辦公室事務(wù)管理特征本站推薦-文庫吧資料
2024-11-09 17:06本頁面
【正文】 究最后離開者的責(zé)任；5．員工辦公桌面除電腦、電話、臺歷、文件夾、茶杯、小型裝飾物外，不得擺放其他與工作無關(guān)的物品；6．員工不可隨意搬動、改變、更換辦公臺、辦公椅、文件柜等辦公設(shè)備的擺放位置；九．災(zāi)害天氣的安全措施：、紅色臺風(fēng)信號或黑色臺風(fēng)信號導(dǎo)致無法正常上班的，請及時(shí)與公司部門經(jīng)理或管理部聯(lián)系獲得批準(zhǔn)。六．食品衛(wèi)生及設(shè)備管理；、點(diǎn)心，（指定區(qū)域?yàn)椴杷遥?；，食用完畢或食用一半的食物?yīng)妥善保管；，公司概不負(fù)責(zé)；，如大蒜，羅卜，韭菜等；，并注意清潔衛(wèi)生，公司有權(quán)根據(jù)冰箱內(nèi)各類食品的存放時(shí)間，空間及食品質(zhì)量情況作出處理；；，嚴(yán)禁將茶葉，茶包及其他固體雜質(zhì)傾倒在內(nèi)；，個(gè)人使用費(fèi)用自理；，使用時(shí)注意加熱容器是否可用于微波爐。未辦理移交或有遺失的按原價(jià)賠償。(8)新進(jìn)人員到職時(shí)須到管理部辦理辦公用品領(lǐng)用手續(xù)，并列入領(lǐng)用管理。必需品或消耗品文具耗用量大者，須酌量庫存。三．電話管理1．電話使用時(shí)應(yīng)長話短說、避免長時(shí)間占線、嚴(yán)禁打與工作無關(guān)的電話；2．因工作需要撥打長途或國際電話的，應(yīng)經(jīng)部門經(jīng)理或管理部許可后方可撥打；3．辦公室員工應(yīng)熟記各分機(jī)號、電話使用人不在時(shí)、其他職員應(yīng)代為轉(zhuǎn)接，并作記錄，及時(shí)傳達(dá)；4．午間休息時(shí)，應(yīng)留專人負(fù)責(zé)接聽電話；5．接聽電話，應(yīng)使用禮貌用語，以維護(hù)公司形象。第二條管理權(quán)責(zé)辦公室的管理由管理部負(fù)責(zé)。如有不同意見，可以公開提出，但要言之有理，并要注意方式、態(tài)度。注意傾聽，用心判斷指示的用意。文員還要防止自作聰明地去捕捉上司的“默許”和“暗示”，以免弄巧成拙。文員要善于領(lǐng)會上司意圖，按上司意圖辦事。這種直接受意，易于判斷和領(lǐng)會。）2受意方法：受意是文員接受和領(lǐng)會上司意圖。遵循傳統(tǒng)。適當(dāng)?shù)臅r(shí)機(jī)。）2交際業(yè)務(wù)應(yīng)注意的問題：（消息要正確。三、旅行時(shí)的安全防范。二、旅行時(shí)飲食安排。在國外期間，應(yīng)盡可能使用旅行支票，少攜帶現(xiàn)金。）1日程安排計(jì)劃管理：提示工作：（電子提示系統(tǒng)人工提示系統(tǒng)）1文秘人員為上司商務(wù)旅行的準(zhǔn)備工作：（準(zhǔn)備旅行計(jì)劃和旅館信息制定約會計(jì)劃為商務(wù)洽談收集資料決定旅行用品行李問題安排差旅費(fèi)建立旅行—旅館信息資料庫辦理旅行保險(xiǎn)。日程安排計(jì)劃表上的行動被注銷時(shí)，要立即和上司聯(lián)系，以便能夠講別的行動計(jì)劃編入。也需要與有關(guān)部門的文秘人員彼此聯(lián)絡(luò)，以便能預(yù)先獲得會議等信息，并通知上司。1日程安排計(jì)劃的變更和調(diào)整：（在制作日程安排計(jì)劃時(shí)，要按照業(yè)務(wù)動態(tài)預(yù)測可能召開的會議或集會，而保留寬裕的時(shí)間。1日程安排的意義：所謂日程安排，就是“關(guān)于管理者的會議、面談、出差、訪問等做計(jì)劃、實(shí)行、變更及調(diào)整”。1會議的計(jì)劃與準(zhǔn)備：（舉行會議的決定參加會議的人選會議日期、時(shí)間的決定會議場所的選擇議程表制作和執(zhí)行方法會議通知的寫作和傳達(dá)方法會議資料的準(zhǔn)備會議場所的布置出席者的位置會議用品的準(zhǔn)備1為來賓安排膳宿等）1文秘人員怎樣提高會議效率：（遵循法律法規(guī)合理確定會議目標(biāo)確定必要的與會者減少會議數(shù)量縮小會議規(guī)模簡化會議程序縮短會議時(shí)間控制會議經(jīng)費(fèi)分析會議成本）1會議成本的計(jì)算公式：會議成本=23[(G+S)T]n+后勤開支=6(G+S)T．n+后勤開支。為不妨礙會議的正式進(jìn)行，是坐在會議正式人員的后方。他們雖然能發(fā)言，但沒有議決權(quán)。如果必須指定座位時(shí)，桌子上要放置號姓名牌。二、負(fù)責(zé)記錄的人，為了清楚地看得見發(fā)言者，一般是坐在發(fā)言席的正前方。1會議出席者的位置：一、領(lǐng)導(dǎo)者（主持人、主席）要坐在所有與會人員都能看得清楚的位置。三、接待人員應(yīng)該有比較高的思想修養(yǎng)和較強(qiáng)的業(yè)務(wù)能力。1接待來訪的注意事項(xiàng)：一、組織領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)該定期或不定期地親自接待群眾來訪，如我國許多城市已設(shè)立了“市長接待日”、“局長接待日”等制度。四、對于舉報(bào)違法違紀(jì)的，或者申訴遭到打擊報(bào)復(fù)的，或是涉及基層負(fù)責(zé)人的信件，如需要轉(zhuǎn)（交）辦的，只能將信件轉(zhuǎn)（交）被舉報(bào)、申訴或涉及單位（負(fù)責(zé)人）的上級或有關(guān)部門處理，不得將信件轉(zhuǎn)交給被涉及的單位或本人，以保護(hù)舉報(bào)人的合法權(quán)益。二、登記信件時(shí)，要書寫工整，字跡清楚，摘錄登記內(nèi)容要言簡意頦；需要呈送領(lǐng)導(dǎo)、上司批閱的信件，要附上“信件呈閱單”。外賓：G、禮節(jié)性拜訪、H、宴請I、正式會談J、簽訂協(xié)議書K、陪同參觀游覽L、互贈禮品M、歡送來賓N、接待小結(jié)。I、客人訪問結(jié)束返回時(shí)，文員應(yīng)提前代辦車船機(jī)票并將客人送至車站、碼頭、機(jī)場。G、文員將商定日程匯報(bào)上司，接著安排雙方會見或會談事宜，并應(yīng)準(zhǔn)備好會談需用的資料。E、文員在預(yù)定日期、時(shí)間隨車到機(jī)場、車站、碼頭去迎接客人。C、文員按來客和上司的要求制定計(jì)劃，包括接待規(guī)格、內(nèi)容、日程、經(jīng)費(fèi)、人員、任務(wù)分配等等，經(jīng)上司批準(zhǔn)后逐項(xiàng)準(zhǔn)備辦理。A、文員從上司處接受接待任務(wù)。對無必要的會議和活動文員要替上司委婉的謝
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