5淺談秘書在管理工作中的作用-文庫吧資料
2024-09-07 04:56本頁面
【正文】 方便的目的。閱讀投放在電子信箱中的書信和各種文件目錄表，接收領(lǐng)導(dǎo)人通過計算機(jī)發(fā)表的指令并按照需要在計算機(jī)上進(jìn)行必要的文字處理。 在自動化程度較高的辦公室，秘書人員不必離開工作崗位。 第三章辦公自動化對秘書工作產(chǎn)生的作用 第一節(jié)促進(jìn)秘書工作產(chǎn) 生 “ 革命性 ” 變化 在秘書工作中引進(jìn)計算機(jī)技術(shù)和一系列辦公自動化設(shè)備，所帶來的效果是 “ 革命性 ” 的，它使傳統(tǒng)的抄抄寫寫式的秘書工作方式受到極大的沖擊，迫使文秘人員提高工作效率，改變工作方式與之相適應(yīng)。在某種程度上講，這不只是軟硬件上采用先進(jìn)的高科技，使工作自動化，而是秘書人員對工作的態(tài)度，也有一個由被動到主動的發(fā)展過程。 這里強調(diào)的是自動化的秘書工作，但是再自動化，也離不開作為主體的人，人是秘書工作中最重要的一部分。隨著科學(xué)技術(shù)的高度發(fā)展，某些工作已經(jīng)全部自動化，秘書只是一個監(jiān)督、照看的作用。從而工作就逐漸轉(zhuǎn)變到腦 力的使用上，秘書人員的實質(zhì)也隨之發(fā)生了變化，從繁重的體力勞動中脫離出來后，帶來了思維的高度開發(fā)，思維能力由此變活躍，有更多的時間向領(lǐng)導(dǎo)提建議，由 “ 助手 ” 變成 “ 參謀 ” ，自此帶來了質(zhì)的飛躍，這都是秘書由 “ 體力勞動 ” 向 “ 腦力勞動 ” 帶來的影響。如何才能有效的進(jìn)行工作。這時人們?yōu)樽非蟾叩男?，以省出時間去考慮其它事。 二、秘書工作中的 “ 體力 ” 向 “ 腦力 ” 的轉(zhuǎn)變 秘書工作未實行自動化時，只是簡單、重復(fù)、機(jī)械的體力勞動，所需動腦的也只是簡單的，常人所有的思維活動，基本不需要高難度復(fù)雜的思維活動，基本上全是 “ 體力勞動 ” 。同時，中文處理技術(shù)、信息系統(tǒng)技術(shù)、計算機(jī)軟件開發(fā)技術(shù)、數(shù)據(jù)庫技術(shù)、人工智能技術(shù)、管理方法學(xué)和行為科學(xué)的發(fā)展，也為秘書工作提供了許 第 12 頁 共 20 頁 多便利。秘書人員的工作效率要想提高，只有引進(jìn)高科技。在保養(yǎng)和維修方面，秘書人員要保持磁帶機(jī)、軟盤驅(qū)動器、清洗機(jī)的清潔，定期對磁帶、軟盤、光盤進(jìn)行檢查、復(fù)制更新。電子檔案在穩(wěn)定性上不如紙張材料。電子檔案包括磁盤、軟盤和光盤等儲存介質(zhì)，秘書人員在保管諸如此類的信息時，首先要將信息文件分門別類 ，建立一個文件夾，將這些內(nèi)容保存在適當(dāng)?shù)慕橘|(zhì)上；確定的標(biāo)識全宗名；劃分全宗群；進(jìn)行編號和排列。 三、檔案管理工作 在辦公自動化環(huán)境中，秘書對檔案管理的工作表現(xiàn)在整理， 第 11 頁 共 20 頁 保管和保密上。秘書工作的業(yè)務(wù)信息具有溝通上下、聯(lián)系左右、協(xié)調(diào)內(nèi)外的作用。在信息工作中不能做到及時收集，迅速報送，再好、再重要的信息也會因時過境遷而推動利用價值。 二、信息管理工作 秘書工作中的信息管理主要包括采集工作，加工處理工作，信息傳遞工作。我們每個科室都存在大量的業(yè)務(wù)系統(tǒng)，一些信息源往往都在這個業(yè)務(wù)系統(tǒng)里，辦公自動化系統(tǒng)應(yīng)該跟這些業(yè)務(wù)系統(tǒng)實現(xiàn)很好的集成，使相關(guān)的人員能夠有效地獲得整體 第 10 頁 共 20 頁 的信息，提高整體的反應(yīng)速度和決策能力。它牽涉的內(nèi)容比較多，像會議管理、車輛管理、物品管理等與我們?nèi)粘Ｊ聞?wù)性的辦公工作相結(jié)合的各種輔助辦公，均可以實現(xiàn)這些輔助辦公的進(jìn)一步規(guī)范?？墒垢黝愇臋n能夠按權(quán)限 進(jìn)行保存、共享和使用，并有一個方便的查找手段。主要是公文的處理、收發(fā)文、各種審批、請示、匯報等，都可以通過網(wǎng)絡(luò)實現(xiàn)工作流程的自動化，既規(guī)范了各項工作，又提高了工作效率。在內(nèi)部建立了一個有效的信息發(fā)布和交流的場所，如電子公告、電子刊物、新聞簡報、公告事項能能夠在機(jī)關(guān)內(nèi)部得到廣泛的傳播，使職工能夠及時了解單位的發(fā)展動態(tài)。建立了單位內(nèi)部的辦公、通訊和網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)，可以使單位內(nèi)部的通信和信息交流快捷通暢，無需人為進(jìn)行傳遞。如今的辦公自動化是一個包含數(shù)據(jù)處理、文字處理、辦公事務(wù)處理、管理信息系統(tǒng)、決策支持系統(tǒng)和網(wǎng)絡(luò)信息系統(tǒng)在內(nèi)的綜合一體的辦公自動化系統(tǒng)。未定義書簽。7 致謝 第 7 頁 共 20 頁 4 第 三 章 辦 公 自 動 化 對 秘 書 工 作 產(chǎn) 生 的 作用 4 三 、 自 動 化 的 秘 書 工作 4 二 、 秘 書 工 作 中 的 “
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