【正文】 出差前 2 天填報“出差審批表”和“出差行程計劃”，按審批權(quán)限表給相關(guān)負責(zé)人審批。 （十二）、 離職時，必須還清所借書籍、雜志，否則財務(wù)不辦理結(jié)算。 （十） 、 每人每次限借書籍或雜志限制三本，期限已至而未歸還者，應(yīng)承擔(dān)一定責(zé)任，可進行適當(dāng)罰款（按 元 /天每一本書交納違約金）。 （八）、 心欲借閱書籍或雜志者，應(yīng)向管理人員登記并取書。 （六）、加蓋印章： 所有圖書都必須在封面、目錄和第一頁上，加蓋公司印章。 （四）、辦理入庫手續(xù) ： 根據(jù)所填寫的“購買圖書計劃單”，并需到財務(wù)報銷圖書書款的，必須先到行政部辦理圖書入庫手續(xù)。 （二）、范圍： 本公司圖書的購進、保管、整理、外借與歸還等管理業(yè)務(wù)均按本制度辦理。 檔案銷毀 :檔案超過所定的 保存期限或失去了保存價值的文件資料由檔案員填寫檔案銷毀單經(jīng)行政部經(jīng)理核實報總經(jīng)理室批準后方可銷毀。 ⑤ 查、借閱檔案人員必須愛護檔案，借閱過程中不準私自拆卷、涂改、剪頁、水濕、煙燒、撕毀。 ② 需經(jīng)總經(jīng)理室批準方可 查閱的檔案資料有： A、屬公司與其它單位的合作重要的合同協(xié)議； B、人事薪酬資料； C、財務(wù)、審計資料； D、關(guān)鍵生產(chǎn)技術(shù)相關(guān)資料（如飼料配方、關(guān)鍵飼養(yǎng)技術(shù)等）； E、營銷（采購）客戶檔案資料； 豬場事業(yè)部 行政后勤管理制度 １０ ③ 行政部檔案員應(yīng)對公司員工查閱檔案資料進行登記。 ⑧ 行政部應(yīng)對檔案資料的管理工作每季度不定期進行一次以上檢查。 ⑥ 案卷封面，應(yīng)逐項按規(guī)定用鋼筆書寫，字跡要工整、清晰。 ⑤ 卷內(nèi)文件材料應(yīng)按排列順序，依次編寫頁號。 豬場事業(yè)部 行政后勤管理制度 ９ 檔案立卷 檔案立卷分類： ① 按年度及保存價值分為：短期保存（ 3年）、長期保存（ 515年）、永久保存（ 15年以上）； ② 按文書處理的要求分為：行政管理類（外來文件、執(zhí)行文件、對外行文、呈批件、固定資產(chǎn)費用申請表、人事任免文件、合同協(xié)議、工作計劃總結(jié)、會議記錄、制度法規(guī)、其它文件資料）；人事勞資類（員工花名冊、工資報表、職務(wù)調(diào)配審批表、員工轉(zhuǎn)正考評表等）；財務(wù)類（財務(wù)審計報 告、資產(chǎn)負債表、損益表等）；科技類（與生產(chǎn)技術(shù)相關(guān)的資料）；營銷類（營銷客戶檔案資料、采購客戶檔案資料等）；基建類（工程建設(shè)或維修項目的報告、批文、合同、預(yù)算等資料）；聲像類（錄音帶、照片、刻錄光盤等） ③ 歸檔的文件材料種類、份數(shù)、編號以及每份文件的頁數(shù)均應(yīng)齊全完整。 ③ 種苗產(chǎn)業(yè)部各部門、分場每年 2 月底向種苗產(chǎn)業(yè)部行政部移交檔案資料內(nèi)容有：分場移交種苗產(chǎn)業(yè)部行政部的檔案資料有：分場擬稿印發(fā)的對外行文、分場擬稿下發(fā)的執(zhí)行文件、分場擬稿下發(fā)的人事任免文件、分場呈批件（固定資產(chǎn)費用申請表）、分場簽訂的合同（協(xié)議）、分場房屋產(chǎn)權(quán)證（國有土地使用證）、分場外來文件資料、分場基建類檔案資料、科技類等；財務(wù)檔案及人事勞資 檔案移交財務(wù)部和人力資源部。 歸檔時間要求： ① 文件材料 歸檔按年度立卷。 ② 公司對外行文、執(zhí)行文件、人事任免文件、呈批件在收集處理過程中要保證編號的連續(xù)性，原則上不得漏號、錯號，若有漏號、錯號的要注明原因。 （三）、檔案收集 檔案收集范圍 A、 外部文件資料： ① 關(guān)政府部門、行政事業(yè)管理部門、上級機關(guān)等來文；例如：外經(jīng)貿(mào)部（廳）、政府部門、工商行政事業(yè)單位、稅務(wù)局、海關(guān)、檢驗部門等的通知、批文、新法律法規(guī)? ② 總公司對我司的往來文件資料；其他各分公司、各分場等往來文件資料?? ③ 其它外部企業(yè)有關(guān)往來的文件資料；企業(yè)的情況介紹 ④ 營銷客戶檔案資料；客 戶基本資料 ⑤ 采購客戶檔案資料；提供原材料客戶基本資料 ⑥ 其它與公司有業(yè)務(wù)往來的單位資料；湖南 美神育種有限 公司與進行合作資料 ⑦ 工商年檢及各類年檢的資料；年檢報告書、稅務(wù)年檢審核表格 B、 公司文件資料： ① 及各種簡報的資料：會議紀錄（要）、有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)的講話；省領(lǐng)導(dǎo)來公司參觀指導(dǎo)工作的會議紀要、年工作總結(jié)（計劃）會議紀要、領(lǐng)導(dǎo)在會議上講話?? ② 公司的各種正式行文：執(zhí)行文件、對外行文、人事任免文件；關(guān)于印發(fā)的通知、關(guān)于請示、關(guān)于同志任免通知?? 豬場事業(yè)部 行政后勤管理制度 ８ ③ 各種工作 規(guī)劃、計劃、總結(jié)、預(yù)算方案；年部門（分場）工作計劃（總結(jié)）、年部門（分場）預(yù)算方案（工作規(guī)劃）?? ④ 各種規(guī)章制度、實施細則、工作條例、章程；實施細則、辦法?? ⑤ 簽訂的各種合同、協(xié)議（包含分場）；購銷合同、商務(wù)合同、技術(shù)服務(wù)合同、技術(shù)咨詢合同?? ⑥ 公司的各種證照（包含分場）及基礎(chǔ)資料；企業(yè)法人營業(yè)執(zhí)照、組織機構(gòu)代碼證、稅務(wù)登記證、統(tǒng)計證?? ⑦ 固定資產(chǎn)費用申請表、呈批件；關(guān)于發(fā)放費用的請示、關(guān)于購置車輛保險的請示?? ⑧ 公司的基建檔案資料；工程建設(shè)合同、基建項目概預(yù) （結(jié)）算書、勘察設(shè)計報告、項目可行性報告、會議紀要、向相關(guān)部門發(fā)出的報告請示及相關(guān)部門下發(fā)的批示批復(fù)?? 檔案收集處理 ： ① 部門收集整理、行政部統(tǒng)一存檔管理文件材料制度。 定期對文件進行整理，并分類歸檔，編寫檔案卷內(nèi)目錄。 嚴格遵守保密工作制度，凡涉及公司尚未公開、不宜公開或管理、商業(yè)、技術(shù)等方面的文件資料 必須保密。 對本部門或分場承辦的文件材料及時收集歸卷，每年 2月底前應(yīng)將歸檔文件材料歸檔完畢，并向檔案室辦好交接簽收手續(xù)。 （九）、附表： 《用印登記表》 四、 檔案管 理制度 （一）、檔案管理原則： 齊全、真實、有效、完整、共享 （二）、檔案管理人員職責(zé)： 豬場事業(yè)部 行政后勤管理制度 ７ 熟悉檔案管理規(guī)定，按規(guī)定搞好檔案的收集、分類、整理、歸檔、立卷、裝訂、借閱、移交等工作。 ② 因部門經(jīng)理在用印申請中審核不嚴，造成用印出現(xiàn)不良后果，部門經(jīng)經(jīng)理承擔(dān)主要責(zé)任，用印的最后批準人承擔(dān)次要責(zé)任。 ② 擅自使用印章出現(xiàn)不良后果，由用印人和印章保管人承擔(dān)相應(yīng)責(zé)任。 ③ 印章保管人由由于保管不善而被他人偷蓋印章者，保管人和蓋印人均承擔(dān)相 應(yīng)責(zé)任。 （八）、印章的責(zé)任承擔(dān) 保管不善： ① 印章保管人將印章保存在適當(dāng)?shù)牡胤?，由于辦公室被盜等不可遇見的原因而使印章遺失可不承擔(dān)責(zé)任；但必須在發(fā)現(xiàn)的一小時內(nèi)及時申報，愈期不報造成的損失由保管人員負責(zé)。 使用了財務(wù)專用章、法定代表人銀行預(yù)留印鑒章的銀行結(jié)算票據(jù)，由財務(wù)部專人留存銀行回單；加蓋發(fā)票專用章的銷售發(fā)票由財務(wù)部人留存存根聯(lián)；需加蓋財務(wù)專用章或法定代表人行政章的財務(wù)資料由財務(wù)部負責(zé)保 留底稿；其它需加蓋法定代表人行政章的由申請用印部門負責(zé)保留底稿。 蓋印文件必要時應(yīng)蓋騎縫印。 法定代表人行政章由法定代表人批準用印。 公司合同專用章的用印審批程序： ① 用印人擬訂合同文本； ② 合同經(jīng)總經(jīng)理或副總經(jīng)理指定代理人簽字方可蓋章。部門章不得用于對外簽訂合同或協(xié)