【正文】 部編制“記錄一覽表”； ④行業(yè)統(tǒng)一規(guī)定的表格，按其規(guī)定執(zhí)行。 (3)供方記錄：產(chǎn)品證明書、檢疫化驗(yàn)單等。包括 ： (1)與質(zhì)量管理體系有關(guān)的記錄：管理評審記錄、文件控制記錄、糾正、預(yù)防措施記 錄、基礎(chǔ)設(shè)施和工作環(huán)境記錄、產(chǎn)品和過程監(jiān)視和測量記錄以及人力資源、培訓(xùn)記錄等。 ●記錄的填寫人員對記錄的真實(shí)、完整、準(zhǔn)確和清晰性負(fù)責(zé)。 職責(zé) ●人力資源部負(fù)責(zé)記錄的歸口管理，以及內(nèi)審、培訓(xùn)、糾正、 預(yù)防措施等記錄的管理。 支持性文件 ●《記錄控制程序》 相關(guān)記錄 ●《文件發(fā)放清單》 ●《受控文件一覽表》 ●《文件發(fā)放登記表》 ●《作廢文件處理申請表》 ●《文件更改單》 文 件 名 必需的六個程序文件 電子文件編碼 ZLAL001 頁 碼 265 記錄控制程序 目的 對記錄的標(biāo)識、貯存、保護(hù)和處置進(jìn)行控制，為證明產(chǎn)品和服務(wù)質(zhì)量符合規(guī)定要求及質(zhì)量管理體系有效運(yùn)行提供證據(jù)，同時 也為提供服務(wù)的可追溯性及制定糾正、預(yù)防措施以及保持和改進(jìn)質(zhì)量管理體系提供信息。 ●非紙張媒體的文件的控制，也參照上述規(guī)定執(zhí)行。 (5)任何人不得在受控文件上涂改 ， 確保文件整潔和清晰。 (3)總經(jīng)理室負(fù)責(zé)收集國家和行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，每年清理一次外來文件，確認(rèn)其有效性，及 時宣貫標(biāo)準(zhǔn)，更換過期標(biāo)準(zhǔn)， 文 件 名 必需的六個程序文件 電子文件編碼 ZLAL001 頁 碼 264 收回過期失效文件。 (2)文件原版一般不外借。 ●文件的評審 每年三季度由總經(jīng)理室組織，各使用部門參加，對現(xiàn)有體系文件的適用性、協(xié)調(diào)性進(jìn)行評審，必要時進(jìn)行修訂。 (3)更改信息應(yīng)由發(fā)放部門傳遞到原文件的持有者，文件持有者應(yīng)按更改單要求進(jìn)行更改，按規(guī)定作好記錄，保存更改單，適用時收回相應(yīng)作廢的文件。 (2)應(yīng)嚴(yán)格控制文件更改。 ●文件的更改 (1)體系文件的更改填寫“文件更改單”，經(jīng)總經(jīng)理批準(zhǔn)后，由總經(jīng)理室實(shí)施。補(bǔ)發(fā)文件應(yīng)給予新受控號，同時注明丟 失文件受控號作廢。 (3)當(dāng)文件破損嚴(yán)重時，應(yīng)到發(fā)放部門辦理更換手續(xù)，補(bǔ)發(fā)新文件，仍沿用原來受控號，破損文件由總經(jīng)理室收回。 ●文件的發(fā)放 (1)質(zhì)量手冊和程序文件在企業(yè)內(nèi)部使用時為“受控”版本，提供給其他單位或顧客時為“非受控”版本，發(fā)放時均應(yīng)蓋“受控”和“非受控”章，并登記受控號和去向。 (2)其他文件由業(yè)務(wù)主管部門組織編寫，部門經(jīng)理審核 (必要時相關(guān)部門會簽 )，主管副總經(jīng)理批準(zhǔn) (必要時報(bào)總經(jīng)理批準(zhǔn) )。 (4)文件編號執(zhí)行《文件管理規(guī)定》?！笆芸亍蔽募楦耐ㄖ姹荆诎l(fā)生更改時能追溯到全部使用者，“非受控”文件為更改不通知版本。 工作程序 ●文件分類和編號 (1)文件包括 ： ①質(zhì)量手冊 (包括形成文件的質(zhì)量方針和質(zhì)量目標(biāo) )； ② 形成文件的程序 ； ③為確保 其過程有效策劃、運(yùn)行和控制所需的文件 (如 文 件 名 必需的六個程序文件 電子文件編碼 ZLAL001 頁 碼 262 作業(yè)、工作規(guī)范、管理規(guī)定等 )； ④外來文件 (法律、法規(guī)、標(biāo)準(zhǔn)、上級文件等 )； ⑤記錄 (一種特殊類型的文件 )。 職責(zé) ●總經(jīng)理室負(fù)責(zé)文件歸口管理。文 件 名 必需的六個程序文件 電子文件編碼 ZLAL001 頁 碼 261 文件控制程序 目的和范圍 對與質(zhì)量管理體系有關(guān)的文件進(jìn)行控制，確保各相關(guān)部門使用的文件為有效版本，防止誤用失效或作廢的文件。 適用范圍 本程序適用于質(zhì)量管理體系有關(guān)的文件 (含外來文件 )的控制。 ●各部門負(fù)責(zé)本部門文件的編制、執(zhí)行和管理。 (2)文件可分為“受控”和“非受控”兩類。 (3)文件可以是任何媒體形式，如硬拷貝、電子媒體等。 ●文件的編寫及審批 (1)質(zhì)量手冊和 程序文件由貫標(biāo)工作組組織編寫，管理者代表審核，總經(jīng)理批準(zhǔn)。 (3)確保文件的正確、清晰、協(xié)調(diào)、易于識別和檢索。 (2)業(yè)務(wù)和外來文件、資料發(fā)放均應(yīng)有分發(fā)號，總經(jīng)理室向各職能部門發(fā)放和各部門向使用人員發(fā)放時，均應(yīng)填寫“文件發(fā)放登記 表”，領(lǐng)用人應(yīng)在登記表中簽字。 文 件 名 必需的六個程序文件 電子文件編碼 ZLAL001 頁 碼 263 (4)當(dāng)文件丟失時，應(yīng)說明原因，申請補(bǔ)發(fā)。 (5)提供給認(rèn)證機(jī)構(gòu)和供方的文件，按“受控”文件處理。更改 方式可采取劃改或換頁。確需更改時，應(yīng)由原編寫部門到總經(jīng)理室填寫“文件更改 單”，更改單應(yīng)注明編號、原因、內(nèi)容和生效日期等，并按原來的審批程序由原審批人審批 后實(shí)施，若指定其他人員審批時，應(yīng)獲得審批所需的有關(guān)背景資料。 (4)總經(jīng)理室應(yīng)保存更改記錄。 ●文件管理 (1)文件的貯存，應(yīng)提供適宜環(huán)境和設(shè)施，有防火、防蟲和防潮措施，以防變質(zhì)和損壞。需臨時借閱時，應(yīng)辦理借閱手續(xù)，在指定日期內(nèi)歸還。 (4)各部門應(yīng)建立收、發(fā)文登記本，做好本部門文件的管理。 (6)作廢留用的 文件，應(yīng)辦理手續(xù)、標(biāo)識和單獨(dú)存放。 ●記錄按《記錄控制程序》執(zhí)行。 適用范圍 本程序適用于服務(wù)實(shí)現(xiàn)過程和質(zhì)量管理體系運(yùn)行中記錄的控制。 ●各部門負(fù)責(zé)本部門記錄的管理。 工作程序 ●記錄的范圍