【正文】 同時在使用《工具登記卡》上由經(jīng)辦人簽名確認； ③退還的設備工具入倉程序： ——倉庫管理員根據(jù)使用人的《工具登記卡》上的項目，逐項清點退還工具； ——倉庫管理員按照《物品驗證標準作業(yè)程序》中的相關規(guī)定對退回的設備工具進行驗收； ——倉庫管理員應在《工具登記卡》上登記，并由使用人所在部門負責人簽名確認后存檔。 (2)退回物品的入倉程序： ①相關人員將未使用完的物品送到倉庫； ②倉庫管理員應根據(jù)核查結果，按照《物品驗收標準作業(yè)程序》中的相關規(guī)定進行驗收： ——合格品，填寫《物品入庫單》，在備注欄內(nèi)填寫“退回物品入庫”字樣，存入合格品存放區(qū)內(nèi)； ——不合格品，填寫《不合格品處理表》（詳見《物品驗證標準作業(yè)程序》）后存放在不合格品區(qū)等待處理。 (8)總經(jīng)理審核同意后，交采購員按照《采購管理標準作業(yè)程序》中的相關規(guī)定進行采購。 (6)財務部經(jīng)理審核： ①采購計劃不合理的，應及時予以調(diào)整申購計劃； ②采購計劃合理的，財務部主管應在財務審核欄內(nèi)簽署姓名、日期。 (4)倉庫管理員應在每月28日前將采購計劃交公司財務部主管審核。 (2)當倉庫物品低于規(guī)定的庫存限額時，應及時填制所需物品的采購計劃。 (3)各處庫存物品的總額，應控制在該處管理費用收入加其他各項經(jīng)營收入的總和的40%以下。 四、程序要點 庫存物品的限額標準 (1)日常消耗物料的庫存限額： ①一般為每月平均消耗量的兩倍； ②特殊情況另行處理。 公司/各處財務會計負責物品的核算。 三、職責 公司采購員負責物品的采購工作。倉庫管理標準作業(yè)程序 一、目的 規(guī)范倉庫管理工作，確保對倉庫物品進行安全、高效、有序的管理。 6．3《文件更改申請》。 6 質(zhì)量記錄 6．1《文件發(fā)放、回收記錄》。 4．11 作為質(zhì)量記錄的文件應執(zhí)行《質(zhì)量記錄控制程序》。 4．9 每年半年由物業(yè)部組織對現(xiàn)有質(zhì)量管理體系文件進行定期評審，各部門結合平時使用情況進行適時評審，必要時予以修改，執(zhí)行4．5條款規(guī)定。 4．8．2 工程科負責收集相關國家、行業(yè)、國際標準的最新版本，統(tǒng)一編號、加蓋受空印章，分發(fā)到相關部門使用，并把舊標準收回。復制的受控文件必須由資料管理人登記編號。 4．7．2文件的作廢與銷毀 a）所有失效或作廢文件由相關部門資料員及時從所有發(fā)放或使用場所撤出，并標注“作廢”字樣，確保防止作廢文件的非預期使用； b）為某種原因需保留的任何已作廢的文件，都應進行適當?shù)臉俗R； c）對要銷毀的作廢文件，由相關部門填寫《文件銷毀申請》，經(jīng)管理者代表批準后，由物業(yè)部授權相關部門銷毀。 c）對受控文件，各部門資料員應及時填寫本部門使用文件的《部門受控文件清單》。 4．7文件的保存、作廢與銷毀 4．7．1 文件的保存 a）與質(zhì)量管理體系相關的文件都必須易于識別、清晰可辯、分類存放在干燥通風，安全的地方； b）各部門文件由本部門資料員保管。 4．6文件的領用 a）文件使用者應填寫《文件發(fā)放、回收記錄》，經(jīng)相應主管部門負責人審批方可領用。如果指定其他部門審批時，該部門應獲得審批所需依據(jù)的有關背景資料； c）所有被更改的原文件必須由相應主管部門收回，以確保有效文件的唯一性。 4．5文件的更改 a）質(zhì)量手冊由物業(yè)部組織更改，填寫《文件更改申請》，經(jīng)管理者代表審核，上報總經(jīng)理批準后更改，由綜合部發(fā)放。 4．4文件的受控狀況 文件分為‘受控”和“非受拄”兩大類，凡與質(zhì)量體系運行緊密相關的文件應為受控文件，由各主管部門按規(guī)定執(zhí)行。 4．3 文件的編寫、審核、批準、發(fā)放 文件發(fā)布前應得到批準，以確保文件是適宜的和充分的： 質(zhì)量手冊由物業(yè)部負責組織編寫，由管理者代表審核，上報總經(jīng)理批準發(fā)布，由綜合部負責登記、發(fā)放； 程序文件由各部門負責組織編寫，由管理者代表審核，上報總經(jīng)理批準發(fā)布，由綜合部負責登記、發(fā)放； 各部門崗位質(zhì)量職責由各部門經(jīng)理組織編寫、匯總，由管理者代表審核，報總經(jīng)理批準，綜合部負責登記、發(fā)放； 應確保文件使用的各場所都得到相應文件的適用版本。 c）各部門其他質(zhì)量文件：部門代碼－文件順序號－年號 例如：GC－05－2001，表示工程科于2001年發(fā)放的第5號文件。 例如：CX41一2001A，表示公司第四章第一個程序文件2001年第A版。 例如：ZLSC一2001A，表示公司質(zhì)量手冊2001年第A版。 4．1．4 技術標準（國家標準、行業(yè)標準、企業(yè)標準及作業(yè)指導書、檢驗規(guī)范等），由工程科保存。由各相應的業(yè)務部門保存、使用。 4 程序 4．1 文件分類及保管 4．1．1 質(zhì)量手冊和程序文件由綜合部備案保存。 3．5各部門負責相關文件的編制、使用和保管。 3．3管理者代表負責審核質(zhì)量手冊和程序文件。 3 職責 3．1總經(jīng)理負責批準發(fā)布質(zhì)量手冊和程序文件。 文 件 控 制 程 序 1 目的 對與公司質(zhì)量管理體系有關的文件進行控制，確保各相關場所使用文件為有效版本。 6 質(zhì)量記錄 6．1《質(zhì)量策劃實施情況檢查表》。 4．7物業(yè)管理方案完成后，物業(yè)管理方案有關文件由物業(yè)部負責存檔保存。 4．6．2物業(yè)部負責監(jiān)督各部門物業(yè)管理方案的實施，根據(jù)要求協(xié)調(diào)相應部門之間的接口和資源配置，填寫《質(zhì)量策劃實施情況檢查表》以進行總體控制，并及時報告總經(jīng)理。 4．5物業(yè)管理方案的編制、審批和發(fā)放 4．5．1物業(yè)管理方案由物業(yè)部負責人組織編制，經(jīng)管理者代表審核，總經(jīng)理批準后，由物業(yè)部以受控文件形式發(fā)放到使用和相關部門（顧客有要求時，可發(fā)放給顧客），同時做好文件發(fā)放登記。 4．5 編制原則為： a）應參照質(zhì)量手冊的有關內(nèi)容，應符合質(zhì)量方針、目標，并與質(zhì)量體系文件中的內(nèi)容協(xié)調(diào)一致； b）可引用已有的質(zhì)量文件中的相關內(nèi)容，并根據(jù)特殊的要求編制新的內(nèi)容； c）物業(yè)管理方案可以作為獨立的文件，也可以根據(jù)需要作為其他文件（如項目計劃等）的一部分。 4．3物業(yè)管理方案的內(nèi)容 1目的和范圍；2物業(yè)概況和特點；3管理方式；4組織和資源；5物業(yè)管理的總體目標及分項目標；6管理文件；7服務承諾和質(zhì)量措施；8法規(guī)要求；9開辦費用預算；10管理費預算；11效益預測；12進度安排；13物業(yè)管理方案的編制、審核、批準、發(fā)放和更改。策劃的結果應以適于組織運作的方式形成文件，《物業(yè)管理方案》。 3．3各部門負責人負責本部門相關的質(zhì)量策劃及編制、實施相應的質(zhì)量計劃。 實現(xiàn)過程的策劃程序是致力于指定質(zhì)量目標并規(guī)定必要的運行過程和相關 3 職責 3．1管理者代表負責批準有關部門編制的質(zhì)量計劃。編號：時間：2021年x月x日書山有路勤為徑，學海無涯苦作舟頁碼：第106頁 共106頁實現(xiàn)過程的策劃程序 1 目的 對特定產(chǎn)品、項目或合同規(guī)定專門的質(zhì)量措施、資源和活動順序，以確保滿足規(guī)定要求。 2 適用范圍 適用于與特定產(chǎn)品、項目及合同有關的質(zhì)量策劃的控制及相應的質(zhì)量計劃的編制、實施和控制。 3．2物業(yè)部負責對各部門質(zhì)量策劃的實施情況進行監(jiān)督檢查。 4 程序 4．1對特定的項目和合同應進行質(zhì)量策劃。 4．2進行質(zhì)量策劃的時機 公司在下列情況下應進行質(zhì)量策劃： a）對承接新的住宅小區(qū)或物業(yè)管理項目； b）現(xiàn)有體系文件未能涵蓋的特殊事項； c）對剛承接的物業(yè)管理項目的實施過程進行策劃。 4．4 在編制物業(yè)管理方案時應根據(jù)以下要求編制： a）針對特定項目或合同確定的質(zhì)量目標； b）針對特定項目或合同所需建立的過程和子過程，應識別關鍵的過程和活動；對過程或涉及的活動規(guī)定途徑，并對這些途徑進行評審和形成文件； c）識別并提供上述過程所需的資源配置、運作階段的劃分、人員的職責權限和相互關系； d）確定過程涉及的驗證和確認活動及驗收準則；對過程和產(chǎn)品的重要或關鍵特性，應安排測量和監(jiān)控活動；對其中某些特殊過程的輸出應按輸入的要求進行驗證并確認； e）確定為過程和產(chǎn)品的符合性提供證據(jù)的質(zhì)量記錄。 d）編制的文件或物業(yè)管理方案應具有可操作性、適宜性。 4．6物業(yè)管理方案的實施、監(jiān)督和修改 4．6．1各部門在執(zhí)行中應按照物業(yè)管理方案的規(guī)定要求進行控制，并將物業(yè)管理方案的執(zhí)行情況及時反饋到物業(yè)部。 4．6．3物業(yè)管理方案的修改 當物業(yè)管理方案需要修改時，由修改部門填寫《文件更改申請》，經(jīng)總經(jīng)理批準后進行修改，按《文件控制程序》執(zhí)行。 5 相關文件 《文件控制程序》、《物業(yè)管理方案》。 6．2《文件更改申請》。 2 范圍 適用于與質(zhì)量管理體系有關的文件控制。 3．2副總經(jīng)理負責綜合部質(zhì)量手冊和程序文件的貫徹落實。 3．4物業(yè)部是文件的主責部門并負責組織對現(xiàn)有體系文件的定期評審及修改和資源提供。 3．6各部門資料員負責本部門與質(zhì)量管理體系有關的文件的收集、整理和歸檔等。 4．1．2 第三級文件可分為兩類： a）部門崗位職責，由各相關部門自行保存并報綜合部備案存檔； b）其他質(zhì)量文件：可以是針對特定產(chǎn)品、項目或合同編制的質(zhì)量計劃其他標準、規(guī)范等，文件的組成應適合于其特有的活動方式。 4．1．3 公司級管理性文件，如各種行政管理制度、部分外來的管理性文件，包括與質(zhì)量管理體系有關的政策，法規(guī)文件等及管理標準（部門管理制度等）部門質(zhì)量記錄文件等，由綜合部保存。 4．2 文件的編號 4．2．1 質(zhì)量管理體系文件的編號 a）質(zhì)量手冊： 質(zhì)量手冊縮寫代號：ZLSC一版次，手冊中各章以章節(jié)號區(qū)分。 b）程序文件縮寫代號: CX一版次，程序中各章以章節(jié)號區(qū)分。 c）質(zhì)量記錄：主要使用部門代碼一質(zhì)量手冊中的文件章節(jié)號一記錄編號 例如：BG一5．6一01，表示物業(yè)部在程序文件中第5．6章《管理評審控制程序》中的第1個質(zhì)量記錄文件。 4．2．2 各部門代號規(guī)定如下： 物業(yè)部：BG；工程科：GC；服務中心：FW。文件的發(fā)放、回收要填寫《文件發(fā)放、回收記錄》。所有受控文件必須在該文件封面右上角加蓋表明其受控狀態(tài)的印章，并注明分發(fā)號。物業(yè)部應保留文件更改內(nèi)容的記錄； b）其他文件的更改由各相應主管部門填寫《文件更改申請單》，經(jīng)原審批部門審批，再由各相應部門指定人員進行更改、發(fā)放、處理。 d）應能識別所有文件的修訂狀態(tài)，如采用控制清單、修訂一覽表及標識的方式等。 b）因破損而重新領用的新文件，分發(fā)號不變，并收回相應舊文件；因丟失而補發(fā)的文件，應給予新的分發(fā)號，并注明已丟失的文件的分發(fā)號失效；發(fā)放部門作好相應發(fā)放簽收記錄。綜合部每季度對各部門文件保管情況進行檢查。每三個月應將清單副本報綜合部備案，如內(nèi)容沒有變化，應通知物業(yè)部； d）任何人不得在受控文件上亂涂畫改，不準私自外借，確保文件的清晰、易于識別和檢索。 4．7．3文件的復制 復制與質(zhì)量管理體系有關的文件，由相關部門負責人按規(guī)定權限審批后向資料管理人復制。 4．8 外來文件的控制 4．8．1 收到外來文件的部門，需識別其適用性，并控制分發(fā)以確保其有效。 4．8．3 各部門要把上述標準及其他與質(zhì)量管理體系有關的外來文件填入“部門受控文件清單”，并報物業(yè)部備案。 4．10 對承載媒體不是紙張的文件的控制，也應參照上述規(guī)定執(zhí)行。 5 相關文件 5．1《質(zhì)量記錄控制程序》。 6．2《部門受控文件清單》。 6．4《文件銷毀申請》。 二、適用范圍 使用于物業(yè)部下屬各處的倉庫管理工作。 倉庫管理員負責物品驗收、入倉、領用手續(xù)的辦理庫存物品的保管。 公司財務部主管負責倉庫管理工作的監(jiān)督。 (2)常備的零件物品的庫存限額： ①一般為每月平均消耗量的3倍； ②特殊情況另行處理。 物品采購的申請 (1)倉庫管理員原則上應在每月25日前根據(jù)倉庫實際庫存量，編制下月物品采購計劃。 (3)倉庫中無儲存的零星、應急物品由使用部門負責人填制采購計劃。 (5)公司財務部主管依據(jù)下列內(nèi)容審核： ①倉庫實際庫存量； ②當月實際消耗量； ③庫存物品的限額標準； ④下月預計消耗量； ⑤下月資金預算。 (7)采購計劃在每月30日前報公司總經(jīng)理審批。 物品的入倉程序 (1)物品的入倉程序： ①采購員原則上應在物品采購回來的當日，將物品送交倉庫驗收，特殊情況不能在當日入倉的，應報經(jīng)營部經(jīng)理批準后另行處理； ②如采購員通知物品供應商送貨上門，采購員應陪同供應商一起到倉庫驗貨； ③倉庫管理員應對符合購買計劃的物品按照《物品驗收標準作業(yè)程序》中的相關規(guī)定進行驗收； ④經(jīng)驗收合格的物品，倉庫管理員應開具《物品入庫單》，并將物品分類存放； ⑤倉庫管理員應根據(jù)當天的物品驗收單，及時登記物品明細帳； ⑥倉庫管理員應在每日下班前，將《物品入庫單》匯總后，交管理處財務會計根據(jù)《會計核算標準作業(yè)程序》中的相關規(guī)定進行賬務處理。 ③倉庫管理員應在每日下班前，根據(jù)退回的《物品入庫單》，登記倉庫物品明細賬，并將《物品入庫單》匯總后交管理處財務會計按照《會計核算標準作業(yè)程序》中的相關規(guī)定進行相關的賬務處理。 ④借用工具入倉程序： ——工具借用人在工具送還倉庫前必須把工具清理干凈； ——倉庫管理員在根據(jù)設備工具的領用記錄，按照《物品驗收標準作業(yè)程序》中的相關規(guī)定進行驗收； ——倉庫管理員應及時在《工具領用登記卡》上登記。 (2)倉庫物品的存放分類： ①易燃、易爆與揮發(fā)性強的物品； ②吸水性強、容易發(fā)潮、發(fā)霉和生銹的物品； ③常用工具、材料和配件等； ④易碎、易損物品； ⑤食品類。 (4)倉庫區(qū)域劃分的方法： ①在貨架上標識并隔離； ②劃線掛標牌。 ②吸水性強、容易發(fā)潮發(fā)霉和生銹的物品存放時： ——用經(jīng)過防火處理的貨架處置； ——放在干燥的地上或貨架上； ——配備防潮通風設施。