【正文】 （即“產(chǎn)生”信息的過程）。 傳統(tǒng)上的管理信息系統(tǒng)或辦公自動(dòng)化應(yīng)用將重點(diǎn)放在信息的輸入輸出、存儲(chǔ)和檢索。 從信息技術(shù)的角度出發(fā)，群件模式結(jié)合了“推”、“拉”技術(shù)，充分發(fā)揮了不同技術(shù)的優(yōu)點(diǎn)，克服了其缺點(diǎn)，是理想的辦公自動(dòng)化流程處理模式，也使辦公自動(dòng)化人員擁有了完整的信息技術(shù)工具。 基于群件的工作流自動(dòng)化系統(tǒng)充分利用了郵件和數(shù)據(jù)庫的特點(diǎn)。 而基于郵件和共享數(shù)據(jù)庫結(jié)合模式（“群件模式”）的工作流應(yīng)用，結(jié)合了上述二者的優(yōu)點(diǎn)。如信息單一存儲(chǔ)，自動(dòng)處理，安全性更好，容易實(shí)現(xiàn)監(jiān)控。其它問題 包括：難以實(shí)現(xiàn)自動(dòng)化處理如通過代理催辦、集中歸檔、統(tǒng)計(jì)；數(shù)據(jù)容易出現(xiàn)多份拷貝，難以控制安全性和準(zhǔn)確性；大量的郵件傳輸引發(fā)大量的網(wǎng)絡(luò)流量。其特點(diǎn)是模式簡(jiǎn)單。 基于郵件和共享數(shù)據(jù)庫結(jié)合模式（即“群件模式”）的。即： 基于郵件的。信息技術(shù)不僅應(yīng)該管理工作流全過程的所有信息和操作，而且還應(yīng)該主動(dòng)推進(jìn)工作流程的實(shí) 現(xiàn)，如及時(shí)地收回和賦予不同人員的操作權(quán)限（如起草人起草文件完畢即不可修改文件內(nèi)容，而其上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)獲得文件的簽署權(quán)或?qū)?nèi)容的修改權(quán)）、主動(dòng)提示和催促工作人員實(shí)現(xiàn)某一階段的處理，從而整體提高工作流處理的效率。工作流程也可是打破單位界限的，發(fā)生于機(jī)關(guān)以及與機(jī)關(guān)的相關(guān)單位之間。每一項(xiàng)工作以流程的形式，由發(fā)起者（如文件起草人）發(fā)起流程，經(jīng)過本 部門以及其他部門的處理（如簽署、會(huì)簽），最終到達(dá)流程的終點(diǎn)（如發(fā)出文件、歸檔入庫）。 所謂的工作流就是一組人員為完成某一項(xiàng)業(yè)務(wù)所進(jìn)行的所有工作與工作轉(zhuǎn)交（交互）過程。信息被集中存儲(chǔ)管理，當(dāng)用戶需要信息時(shí)，主動(dòng)地將數(shù)據(jù)庫中的信息“拉”到自己的工作站上進(jìn)行處理。 一言以蔽之，辦公自動(dòng)化系統(tǒng)由于其對(duì)復(fù)合文檔數(shù)據(jù)的處理要求，必 須以文檔數(shù)據(jù)庫為核心建立，同時(shí)選擇性地結(jié)合關(guān)系數(shù)據(jù)庫。雖然文檔數(shù)據(jù)庫一般都包含了對(duì)傳統(tǒng)數(shù)據(jù)類型的存儲(chǔ)、處理運(yùn)算能力，但是大量、高強(qiáng)度的數(shù)據(jù)統(tǒng)計(jì)和運(yùn)算、分析能力往往是其不足之處。此外，這些不同的信息處理方式還包括信息錄入、輸出的方式等等，如電子郵件、掃描儀、傳真等均是系統(tǒng)輸入輸出的重要方式。 更重要的是，用戶在使用辦公自動(dòng)化系統(tǒng)（或文檔處理系統(tǒng)）時(shí)，對(duì)信息的處理方式是不同于他們?cè)谑褂弥饕翘幚韨鹘y(tǒng)數(shù)據(jù)類型的應(yīng)用系統(tǒng)時(shí)的。一般認(rèn)為，關(guān)系數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)（如 Oracle、 DB/ SQL Server、 Foxpro 等）適合傳統(tǒng)數(shù)據(jù)類型（結(jié)構(gòu)化信息）的表示和存儲(chǔ)，但是對(duì)復(fù)合文檔數(shù)據(jù)的處理就有“削足適履”之感，并非能夠完全表達(dá)信息和存儲(chǔ)效率最高。這些區(qū)別于傳統(tǒng)數(shù)據(jù)類型的信息，如果用一個(gè)概念來統(tǒng)一表示，就是“非結(jié)構(gòu)化數(shù)據(jù)”、“復(fù)合文檔數(shù)據(jù)”或“對(duì)象數(shù)據(jù)”。辦公自動(dòng)化所處理信息的載體大多是以文件、報(bào)表、信函、傳真等形式出現(xiàn)，因此辦公自動(dòng)化系統(tǒng)是典型的文檔處理系統(tǒng)。辦公自動(dòng)化所處理的信息的一部分符合傳統(tǒng)數(shù)據(jù)類型的特點(diǎn)。所謂的傳統(tǒng)的數(shù)據(jù)類型是指數(shù)值型、正文型數(shù)據(jù)。 二、辦公自動(dòng)化系統(tǒng)處理的信息內(nèi)容包括了大量的復(fù)合文檔型的數(shù)據(jù)。 在一個(gè)辦公自動(dòng)化系統(tǒng)中，針對(duì)不同的業(yè)務(wù)需求，通常包含了多個(gè)應(yīng)用子 系統(tǒng)，如發(fā)文、收文、信息服務(wù)、檔案管理、活動(dòng)安排、會(huì)議管理等等，可以將電子郵件信箱作為所有這些辦公應(yīng)用子系統(tǒng)的統(tǒng)一“門戶”，每一個(gè)用戶通過關(guān)注自己的電子郵件信箱就可以了解到需要處理的工作，而不必經(jīng)常性地來回檢查不同的應(yīng)用系統(tǒng)，看看哪些是需要處理的工作（在這種情況下，如果由于某種人為原因，沒有及時(shí)查閱某個(gè)應(yīng)用系統(tǒng)，就可能造成工作的延誤）。因此，辦公自動(dòng)化應(yīng)用系統(tǒng)可以利用電子郵件系統(tǒng)的特點(diǎn)將每一項(xiàng)需要工作人員處理的信息或通知，制成電子郵件，直接投遞到工作人員的電子郵件信箱。 從用戶使用習(xí)慣出發(fā)，電子郵件功能是辦公自動(dòng)化系統(tǒng)的“門戶”。在辦公自動(dòng)化系統(tǒng)的建構(gòu)和實(shí)際使用中，這兩種需求是同樣重要和必須的。 在上述兩種辦公自動(dòng)化的基本通信需求中，前一種往往代表的是一種不規(guī)律的、隨意性很大的通信需求，比如工作人員之間互相發(fā)送電子郵件，傳送對(duì)方某種信息，或者是向工作人員臨時(shí)發(fā)出一項(xiàng)通知等等，所傳 遞的信息內(nèi)容和傳遞的時(shí)間往往是無規(guī)則的。 （２）為各種應(yīng)用提供通用的通信平臺(tái)，靈活適應(yīng)不同應(yīng)用系統(tǒng)對(duì)通信平臺(tái)的要求。電子郵件系統(tǒng)（以及更加廣泛意義上的報(bào)文傳遞系統(tǒng)）作為信息傳遞與共享的工具和手段，滿足辦公自動(dòng)化系統(tǒng)最基本的通信需求。 如果我們從系統(tǒng)功能角度對(duì)上述辦公自動(dòng)化 應(yīng)用做一粗淺的分析，就會(huì)發(fā)現(xiàn)辦公自動(dòng)化應(yīng)用需求以及辦公人員對(duì)信息處理的操作方式方面有著以下共同特點(diǎn)，這些功能需求是我們選擇辦公自動(dòng)化應(yīng)用系統(tǒng)的開發(fā)與使用平臺(tái)時(shí)必須考慮的判斷依據(jù)： 一、提供電子郵件功能是辦公自動(dòng)化系統(tǒng)的基本需求。 第一節(jié) 辦公自動(dòng)化系統(tǒng)功能需求分析 盡管各個(gè)機(jī)關(guān)單位的業(yè)務(wù)和職能各不相同，因此對(duì)于辦公自動(dòng)化系統(tǒng)的需求也存在差異。” 因此，如何選擇一個(gè)合適的應(yīng)用系統(tǒng)平臺(tái)，在其上建立適應(yīng)辦公自動(dòng)化需求的功能強(qiáng)大的、應(yīng)用開發(fā)容易的、方便管理的、界面友好的各種應(yīng)用，是政府機(jī)關(guān)辦公信息系統(tǒng)成功的關(guān)鍵。： ； :； 群： ： ； :； 群： ： ； :； 群： 機(jī)關(guān)辦公自動(dòng)化系統(tǒng)方案 產(chǎn)品選擇建議書 第一章 機(jī)關(guān)辦公自動(dòng)化功能需求及其對(duì)系統(tǒng)平臺(tái)的要求 機(jī)關(guān)辦公自動(dòng)化系統(tǒng)是實(shí)現(xiàn)機(jī)關(guān)內(nèi)部各級(jí)部門之間以及機(jī)關(guān)內(nèi)外部之間辦公信息的收集與處理、流動(dòng)與共享、實(shí)現(xiàn)科學(xué)決策的具有戰(zhàn)略意義的信息系統(tǒng)。它的總體目標(biāo)是：“以先進(jìn)成熟的計(jì)算機(jī)和通信技術(shù)為主要手段，建成一個(gè) 覆蓋政府辦公部門的辦公信息系統(tǒng)，提供政府與其他專用計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)之間的信息交換，建立高質(zhì)量、高效率的政府信息網(wǎng)絡(luò)，為領(lǐng)導(dǎo)決策和機(jī)關(guān)辦公提供服務(wù)，實(shí)現(xiàn)機(jī)關(guān)辦公現(xiàn)代化、信息資源化、傳輸網(wǎng)絡(luò)化和決策科學(xué)化。 基于對(duì)機(jī)關(guān)用戶需求的認(rèn)識(shí)，以及在這一領(lǐng)域的成功經(jīng)驗(yàn)，我們建議采用 Lotus公司著名的郵件、群件與 Web 應(yīng)用開發(fā)平臺(tái)產(chǎn)品 Notes/Domino 作 為辦公系統(tǒng)的基本軟件平臺(tái)，結(jié)合必要的相關(guān)系統(tǒng)、產(chǎn)品與工具，構(gòu)筑機(jī)關(guān)辦公自動(dòng)化系統(tǒng)。但是一般而言，機(jī)關(guān)辦公自動(dòng)化系統(tǒng)均以公文處理和機(jī)關(guān)事務(wù)管理為核心，同時(shí)提供信息通訊與服務(wù)等重要功能，因此，典型的辦公自動(dòng)化應(yīng)用包括收發(fā)文審批簽發(fā)管理、公文流轉(zhuǎn)傳遞、政務(wù)信息采集與發(fā)布、內(nèi)部請(qǐng)示報(bào)告管理、檔案管理、會(huì)議管理、領(lǐng)導(dǎo)活動(dòng)管理、政策法規(guī)庫、內(nèi)部論壇等等應(yīng)用。 信息是辦公自動(dòng)化、決策科學(xué)化的基礎(chǔ)。換言之，電子郵件系統(tǒng)作為辦公自動(dòng)化的通信基礎(chǔ)設(shè)施，主要提供了辦公自動(dòng)化系統(tǒng)“兩方面的功能： （１）直接作為一種應(yīng)用提供人與 人之間通信的手段，適應(yīng)隨時(shí)需要的電子化通信要求。” 正如道路、橋梁、港口、機(jī)場(chǎng)等是提供貨物運(yùn)輸?shù)幕A(chǔ)設(shè)施一樣，網(wǎng)絡(luò)化的電子通信系統(tǒng)與電話系統(tǒng)一樣正在成為企業(yè)內(nèi)部、企業(yè)與企業(yè)之間、企業(yè)與社會(huì)之間不可缺少的實(shí)現(xiàn)信息傳遞與共享的通信基礎(chǔ)設(shè)施。而后一種需求的特點(diǎn)則是比較具有規(guī)律性的，兩個(gè)應(yīng)用系統(tǒng)之間按照某種條件傳遞符合某種規(guī)范的信息內(nèi)容。 從信息技術(shù)的角度出發(fā)，電子郵件功能是一種“推”技術(shù)，即發(fā)送方（人或應(yīng)用）將信息通過存儲(chǔ)轉(zhuǎn)發(fā)技術(shù)推給接收方（人或應(yīng)用）。因?yàn)楣ぷ魅藛T很容易養(yǎng)成一種工作習(xí)慣，每日查看自己的電子郵件信箱，閱讀處理有關(guān)信件；而且功能高級(jí)完整的電子郵件系統(tǒng)一般都具 備新郵件到達(dá)提示功能。工作人員通過電子郵件信箱的聲光提示信息（甚至可以通過電子郵件系統(tǒng)和無線尋呼系統(tǒng)的連接，用戶通過 BP 機(jī)的尋呼信號(hào)獲得電子郵件的到達(dá)通知和摘要信息），可以及時(shí)打開自己的電子郵件信箱，閱讀有關(guān)郵件，并通過該郵件的指示（鏈接指針、 URL 等）自動(dòng)打開相關(guān)的辦公自動(dòng)化應(yīng)用系統(tǒng)，進(jìn)行下一步的工作。辦公自動(dòng)化應(yīng)用系統(tǒng)以電子郵件作為統(tǒng)一入口的設(shè)計(jì)思想，可以大大提高系統(tǒng)的用戶的友好性和易用性，減少培訓(xùn)的工作量。 復(fù)合文檔型數(shù)據(jù)不同于傳統(tǒng)數(shù)據(jù)類型。用傳統(tǒng)數(shù)據(jù)類型在表達(dá)信息時(shí)要求信息具有嚴(yán)格的長度和格式（即所謂“結(jié)構(gòu)化數(shù)據(jù)”），在處理信息時(shí)以關(guān)系運(yùn)算和數(shù)學(xué)運(yùn)算為特色。 但是，必須指出的是，辦公自動(dòng)化對(duì)信息的表達(dá)與處理方式的要求，是不同于傳統(tǒng)數(shù)據(jù)類型的。在這樣的文檔處理系統(tǒng)中，要處理的信息除包括傳統(tǒng)數(shù)據(jù)類型外 ，更多的是以各種格式化數(shù)據(jù)（如經(jīng)過排版的文字）混合存在的形式出現(xiàn)的，如在行文中包含文字、圖形、表格，分成各種段落等等，很難將這些數(shù)據(jù)信息限定長度和格式（如果是那樣的話必然是以降低系統(tǒng)的功能為代價(jià)）；而且隨著辦公需求的進(jìn)一步發(fā)展，多媒體信息（對(duì)象）也逐漸成為越來越重要的辦公數(shù)據(jù)信息；同時(shí)辦公自動(dòng)化系統(tǒng)作為機(jī)關(guān)核心應(yīng)用系統(tǒng)，必然需要和機(jī)關(guān)工作人員日常使用的桌面應(yīng)用系統(tǒng)如 Ms Office 以及機(jī)關(guān)其他業(yè)務(wù)信息系統(tǒng)（如 MIS與數(shù)據(jù)挖掘系統(tǒng)）、 Web資源等等緊密集成，也就是說辦公自動(dòng)化系統(tǒng)所處理的信息還包含了各種各樣 的數(shù)據(jù)對(duì)象（如 Word 文件、 123工作表等等）。 對(duì)“復(fù)合文檔數(shù)據(jù)”或“對(duì)象數(shù)據(jù)”的表示和存儲(chǔ)管理是數(shù)據(jù)庫技術(shù)領(lǐng)域的新領(lǐng)域。因此，“文檔數(shù)據(jù)庫”或“對(duì)象存儲(chǔ)”的概念就被引入數(shù)據(jù)庫領(lǐng)域，其目標(biāo)就是針對(duì)新出現(xiàn)的需求，高效率地表達(dá)和存儲(chǔ)管理“復(fù)合文檔數(shù)據(jù)”。例如，用戶在使用辦公自動(dòng)化系統(tǒng)時(shí)對(duì)信息的查詢方式，除了像在使用傳統(tǒng)數(shù)據(jù)類型系統(tǒng)時(shí)輸入一些選擇條件如范圍、大小等等從而獲得查詢結(jié)果外，還需要有“全文檢索”的查詢方式，因?yàn)橛脩敉茈y明確給出對(duì)文檔（特別是文檔內(nèi)容）的查詢條件，只能是以可能出現(xiàn)在文檔中“詞匯”作為查詢條件，這就需要數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)提供對(duì)所有存儲(chǔ) 信息的全文檢索引擎。 當(dāng)然，傳統(tǒng)數(shù)據(jù)的存儲(chǔ)和處理也是辦公自動(dòng)化系統(tǒng)經(jīng)常不可或缺的。因此，必須針對(duì)辦公自動(dòng)化的具體需求，必要時(shí)需要集成關(guān)系數(shù)據(jù)庫，充分發(fā)揮各自的長處，提供最終用戶完整高效的數(shù)據(jù)存儲(chǔ)和處理能力。 從信息技術(shù)的角度出發(fā)，數(shù)據(jù)庫技術(shù)代表了“拉”技術(shù)，即信息共享技術(shù)。 三、辦公自動(dòng)化應(yīng)用是典型的工作流自動(dòng)化應(yīng)用。幾乎所有的業(yè)務(wù)過程都是工作流，特別是辦公自動(dòng)化應(yīng)用系統(tǒng)的核心應(yīng)用 —— 公文審批流轉(zhuǎn)處理、會(huì)議管理等。 工作流程可以是互相連接、交叉或循環(huán)進(jìn)行的，如一個(gè)工作流的終點(diǎn)可能就是另一個(gè)工作流的起點(diǎn)，如上級(jí)部門的發(fā)文處理過程結(jié)束后引發(fā)了下級(jí)部門的收文處理過程。 工作流自動(dòng)化的目標(biāo)就是要協(xié)調(diào)組成工作流的四大元素，即人員、資源、事件、狀態(tài)，推動(dòng)工作流的發(fā)生、發(fā)展、完成，實(shí)現(xiàn)全過程監(jiān)控。 工作流自動(dòng)化有三種實(shí)現(xiàn)模式。 基于共享數(shù)據(jù)庫的。 基于郵件的工作流應(yīng)用，就是通過郵件將數(shù)據(jù)表單從一個(gè)人郵箱傳送到另一個(gè)人郵箱。但是，最大的弊病是無法實(shí)行監(jiān)控，沒有一個(gè)管理者可以隨時(shí)掌握工作流的動(dòng)態(tài)。 基于共享數(shù)據(jù)庫的工作流應(yīng)用，可以克服上述基于郵件的工作流缺點(diǎn)。但是，工作流的驅(qū)動(dòng)成了一個(gè)問題，因?yàn)槿狈π畔⑼ㄓ崣C(jī)制，無法主動(dòng)通知有關(guān)人員進(jìn)行下一步的工作。通過數(shù)據(jù)庫管理工作流信息，通過電子郵件推動(dòng)工作流程，即所謂的“跟蹤－通知”模型。通過可開發(fā)的應(yīng)用設(shè)計(jì)工具可以開發(fā)出包含并優(yōu)于前兩者模式的工作流應(yīng)用。 四、辦公自動(dòng)化系統(tǒng)應(yīng)能支持協(xié)同工作和移動(dòng)辦公。這無疑是十分正確的，但是傳統(tǒng)應(yīng)用系統(tǒng)在幫助用戶“產(chǎn)生”和利用信息則支持不 夠，不能滿足辦公自動(dòng)化的全部功能要求。而這種在群體中互相溝通、合作的工作方式就是所謂的“協(xié)同工作”（工作流是其中一種相對(duì)有序的協(xié)同工作方式）。 移動(dòng)辦公也是辦公自動(dòng)化的重要手段?？墒牵k公人員特別是領(lǐng)導(dǎo)由于其工作性質(zhì)，需要經(jīng)常外出，此時(shí)他就無法享受到信息技術(shù)帶來的好處，甚至還可能造成工作的延誤。所謂的“移動(dòng)辦公”就是提供辦公人員在辦公室以外的辦公手段，他可以遠(yuǎn)程撥號(hào)或登錄到出差地的網(wǎng)絡(luò)，通過電話線或廣域網(wǎng)絡(luò)，隨時(shí)可以訪問到辦公自動(dòng)化系統(tǒng)；為提高工作效 率和減少費(fèi)用，辦公人員還可以選擇“離線”工作方式，即將需要處理的信息先下載到本地便攜機(jī)上，然后切斷連接，“離線地”處理信息（例如他可以在旅途中批閱公文，起草電子郵件等），工作完畢才再次接通連接將自己的工作結(jié)果發(fā)出以及再次下載新的待辦信息。所以辦公自動(dòng)化系統(tǒng)作為網(wǎng)絡(luò)應(yīng)用系統(tǒng)應(yīng)提供用戶協(xié)同工作支持和移動(dòng)辦公支持。 機(jī)關(guān)辦公自動(dòng)化的安全性控制要求一般包括防止非法用戶侵入、權(quán)限控制、存儲(chǔ)和傳輸加密以及電子簽名。 當(dāng)然，安全性的完整實(shí)現(xiàn)有賴于制定和執(zhí)行嚴(yán)格的規(guī)章制度與管理規(guī)程。 辦公自動(dòng)化系統(tǒng)決不是獨(dú)立的應(yīng)用 系統(tǒng)。因此辦公自動(dòng)化系統(tǒng)必須能夠集成單位內(nèi)部的其他業(yè)務(wù)應(yīng)用系統(tǒng)。 事實(shí)上，從用戶使用角度出發(fā)，“數(shù)據(jù)存訪中心”的概念可以最大限度地提高應(yīng)用系統(tǒng)的友好性和易用性。我們認(rèn)為辦公自動(dòng)化系統(tǒng)應(yīng)該成為這樣的“存訪中心”，也只有辦公自動(dòng)化系統(tǒng)可以承擔(dān)這樣的角色。 第二節(jié) 辦公自動(dòng)化系統(tǒng)對(duì)系統(tǒng)平臺(tái)的需求分析 為實(shí) 現(xiàn)上一節(jié)中辦公自動(dòng)化的功能需求，信息技術(shù)必須提供堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)和充分的技術(shù)手段。只有擁有簡(jiǎn)單易學(xué)、快速靈活的開發(fā)手段才能開發(fā)出符合業(yè)務(wù)需要的而且是需求多變的應(yīng)用。 應(yīng)用系統(tǒng)的集成。特別需要強(qiáng)調(diào)的是，這些相關(guān)的系統(tǒng)可能是完全異構(gòu)的、分散的系統(tǒng)。由于涉 及重要的政務(wù)辦公信息，信息系統(tǒng)的的安全性與完整性、強(qiáng)壯穩(wěn)固、可配置管理是隨時(shí)應(yīng)該考慮的特性。政府機(jī)關(guān)單位是一類地域分布廣泛的分布式信息系統(tǒng)用戶群。 技術(shù)的符合標(biāo)準(zhǔn)與先進(jìn)性。 第三節(jié) 為什么推薦 Lotus Notes/Domino? Lotus Notes/Domino 是業(yè)界公認(rèn)的群件“鼻祖”和事實(shí)標(biāo)準(zhǔn)。在電子郵件與群件市場(chǎng)，擁有最大的客戶群或最大的市場(chǎng)份額。 Lotus 公司在電子郵件市場(chǎng)擁有豐富的經(jīng)驗(yàn)，其擁有的另外一項(xiàng)著名產(chǎn)品是 Lotus cc:M