【正文】 生故障。 11與會者之間爭論。 ⑨與會者之間交頭接耳。 ⑦資料不充足，卻貿(mào)然決策。 ⑤讓沒有必要留在會場的人員留在會場。 ③與會者發(fā)言離題。 (2)會議中 ①從事交誼活動。 13會議太多，致使與會者一聽說要開會，無不感覺厭煩。 11未訂明會議終止時間或每一議案時間分配不當。 ⑨會議場地設(shè)備欠佳。 ⑦開會通知內(nèi)容欠周詳。 ⑤會議時間不當。 ③欠缺議程?，F(xiàn)將諸因素羅列如下： (1)會議前 ①欠缺目標。與會者若對某一次會議感到不滿，則其反應(yīng)將可能是這樣的： “會議的主持人原來是這樣無能!” “以后再由同一個主持人所召開的會議，將拒絕參加!” “會議、會議、會而不議、議而不決、決而不行、行而無效!” 這些消極的反應(yīng)可能降低士氣，甚至導致員工缺勤率或流動率提高。假定：A、某場會議的與會者共有10位；B、每一位與會者月薪為30000元；C、每一位與會者每個月工作時間為10000分鐘；D、每一位與會者在平時所享有的福利等于月薪的25%。這些可能獲得的效益，就是召開會議所必須承擔的代價。時間、精力及金錢本來可以充作多種用途。 (2)會議所承擔的機會成本相當可觀。而不富實效的會議，將有三大危害： (1)會議目標無法實現(xiàn)。 2不切實效的會議有何危害 富于實效的會議，可以幫助我們發(fā)揮“提供信息、收集信息、解決問題、宣傳政策、培育訓練”等功能。 總之，真正富于實效的會議所應(yīng)具備的條件是：在與會者均感滿意的情況下，以最短時間實現(xiàn)會議目標。 以上三個要求中，(2)與(3)在相當大的范圍內(nèi)是相互沖突的。但若能設(shè)法令與會者了解裁員的理由，并令他們有機會發(fā)表意見或提出實施辦法，這種作法多少會使他們感到滿意。 (3)與會者對會議感到滿意——所謂滿意，并不意味與會者對會議的主題或決議感到高興。但是另一些人則認為，會議中的討論或爭辯并無實質(zhì)的意義可言，因此對這些人來說，就算短暫的討論或爭辯，也可能被認為浪費時間。 (2)目標能在最短時間內(nèi)被實現(xiàn)——這個要求本身頗具爭論性?！?會議實效性1什么樣的會議才算富有實效 如何使會議富于實效?在尋找這個問題的答案之前，須先了解什么樣的會議才算富于實效。 最后，讓我們總結(jié)一下：會議是一種可以幫助我們發(fā)揮“提供信息、解決問題、宣傳政策與培育訓練”等功能的手段，但它并非是發(fā)揮該功能的唯一手段，也未必是最好的手段，應(yīng)設(shè)法減少那些基于不正當?shù)睦碛啥匍_的會議。至于重要且緊迫的議案，則可隨時召開會議討論； (4)在機構(gòu)內(nèi)部制定這樣的政策：所有的會議都要獲得上級的批準才能召開。因此，這一類會議除了平白浪費了16個人的時間與引起13個人士氣低沉之外，將無實際效果可言。但是那兩位部屬因見其他同事在場而產(chǎn)生一種錯覺，以為其他同事不守時的惡習與自己不相上下，因此對自己的過失不太介意。例如某位管理者在他所管理的15位部屬之中，有兩位經(jīng)常遲到早退。這一類會議是欠缺勇氣面對決策風險的管理者所慣用的伎倆。這一類會議被當作取得上司信任與好感的手段。這一類會議在目的不是為處理實際問題。這就是一般所謂的“例會”。這一類的會議其實與交際或聊天，并沒有多大差別。只要仔細觀察，不難發(fā)現(xiàn)有許多會議是基于不正當?shù)睦碛啥匍_的。 就厭惡會議的人來說，會議不但沒有什么益處，而且有害。 盡管培訓會議已逐漸受企業(yè)界所重視，但該種會議興辦，至少應(yīng)能滿足下列六個條件： (1)需要培訓人數(shù)甚多(至少在10人以上)； (2)培訓會議可以滿足培訓人員真正需要； (3)企業(yè)可以提供或租到良好的培訓場地及設(shè)備； (4)企業(yè)可以騰出上班時間供員工培訓；或員工愿意利用私人時間接受培訓；或企業(yè)愿為員工提供私人時間接受培訓，而給與津貼； (5)企業(yè)內(nèi)部能夠物色到合適人選，來從事培訓工作策劃及實行； (6)培訓會議效益大于培訓會議成本。 5培育訓練 由于人力開發(fā)重要性已被企業(yè)界所確認，因此員工的培育訓練也越來越普遍。至于接受會議形式與否，最主要考慮在：與會者之間的交流是否足以產(chǎn)生良好的說服效果。4宣傳政策 當一位主管準備將既定的政策傳達給部屬的時候，他可以采取三種途徑：第一、書面宣傳；第二、面對面?zhèn)€別宣傳；第三、憑開會宣傳。但若問題緊迫度不高，同時主管希望獲得集思廣益的效果，則最好是能邀請部屬開會解決。另外，可通過個別約見有關(guān)人士，當面向他們收集信息，這樣做效果極佳。你可以請求信息提供者，用書面的方式將信息傳遞給你。在會議中，主席不但能當面澄清與會者的疑問，而且可借助視聽器材，以增進與會者對信息的了解與興趣。但值得注意的是，人們對書面的東西有時不一定看，就算看了也不一定能完全理解。 1提供信息 我們可憑便條、備忘錄、甚至正式的書面報告從事信息的交流。這未免言重了，因為就算不召開會議，一個機構(gòu)照樣可以存在下去，更何況我們總能找到一些可以取代會議的途徑。因此，我們有必要恢復會議的真面目。他們也能夠舉出許多聳人聽聞的理由，來支持自己的見解。其特定功能，即指下列五項功能中的某一項或某幾項： ①提供信息；②匯集信息；③解決問題；④宣傳政策；⑤培育訓練。卡爾森生產(chǎn)率和創(chuàng)造性一樣是取得進步的主要工具。它只是另一種真正的效率的模擬。 ——編者哈佛語錄 在一個管理系統(tǒng)中，效率的降低有時是由于單個領(lǐng)導執(zhí)行者或團體領(lǐng)導執(zhí)行者的情緒動搖的結(jié)果。 ——松下幸之助 在哈佛經(jīng)理交流信息、制定戰(zhàn)略、下達命令的過程中，會議是一個有效的但不是必需的手段。B第十一單元哈佛經(jīng)理會議手冊 我們的大廈寬敞而開放，它向一切人開放，無論他們是持相同意見還是持反對意見。 ——林頓約翰遜 忙碌和緊張，能帶來高昂的工作情緒；只有全神貫注時，工作才能產(chǎn)生高效率。一個成功的哈佛經(jīng)理的每個會議既是最必要的也應(yīng)是最有效的。 吉諾夫 有兩種效率：一種只是表面上的效率，而且只是通過紀律約束才在組織中產(chǎn)生的。 迪克 伊橋俊彥 第一章 哈佛經(jīng)理 會議通則一、會議準則□ 會議的特征 會議是指三個或三個以上的人(其中一個為主持人)，為發(fā)揮特定功能而進行的一種面對面的多向溝通。 會議只是一種管理工具，一般人對它有著熱衷與厭惡兩種極端的態(tài)度!熱衷會議的人認為會議不可缺少，他們能夠舉出許多冠冕堂皇的理由，來維護自己的觀點；厭惡會議的人則將會議看作浪費時間與浪費精力的一種活動。在這兩類人士之中，厭惡會議者似乎比熱衷會議者更多，極具諷刺意味的是：詛咒會議的人往往是些最不懂得開會，甚至是最喜歡濫開會議的人! 客觀地說，會議本身并不具備被熱衷或被厭惡的理由。 熱衷會議的人總是強調(diào)會議的必要性，甚至認為它是不可缺少的。 讓我們探索一下不用開會，卻照樣可以發(fā)揮會議功能——提供信息、收集信息、解決問題、宣傳政策、培育訓練——等諸種途徑。這樣做，顯然要比開會更加經(jīng)濟劃算。從這種意義來說，則開會不失為提供信息的一種明智的舉措。 2收集信息召集能夠提供信息的人開會，是收集信息的一種有效的方法。如果有必要讓其他的人了解這種信息，你也可將它復印然后分發(fā)出去。3解決問題當一位主管面臨問題時，他可當機立斷地親自加以解決，也可將它授權(quán)給別人代為解決，而不需付諸于會議。邀請部屬共商問題、解決方案，不但可讓部屬感受到尊重，而且也能表現(xiàn)出對協(xié)商解決的熱情。書面宣傳雖然最符合經(jīng)濟原則，但卻不如面對面?zhèn)€別宣傳那樣有說服力，因為若采用面對面方式，則主管可根據(jù)每位員工特點以調(diào)整其宣傳方式。假如主管認為交流有利于說服效果提高，則采用開會宣傳方式；但若主管認為可能導致與會者矛盾，則寧可采用面對面?zhèn)€別宣傳或書面宣傳方式。大多數(shù)企業(yè)除采用專門會議的方式，為其員工實施培育訓練——除卻一般所謂的會議培訓之外，尚可采取以下五種措施： (1)指定員工閱讀書刊； (2)要求參加函授課程； (3)主管或其他有訓練專長的人，為員工進行個別指導； (4)派遣員工學習外界訓練課程； (5)以“企校聯(lián)合”方式，派遣員工到教育機構(gòu)進修。 如果這六個條件未能同時滿足，則不應(yīng)輕易采取培訓會議作為培訓手段，而應(yīng)選擇其它的替代途徑。但是當我們面對濫于開會的現(xiàn)狀后，將不得不承認這種態(tài)度的產(chǎn)生并非毫無根據(jù)。它們至少包括下列六種： (1)為滿足無聊的愿望而開會——有些會議是因“不妨找個時間大家聚一聚，不拘形式地談一談與大家有關(guān)的問題”而召開。 (2)為符合慣例或傳統(tǒng)作風而開會——有些會議是因“歷來都利用星期三下午那段時間開會”而召開。例會召開與議案有時無關(guān)，因為它基本上是一種為開會而召開的會議! (3)為攀比而開會——有些會議是因“人家部財務(wù)部每星期都舉行一次會議，咱們?nèi)肆Y源又豈能落后”而召開。 (4)為表功而開會——有些會議是因“若不多開會，則上級領(lǐng)導會以為咱們偷懶”而召開。 (5)為推卻責任而開會——有些會議是因“沒有理由讓我單獨承擔全部的責任”而召開。 (6)為逃避個別接觸所可能產(chǎn)生的難堪局面而開會——有些會議是因“我不想讓少數(shù)人太難堪”而召開。他于是召集會議，在全體部屬面前重申準時上下班的要求，希望借此警告那兩位不守時的部屬。至于其他守時的13位同事，則可能因無辜受責備而士氣低沉。 為了消除基于不正當?shù)睦碛啥匍_的會議，目前一般機構(gòu)所采取的對策是： (1)偶而取消一兩次會議，以檢驗這類會議需要程度； (2)將預定會議延期舉行，或?qū)⑵渥h程并入下次會議的議程之中，以減少會議次數(shù)； (3)局部或全部取消例會，將需要開會討論的議案集中在一起，等議案積累到相當程度再開會。只要上級主管對屬下所要求召開的會議不是有求必應(yīng)，這種政策才能發(fā)揮實效，屬下若無充分的正當理由，將不敢隨便開會。同時在考慮召開會議之前，應(yīng)設(shè)法探尋取代會議的更有效途徑以提高工作效率。嚴格說來，符合以下三種要求的會議才算富于實效： (1)目標能被實現(xiàn)——會議既然是一種用以發(fā)揮特定功能，或更確切地說，用以實現(xiàn)特定目標的手段，因此評測會議是否具實效，其首要的標準便是審視開會之前為會議所設(shè)定的目標有實現(xiàn)的價值。有些人認為開會過程中的討論甚至爭議，是一種必然的事情，因此對這些人來說，盡管是冗長的討論或爭辯，也不可能被視為違背“在最短時間內(nèi)實現(xiàn)目標”的要求。但不管怎樣，絕大多數(shù)人都同意：越能在短時間內(nèi)實現(xiàn)會議目標越好。例如當會議的主題在于探討裁減，與會者對這樣的會議一定不會感到高興。所以想使與會者對會議感到滿意，則應(yīng)提供機會讓他們盡量吐露心聲，并參與討論。這是因為若想使與會者感到滿意，就不能不花時間討論，但是若想在短時間內(nèi)實現(xiàn)目標，就必須剝奪與會者自由討論的機會。當然，要使會議全部符合這些要求實在不容易，但這些要求至少應(yīng)成為會議主持人及與會者共同努力的方向。這顯然是有益的，盡管其效益大小很難衡量。會議是以目標的實現(xiàn)為導向，一旦目標無法實現(xiàn)，那么為會議投入的一切時間、精力及金錢將全部“泡湯”。所謂機會成本，即指投入于會議的時間、精力及金錢改變使用途徑所能產(chǎn)生的效益。倘若不將它們投入于徒勞無功的會議，而將它們導入其它途徑，則可能因而獲得某些效益。盡管會議的機會成本難以衡量，