【正文】 人和每一次見面的情況，文員應(yīng)把有關(guān)資料輸入電腦，準備交往提示文件。（ ∨ ） 30．會議租用的設(shè)備，文員必須確保賓館（或其他供應(yīng)者）把所需用設(shè)備都送過來，并在會議開始前有足夠的時間布置好，這些設(shè)備應(yīng)由文員具體操作和負責。（ ） 28． 假如上司不準備參加某個會議，應(yīng)立即將會議通知丟掉，以免干擾其他事情。（ ∨ ） 26．如果是你主持會議，則要做好筆記并把每次會議紀要的打印件存放進一個會議文件夾，如果以后出現(xiàn)問題，可以查看筆記，證實某一天你曾給某人安排了某件工作等。 （ ） 24．文員作介紹，若年齡、地位都相同，應(yīng)從較親近的人開始介紹。 （ ∨ ） 22．介紹地位相同的人時，應(yīng)按照到職的先后，先介紹新進的職員；若同時到職， 就先介紹年紀較輕的人。（ ） 20．如果會客室的門是拉開的，先讓來訪者進入會客室后，文員立即換手握住室內(nèi)的門把手，以輕盈的步伐進入室內(nèi)，輕輕關(guān)上門。（ ） 18．如果需要 與來訪者確定會面時間，應(yīng)先征求來訪者方便的時間，查看上司的時間表，如果這一時間有空，就可答應(yīng)下來。（ ∨ ） 16．男女之間，男士先伸手了，女土才能與之相握。 （ ∨ ） 14． 文員在工作時間如需要補妝，應(yīng)隨時隨地進行。（ ∨ ） 5 12．文員對報紙和雜志的處理，可以挑出上司喜歡的報紙和雜志放在他的辦公桌上，其他的放在報刊架上供大家閱讀。因為上司震怒，自己轉(zhuǎn)達口信的語氣也應(yīng)該變成上司的語氣。（ ） 9．文員傳達上司信息時，可以把上司的話語加多或減少，以個人的口吻來轉(zhuǎn)達。（ ） 7． 文員對支票管理要謹慎，支票簿與印章應(yīng)該一同鎖入抽屜。（ ∨ ） 5．文員第一次做一項工作時應(yīng)該快一些，如果錯誤可以再做一遍。 （ ） 3．在陽光明亮的教室和會議室內(nèi)使用投影機，效果不受影響。 二、判斷題 1．辦公室環(huán)境布置的目的之一是為了建立擋駕制度。 69．文書立卷的歸檔制度包括三方面：歸檔范圍、（ A 歸檔時間 ）和歸檔要求。如問函與復(fù)函等用（ A 按通訊者特征立卷 ）。 66． 文員要做好檔案收集，應(yīng)該收集的文書資料是 （ A 下級單位報送的報告 ，統(tǒng)計報表等 ）。 64．將同文多頁沿邊取齊后均勻錯開，從首頁到末頁，在頁邊加蓋一完整公章，可以證明文件各頁確實是同時形成，以杜絕日后篡改之嫌疑，這是（ A騎邊章 ）。 62． 接受忠告的正確反應(yīng)是 （ D切勿感情用事 ）。 60．上司參加各種應(yīng)酬和會議，有時需要更換服裝，文員應(yīng)（ A 通知上司家人把衣服送達 ）。 57．以下餐巾的使用方法是正確的（ C 用來擦嘴唇嘴角 ）。 55．以下說明宴會的種類與形式的內(nèi)容，哪一項是正確的？（ C工作餐是非正式宴請形式，早、午、晚舉行均可 ）。 53．當文員獲知婚喪喜慶的消息后，首先應(yīng)（ D查證消息的可靠性 ）。 51．以下關(guān)于交際禮儀的舉止行為，哪一項是比較適宜的？（ D 穿著短裙的下蹲姿勢，應(yīng)跨前半步后腿虛跪，上身保持挺直，蹲下時慢悠悠地彎下腰 ）。 49． 以下關(guān)于名片的使用方式，哪項是錯誤的 ？（ D 各自只能當面遞送，寄去是不禮貌的 ）。 47．上司出差，文員預(yù)訂機票時，以下哪一種做法不正確？（ D不必提前在取票前或出發(fā)前再用電話予以確認 ）。 45．文員應(yīng)該為上司的商務(wù)旅行作許多 準備工作，以下哪一項是不適宜的？（ B 代替上司制定約會計劃 ）。 43．在某些情況下，文員在安排日程計劃表時可能獲得上司的完全信任，取決于兩點：一是掌握足夠的知識，了解業(yè)務(wù)的輕重緩急；另一是具有（ B說話的技巧 ），了解要求約會者的心理。 41． 文員根據(jù)上司指示，向?qū)Ψ揭蠹s會時，以下哪種做法是錯誤的 ？（ D如果上司出差，可 以在他回來的當天安排約會 ）。 39．以下關(guān)于交互式電話會議的功能中，哪一項是不具備的？（ A 審查功能 ）。 37．上司決定參加某個會議時，文員不應(yīng)該（ A只在便箋上寫好會議名稱 ）。 35．文員做會議記錄時，可以在會議記錄中（ C與發(fā)言者用詞不一致但意思完全一致 ）。 33．在會議開始前和進行過程中，文員的以下哪項活動是不恰當?shù)?？? C 作會議記錄時離開會議室接聽電話 ）。 31．文員在處理信訪工作時，由收信人（單位）復(fù)信的情況是以下哪一種？（ A 初次寫信，或有 過激言行的 ）。 29．傳真機最好用來傳送以下哪種郵件？（ D感謝信 ）。 27．郵件的寄發(fā)不要考慮以下哪個因素？（ D愛好 ）。 25．文員如果誤拆了非本公司的信，應(yīng)該（ A 在信封上注明“誤拆”，寫上自己姓名的縮寫，并把信重新封好并退回去 ）。 23．以下哪些標準不是文員分揀郵件應(yīng)該遵守的？（ C按私人公務(wù)標準分揀 ）。 2 21．文員在接打電話時，正確的做法是（ B在電話機旁隨時放著電話記 錄單和筆，一有留言就能立即記錄下來 ）。 19．以下接打電話的行為中，哪一項是不適宜的？（ C應(yīng)隨時使用手機在飛機上、飯店里、大劇院等進行聯(lián)系 ）。 17．文員傳達上司的指示時，哪一項做法是不適宜的？（ A傳達可以根據(jù)上司主要意思，夾進自己的意見 ）。 15．以下關(guān)于文員管理好時間的說法，哪一個是不正確的？（ D把零散工作安排在安靜、有效的時間段里去做 ）。 13．文員按照“優(yōu)先順序”處理工作，以下哪一項是不適宜的？（ D 可以按照文員自己的習慣進行工作 ）。 11．以下文員訂購和儲備辦公用品的行為中，哪一項是不適宜的？（ B 讓員工們隨意領(lǐng)取辦公用品 ）。 9．以下關(guān)于投影機的使用哪一項是不適宜的？（ D應(yīng)設(shè)置電腦的桌面屏幕保護功能 ）。 7．在使用復(fù)印機的過程中，以下哪項內(nèi)容是不恰當?shù)?？? A接通電源可立即復(fù)印操作 ）。 5．在辦公室里，（ D靠近窗戶 ）的位置是上座。 3．文員在進行辦公室布置時，以下哪些行為是不適宜的？（ C．較大的物品放在稍高于眼光平行的層面上，用標簽貼在各種物品的下方 ）。 1 一、單項選擇題 1． 以下哪點不是辦公室事務(wù)管理的特征 ？（ B． 決策性 ）。 2．辦公室布置要注意（ D．各種溝通、保密 ）。 4．以下關(guān)于文員對辦公室布置的情況，哪一個是錯誤的？（ B辦公桌抽屜里的物品擺放要注意放置整齊，東西可放得滿一些 ）。 6．傳真機的使用哪一項是不對的？（ B隨時隨地可向?qū)Ψ桨l(fā)送 ）。 8．以下關(guān)于錄音機的使用哪一項是不適宜的？（ A 錄音時需將監(jiān)聽開關(guān)至于“ ON”位置 ）。 10．以下哪些不是文員在準備辦公用品時的職責？（ B制造 ）。 12．以下文員的工作順序中，哪一項是正確的？（ B 文員 也應(yīng)具有適當判斷情況，機智應(yīng)對的應(yīng)變能力 ）。 14．文員必須管理好自己的時間，以下利用時間的行為中哪一項是不適宜的？（ C每天把工作安排得超出工作時間，給自己壓力 ）。 16．以下文員對辦公室零用現(xiàn)金管理的行為中，哪一項是不適宜的？（ C標準的零用現(xiàn)金單據(jù)有一個簽名 ） 。 18．文員必須具有合作精神，以下合作方法中哪一項是不適宜的？（ B應(yīng)該有自己的個性，盡可能使別人服從自己 ）。 20． 以下哪個接打電話的行為是不正確的 ？（ A受到通話對方極大的責難，應(yīng)針鋒相對回擊 ）。 22．以下文員應(yīng)遵守的電話禮儀中，哪一項是不適宜的？（ B打出電話，而對方無人接聽，等鈴聲響了二、三下可掛電話 ）。 24．文員在拆郵件時，不正確的做法是（ A拿到信件后在桌子上磕幾下，然后用手撕開 ）。 26． 郵件送到單位所租的信箱，由文員開啟， 取出郵件帶回辦公室，以下哪項事情與文員的工作要求不一致 ？（ D應(yīng)提高辦事效率，把取郵件與其他事一起辦 ）。 28． 文員打印寄往歐美國家的信封，收信人內(nèi)容的打印順序應(yīng)該是 （ C 姓名、部門、地址、國名 ）。 30．以下關(guān)于握手的禮節(jié)，不正確的是（ C雙方有很多人時，可以交叉握手 ）。 32．文員從事信訪工作，在處理顧客或其他人的來信時，不應(yīng)（ C處理信件按照“分級負責、歸口辦理”原則，進行轉(zhuǎn)辦、交辦或自辦 ）。 34．文員進行會議的計劃和準備時，不應(yīng)該做的是（ C．會議場所的選擇，要根據(jù)會議時間長短、花費多少作決定 ）。 36．會議中有時有人會要求把他發(fā)言的 一段不作記錄處理，這時文員應(yīng)（ D征求主持人意見，停止筆錄，關(guān)錄音機 ）。 38．以下哪一種類型適合自由談話，或是收集創(chuàng)意的會議？（ C 圓桌型 ）。 40． 有時應(yīng)上司要求，文員參與會見或會談，以下哪項內(nèi)容不是文員的任務(wù) ？（ B發(fā)表意見 ）。 42．文員制作日程安排計劃表時，以下哪一種情況應(yīng)避免？（ D程安排計劃筆記本如果已 3 經(jīng)使用一年以上，可以廢棄 ）。 44．以下關(guān)于確認上司日程安排計劃的行為中，哪一項是不適宜的？（ A以電話方式?jīng)Q定面談或開會的重要預(yù)定計劃，不用再以書面形式確認 ）。 46．以下關(guān)于預(yù)訂工作的行為中，哪一項是不適宜的？（ D 不一定要弄到確認旅館預(yù)訂的傳真或其他書面形式的證明 ）。 48．照料上司身邊瑣事的說法，哪一種是不正確的？（ D應(yīng)酬需要更換衣服，這是上司個人的需要，不必給予協(xié)助 ）。 50．文員遇到對方遞送的名片上有較罕見的字，應(yīng)（ D請教對方“可否請問一下，這個字怎么念？ ）。 52．社交場合很講究次序禮儀，一般（ B以右為尊 ）。 54．文員協(xié)助舉行宴會時，不用考慮（ D 有無休息室 ）。 56．以下關(guān)于文員的宴會禮儀中，哪一項是正確的？（ D吃西餐時用左手把湯盤靠近自己一邊方向稍稍提起，再用湯匙輕輕由里向外舀去 ）。 59．以下文員應(yīng)遵守的參加宴會的禮儀中，哪一項是不適宜的？（ C未用完一道萊時，應(yīng)將刀叉平行排放在盤了上右側(cè)，叉尖向上，刀刃向內(nèi) ）。 61．以下 關(guān)于說話的要領(lǐng)中，哪一項不適宜？（ B由過程先說 ）。 4 63．辦公室人員在社交活動中應(yīng)如何選擇話題，哪些是屬于合適的話題？（ A 有共同利益的話題 ）。 65． 值班人員不應(yīng)該做以下哪類事情 ？（ A簽發(fā)文件 ）。 67．以本單位與外單位就某些問題的往來文書為標準立卷。 68．文書立卷歸檔要求遵守一定的制度，包括以下方面（ B歸檔范圍、歸檔時間、歸檔耍求 ）。 6．文員必須管理好金錢，學會節(jié)約開支，以下行為中哪一項是不恰當?shù)?( A．最好到價格便宜的商店去購買，質(zhì)量并不重要 )。（ ∨ ） 2． 辦公室的燈 光 照明要避開自然光，最好用人工燈光。（ ） 4．沒有兩位辦公室人員一天的工作內(nèi)容是完全相同的，但像核對文員的日志與上司的日志的事項是否一致則是典型的工作。（ ） 6．善于合作指每一個文秘人員都要謙虛、謹慎，對同事尊重和理解，即不能違反同事的意愿。 （ ） 8．文秘人員對上司支票往來管理要謹慎小心，支票簿與印章應(yīng)該一起收藏，以避免被盜用冒領(lǐng)。（ ） 10．文員代替上司傳達不利消息時，因為當這個信差很困難，所以要拖到最后一刻行動。（ ） 11．如果文員要找的人是一位比上司地位高的人或尊長，你跟對方的文員說完之后就應(yīng)該叫上司接過電話，告訴上司要找的人馬上就會來聽電話，讓上司直接與對方通話。（ ∨ ） 13． 文員應(yīng)避免不必要的通信和郵寄，盡可能頻繁的聯(lián)系集中起來分批進行。 （ ） 15．文員在工作時間如需要補妝，應(yīng)該去洗手間。（ ） 17．按英美國家習慣，文員接待來訪者，應(yīng)該站起來與來訪者講話。（ ） 19．如果會客室的門是拉開的，文員進入會客室后，才能讓客人進入。（ ∨ ） 21． 如果會客室的門是推開的，文員應(yīng)先小步走進會客室，等客人進入后，再輕輕關(guān)上門。（ ∨ ） 23． 文員作介紹，應(yīng)先介紹地位高的人，再介紹地位低的人。（ ∨ ） 25．同時介紹很多人時，可從右至左，按順序介紹。 （ ∨ ） 27．為來自外地的與會者安排賓館住宿，最方便的安排是在同一家 賓館為與會者預(yù)定房間，只要弄清有多少人數(shù)即可。 （ ） 29．如果會議氣氛緊張，且對上司立場不利時，文員可借奉茶為名，態(tài)度和藹，輕柔緩慢地端出茶點，以消除緊張的氣氛。（ ） 31． 代表會議依法定期召開，與會代表必須達到法定人數(shù)方為有效，因此 文員應(yīng)仔細核對出席人數(shù)。（ ∨ ） 6 33．受到直屬上司以外的指派時，假如是文員自己能夠安排辦理，而且不會影響到直屬上司所指示的工作就可以接受，否則要向直屬上司請示后再作決定。（ ） 35．上司自己安