業(yè)，不斷提高業(yè)務(wù)水平； 負(fù)責(zé)日常零星物資采購(gòu)，收集采購(gòu)資料，填寫(xiě)和匯總各部門(mén)提交的《物資申請(qǐng)單》或《物資/服務(wù)供方（品牌）申請(qǐng)表》，報(bào)行政人事經(jīng)理、總物業(yè)經(jīng)理審批后，方可采購(gòu)，對(duì)手續(xù)不齊全的申請(qǐng)物資不予購(gòu)買(mǎi)，嚴(yán)禁在采購(gòu)時(shí)收取回扣或有違公司財(cái)務(wù)管理相關(guān)規(guī)定的行為； 做到所需物資及時(shí)購(gòu)買(mǎi)，及時(shí)入庫(kù)，做好登記和報(bào)銷(xiāo)手續(xù)； 了解各類(lèi)物資的合理價(jià)格及要求，確保物美價(jià)廉，努力節(jié)約成本開(kāi)支； 每月對(duì)各部門(mén)日常維修材料、清潔用具進(jìn)行集中采購(gòu)，積極認(rèn)真的完成采購(gòu)、供應(yīng)工作，保證物品質(zhì)量、價(jià)格的合理性； 每季度填寫(xiě)《物資采購(gòu)統(tǒng)計(jì)表》、《采購(gòu)工作評(píng)估表》，并于每季度首月15日前報(bào)總物業(yè)經(jīng)理、公司行政人事部、公司財(cái)務(wù)部備案； 完成上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)交辦的其他工作。 行政人事主管 層級(jí)關(guān)系： 直接上級(jí)：行政人事經(jīng)理 直接下級(jí)：無(wú) 崗位職責(zé)： 貫徹執(zhí)行行政人事經(jīng)理下達(dá)的各項(xiàng)工作指示； 定期向行政人事經(jīng)理提交周、月、年度工作報(bào)告及計(jì)劃； 協(xié)助行政人事經(jīng)理開(kāi)展后勤、資產(chǎn)管理等工作； 負(fù)責(zé)辦理客戶服務(wù)中心各類(lèi)營(yíng)業(yè)證照及年審工作，對(duì)各類(lèi)證照及時(shí)進(jìn)行檔案登記； 協(xié)助行政人事經(jīng)理監(jiān)督、檢查本部門(mén)各崗位工作任務(wù)的執(zhí)行情況； 完成上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)交辦的其他工作。3. 崗位職責(zé) 行政人事部經(jīng)理崗位職責(zé) 層級(jí)關(guān)系： 直接上級(jí)：總物業(yè)經(jīng)理 直接下級(jí)：行政人事副經(jīng)理、行政人事助理、物資采購(gòu)員、倉(cāng)庫(kù)管理員、宿舍管理員 崗位職責(zé)： 貫徹執(zhí)行總物業(yè)經(jīng)理下達(dá)的各項(xiàng)工作指示； 定期向總物業(yè)經(jīng)理提交周、月、年度工作報(bào)告及計(jì)劃； 及時(shí)發(fā)現(xiàn)管理中的問(wèn)題，組織協(xié)調(diào)工作流程的改進(jìn)，主動(dòng)協(xié)調(diào)并有效解決客服中心內(nèi)的問(wèn)題。主要負(fù)責(zé)客戶服務(wù)中心的行政管理和人力資源管理工作。 行政人事管理制度手冊(cè)85 / 85目 錄1. 行政人事部組織架構(gòu)及人員編制.組織結(jié)構(gòu).人員編制2. 管轄范圍3. 崗位職責(zé) 行政人事經(jīng)理崗位職責(zé) 行政人事主管崗位職責(zé) 行政人事助理崗位職責(zé) 物資采購(gòu)員崗位職責(zé) 倉(cāng)庫(kù)管理員崗位職責(zé) 宿舍管理員崗位職責(zé)4. 工作規(guī)程/制度、調(diào)配、勞動(dòng)關(guān)系解除管理工作規(guī)程5. 相關(guān)質(zhì)量記錄表格 附件一《發(fā)文處理單》《外來(lái)文件清單》《文件傳閱單》《文件發(fā)放登記表》《用章申請(qǐng)表》《印章借用審批表》《檔案移交書(shū)》《檔案移交案卷目錄表》《卷內(nèi)目錄》《檔案借閱申請(qǐng)表》《檔案借還登記表》《檔案鑒定申請(qǐng)表》《檔案鑒定與銷(xiāo)毀目錄》《資產(chǎn)登記表》《資產(chǎn)調(diào)撥單》《固定資產(chǎn)報(bào)廢審批表》《低值易耗品報(bào)廢審批表》《固定資產(chǎn)賠償審批表》《資產(chǎn)盤(pán)點(diǎn)表》《資產(chǎn)移交表》《打印/復(fù)印登記表》《辦公用品領(lǐng)用登記表》《行車(chē)記錄表》《會(huì)議簽到表》《入庫(kù)單》《出庫(kù)單》《臺(tái)賬》《物品領(lǐng)用登記表》《物品借用登記表》《盤(pán)點(diǎn)表》《員工招聘登記表》《面談?dòng)涗洷怼贰掇D(zhuǎn)正審批表》《調(diào)動(dòng)通知書(shū)》《交接清單》《員工離職表》《培訓(xùn)（會(huì)議）記錄表》《培訓(xùn)計(jì)劃表》1. 行政人事部組織架構(gòu)及人員編制 組織架構(gòu)（略） 人員編制：各項(xiàng)目根據(jù)項(xiàng)目的規(guī)模和實(shí)際情況確定人員編制。2. 管轄范圍行政人事部是項(xiàng)目的行政人事職能部門(mén)，在公司領(lǐng)導(dǎo)及客戶服務(wù)中心的指導(dǎo)下開(kāi)展工作。包括行政事務(wù)、制度建設(shè)、后勤保障、對(duì)外事務(wù)、人員招聘、人員培訓(xùn)、薪酬管理、人員考核等工作。 制訂、修訂本部門(mén)的工作程序和規(guī)章制度，經(jīng)批準(zhǔn)后組織施行并監(jiān)督檢查落實(shí)情況； 負(fù)責(zé)客戶服務(wù)中心各種會(huì)議、活動(dòng)的組織籌備工作； 代表客戶服務(wù)中心與外界有關(guān)部門(mén)和機(jī)構(gòu)聯(lián)絡(luò)并保持良好合作關(guān)系，接待客戶服務(wù)中心重要來(lái)訪客人，處理行政人事方面的重要函件； 負(fù)責(zé)統(tǒng)籌客服中心的資產(chǎn)及檔案管理工作；統(tǒng)籌客服中心各類(lèi)證照的辦理； 負(fù)責(zé)統(tǒng)籌客戶服務(wù)中心的后勤服務(wù)工作，創(chuàng)造和保持良好的工作環(huán)境； 組織客戶服務(wù)中心有關(guān)法律事務(wù)的處理工作，指導(dǎo)、監(jiān)督、檢查客戶服務(wù)中心保密工作的執(zhí)行情況； 負(fù)責(zé)協(xié)調(diào)客戶服務(wù)中心部門(mén)間的合作關(guān)系，調(diào)解工作中發(fā)生的問(wèn)題，定期組織做好辦公職能檢查； 協(xié)助公司建立并維護(hù)組織架構(gòu)，明確各部門(mén)職責(zé)及各崗位權(quán)責(zé)及工作關(guān)系； 負(fù)責(zé)規(guī)范與完善公司相關(guān)管理制度，積極倡導(dǎo)企業(yè)文化導(dǎo)向，推動(dòng)與營(yíng)造客服中心健康文化氛圍；推進(jìn)集團(tuán)內(nèi)部的企業(yè)文化建設(shè)，增加員工對(duì)企業(yè)的歸屬感和忠誠(chéng)度； 建立、推進(jìn)、完善符合公司業(yè)務(wù)需求及發(fā)展的培訓(xùn)體系，組織落實(shí)培訓(xùn)工作，提高員工的任職技能，促進(jìn)員工的職業(yè)化發(fā)展； 建立和培訓(xùn)職業(yè)化的人才隊(duì)伍，培養(yǎng)、選拔及推薦本系統(tǒng)優(yōu)秀干部； 負(fù)責(zé)組織員工集體活動(dòng)及文化生活； 完成上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)交辦的其他工作。 行政人事助理 層級(jí)關(guān)系： 直接上級(jí)：行政人事經(jīng)理 直接下級(jí)：無(wú) 崗位職責(zé)： 貫徹執(zhí)行行政人事經(jīng)理下達(dá)的各項(xiàng)工作指示； 定期向行政人事經(jīng)理提交周、月、年度工作報(bào)告及計(jì)劃； 負(fù)責(zé)控制客戶服務(wù)中心各項(xiàng)行政費(fèi)用的開(kāi)支； 協(xié)助組織客戶服務(wù)中心的團(tuán)隊(duì)及文化活動(dòng)； 在上級(jí)的領(lǐng)導(dǎo)下，具體行使本部門(mén)的檔案管理、人員招聘、客戶服務(wù)中心內(nèi)部溝通、文件收發(fā)等工作； 貫徹執(zhí)行員工的思想教育、業(yè)務(wù)培訓(xùn)、企業(yè)文化建設(shè)，不斷提高員工的思想覺(jué)悟和業(yè)務(wù)水平； 負(fù)責(zé)審核、辦理員工請(qǐng)假、銷(xiāo)假手續(xù)，匯總、審核各部門(mén)的考勤情況，定期制作員工薪酬表； 配合各部門(mén)的人員配備、人員結(jié)構(gòu)調(diào)整以及人員招聘、后勤組織工作； 負(fù)責(zé)客戶服務(wù)中心對(duì)內(nèi)、對(duì)外關(guān)系的聯(lián)系、協(xié)調(diào)工作； 負(fù)責(zé)客戶服務(wù)中心人事、文檔管理工作，收集各類(lèi)人員信息建立人才庫(kù)，為推動(dòng)客戶服務(wù)中心物業(yè)管理工作的發(fā)展出謀獻(xiàn)策； 完成上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)交辦的其他工作。 倉(cāng)庫(kù)管理員 層級(jí)關(guān)系： 直接上級(jí)：行政人事經(jīng)理 直接下級(jí)：無(wú) 崗位職責(zé)： 貫徹執(zhí)行行政人事經(jīng)理下達(dá)的各項(xiàng)工作指示； 定期向行政人事經(jīng)理提交周、月、年度工作報(bào)告及計(jì)劃； 嚴(yán)格執(zhí)行公司倉(cāng)庫(kù)管理的規(guī)定，勤奮敬業(yè)，不斷提高業(yè)務(wù)水平； 負(fù)責(zé)對(duì)經(jīng)過(guò)檢驗(yàn)合格的物資按指定位置入庫(kù)，核實(shí)后登記入賬； 根據(jù)物資的性能、品種、型號(hào)、用途、包裝等特點(diǎn)以及易燃、易爆、易揮發(fā)、易受潮物資的特性和倉(cāng)庫(kù)條件，實(shí)行分區(qū)分類(lèi)的物資定位管理，倉(cāng)庫(kù)內(nèi)各類(lèi)物資必須做好標(biāo)識(shí)，所有物資包裝標(biāo)識(shí)一律向外； 物資的出庫(kù)必須憑客戶服務(wù)中心經(jīng)理簽發(fā)的《物資領(lǐng)(借)用單》，項(xiàng)目應(yīng)清楚，否則應(yīng)拒絕發(fā)放物資