【正文】 件適用的場(chǎng)合 ? 定 義 文件中的專業(yè)用語和限定范圍的用詞 ? 職責(zé)和權(quán)限 文件中有關(guān)人員的職責(zé) ? 內(nèi) 容 （ 文件簡(jiǎn)述的規(guī)則內(nèi)容 ） ? 附 件 文件運(yùn)用中用到的表格或其他資料 ? 以上是一份文件的完整架構(gòu) ， 但是它的適用性完全取決于文件需要 ISO9001/14000體系文件編寫 ? ? 公司文件由授權(quán)的人士核定： ? 文件種類 核定人 ? 質(zhì)量方針 總經(jīng)理 ? 質(zhì)量手冊(cè) 總經(jīng)理 ? ISO9001程序 經(jīng) 理 ? 部門運(yùn)作程序 經(jīng)理 /總經(jīng)理 ? 工作指導(dǎo) 經(jīng)理 /總經(jīng)理 ? 產(chǎn)品檢驗(yàn)標(biāo)準(zhǔn) 相關(guān)部門主管 ? 制程管制標(biāo)準(zhǔn) /工藝 ? 規(guī)程文件 /有關(guān)圖紙 ? 外部文件 經(jīng)理 ? 如授權(quán)人缺席時(shí) ， 由其上級(jí)或指定的代理人核定 ISO9001/14000體系文件編寫 5． 3文件和資料的控制 / 發(fā)放 ? a. 文件 /資料的編制人在編制文件后填制 “ 文件控制申請(qǐng) 文件收發(fā)記錄 ”注明此文件應(yīng)該發(fā)放的部門 ， 并予以相關(guān)部門主管會(huì)簽并決定持有的份數(shù) ，無異議后交由文件的核定人批準(zhǔn) ， 非公司編制的資料由使用部門 （ 部門專用 ）或文件控制中心 （ 全廠性 ） 申請(qǐng)受控 ? b. 文件控制中心在接到批準(zhǔn)的 “ 文件控制申請(qǐng) 文件收發(fā)記錄 ” 時(shí)復(fù)印發(fā)放的總份數(shù) ， 并在每面上蓋上控制文件的印章和序號(hào)發(fā)放給相應(yīng)的部門并提請(qǐng)其部門負(fù)責(zé)人或代理人簽收 5． 4文件和資料的修改 各部門根據(jù)工作的需要均可提出修改 ， 填寫文件修改說明書 ， 注明修改原由交文件的原會(huì)簽人和批核人批核同意后由文件控制中心安排修改 5． 5版本變更和處理 一般文件的修改沒有引起頁次的重大變更 （ 3頁 ） 可不用變改版本 ，修改時(shí)只在修改頁上注明此版修改的次數(shù)由文件控制中心把修改頁和各部門調(diào)換 ， 文件換版時(shí)修改次數(shù)重新計(jì)算 ISO9001/14000體系文件編寫 ? 5． 6文件和資料的回收 當(dāng)文件和資料更換版本需回收時(shí) ， 應(yīng)按相應(yīng)的收發(fā)記錄收回 ， 文件控制中心須簽署收發(fā)記錄的回收欄以確定收回 ， 新版文件需執(zhí)行 ? 5． 7一般文件和資料經(jīng)核定修改后由文件控制中心根據(jù)收發(fā)記錄將其副本收回銷毀 ， 正稿由文件控制中心加蓋 “ 失效文件和日期 ” 印章 ， 分隔存放 ， 失效文件如沒特別要求一般保留一年 ? 5． 8文件的需求申請(qǐng) 當(dāng)各部門有需要申請(qǐng)或借閱的文件時(shí) ， 由負(fù)責(zé)人填寫文件申請(qǐng)單交經(jīng)理核定后交文件控制中心發(fā)放或借閱 ISO9001/14000體系文件編寫 ? 5． 9文件的保存 各部門負(fù)責(zé)人應(yīng)將文件放在適當(dāng)?shù)膱?chǎng)所 ， 避免損壞和遺失 ， 文件和資料應(yīng)按不同種類 /名稱分別存檔 ， 應(yīng)根據(jù)需要制作目錄索引以便于查閱 ， 原稿文件存檔在文件控制中心 ， 登記在 “ 文件控制總表 ” 并需注明編號(hào)和版次 ? 5． 10非受控文件的發(fā)行 非受控文件由經(jīng)理或總經(jīng)理批準(zhǔn)后方可發(fā)行 ， 不受此文件的控制要求 ，非受控文件一般指發(fā)放客戶或其他外部機(jī)構(gòu)的文件 ? 5． 11附件參見 ? a． 文件控制申請(qǐng) 文件收發(fā)記錄 （ A001） ? b． 文件修改說明書 （ A002） ? c． 文件申請(qǐng)單 （ A003） ISO9001/14000體系文件編寫 ? B 程序文件范例二 :客戶滿意度評(píng)估程序 1. 目的：通過客戶滿意度的調(diào)查與評(píng)估 ， 及時(shí)了解客戶對(duì)本公司的觀點(diǎn)及要求 。 2． 0適用范圍 ? 此程序文件適用于控制手冊(cè) 、 程序文件 、 工作指導(dǎo) 、 有關(guān)圖紙 、 公司用國際或國家的標(biāo)準(zhǔn) 、 有關(guān)部門指定的設(shè)備說明書及本公司制定 、 客戶 /供應(yīng)商提供的相關(guān)標(biāo)準(zhǔn) 。 ? 2． 0 范例 ? 本公司環(huán)境 /質(zhì)量管理系統(tǒng)使用之內(nèi)部 、 外部文件皆屬之 。 ISO9001/14000體系文件編寫 ? 七．質(zhì)量環(huán)境手冊(cè)范例 ? 現(xiàn)以 ISO9001ISO14001標(biāo)準(zhǔn)要求為例 ， 例舉質(zhì)量環(huán)境手冊(cè)的結(jié)構(gòu)和部份內(nèi)容要求 。 ? （ 五 ） 、 忌咬文嚼字 ， 理解困難 。 ? （ 三 ） 、 忌理想主義化 ， 導(dǎo)致無法實(shí)施 。 ? 總之 ， 使用流程圖的目的就是清晰明了 、 一目了然 ， 如果有些工作太過復(fù)雜和繁瑣 ， 當(dāng)制成流程圖時(shí)或許不容易看明白 ， 所以應(yīng)注意流程圖使用的時(shí)機(jī) 。 ? 1． 流程圖書館常將用的符號(hào) ISO9001/14000體系文件編寫 ? 例一：收貨流程 供應(yīng)商 送貨 本 公司倉庫 核對(duì)送貨 單與實(shí)物 收貨 ISO9001/14000體系文件編寫 ? 此范例將單位以 表示而將執(zhí)行的工作以 來區(qū)分 ， 這是一個(gè)最簡(jiǎn)單的流程圖 ， 您可以任意發(fā)揮 。 ? 以上是一份文件的完整結(jié)構(gòu) ， 但是并非所有的文件都應(yīng)依循此固定的結(jié)構(gòu) ， 鑒于文件的內(nèi)容的需要可適當(dāng)?shù)娜コ恍┎贿m用的項(xiàng)目 ，但是為了整齊亦可統(tǒng)一文件結(jié)