【正文】 術(shù)。要關(guān)心下屬，經(jīng)常過問下屬的思想、生活、學(xué)習(xí)、工作情況，對下屬的困難要想方設(shè)法解決；要愛護下屬，對下屬出現(xiàn)一些差錯，不應(yīng)一味求全責備，而是要肯定其工作積極性和成績，對問題善意指出，并提出改進辦法，使下屬心悅誠服；要培養(yǎng)下屬，對下屬品德上要嚴格要求，業(yè)務(wù)上要悉心指導(dǎo)，嚴師才能出高徒；要信任下屬，多肯定少批評，以增強下屬的自信心，大膽放手干工作；要激勵下屬，多表揚，善調(diào)動下屬的積極性。一是處理好與領(lǐng)導(dǎo)之間的關(guān)系，對領(lǐng)導(dǎo)要尊重和服從，積極主動，盡量隨叫隨到，承辦勞動交代的事情要適當超前，對領(lǐng)導(dǎo)多請示，多匯報、多反饋，千萬不要遺忘領(lǐng)導(dǎo)交代的事項，千萬不要在領(lǐng)導(dǎo)面前傳閑話。提高處理人的藝術(shù)。（三）管理有方前面談到了管理職能，我們這里的管理是針對辦公室內(nèi)部的管理，主要指文書、信息、事務(wù)三個方面的管理。掌握分寸，謀之有向在領(lǐng)導(dǎo)決策的全過程中，從對領(lǐng)導(dǎo)決策發(fā)揮作用的方向上看，可以分為三種類型：一是“順向”參謀，即緊隨領(lǐng)導(dǎo)決策的方向所進行的“輔助性參謀”；二是“逆向”參謀，即當領(lǐng)導(dǎo)的決策意圖不符合實際情況時，辦公室主任所進行的“勸阻性參謀”；三是“側(cè)向”參謀，即當領(lǐng)導(dǎo)集中主要精力考慮某一方面工作時，辦公室主任為避免領(lǐng)導(dǎo)顧此失彼而進行的“提示性參謀”。參謀時盡可能增強工作的主動性、預(yù)見性、創(chuàng)造性，為領(lǐng)導(dǎo)出謀劃策、拾遺補缺，與領(lǐng)導(dǎo)“同頻共振”：要注重研究政策、吃透上情，搞好調(diào)查研究，掌握下情，善于捕捉信息，了解外情，做領(lǐng)導(dǎo)的數(shù)據(jù)庫、資料庫、信息庫；要認真研究領(lǐng)會組織意圖和領(lǐng)導(dǎo)思路，圍繞領(lǐng)導(dǎo)關(guān)心的重大問題進行廣泛深入的調(diào)查研究，為領(lǐng)導(dǎo)決策提供真實情況和可靠依據(jù)；要廣泛搜集資料，研究各地的新情況、新經(jīng)驗、新做法，借“它山之石”來攻玉，為領(lǐng)導(dǎo)提出決策預(yù)案，供領(lǐng)導(dǎo)借鑒和參考。一定情況下，辦公室主任既要認真領(lǐng)會領(lǐng)導(dǎo)意圖，又要實事求是，不偏不袒，善于“慎言”，勇于直言，不參雜私人感情，使領(lǐng)導(dǎo)兼聽而明。把握宗旨，謀之有為 一般情況下，辦公室主任是以貫徹和領(lǐng)會領(lǐng)導(dǎo)意圖為使命，并以領(lǐng)會和貫徹的準確性和徹底性作為評價其工作優(yōu)劣的基本指標；作為“參謀長”，則要依靠獨立的科學(xué)研究成果為領(lǐng)導(dǎo)服務(wù)，以提出多少真知灼見作為評價其工作優(yōu)劣的根本標志。三是辦公室主任接觸面大，信息較為靈通，對外聯(lián)系廣泛，客觀上為領(lǐng)導(dǎo)提供咨詢服務(wù)，當好領(lǐng)導(dǎo)的“參謀”提供了便利條件。（二）參謀有度大家都知道，辦公室主任履行其“參謀”職責，有其獨特的便利和優(yōu)勢： 一是辦公室主任工作與領(lǐng)導(dǎo)層的工作同步運行與操作。這些程序都不能少，如果第一步和第二步不走，會議就不宜開，即使開，效果也不好。辦公室要做好會議記錄。辦公室將召開會議的時間、地點、參加人員、主要內(nèi)容等通知與會人員。拿我局局長辦公會來說，會議議題的提出與確定及會議召開按以下程序進行：第一步，提出議題；第二步，辦公室將各處室議題收集整理后，填寫議題審批表，按照審簽程序，由主管辦公室的副局長審核，經(jīng)局長批示后，正式列為會議議題。辦會要有程序。辦公室事情往往很多，一般情況下，辦事按照正常程序進行運作。辦事要有條理。辦文要有章法。三、履行職責的工作原則和方法藝術(shù)：簡單歸納四條：承辦有章，參謀有度，管理有方，協(xié)調(diào)有術(shù)。理論知識要有較強的功底，專業(yè)知識要精，法律法規(guī)、經(jīng)濟、科學(xué)知識等基礎(chǔ)知識方面懂。因為辦公室工作繁雜，辦事慢條斯理肯定不行，要快要急，但不能燥，一燥就容易忙中出錯；喜怒哀樂，人之常情，但辦公室主任要掌握度，不能盡情發(fā)揮；特別是遇到受委屈的事，要學(xué)會忍讓，退一步海闊天空，但原則問題上必須寸土不讓。至于心理素質(zhì)和知識素質(zhì)，我的理解是：心理素質(zhì)要強，知識素質(zhì)要硬。品德素質(zhì)是基礎(chǔ)，要正。政治素質(zhì)是首要素質(zhì)，要高。二、辦公室主任應(yīng)具備的基本素質(zhì)作為辦公室主任，要求綜合素質(zhì)全面。領(lǐng)導(dǎo)機關(guān)的決策、指令、指示要通過辦公室向各職能部門、下屬單位以及社會傳遞。協(xié)調(diào)分縱向協(xié)調(diào)、橫向協(xié)調(diào)、內(nèi)部協(xié)調(diào)等方面。包括會議安排、領(lǐng)導(dǎo)用車、對外接待、辦公用具、生活服務(wù)等有關(guān)事項。一是“追蹤型信息”，即指領(lǐng)導(dǎo)決策形成并付諸實施以后，通過“跟蹤追擊”迅速反映實施范圍以內(nèi)的有關(guān)動態(tài)；二是“超前型信息”，即指領(lǐng)導(dǎo)決策之前，向領(lǐng)導(dǎo)提供的能夠反映該決策的基礎(chǔ)、趨向及效應(yīng)的“資料信息”，或某個 較重要的問題發(fā)生之前反映其跡象、趨勢的“信號性信息”。（1）加強對信息網(wǎng)絡(luò)的管理。辦公室主任對文書工作的管理，主要體現(xiàn)在參照各級黨政機關(guān)制定的機關(guān)公文處理辦法，結(jié)合本單位的具體情況，建立、健全各項有關(guān)制度；指導(dǎo)、督促各文書處理部門的工作，確保公文擬制的適用、準確、周密，確保文書處理的及時、準確、迅速，避免拖拉、積壓而貽誤工作。根據(jù)國家有關(guān)規(guī)定和辦公室工作的實踐，辦公室主任的管理職責主要有三個方面：文書管理文書工作是機關(guān)日常工作的組成部分，是實現(xiàn)機關(guān)職能的重要手段之一。這既是領(lǐng)導(dǎo)決策民主化、科學(xué)化的迫切需要，又是新時期賦予辦公室主任工作的一項重要任務(wù)。（二）參謀職責參謀職責指辦公室主任在輔助領(lǐng)導(dǎo)決策過程中所應(yīng)有的職能和應(yīng)盡的責任。“主辦”即直接負責具體辦理；“會辦”即會同有關(guān)部門和單位聯(lián)合辦理；“轉(zhuǎn)辦”即轉(zhuǎn)由其他有關(guān)部門和負責人辦理；“催辦”作為“會辦”、“轉(zhuǎn)辦”的有益補充，它是指督促、協(xié)助有關(guān)單位、部門和人員從速辦理有關(guān)事項。辦公室作為所在單位與外界聯(lián)系的窗口和紐帶，經(jīng)常需要安排、處理各職能部門和下級機關(guān)轉(zhuǎn)辦的事項。上一級辦公機關(guān)及其負責人向下級辦公機關(guān)及其負責人交辦事項的范圍較廣，除了調(diào)研任務(wù)之外，還有諸如信息反饋、來信來訪以及系統(tǒng)內(nèi)部自身業(yè)務(wù)建設(shè)等具體事宜，都需要下一級承辦者認真辦理。承辦上級部門主辦的事項辦公室既是本級機關(guān)的綜合辦事機構(gòu)，是獨立存在的個體；又是從中央到地方整個辦公系統(tǒng)中的一個子系統(tǒng)，是依存于大整體的部分。作為辦公室主任，對領(lǐng)導(dǎo)層的集體決策和領(lǐng)導(dǎo)個人交辦事項負有直接的承辦責任。辦公室主任的基本職責一般包括承辦職責、參謀職責、管理職責、協(xié)調(diào)職責四個方面。今天，我就辦公室主任的職責、應(yīng)具備的基本素質(zhì)、履行職責時的工作原則和方法藝術(shù)這三個問題談?wù)勛约旱目捶ǎ┐蠹覅⒖?。辦公室主任有許多稱呼，對上是“秘書“、對下是“領(lǐng)導(dǎo)”，對外是“大管家”、對內(nèi)是“牽頭人”。辦公室主任應(yīng)該成為辦公室一名最為出色的服務(wù)員，無論是對內(nèi)對外，對上對下，辦公室主任都要做到言語熱情，態(tài)度和藹，在服務(wù)中盡力解決工作生活中的困難，在全局上下營造一種和諧、有序、文明的工作生活環(huán)境,辦公室才能真正成為內(nèi)外連結(jié)的紐帶,上下溝通的橋梁。二要增強服務(wù)意識。辦公室的職能決定了辦公室主任既要通曉本單位的業(yè)務(wù)又要具備專長的寫作能力，行政管理能力，綜合協(xié)調(diào)能力。因此，作為辦公室主任，必須樹立起良好的自身形象，來帶動和影響他人。辦公室主任必須帶頭要求全體同志，深入基層，開展調(diào)研，捕捉信息，認真研究，仔細分析，及時反饋，讓領(lǐng)導(dǎo)在最短的時間內(nèi)取得更為詳實的一手資料，減少決策的盲目性，增強針對性，提高準確性。面對紛繁復(fù)雜的信息，作為辦公室主任必要掌握兩點：一是領(lǐng)導(dǎo)想知道什么？二是領(lǐng)導(dǎo)該知道什么？搞清楚了這兩點，就能從眾多紛繁復(fù)雜的信息中篩選出最有參考價值的領(lǐng)導(dǎo)最感興趣的信息，然后進行編輯整理，簡明扼要地及時傳遞給領(lǐng)導(dǎo)。一是手要勤，廣泛收集和精心整理。辦公室是領(lǐng)導(dǎo)決策的重要的“信息庫”，采集高密度信息，撰寫高質(zhì)量文章，開發(fā)高質(zhì)量調(diào)研，理應(yīng)放在辦公室工作的突出位置。對落實中遇到的問題，應(yīng)及時向領(lǐng)導(dǎo)提出建議，以消除矛盾，解決問題，完善決策。沒有督辦，領(lǐng)導(dǎo)集體就無權(quán)威，上下級就政令不暢，工作就會流于形式。實際工作中，我們經(jīng)常遇到工作雷聲大，雨點小的尷尬局面。辦公室主任必須敢于堅持真理，嚴格按照機關(guān)各項制度進行管理，一項一項抓落實，必要時還要拉得下臉面，頂?shù)米毫Γ瑢Σ环墓芾?、不按制度辦事的人和事進行必要的行政和經(jīng)濟處理，增強管理的剛性。一要堅持原則，狠抓管理。這兩項工作都關(guān)系到整個機關(guān)的正常運行和工作落實到位，來不得半點馬虎，不允許有一絲敷衍。唯有這樣，辦公室主任才不至于被這些擾亂自己的陣腳，才能夠保持一種平和的心態(tài)來從事本職工作。發(fā)生在辦公室的是非曲直可謂是司空見慣，誤解者有之，批評者有之，冷嘲熱諷者有之，凡此種種，辦公室主任都得無一例外地包容下來，切不可小肚雞腸、斤斤計較，但也不可視而不見、充耳不聞。二要學(xué)會理解包容。另一方面要用熱心腸去化解矛盾的堅冰。一方面要認真分析矛盾的性質(zhì)。辦公室主任必須相信自己有能力化干戈為玉帛、化尖銳為平和，不是特別棘手的難題，一般不要讓矛盾走出辦公室。一要及時化解矛盾。五、圍繞“闊”字練心胸，做到善解矛盾多包容辦公室是機關(guān)事務(wù)與矛盾的集中地，辦公室主任也經(jīng)常站在機關(guān)事務(wù)與矛盾的風(fēng)口浪尖上。只有這樣，才能贏得更多同志對我們工作的支持與合作，別人和社會就會抬舉你，你工作的環(huán)境也才會更加寬松和諧?！坝腥菽舜蟆?，辦公室主任應(yīng)虛懷若谷、寬厚容人。在以后的工作中，他們肯定會自加壓力，更加努力工作，減少失誤，從而推動辦公室工作邁上新的臺階。一個成熟的辦公室主任，在工作一旦失誤后，必定是在第一時間將出現(xiàn)過錯的責任“攬”到自己肩上，來接受領(lǐng)導(dǎo)或同事的批評，而不是對失誤者吹胡子瞪眼。辦公室工作點多面廣，在工作中顧此失彼、出現(xiàn)失誤在所難免。一要勇于攬過。這就要求辦公室主任必須時刻牢記自己的身份，增強政治意識，嚴格做到參政不議政，涉密不泄密，不該自己說的堅決不說。如果說能言善辯是辦公室主任必備的業(yè)務(wù)素質(zhì)，那么守口如瓶同樣是他必備的政治素質(zhì)。作為辦公室主任，要有意識地加強口頭表達訓(xùn)練，做到說話口齒清楚，語言簡潔，觀點明確，條理清楚，態(tài)度從容，不亢不卑，分場合，講分寸，能吸引人、打動人、說服人。三、圍繞“穩(wěn)”字練嘴巴，做到巧于言辭能保密一是要能言善辯。有人往往從別人已經(jīng)總結(jié)出的經(jīng)驗中、已經(jīng)發(fā)掘的典型中看到了或多或少似曾相識的東西，其實這些典型、這些經(jīng)驗也許就發(fā)生和成長在自己的身邊，自己只是沒有發(fā)現(xiàn)或沒有及時發(fā)現(xiàn)而已。一個眼神，一個看似不經(jīng)意的動作，一個稍縱即逝的表情，辦公室主任都應(yīng)該盡收眼底，并能從這些“小事”中分析斷定它表達的意義和隱含的潛臺詞，才能始終在整個工作過程中占盡先機，贏得主動。二是觀察必須仔細。因此，開闊的視野是辦公室主任產(chǎn)生超前思維的前提，也是辦公室工作更具創(chuàng)新的必要條件。一是視野必須開闊。二、圍繞“明”字練眼睛，做到勤于觀察善發(fā)現(xiàn)辦公室主任既要高屋建瓴，總攬全局，又要見微知著，看葉知秋。信息的儲存與分析，最終是為方便調(diào)度、及時指導(dǎo)和處理問題服務(wù)的，領(lǐng)導(dǎo)問計于辦公室，要及時拿得出初步的設(shè)想及充分的依據(jù)；問題出現(xiàn)在辦公室，要及時拿得出化解的措施。當一個信息反饋到大腦時，作為辦公室主任應(yīng)立即作出幾個最基本的反應(yīng)：該信息屬什么類型？其重要程度如何？為什么會出現(xiàn)這個信息？與當前工作有什么必然聯(lián)系？會對工作或?qū)⒁獙ぷ鳟a(chǎn)生什么影響？等等，經(jīng)過一番分析思考，歸納整理，以備使用。二是培養(yǎng)較強的分析思辨能力。一是培養(yǎng)強大的信息儲存能力。一、圍繞“靈”字練頭腦，做到善于思辨勤總結(jié)辦公室是機關(guān)的主控中心，承擔者參與政務(wù)、管理事務(wù)、搞好服務(wù)的重要職能。辦公室主任主動適應(yīng)新的形勢，加強自我修養(yǎng)，提高自身素質(zhì)，就成了做好辦公室工作的必然要求。當然，或許有的時候你也會牢騷滿腹，但你要適時調(diào)整好自己的心態(tài)，不要把情緒帶到工作中去，那你所承受的一切都是暫時的，（3）辦公室作為機關(guān)運轉(zhuǎn)的中樞和核心機構(gòu)，其工作水平和質(zhì)量直接影響整個機關(guān)的正常運轉(zhuǎn)和工作開展。要做到知已所短，就要跳出自我，以高標準的要求、以他人的視角、以歷史的觀點，嚴格甚至苛刻的透視自己，發(fā)現(xiàn)不足，戰(zhàn)勝自我。在這一點上，不妨學(xué)一學(xué)古人：唐太宗以人為鏡，“民能載舟亦能覆舟”善于納諫，成為一代明君。知己所短，是要不斷反省自我，揚長避短，取長補短。能不能知己所長、知己所短，是衡量辦公室干部是否成熟的重要標志。只有把名利看得淡一些，把事業(yè)看得重一些，才能擺脫因個人私欲難以滿足所帶來的苦惱，從中使我們的情操得到陶冶，心靈得到凈化。在辦公室工作的干部，要努力做到不為名所累、不為利所縛、不為欲所惑，不同別人計較享受的條件和優(yōu)勢，要經(jīng)得住誘惑，守得住清貧，不把以權(quán)謀私看作本事，不把追求低級趣味視為瀟灑，在任何情況下，對待名利始終保持一顆平常心。只有這樣，才能贏得更多同志對我們工作的支持與合作，別人和社會就會抬舉你，你工作的環(huán)境也才會更加寬松、和諧。俗話說：“有容乃大，無欲則剛”，我們要容人勝己，不嫉賢妒能，甘為他人做嫁衣、作鋪墊。對人虛懷若谷、寬厚容人，就會走出世俗，接近崇高。（二）是對他人有大海一樣的胸懷。既然有幸走上這個崗位，就要義無反顧地投入春天般的熱情，愛崗敬業(yè)，任勞任怨，執(zhí)著地追尋它，盡力地干好它。（一）是對事業(yè)有春天般的熱情?！罢f”和“寫”同樣重要，辦公室的干部都要加強鍛煉，力求