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寶龍行政管理制度-展示頁

2024-09-18 13:08本頁面
  

【正文】 手續(xù)。 5. 檔案資料保密及使用 a) 檔案資料的保密 ? 檔案資料的密級由營運管理中心(各公司檔案人員)統(tǒng)一標(biāo)注、加蓋密級印章。 e) 存儲檔案 資料 的磁盤、光盤等磁性介質(zhì)應(yīng)妥善保管。 c) 檔案 庫房 設(shè) 專人負(fù)責(zé)管理,非檔案管理人員未經(jīng)批準(zhǔn),一律不準(zhǔn)進(jìn)入檔案庫房內(nèi)。 b) 賬物相符。 ? 所有檢索號要求必須具備連續(xù)性,對于合同類檔案, 應(yīng)在合同整體移交后,按合同發(fā)生的時間順序進(jìn)行重新整理,補(bǔ)充合同視作獨立合同,全部加編檢索號, ? 其他文件如各部門(各公司)均已自行編號,則在移交后,由檔案專員統(tǒng)一整理,加編檢索號。 ? 如不符合歸檔要求的,檔案室有權(quán)拒絕接收,直至需要移交的單位整改符合要求后再接收。 ? 歸檔資料、圖紙幅面大小應(yīng)按 A4 規(guī)格折疊,裝訂結(jié)實、編號連續(xù)。 ? 歸檔的文件材料, 必須 做到書寫材料優(yōu)良,字跡工整,圖樣清晰,有利于長期保存, 手寫部分一律用碳素墨水鋼筆或者碳素墨水簽字筆書寫, 禁用鉛筆、 圓 珠筆 等 書寫 。 ? 按年度歸檔移交:一般的管理文件資料 ,一般在形成的第二年上半年內(nèi)向檔案室移交。 ? 按工作階段歸檔移交:如工程類的竣工資料等檔案資料,在工程進(jìn)行過程中,在每一個工作階段完成后,把該階段 形成的資料整理歸檔移交。 ? 所有文件的交接,均須填寫《資料交接登記表》。 ? 需要蓋章的文件,由印鑒管理人員保留一份原件。 b) 各中心 /各公司檔案人員按照《寶龍集團(tuán)檔案分類、歸檔、編號、保管期限對照表》將各類檔案分類、歸檔,按時向行政管理中心移交需要公司存檔 的文件。所有業(yè)務(wù)記錄及檔案資料必須按規(guī)定及時移交,集中統(tǒng)一管理,確保檔案的完整、系統(tǒng)、準(zhǔn)確和安全,便于開發(fā)利用,任何個人不得據(jù)為己有。 ? 協(xié)助項目竣工備案后工程檔案的移交,并負(fù)責(zé)移交后工程檔案的管理工作。 ? 根據(jù)實際情況,負(fù)責(zé)對失去保存價值的檔案資料提出處理、銷毀意見。 c) 行政管理中心 ? 是公司檔案資料的歸口管理部門,負(fù)責(zé)檔案管理制度的制定和指導(dǎo)執(zhí)行。 ? 接受行政管理中心檔案專員對其檔案管理工作的監(jiān)督、檢查和指導(dǎo)。 ? 對各部門(各公司)業(yè)務(wù)經(jīng)辦人移交的業(yè)務(wù)檔案資料進(jìn)行分類整理、歸檔,及時向公司移交成套的業(yè)務(wù)檔案資料正本原件。 10. 相關(guān)表單 a) 《 人力資源事項印鑒會簽單》 b) 《《 行政事項印鑒會簽單 》 c) 《 財務(wù)事項印鑒會簽單 》 d) 《 成本事項印鑒會簽單 》 e) 《 通用事項印鑒會簽單 》 第二章 檔案管理 1. 檔案資料管理職責(zé) a) 各部門(各公司)應(yīng)根據(jù)工作性質(zhì)設(shè)置兼職的檔案管理人員: ? 負(fù)責(zé)本部門(各公司)所有審簽文件(即業(yè)務(wù)審批、合同及相關(guān)文件)、往來文件的收發(fā)、管理工作。 8. 停用:停用的舊印鑒,使用部門 /公司須交由行政 管理中心進(jìn)行封存,在管理臺帳上載明封存或銷毀信息,并發(fā)布公告。 f) 寶龍集團(tuán)所屬各公司法人章由各公司負(fù)責(zé)人保管;公章、合同專用章由各公司總經(jīng)辦負(fù)責(zé)人 寶龍行政管理制度 編號: PLZTXZXZ012020( A) 頁碼:第 4 頁 共 36 頁 保管;財務(wù)章由各公司財務(wù)部負(fù)責(zé)人保管。 d) 寶龍集團(tuán)總部財務(wù)章由財務(wù)管理中心總經(jīng)理保管。 b) 寶龍集團(tuán) 總部公章、合同專用章,由行政管理中心行政部貝曉瓊保管。 g) 重要合同、協(xié)議(如投資協(xié)議、設(shè)計類合同、工程類合同、采供類合同等),須由印鑒保管人蓋章后保存一份原件,每季末移交給檔案室存檔。 e) 印鑒保管人應(yīng)在每年底將年度的《印鑒會簽單》匯總并裝訂成冊并記入檔案。 c) 寶龍集團(tuán)所屬各公司財務(wù)類印鑒使用,須由經(jīng)辦人填寫《印鑒會簽單》,按經(jīng)辦人→公司財務(wù)部負(fù)責(zé)人審核→公司雙簽人審批后,交由印鑒保管人蓋章。 b) 寶龍集團(tuán)所屬各公司公章、合同專用章使用,須由經(jīng)辦人填寫《印鑒會簽單》,按經(jīng)辦人→分管部門負(fù)責(zé)人審核→公司雙簽人審批后蓋章。 4. 管理:行政管理中心建立印鑒檔案,包括名稱、用途、狀態(tài)、保管人等,其中狀態(tài)包括印鑒的啟用、轉(zhuǎn)移、作廢。印鑒形狀、規(guī)格和材質(zhì)選擇用按有關(guān)規(guī)定執(zhí)行。 e) 集團(tuán)法人章與財務(wù)專用章的用途: 用于銀行款項支付、收款以及財務(wù)相關(guān)業(yè)務(wù)。 c) 集團(tuán)人事部印章的用途: 用于以人力資源管理中心名義對外出具的材料、證明類文件,以及內(nèi)部員工的調(diào)動、獎懲說明、內(nèi)部介紹信。 寶龍行政管理制度 編號: PLZTXZXZ012020( A) 頁碼:第 1 頁 共 36 頁 寶龍 行政管理制度 編制中心總經(jīng)理 顧亞坤 相關(guān)中心總經(jīng)理 分管副總裁審核 /審批 黃永華 執(zhí)行總裁審核 /審批 許華芳 總裁審批 日期 20200515 寶龍行政管理制度 編號: PLZTXZXZ012020( A) 頁碼:第 2 頁 共 36 頁 目 錄 第一章 印鑒管理 ................................................................................................. 3 第二章 檔案管理 ................................................................................................. 4 第三章 出差管理 ................................................................................................. 7 第四章 辦公資產(chǎn)管理 ........................................................................................ 10 第五章 辦公用品管理 ........................................................................................ 14 第六章 下屬公司車輛管理 ................................................................................. 15 第七章 筆記本電腦管理 .................................................................................... 18 第八章 內(nèi)務(wù)管理 ............................................................................................... 20 第九章 上??偛块T禁管理 ................................................................................. 24 第十章 總部信件收發(fā)管理 ................................................................................. 25 第十一章 總部報刊訂閱管理 ................................................................................. 26 第十二章 總部機(jī)票管理 ........................................................................................ 26 第十三章 總部通訊費管理 .................................................................................... 28 第十四章 總部宿舍管理 ........................................................................................ 28 第十五章 大型活動組織流程與指引 ...................................................................... 29 寶龍行政管理制度 編號: PLZTXZXZ012020( A) 頁碼:第 3 頁 共 36 頁 第一章 印鑒管理 1. 用途: a) 集團(tuán)公章的用途:用于 以集團(tuán)名義對外發(fā)出的文件、介紹信、證明材料、報送材料、投資收購協(xié)議,以及各中心、部門對外發(fā)文(文件)、重大事項通知。 b) 集團(tuán)合同專用章的用途:用于 以集團(tuán)名義對外簽訂的項目開發(fā)、材料采購、戰(zhàn)略 合作、房屋銷售、房屋租賃以及其他業(yè)務(wù)外包、業(yè)務(wù)合作的合同和協(xié)議。 d) 集團(tuán)發(fā)票專用章的用途: 用于開據(jù)商業(yè)發(fā)票,由會計(報稅職能)保管。 2. 刻制:寶龍集團(tuán)所屬各部門、各公司的各類印鑒刻制,須行政副總裁審批后,由使用部門、公司刻制,并至行政管理中心備案。 3. 啟用:新印鑒啟用時,由行政管理中 心統(tǒng)一留存印鑒樣式。 5. 審批: a) 集團(tuán)印鑒使用,須由經(jīng)辦人填寫《印鑒會簽單》,按《權(quán)責(zé)手冊》規(guī)定完成審批后,交由印鑒保管人蓋章。對于公司重大事項的發(fā)文用印,須寶龍集團(tuán)副總裁以上領(lǐng)導(dǎo)審批后,交由印鑒保管人蓋章。 d) 印鑒保管人應(yīng)審查須蓋章文件,發(fā)現(xiàn)問題應(yīng)及時反饋,確保不發(fā)生錯用、濫用印鑒情況。 f) 任何部門、公司或個人,都不得使用空白信箋加蓋印鑒;多頁文件在使用印鑒時必須加蓋騎縫章。 6. 保管: a) 印鑒保管須遵循三章分離原則,即公章、合同專用章,法人章,財務(wù)章分離保管。 c) 寶龍集團(tuán)總部法人章、鋼印、私章由總裁秘書許華琳保管。 e) 寶龍集團(tuán)人事部印章由人力資源中心人事部負(fù)責(zé)人保管。 7. 交接:印鑒保管人因人事異動不再履行保管職責(zé)時,需辦理《印鑒移交表》,清單內(nèi)容包括:印鑒名稱、移交人、接收人、監(jiān)交人、移交時間、圖樣等信息。 9. 遺失:印鑒如不慎遺失或被盜,保管人要及時向行政管理中心匯報,如屬被盜情況應(yīng)及時向公安機(jī)關(guān)報案。 ? 負(fù)責(zé)收集本部門(各公司)工作中形成的所 有原始記錄、檔案、資料。部門(各公司)負(fù)責(zé)保管該套資料的副本、復(fù)印件。 b) 各部門(各公司)業(yè)務(wù)經(jīng)辦人 : ? 各部門(各公司)業(yè)務(wù)經(jīng)辦人負(fù)責(zé)按《寶龍集團(tuán)檔案分類、歸檔、編號、保管期限對照表》收集、分類、整理各類本人經(jīng)辦的各類文件資料,并于業(yè)務(wù)階段性完結(jié)或全部完結(jié)后,移交本部門(各公司)檔案管理人員,由本部門(各公司)檔案管理人員按要求移交行政管理 中心檔案專員(詳見《寶龍集團(tuán)檔案分類、歸檔、編號、保管期限對照表》)。 ? 負(fù)責(zé)對應(yīng)歸檔業(yè)務(wù)記錄及檔案資料的接收、標(biāo)識、整理、保存和日常管理。 ? 負(fù)責(zé)對公司各部門(各公司)的檔案工作進(jìn)行監(jiān)督、檢查和指導(dǎo)。 2. 檔案資料管理原則 a) 公司檔案資料管理分為三個層次: 寶龍行政管理制度 編號: PLZTXZXZ012020( A) 頁碼:第 5 頁 共 36 頁 ? 行政管理中心 ? 各職能部門 /各公司的檔案管理 ? 業(yè)務(wù) 經(jīng)辦人員的文件管理 b) 公司檔案管理遵循統(tǒng)一存檔、分級管理的原則。 3. 檔案的收集、歸檔 a) 行政管理中心檔案專員對收到的資料的有效性進(jìn)行核查并及時辦理收文登記,根據(jù)資料來源及重要性對資料進(jìn)行分類 ,并編制資料名稱編號目錄表,資料存放在檔案袋盒中須與資料目錄一一對應(yīng)。對于歸檔范圍內(nèi)的文件,歸檔要求如下: ? 需要管理層簽字的文件,由秘書保留一份原件,各業(yè)務(wù)經(jīng)辦人員可留存簽批文件的復(fù)印件。 ? 各類榮譽(yù)證明、獎座、獎杯等文件,由經(jīng)辦人收到后即時存檔。 c) 根據(jù)各種文件形成特點及規(guī)律確定相應(yīng)的歸檔時間: ? 即時歸檔移交:政府部門相關(guān)的批示性文件材料、法規(guī)性等屬絕密性的資料應(yīng)即時移交、歸檔。 ? 按子項目結(jié)束時間歸檔移交:如工程類的招標(biāo)文件資料等 ,在工程進(jìn)行過程中,每一個分包工程的招標(biāo)工作完成后,將該分包工程招投標(biāo)有關(guān)的文件資料歸檔、移交。 d) 文件材料 歸檔要求 ? 凡歸檔移交的檔案資料,必須保證所有資料為原件,需做到內(nèi)容真實,各種簽字蓋章齊全,無涂改現(xiàn)象 。 ? 各類歸檔材料一般為一式一份。 ? 檔案移交歸檔時,要編制檔案移交清冊,紙質(zhì)的一式三份,經(jīng)交接雙方、監(jiān)交人簽字后,雙方各執(zhí)一份,另一份作檢索用,同時要提供可編輯用的 EXCEL 目錄清單(包括卷內(nèi)目錄清單和案卷目錄清單)。 寶龍行政管理制度 編號: PLZTXZXZ012020( A) 頁碼:第 6 頁 共 36 頁 e) 檔案管理人員對所接收的資料進(jìn)行分類、整理后,按照《檔案
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