【正文】 套，以保證印章排列整齊、美觀。成文時(shí)間標(biāo)識(shí)在最后一排印章之下空l(shuí)行位置，右空2個(gè)字。在具體排布印章時(shí)應(yīng)使主辦機(jī)關(guān)的印章在前，協(xié)辦機(jī)關(guān)的印章按照發(fā)文機(jī)關(guān)標(biāo)識(shí)的順序依次排布。為了防止出現(xiàn)空白印章，本標(biāo)準(zhǔn)做了這樣的規(guī)定：所有的行文單位都要署單位名稱(chēng)，將印章加蓋在單位名稱(chēng)上，這樣便不會(huì)出現(xiàn)空白的印章?，F(xiàn)在印刷公文大量采用現(xiàn)代印刷設(shè)備，其套印印章的方法就是將一個(gè)印在紙上的空白印章作為印模直接制版。其余要求均同一個(gè)印章。主辦機(jī)關(guān)印章在前，每排最多排3個(gè)印章，兩端不得超出版心；最后一排如余一個(gè)或兩個(gè)印章，均居中排布；印章之間互不相交或相切；在最后一排印章之下右空2字標(biāo)識(shí)成文時(shí)間。兩印章間互不相交或相切，相距不超過(guò)3mm。8．2．6．2聯(lián)合行文印章當(dāng)聯(lián)合行文需加蓋兩個(gè)印章時(shí)，應(yīng)將成文日期拉開(kāi)，左右各空7字；主力、機(jī)關(guān)印章在前；兩個(gè)印章均壓成文日期，印章用紅色。另一種稱(chēng)之為中套方式，適用于印章下弧有文字的印章(行政機(jī)關(guān)的部門(mén)印章或?qū)Ｓ糜≌掠性S多是這種樣式)。讀者可對(duì)照現(xiàn)行xx文件和本標(biāo)準(zhǔn)所附的樣式來(lái)掌握。一種稱(chēng)之為“下套”方式，適用于帶有國(guó)徽、印章下弧沒(méi)有文字的印章。即使是采用印刷技術(shù)加蓋印章，制版時(shí)也要嚴(yán)肅認(rèn)真，嚴(yán)格按本標(biāo)準(zhǔn)執(zhí)行。此話(huà)說(shuō)來(lái)簡(jiǎn)單，但執(zhí)行起來(lái)卻要認(rèn)真對(duì)待，特別是手工加蓋印章，稍一隨意就可能不符合標(biāo)準(zhǔn)。這樣要求是為了防止變?cè)旃?，因?yàn)槿绻瞻走^(guò)大，就容易被人私自加入其他內(nèi)容，即“變?cè)臁惫?。?duì)只蓋一個(gè)印章的單一機(jī)關(guān)發(fā)文，本標(biāo)準(zhǔn)規(guī)定落款處(即成文日期之上)不署發(fā)文機(jī)關(guān)名稱(chēng)，只標(biāo)識(shí)成文日期。鑒于行政機(jī)關(guān)公文的法定性和印章的特定功能，《中華人民共和國(guó)刑法．》第二百八十條規(guī)定：“偽造、變?cè)?、買(mǎi)賣(mài)或者盜竊、搶奪、毀滅國(guó)家機(jī)關(guān)的公文、證件、印章的，處3年以下有期徒刑、拘役、管制或者剝奪政治權(quán)利；情節(jié)嚴(yán)重的，處3年以上10年以下有期徒刑”。一般情況除了會(huì)議紀(jì)要以外，不加蓋印章的公文應(yīng)視為無(wú)效。當(dāng)印章下弧無(wú)文字時(shí)，采用下套方式，即僅以下弧壓在成文日期上；當(dāng)印章下弧有文字時(shí)，采用中套方式，即印章中心線(xiàn)壓在成文日期上。8．2，6．1單一發(fā)文印章單一機(jī)關(guān)制發(fā)的公文在落款處不署發(fā)文機(jī)關(guān)名稱(chēng)，只標(biāo)識(shí)成文日期。它包括發(fā)文機(jī)關(guān)印章或簽署人姓名。由于印章一般要蓋在成文日期上，成文日期要依印章的位置而定，這一點(diǎn)在8，2．6條會(huì)分別介紹。為了加強(qiáng)其準(zhǔn)確性，本標(biāo)準(zhǔn)規(guī)定成文日期要用漢字書(shū)寫(xiě)，即俗稱(chēng)的“大寫(xiě)”，不能用阿拉伯?dāng)?shù)字與漢字混用，同時(shí)年、月、日要齊全。成文日期是公文生效的時(shí)間，是公文的一項(xiàng)重要內(nèi)容。四是對(duì)標(biāo)識(shí)的位置做了規(guī)定，正文后的附件標(biāo)識(shí)要與正文空l(shuí)行，左空2字；附件上的“附件”標(biāo)識(shí)在左上角頂格第l行。二是正文后的附件標(biāo)識(shí)應(yīng)與附件的標(biāo)識(shí)前后一致。因此，本標(biāo)準(zhǔn)對(duì)此做了較詳細(xì)的規(guī)定。為了保證這一點(diǎn)，需要在公文正文之后標(biāo)注附件的序號(hào)和名稱(chēng)，然后在附件同樣標(biāo)識(shí)附件的序號(hào)和名稱(chēng)，以顯示附件與正文的不可分割的關(guān)系。這時(shí)需要將其從公文正文中抽出而作為公文的附件單獨(dú)表述，而又是放在公文生效標(biāo)識(shí)印章之后。如有多個(gè)簽發(fā)人，主辦單位簽發(fā)人姓名置于第l行，其他簽發(fā)人姓名從第2行起在主辦單位簽發(fā)人姓名之下按發(fā)文機(jī)關(guān)順序依次順排，下移紅色反線(xiàn)，應(yīng)使發(fā)文字號(hào)與最后一個(gè)簽發(fā)人姓名處在同一行并使紅色反線(xiàn)與之的距離為4mm。8，1．6簽發(fā)人上報(bào)的公文需標(biāo)識(shí)簽發(fā)人姓名，平行排列于發(fā)文字號(hào)右側(cè)。發(fā)文字號(hào)的位置，本標(biāo)準(zhǔn)規(guī)定在發(fā)文機(jī)關(guān)標(biāo)識(shí)下空2行，規(guī)定在發(fā)文字號(hào)之下4mm處印一條與版心同寬的紅色反線(xiàn)，這樣就明確了發(fā)文機(jī)關(guān)標(biāo)識(shí)與紅色反線(xiàn)之間的距離是3行位置，發(fā)文字號(hào)應(yīng)標(biāo)在第3行，并且不要緊貼紅色反線(xiàn)，空出約4mm的距離(實(shí)際掌握只要不貼紅色反線(xiàn)即可)。有的機(jī)關(guān)按主辦部門(mén)或按文件內(nèi)容劃分編序號(hào)，是一種較繁瑣的辦法。序號(hào)是發(fā)文的流水號(hào)。另外，二者形狀也略有不同。注意六角括號(hào)不是數(shù)學(xué)公式的中括號(hào)，因?yàn)楫?dāng)引用公文時(shí)，標(biāo)題后面的發(fā)文字號(hào)要用圓括號(hào)“()”括起，如果年份用中括號(hào)括起，就違反了低級(jí)符號(hào)中不得包合高級(jí)符號(hào)的原則。年份要用全稱(chēng)，不應(yīng)簡(jiǎn)化，如“87”、“93”等均屬標(biāo)識(shí)不正確。有的機(jī)關(guān)代字還包合其他的層次，如xx發(fā)文的機(jī)關(guān)代字有“國(guó)發(fā)”、“國(guó)函”，“國(guó)”代xx，而“發(fā)”和“函”則代“xx文件”和“xx函”這兩種發(fā)文形式。如鐵道部文件的機(jī)關(guān)代字有“鐵辦”、“鐵財(cái)”等，“鐵”代鐵道部，“辦”、“財(cái)”代主辦這份鐵道部文件的鐵道部的辦公部門(mén)、財(cái)務(wù)部門(mén)。機(jī)關(guān)代字一般由兩個(gè)層次組成。發(fā)文字號(hào)之下4mm處印一條與版心等寬的紅色反線(xiàn)。8，1．5發(fā)文字號(hào)發(fā)文字號(hào)由發(fā)文機(jī)關(guān)代字、年份和序號(hào)組成。如果聯(lián)合行文的機(jī)關(guān)過(guò)多(我們?cè)l(fā)現(xiàn)過(guò)有14家聯(lián)合行文)，就可能出現(xiàn)把正文擠出首頁(yè)的情況，而公文如果首頁(yè)沒(méi)有正文，使人一看首頁(yè)還不知道文件內(nèi)容是什么，是極不嚴(yán)肅甚至可以說(shuō)是很滑稽的事。關(guān)于聯(lián)合行文，本標(biāo)準(zhǔn)規(guī)定“文件”兩字居于發(fā)文機(jī)關(guān)名稱(chēng)右側(cè)上下居中。第二種僅限于上行文，凡上報(bào)的公文發(fā)文機(jī)關(guān)標(biāo)識(shí)上邊緣至版心上邊緣為80mm，即要留出80mm一25mm＝55mm的空白供上級(jí)機(jī)關(guān)批示文件用，也就是說(shuō)上行文發(fā)文機(jī)關(guān)標(biāo)識(shí)距上頁(yè)邊為天頭37mm十25mm十55mm＝117mm。第一種是用于平行文或下行文，發(fā)文機(jī)關(guān)標(biāo)識(shí)上邊緣至版心上邊緣為25mm，也就是留出25mm(約2行)位置用于標(biāo)識(shí)上述的份數(shù)序號(hào)、密級(jí)和緊急程度。本標(biāo)準(zhǔn)以此為高限，就是要求除“xx文件”以外，其他各級(jí)行政機(jī)關(guān)標(biāo)識(shí)的字號(hào)要小于“xx文件”，以顯示xx作為最高國(guó)家行政機(jī)關(guān)的地位，具體字號(hào)各行政機(jī)關(guān)可根據(jù)機(jī)關(guān)名稱(chēng)的字?jǐn)?shù)多少來(lái)定。發(fā)文機(jī)關(guān)標(biāo)識(shí)的字體，本標(biāo)準(zhǔn)推薦使用小標(biāo)宋體字，是因?yàn)樾?biāo)宋體字顯得莊重，其他字體如楷體、隸書(shū)、魏碑等都帶有某些書(shū)法藝術(shù)的成分，應(yīng)該說(shuō)不適于標(biāo)識(shí)具有執(zhí)法職能的國(guó)家行政機(jī)關(guān)的公文。有一些特定的公文在發(fā)文機(jī)關(guān)名稱(chēng)后面不加“文件”二字，如xx就有“xx任免通知”紅頭形式，本標(biāo)準(zhǔn)給這類(lèi)“紅頭”留了余地，未規(guī)定一律要加“文件”二字，但只限于特定的公文。發(fā)文機(jī)關(guān)全稱(chēng)應(yīng)以批準(zhǔn)該機(jī)關(guān)成立的文件核定的名稱(chēng)為準(zhǔn)。發(fā)文機(jī)關(guān)標(biāo)識(shí)即人們通常所稱(chēng)的“紅頭”。字號(hào)由發(fā)文機(jī)關(guān)以醒目美觀為原則酌定，但一般應(yīng)小于22mm15mm(高寬)。如需標(biāo)識(shí)公文份數(shù)序號(hào)、秘密等級(jí)和保密期限以及緊急程度，可在發(fā)文機(jī)關(guān)標(biāo)識(shí)上空2行向下依次標(biāo)識(shí)(見(jiàn)圖三)。友文機(jī)關(guān)標(biāo)識(shí)上邊緣至版心上邊緣為25mm。如果遇到秘密等級(jí)和緊急程度需同時(shí)標(biāo)識(shí)時(shí)，按照秘密等級(jí)在上、緊急程度在下的次序分兩行頂格標(biāo)注在版心右上角。具體“特急”和“急件”的時(shí)間要求是多少，由各地行政機(jī)關(guān)主管自行確定。緊急程度是對(duì)公文送達(dá)時(shí)限的要求。在此需要說(shuō)明的是，如不標(biāo)識(shí)保密期限，秘密等級(jí)兩字之間應(yīng)空l(shuí)字距離，如需標(biāo)注保密期限，則秘密等級(jí)的兩字間則不空l(shuí)字距離，以使該字段不致過(guò)長(zhǎng)。如公文針發(fā)單位能夠知道保密期限，可按照國(guó)家保密局的要求在密級(jí)程度后標(biāo)注保密期限，在秘密等級(jí)和保密期限間用“★”隔開(kāi)。在國(guó)家行政機(jī)關(guān)的公文中應(yīng)按照上述要求在公文中標(biāo)識(shí)公文的秘密等級(jí)。根據(jù)《辦法》的規(guī)定，涉及國(guó)家秘密的公文應(yīng)當(dāng)按照國(guó)家秘密及其密級(jí)具體范圍的規(guī)定分別標(biāo)明“絕密”、“機(jī)密”和“秘密”。8．1．2秘密等級(jí)和保密期限如需標(biāo)識(shí)秘密等級(jí)，用3號(hào)黑體字，頂格標(biāo)識(shí)在版心右上角第l行，兩字之間空l(shuí)字；如需同時(shí)標(biāo)識(shí)秘密等級(jí)和保密期限，用3號(hào)黑體字，頂格標(biāo)識(shí)在版心右上角第l行，秘密等級(jí)和保密期限之間用“★”隔開(kāi)。對(duì)份數(shù)序號(hào)，有的是用印號(hào)機(jī)手工在成文上加蓋，有的印刷設(shè)備帶有印號(hào)功能，可以與成文同時(shí)印刷，對(duì)此本標(biāo)準(zhǔn)不作統(tǒng)一規(guī)定，公文印發(fā)機(jī)夫可自行掌握。本標(biāo)準(zhǔn)規(guī)定編制份數(shù)序號(hào)用阿拉伯?dāng)?shù)碼，對(duì)編幾位未作規(guī)定。發(fā)文機(jī)關(guān)根據(jù)份數(shù)序號(hào)可以掌握每一份公文的去向。編份數(shù)序號(hào)的目的是準(zhǔn)確掌握公文的印制份數(shù)和分發(fā)范圍和對(duì)象?！掇k法》規(guī)定帶有密級(jí)的公文要編制份數(shù)序號(hào)。如需標(biāo)識(shí)公文份數(shù)序號(hào)，用阿拉伯?dāng)?shù)碼頂格標(biāo)識(shí)在版心左上角第l行。這是本標(biāo)準(zhǔn)對(duì)公文結(jié)構(gòu)劃分提出的新觀點(diǎn)，也是本標(biāo)準(zhǔn)在結(jié)構(gòu)上的最大特點(diǎn)。用一個(gè)形象的比喻，眉首可稱(chēng)之為公文的“頭”，主體稱(chēng)之為公文的“身”，版記稱(chēng)之為公文的“腳”。由于按本標(biāo)準(zhǔn)的規(guī)定公文要雙面印刷，版記的位置有一個(gè)位于哪一面的問(wèn)題；如果公文有附件，版記還有一個(gè)是放在正文后還是放在附件之后的問(wèn)題。由于公文實(shí)質(zhì)性的內(nèi)容均在此部分，稱(chēng)之為“主體”有其道理。眉首的特點(diǎn)是位置相對(duì)固定，掌握了本標(biāo)準(zhǔn)對(duì)眉首所合各要素位置的規(guī)定，就可以設(shè)計(jì)文件的“紅頭”部分(具體設(shè)計(jì)方法后文介紹)。其中“眉首”、“版記”兩個(gè)概念在公文印制行業(yè)已多年使用，“主體”是本標(biāo)準(zhǔn)提出的新概念。置于公文首頁(yè)紅色反線(xiàn)(寬度同版心，即156mm)以上的各要素統(tǒng)稱(chēng)眉首；置于紅色反線(xiàn)(不含)以下至主題詞(不含)之間的各要素統(tǒng)稱(chēng)主體；置于主題詞以下的各要素統(tǒng)稱(chēng)版記。本標(biāo)準(zhǔn)將公文的裝訂要求加以規(guī)定，就是對(duì)形成公文的最后一道工序嚴(yán)格把關(guān)，以保證公文的質(zhì)量。由于公文的特殊作用和為保證公文的長(zhǎng)期保存，對(duì)公文在裝訂方面作出統(tǒng)一規(guī)定是十分必要的。值得提出的是，為使今后公文在油墨的色譜上能夠基本達(dá)到一致，在標(biāo)準(zhǔn)中給出了黑色油墨和紅色油墨的色譜指標(biāo)，只要按標(biāo)準(zhǔn)中給出的油墨色譜來(lái)印制公文，就可以基本保證公文的顏色的相對(duì)一致。(3)在標(biāo)準(zhǔn)中給出印刷要求，是保證公文在印刷過(guò)程中的質(zhì)量控制。所以在標(biāo)準(zhǔn)中規(guī)定的一般情況是相對(duì)特殊情況而言的。但如果遇到下一面將有可能出現(xiàn)空白頁(yè)時(shí)，就需要調(diào)整某一面的字?jǐn)?shù)和行數(shù)，以保證下一面有公文的正文內(nèi)容。此規(guī)定，是為解決上述經(jīng)常出現(xiàn)的問(wèn)題而采取的必要措施。所以在修訂標(biāo)準(zhǔn)時(shí)將公文印制和裝訂的要求規(guī)定下來(lái)，主要目的是使從事公文印制和裝訂的同志能夠清楚了解怎樣印制和裝訂公文才是符合國(guó)家行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)的。長(zhǎng)期以來(lái)，我們的公文缺乏一個(gè)較為系統(tǒng)的印刷和裝訂規(guī)范。裁切成品尺寸誤差177。4mm。兩頁(yè)頁(yè)碼之間誤差不超過(guò)4mm。7．4裝訂要求公文應(yīng)左側(cè)裝訂，不掉頁(yè)。黑色油墨應(yīng)達(dá)到色譜所標(biāo)BLl00％，紅色油墨應(yīng)達(dá)到色譜所標(biāo)Y80％，M80％。7．2制版要求版面干凈無(wú)底灰，字跡清楚無(wú)斷劃，尺寸標(biāo)準(zhǔn)，版心不斜，誤差不超過(guò)lmm。為避免在本標(biāo)準(zhǔn)后面各章條的敘述重復(fù)，在此作總體規(guī)定。6公文中圖文的顏色未作特殊說(shuō)明公文中圖文的顏色均為黑色。目前，淘汰16開(kāi)型紙，采用A4型紙作為公文用紙的時(shí)機(jī)已經(jīng)基本成熟。從目前了解到的情況看，我國(guó)的印刷設(shè)備制造企業(yè)已完全能夠生產(chǎn)制造符合國(guó)際標(biāo)準(zhǔn)A系列的印刷設(shè)備，并將逐步淘汰舊式生產(chǎn)設(shè)備。因此淘汰l6開(kāi)型公文用紙紙型，采用國(guó)際標(biāo)準(zhǔn)A4型作為公文用紙是十分必要的。紙型規(guī)格的不一，導(dǎo)致有的政府文件的前后頁(yè)大小不一，公文質(zhì)量受到影響，也不嚴(yán)肅。用這種紙型印制的公文承載有效信息量小，不利于與各國(guó)政府或國(guó)際組織進(jìn)行公文交往。這種紙型標(biāo)準(zhǔn)實(shí)際是日本早期用的標(biāo)準(zhǔn)。隨著國(guó)際標(biāo)準(zhǔn)A4型的普及，各國(guó)普遍將A4型紙作為公文用紙和書(shū)寫(xiě)用紙，同時(shí)各種辦公自動(dòng)化設(shè)備具備處理A4型紙的功能，使A4型紙?jiān)谖覈?guó)作為書(shū)寫(xiě)紙和圖書(shū)雜志用紙已是大勢(shì)所趨。(2)我國(guó)已基本具備采用國(guó)際標(biāo)準(zhǔn)A4型公文用紙的條件我國(guó)在1987年和1988年分別等效ISO6716和ISO216制定了我國(guó)國(guó)家標(biāo)準(zhǔn)GB／T788和GB／T148。國(guó)際會(huì)議也無(wú)一不是采用A4型紙作為會(huì)議文件用紙。目前常用的復(fù)印機(jī)、打印機(jī)、計(jì)算機(jī)、傳真機(jī)等基本上是以A4型標(biāo)準(zhǔn)作為基本紙型的。作出這項(xiàng)重大